妙笔生花的公文写作之道之四十六公文写作技巧

公文写作行政公文第一章行政公文第一节行政公文概述第二节行政公文的格式第三节行政公文的行文规则第四节常用行政公文的写作第一节行政公文概述公文也叫公务文书，有广义和狭义之分。广义：指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的各类文字材料。法定公文：国家有关部门正式规定的公文文种。事务文书：机关单位团体日常工作中使用的文书。狭义：即法定公文，也即行政公文。共13类国务院2000年8月24日发布《国家行政机关公文处理办法》所列：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。第一节行政公文概述一、概念：《国家行政机关公文处理办法》规定：行政公文“是国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。”二、特点：（一）政治性（二）权威性（三）实用性（四）时效性（五）规范性三、行政公文的作用最根本的作用是凭证和依据作用。然后依次是——领导指导作用法规准绳作用交流沟通作用宣传教育作用四、行政公文的分类1、按照行文关系和行文方向分类（1）、上行文：报告、请示（2）、平行文：函（3）、下行文：令、决定、通报、通知、批复、意见四、行政公文的种类（一）命令（七）议案（二）决定（八）报告（三）公告（九）请示（四）通告（十）批复（五）通知（十一）意见（六）通报（十二）函（十三）会议纪要上行文平行文下行文－下行文1.上行文：向上级机关发送的公文。如请示、报告。2、下行文：向下级机关发送的公文。如命令、批复。3、平行文：向非隶属机关发送的公文。如函。4、泛行文：向社会广泛发布的公文。如公告、通告。四、行政公文的分类2、按照紧急程度分类：普通公文和紧急公文（特急、急件）3、按照有无保密要求及机密等级分类：普通文件保密文件：按保密要求分为（1）、绝密文件（2）、机密文件（3）、秘密文件4、按照具体职能分类（1）法定性公文（2）指挥性公文（3）报请性公文（4）知照性公文（5）联系性公文（6）实录性公文第二节行政公文的格式一、概念：指行政公文统一、规范化的外部组织形式。又称外观形式。二、内容：公文用纸——国际标准A4型（210mmX297mm）装钉要求——左侧装钉文字书写——汉字，从左至右，横写横排文面格式——公文的三大部分、16个要素（项目）三、公文中各要素标识规则公文的三大部分：眉首、主体、版记公文的十八个项目：秘密等级和保密期限、紧急期限、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期（一）公文格式中的眉首部分1、发文机关标识:发文机关名称＋文件2、发文字号：机关代字、年份、序号3、份数序号：按印刷份数顺序编的顺序号4、秘密等级：绝密、机密、秘密5、紧急程度：特急、急件6、签发人：只有上行文才须标注签发人（二）公文格式的主体部分1、标题2、主送机关3、正文4、附件说明5、成文日期6、公文生效标识7、附注广东省人民政府文件粤府【2005】8号023秘密急件签发人：XXX广东省人民政府关于进一步做好XX工作的通知各市（县）人民政府，省府各直属机关：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.附件：《XXXXXXXXX》二00五年六月二十日主题词：XXXXXXXXX抄送：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX印2005年6月21日眉首部分公文份数序号秘密等级紧急程度发文机关标识发文字号签发人等广东省人民政府文件粤府【2005】8号023秘密急件签发人：XXX广东省人民政府关于进一步做好XX工作的通知各市（县）人民政府，省府各直属机关：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.附件：《XXXXXXXXX》二00五年六月二十日主题词：XXXXXXXXX抄送：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX印2005年6月21日主体部分：标题主送机关正文附件说明成文日期公文生效标识附注广东省人民政府文件粤府【2005】8号023秘密急件签发人：XXX广东省人民政府关于进一步做好XX工作的通知各市（县）人民政府，省府各直属机关：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.附件：《XXXXXXXXX》二00五年六月二十日主题词：XXXXXXXXX抄送：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX印2005年6月21日版记部分：主题词抄送机关印发机关印发日期现着重讲讲公文格式的主体部分1、标题2、主送机关3、正文4、附件说明5、成文日期6、公文生效标识7、附注公文标题：发文机关、事由、文种例：国务院关于组建城市合作银行的通知广东省人民政府关于深化国有企业改革的决定广东省公安厅关于整顿城乡道路交通秩序的通告广州市公安局关于快速处理交通事故的通告国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知省略式标题：1、省略发文机关例：关于进一步规范教育收费问题的通知2、省略事由例：中华人民共和国财政部公告全国人民代表大会常务委员会公告广东省人民政府通告公文标题的省略式例如中国银行关于发现伪造人民币的通报发文机关事由文种关于召开教师节表彰大会的通知省略发文机关通告省略发文机关、事由主送机关：主送机关是指负责处理执行所发公文的机关。三种情况：下行文主送机关多；（发文机关的所有直接下级机关）例：国务院的通知——各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委：上行文主送机关只能有一个；例：省财政厅的请示——广东省人民政府或国家财政部泛行文不写主送机关。例：广州市人民政府的一份通告正文：原由、事项、结语原由部分：说明发文的原因、理由，交代行文的基本意向，并提起下文。事项部分：围绕行文目的而展开的内容，是全文的核心部分。结语部分：结束语，通常使用某一文种的结尾惯用语。缘由背景句主旨句（发文目的：“为了----”、“根据---”）文种启下语：事项：结语：分条列项结尾惯用语围绕行文目的而展开的内容：或阐述政策或陈述情况或提出要求正文部分的写法：附件说明：是公文正件附属材料名称和件数的标注。两种情况：一种是附件是正件的有机组成部分；一种附件是对正件起补充、说明、参考作用。公文如有附件，应当注明附件的顺序和名称。成文日期如何确定，三种情况：（1）单独行文，以单位负责人签发的日期为准。（2）联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。（3）电报以发出日期为准。成文日期：公文生效的法定时间。6、公文生效标识：（印章）注意：印章的名称---应与发文机关名称相一致；印章的位置---上沿不压正文,下沿要骑年盖月。第三节行政公文的行文规则一、行文规则的概念：行文规则是指公文在机关之间运行的规范和准则。二、与行文规则相关的几个问题：（一）行文关系（二）行文方向（三）行文方式我国的政府系统国务院省级政府（自治区、直辖市）地市级政府区县级政府乡镇级政府中央人民政府地方人民政府政府与政府部门国务院省府1省府2部1部2市府1市府2厅1厅2区府1区府2局1局2（一）行文关系上下级关系隶属关系非隶属关系平级关系政府与政府部门国务院省府1省府2部1部2市府1市府2厅1厅2区府1区府2局1局2上下级关系隶属关系（组织领导）上下级关系非隶属关系（业务指导）（二）行文方向下行文上行文平行文泛行文（三）行文方式：1、以受文对象分主送抄送2、以发文机关分单独行文联合行文3、以行文级数分逐级行文越级行文多级行文普发行文三、《办法》规定的具体的行文规则（一）行文规则总则：1、行文关系应根据隶属关系和职权范围来确定。2、党政机关一般不相互行文，即党政分开。（二）各部门的行文规则：1、政府各部门依据部门职权可以互相行文（平行文）和向下一级政府的相关业务部门行文。（下行文）2、政府部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外一般不得向下一级政府正式行文。（三）联合行文规则：可以联合行文的情况是：1、同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府；2、政府与同级党委和军队机关；3、政府部门与相应的党组织和军队机关；4、政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位；（四）抄送规则：1、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。2、受双重领导的机关向上级机关行文，应写明主送机关和抄送机关。3、上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。(五)请示规则1、应当一文一事；2、一般只写一个主送机关；3、不得越级请示；4、不得直接送领导个人；5、不得同时抄送其下级机关。(六)报告规则1、报告不得夹带请示事项；2、一般不得越级行文；3、不直接送领导个人。第四节常用行政公文的写作一、通知二、报告三、请示四、意见五、函六、会议纪要一、通知通知的概念《办法》规定：通知适用于“批转下级机关公文，转发上级机关、不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理或有关单位周知或执行的事项，任免有关人员”。通知是行政机关公文中使用频率最高，使用范围最广的一个文种。通知报告总结机关三大基础文种通知（2）解释通知的概念批转——公文：批转下级机关公文关于加快发展我国保险事业的报告中国人民保险公司国务院批转的通知省商业厅关于清产核资扭亏增盈的报告广东省人民政府批转的通知通知（3）转发——公文：上级机关和不相隶属机关的公文国务院关于深化国有企业改革的决定广东省人民政府转发的通知财政部、卫生部关于卫生事业补助政策的意见广东省财政厅、卫生厅转发的通知通知（4）传达——事项：要求下级机关办理——布置工作的通知或有关单位周知———告知事宜的通知或共同执行的事项——规定事项的通知要求下级机关办理事项的通知——布置工作的通知（这种通知是通知的主要用途）例：国务院关于开展严厉打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动联合行动的通知XX市人民政府关于加强交通安全管理的通知关于开展学习纪律教育月活动的通知国务院关于开展第一次全国农业普查的通知通知（5）要求有关单位执行事项的通知——规定事项的通知例：广东省人民政府关于坚决打击利用直通港澳车辆进行走私活动的通知国务院关于严格控制到著名风景胜地开会的通知北京市纪委、北京市监察局关于严格禁止领导干部乘坐的小轿车进行豪华内装修的通知中国证监会关于进一步规范股票首次发行上市有关工作的通知通知（6）需要有关单位周知的通知——告知事项的通知例如：关于召开广东省第九届人民代表大会第三次会议的通知广东省人民政府办公厅关于国庆节放假的通知任免有关人员的通知:××省人民政府任免通知各地县人民政府、各直属机构：根据××省第九届人民代表大会常务委员会第22次会议2004年6月11日通过，决定：任命：赵×为××省人民政府经济技术协作办公室主任：林××为××省人民政府侨务办公室主任。免去：朱××的××省人民政府经济技术协作办公室主任职务。××省人民政府二00四年六月十一日通知的特点:常用性广泛性知照性通知的结构写法:主体包括标题、主送机关、正文、落款四大部分。批转、转发性通知的标题写法事项性通知的写法（会议通知）批转、转发性通知的标题写法：国务院关于深化国有企业改革的决定广东省人民政府转发的通知省商业厅关于清产核资扭亏增盈的报告广东省人民政府批转的通知《国务院关于严格控制到著名风景胜地开会的通知》的通知用“通知”转发“通知”的标题的写法：广东省人民政府关于转发广东省人民政府转发国务院关于严格控制到著名风景胜地开会的通知县人民政府关于批转《省人民政府关于学习宣传〈中华人民共和国森林法〉的通知》的通知修改下列标题：事项性通知的写法：标题：发文机关、事由、文种主送机关：发文机关的直接下级机关。正文：缘由、事项、结语缘由背景主旨句（发文目的：“为了---