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中粮生化能源（榆树）有限公司二〇一〇年十一月常用公文写作知识培训0510152025303540451月份2月份3月份4月份5月份6月份7月份8月份9月份10月份2009年、2010年1-10月份内部文件数量对比表09年10年前期回顾01020304050601月份2月份3月份4月份5月份6月份7月份8月份9月份10月份2009年、2010年1-10月份外部文件数量对比表09年10年前期回顾前期回顾02468101214生产部门02468101214采购部02468行政管理部012345678储运部前期回顾024681012人力资源部05101520品控部0123456安全环保部0123456财务部前期回顾00.511.522.5工程技术处00.20.40.60.811.2内审办公室00.511.522.533.5党工团委主要内容第一部分•公文流转第二部分•会议申请与安排第三部分•印信的使用第四部分•文书员考评办法（征求意见稿）公文流转常见公文写法拟稿格式签报纸信息填写公文流转程序常见公文写法公文写作知识合法求实合体简明严谨准确规范完整清晰草拟公文的基本要求行文必须有针对性，做到有的放矢文种的使用应当根据行文目的和行文关系确定行文要重点突出，主旨鲜明，条理清楚，层次分明，结构严谨行文内容要全面、客观、真实地反映实际情况涉及其他单位职能的事项，应征求有关单位的意见，并履行会签手续，必要时应联合发文草拟公文的要素•砌块表达，层次分明，逻辑严密•鲜明，单纯，明确，突出，排除个人意志•表达清楚，说透彻，论说严密•准确、直白、平实、简约语言表达结构主旨公文写作－－请示超出本单位职责权限，请求上级单位批准的事项下级单位在工作中遇到新情况、新问题，请求上级单位帮助解决因某些工作事项比较复杂或涉及不相隶属单位，请示求上级单位批转或转发所制发的文件对上级单位的有关政策、规定中未明确的问题或工作中遇到的难以把握和确认的问题(一)定义：适用于向上级单位请求指示或批准。（二）种类：公文写作－－请示请求批准的请示请求解决问题的请示请求批转性的请示请求指示性的请示公文写作－－请示报关机关+事由+文种请示的主送机关，只能为一个上级单位1.行文的依据2.对预解决问题的叙述3.明确提出请上级批复的要求1、发文机关2、成文时间（三）基本构成:一般由标题、主送机关、正文、署名、日期等组成。公文写作－－请示正文请示缘由请示事项结束语请示事项的原因、背景、理由和依据，特别要写清楚请示事项的重要性、必要性即写明请求上级单位给予指示或批准的具体事项，必要时，请示单位应向上级单位提出自己对解决问题的态度或意见常用“妥否，请批示”、“以上当否(妥否)，请审批(批复)”、“特此请示，请批复”等作结束语公文写作－－请示请示注意事项注意行文规则请示事项要具体明确报送材料要齐全、完整注意行文语气应履行会签手续请示件要提前请示请示不能写成报告(四)请示注意事项公文写作－－通知(一)定义：传达上级部门指示，部署安排工作，任免和聘用干部，批转、转发和印发文件，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项等。（二）种类：公文写作－－通知批转和转发性通知传达或部署性通知会议类通知人事任免通知等公文写作－－通知通知一般用全项标题，依次由发文单位、事项和文种构成1.通知的缘由（目的、意义或依据）2.通知的事项和执行通知的要求或希望3.结语通知最后要签上发文单位及日期（三）基本构成:一般由标题、主送单位、正文、署名、日期等组成。公文写作知识－－通知通知注意事项分条列项，条理清晰语气坚定，不容置疑祈使句较多政策连续，措施缜密公文写作－－报告(一)定义：下级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位询问或交办事项、上报有关材料等。（二）分类：工作报告情况报告答复报告报送文件或材料的报告等公文写作－－报告一般采用发文机关名称（包括规范性简称）、事由加文种的形式，有时也可省略发文名称1.内容：行文依据，有关情况，有关建议，结语2.无建议的则对前面介绍情况，问题作概括，总结落款与成文日期（三）基本构成:一般由标题、正文、署名、日期等组成。公文写作知识－－报告报告注意事项报告中不得夹带请示事项文风要平实内容要实事求是重点突出，中心明确一般采用陈述性写法公文写作－－会议纪要(一)定义：是在会议记录及其他有关材料的基础上，经归纳、提炼、整理而成的，既可以反映有关情况，又可以用以指导工作的公文。（二）会议纪要的基本要求：要纪实，实事求是地反映情况要纪要，不能等同于记录，必须有取舍公文写作－－会议纪要会议名称+文种1.对会议基本情况进行概述如：会议日期、地点、议程、主持人、参加人等主要是反映会议和主要议题、作出的决议、讨论的情况等提出希望、要求等（三）基本构成:一般由标题、导语、主体、结语等组成。公文写作－－函(一)定义：函属于平行文，是机关单位之间用于商洽工作、通报情况、征询意见、询问或答复问题，向无隶属关系业务主管部门请求批准的公文（二）特点：用途较为广泛行文限制较少公文写作－－函发文机关名称+事由+文种主送机关全称或规范化简称不同内容、用途的函，正文写法不同1.去函一般为特此函告，请函复；2.复函一般为特此函复或此复等发文机关及时间（三）基本构成:由标题、主送机关、正文、结语、署名及时间等组成主要内容公文格式公文写作—公文格式•一律采用A4型纸纸张•小2号黑体，文件标题位于空两行（特殊情况可不空格，根据文件内容多少而定）标题•文件抬头，文件标题之下隔一行左侧顶格位置主送机关•文件正文用3号仿宋体、行距为单倍行距正文公文写作—公文格式•上:3.7,下:3.7,左:2.9,右:2.7，页眉1.3,页脚2.9。字符跨度15.55，行跨度28.7,从左至右横写、横排，一般每页排22行，每行排28个字。页边距--事业部要求•公司：上:2.54,下:2.54,左:3.18,右:3.18，页眉1.5,页脚1.75。即普通格式页边距--公司要求•第一层为“一、”；第二层为“（一）”；第三层为“1.”；第四层为“（1）”结构层次公文写作—公文格式•发文单位，位于正文以下偏右位置（距右端空2-4个字位置）落款•正文以下偏右，距右端空2-4个字位置，一般使用插入日期和时间成文时间•应于正文之下（空一行）、文件落款之上，注明附件的顺序和名称附件•页码用4号阿拉伯数码在页面下端居中标识，距页边约3厘米页码公文写作—公文格式•(一)纸张：一律采用A4型纸。•(二)标题：小2号黑体，文件标题位于空两行（特殊情况可不空格，根据文件内容多少而定）•(三)主送机关：文件抬头，文件标题之下隔一行左侧顶格位置•(四)正文：文件正文用3号仿宋体、行距为单倍行距。公文写作—公文格式•(一)纸张：一律采用A4型纸。•(二)标题：小2号黑体，文件标题位于空两行（特殊情况可不空格，根据文件内容多少而定）•(三)主送机关：文件抬头，文件标题之下隔一行左侧顶格位置•(四)正文：文件正文用3号仿宋体、行距为单倍行距。公文写作—公文格式•（五）页边距：•事业部要求：上:3.7,下:3.7,左:2.9,右:2.7，页眉1.3,页脚2.9。字符跨度15.55，行跨度28.7,从左至右横写、横排，一般每页排22行，每行排28个字。•公司：上:2.54,下:2.54,左:3.18,右:3.18，页眉1.5,页脚1.75。即普通格式公文写作—公文格式•（六）结构层次•第一层为“一、”；•第二层为“（一）”；•第三层为“1.”；•第四层为“（1）”。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词组、惯用语下缩略语及具有修饰色彩语句中作词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。公文写作—公文格式•（七）落款：发文单位，位于正文以下偏右位置（距右端空2-4个字位置）。•(八)成文时间：正文以下偏右，距右端空2-4个字位置，一般使用插入日期和时间。•（九）附件：应于正文之下（空一行）、文件落款之上，注明附件的顺序和名称。•(十)页码用4号阿拉伯数码在页面下端居中标识，距页边约3厘米签报纸信息填写•(一)文件编号：由行政处统一编写。•(二)报文日期：上报文件签批日期。•(三)保密程度、紧急程度由来文部门根据文件内容确定。以便于领导对文件进行更及时、更有效的处理。•(四)文件题目：上报文件的题目。（三号仿宋、居中）•(五)来文部门：即文件的来源部门。（三号仿宋、居中）•(六)拟稿：所报文件的起草人员。签报纸信息填写•(一)文件编号：由行政处统一编写。•(二)报文日期：上报文件签批日期。•(三)保密程度、紧急程度由来文部门根据文件内容确定。以便于领导对文件进行更及时、更有效的处理。•(四)文件题目：上报文件的题目。（三号仿宋、居中）•(五)来文部门：即文件的来源部门。（三号仿宋、居中）•(六)拟稿：所报文件的起草人员。•(七)核对：由报文部门处长、车间主任等负责人或拟稿人员的上级领导负责签署。•(八)来文部门意见：由文件拟写部门经理签署初步意见。•(九)会签单位:文件起草部门根据文件内容确定所涉及的协同部门。•(十)会签单位意见：会签部门领导可在此处提出不同意见或要求。•(十一)附件：是为进一步说明文件内容所附属的说明文件。为确保文件完整性要对所有附件情况进行说明（名称、页码等）•(十二)领导批示：领导签批意见，行政处人员根据签批意见进行后继工作。签报纸信息填写公文流转程序公文流转程序—旧•呈批顺序按从低向高呈批•即：经办人（拟稿）→拟稿部门负责人（核稿）→（有关单位会签）→行政处（核稿）→行政处呈送主管领导→（如需要可呈送其他领导）→领导阅批后的文件，盖骑缝章并退文件于来文部门办理→行政处跟踪、协办并存档公文流转程序•呈批顺序按从低向高呈批•即：经办人（拟稿）→拟稿部门负责人（核稿）→文件电子内容及签报纸通过OA系统上报行政处（核稿）→行政处编号后返回经办人→拟稿部门负责人签字（有关单位会签）→行政处呈送主管领导→（如需要可呈送其他领导）→领导阅批后的文件，盖骑缝章并退文件于来文部门办理→行政处跟踪、协办并存档公文流转程序经办人拟稿拟稿部门负责人核稿行政处（核稿）拟稿部门负责会签字（有关单位会签）行政处呈送主管领导如需要可呈送其他领导领导阅批后的文件，行政处盖骑缝章并退文件于来文部门行政处跟踪、协办并存档•1.各职能部门呈报领导批阅的文件，送至总经办文书员处，由文书员编号并根据来文部门及内容确定上报范围，一般为上报其主管副总。•2.少数特急文件可由来文部门直接呈送有关领导批阅，但需挂有内部文件“签报纸”，待签批后报行政处编号、备案。•3.所有批阅完毕后的文件，由文书员盖“文件骑缝专用章”，按领导批示意见下发来文部门。•4.如上报文件内容涉及其它部门协同，需所涉及部门领导签属会签意见后上报。•5.所有上报事业部文件，必须由行政处以公司名义统一上报。公文流转程序主要内容第一部分•公文流转第二部分•会议申请与安排第三部分•印信的使用内部文件流转说明内部文件流转说明内部文件流转说明内部文件流转说明主要内容第一部分•公文流转第二部分•会议申请与安排第三部分•印信的使用公司内部文件流转说明印信使用•公章使用：需填写公司用印申请单，按照申请单内容填写清楚,经办人、经办部门负责人、经办部门主管领导签字，行政处负责人审核后用印。文书员考评办法文书员考评办法考评项说明分数没有提前上报文件电子版文件报送前没有按规定将电子文件内容及签报纸利用OA系统上报每出现一项，扣0.2分签报纸填写不正确没的按要求正确填写签报所有内容（编号除外）每出现一次，扣0.2分越级行文越级行文指本级单位越过行政处直接向公司领导行文。在发生重大事故、突发事件、重大自然灾害等特殊情况下，可越级行文，但要在事后将文件上报行政处备案。对于不符合要求的文件行政处有权不予处理每出现一次，扣0.5分文种不当撰写公文不能正确把握文种要求而错用文种的行为每出现一次，扣0.5分未经会签公文内容涉及发文单位内部两个以上单位，主办单位未主动与有关单位协商并核签的行为每出现一次，扣0.5分附件不对正文中标有附件而未附，附件名称与正文附件所标注的