秘书助理完全工作手册

公文概述史晓婧公文的概念公文是党政机关、人民团体、企事业单位在公务活动中使用的，具有法定效力和规范体式的文字书面材料。它是各机关单位依法行政和进行公务活动的重要工具。公文的种类（一）按行文关系分类按行文关系分，可将公文分为上行文、下行文、平行文三类。1．上行文，指下级机关对上级主管机关的行文，如请示、报告等。2．下行文，即自上而下的行文，指机关单位对其下属单位的发文。如批复、通知、决定等。3．平行文，指平行机关或不相隶属机关（即没有领导或业务指导关系的机关）之间的行文，如函。公文的种类（续）（二）按文件作用分类根据文件所起的作用不同，还可以分为规范性文件、指挥性文件、报请性文件、公布性文件、记录性文件等。1．规范性文件，如党务公文中的条例、规定。2．指挥性文件，如命令、指示、决定、决议等。3．报请性文件，如请示、报告、议案等。4．记录性文件，如会议纪要。公文的种类（续）（三）按制发机关分类根据公文制发机关的性质和使用范围，可分为党务公文、行政公文和军用公文。根据中共中央办公厅1996年颁发的《中国共产党机关公文处理条例》，党务公文有14种；根据国务院2000年颁发《国家行政机关公文处理办法》，行政公文有13种；根据中央军委办公厅2006年颁发的《中国人民解放军机关公文处理条例》，军用公文有12种。行政公文文种介绍（一）命令（令）。国家机关公布性文种的一种，适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。如《中华人民共和国主席令》、《国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令》。（二）决定。下行文的一种，适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。如《国务院关于体制改革的决定》。（三）公告。公布性文种，适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。如《浙江省人民政府关于打击走私活动的公告》。（四）通告。公布性文种，适用于在一定范围内公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。如《北京市人民政府关于查处违法建设的通告》。（五）通知。下行文，用途广泛。可用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，也可用于传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。如《贵州省人民政府关于加强水土保持工作的通知》。（六）通报。下行文，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。如《大庆市人民政府办公室关于2005年度全市政府系统公文检查情况的通报》。（七）议案。平行文，专用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。如《国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案》。（八）报告。上行文，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。如《财税局关于2006年上半年工作情况的报告》。（九）请示。上行文，适用于向上级机关请求指示、批准。如《××区关于申请改建扩建海洋博物馆的请示》。（十）批复。下行文，适用于答复下级机关请示事项。它是根据下级机关的请示而制发的。如《××物价局关于虹苑小区普通住宅商品房价格的批复》。（十一）意见。既可以是上行文，也可以作为下行文发文，适用于对重要问题提出见解和处理办法。上行文具有参谋性质；出自上级机关的“意见”，虽叫“意见”，但具有指挥性质。如《××县人民政府关于进一步加强和规范农村集体资产管理的意见》。（十二）函。平行文，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项时用。如国家税务局写给对外经济贸易部的《关于经援项目税收问题的函》。（十三）会议纪要。既可作下行文，用于传达会议精神，要求与会单位遵守执行，也可作为上行文，报送给上级单位，向上级反映情况。还可作为平行文，发给平级单位，相互沟通情况用。如《全国农村工作会议纪要》。国家行政机关公文格式中华人民共和国国家标准GBT9704-1999一、公文用纸基本数值A4型纸幅面：210mm×297mm版心尺寸：156mm×225mm天头(上白边)：距版心37mm地脚(下白边)：距版心35mm订口(左白边)：距版心28mm翻口(右白边)：距版心26mm公文用纸幅面幅面尺寸：210mm×297mm版心尺寸：156mm×225mm(注：版心不含页码)公文页边与版心尺寸天头(上白边)：距版心37mm地脚(下白边)：距版心35mm订口(左白边)：距版心28mm翻口(右白边)：距版心26mm二、公文眉首眉首类型：下行文公文眉首上行文公文眉首下行文公文眉首各要素及规格下行公文眉首各要素间距离上行公文眉首各要素间距离三、公文主体主体要素：标题主送机关公文正文附件成文时间印章附注公文标题红色反线下空2行。用2号小标宋体字。可分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，排列对称、间距恰当。公文附件位置：正文下一行左空2字。字体字号：3号仿宋。标识一：写“附件”二字，后标全角冒号。标识二：如有几个附件，分行标阿拉伯序号。成文时间规格：用汉字将年、月、日标全，零写成“〇”。位置：与正文空一个章位。右空四字。发文印章加盖印章应上距正文2－4mm。单一机关制发的公文落款处不署发文机关名称，只标成文时间。端正、居中下压成文时间，印章用红色。联合行文印章（1）当联合行文需加盖印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字。主办机关印章在前。两个印章均压成文时间。印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。二○○二年九月七日联合行文印章（2）当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心。最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切。在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。中华人民共和国××部中华人民共和国××部中华人民共和国××部中华人民共和国××部中华人民共和国××部二○○二年九月七日附注公文如有附注，用3号仿宋体字写“附注”二字。居左空两格加冒号识在成文时间下一行。主题词抄送印发机关印发时间版记反线四、公文版记主题词格式主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号小标宋体字词目之间空一字。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。抄送格式公文如有抄送，在主题词下一行。左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号。回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关时在主题词之下，占1行位置。用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。五、页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。六、公文中表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）就为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。橫排表格单页码时页码位置标识位置橫排表格单页码时页码位置标识位置七、公文的特定格式信函式格式命令格式会议纪要格式信函式格式（1）版心尺寸：170×247天头：30mm地脚：20mm订口：20mm翻口：20mm比较一般性公文格式一般公文公函信函式格式（2）发文机关全称，距上页边30mm武文线(上粗下细）长170mm文武线(下粗上细)长170mm命令格式命令标识：宋体，字号大于三号。上边缘距版心20mm。令号：标识下空二行，黑体三号。正文：令号下空二行，三号仿宋。签署：正文下空二行，领导职务，签名章。右空二格时间：右空四格。分送：没有主送，抄送，只用分送。会议纪要格式会议纪要标识由“×××××会议纪要”组成。其标识位置与一般公文同，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。八、装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90°，无毛茬或缺损。骑马订要求骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；谢谢各位敬请提出宝贵意见