会议高效管理

主持会议与参加会议基础技能培训KAIZEN2016年11月目录11.了解会议2.会议主持的技巧3.参加会议的技巧4.实战演练(自我反思和行动计划)一、了解会议开始•欢迎•会议目的•议程•具体时间•安排•纪律议程1•目标•交换信息•产生决议/确认行动•总结会议结束•总结•安排下次会议跟踪•备忘录•跟踪计划会议是管理的一种手段，是有着共同目标的3个或3个以上的人的聚会。会议种类分为常规和非常规两种：常规会议是指较为固定时间或者内容的会议。（共识型、传达型、讨论型）非常规会议是指由于生产、质量、安全、管理等方面突发异常，需要通告、协调或者决定而召开的会议。非常规会议一般带有较强的时间紧迫性。我们公司有哪些常规会议？我们公司有哪些非常规会议？83%77%68%62%60%51%0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%说一说：你所参加的会议中，常见的问题有哪些？会议失败的原因1管理不善2缺乏组织架构3不重视会议4差劣的环境5不必要的会议6提要：会议的用处7自我检查8改善之道会议主持的技巧学习会议准备会后跟进会场过程主持会议的技巧会议准备1.确定主题2.确定内容3.主持人记录人4.确定对象5.确定时间6.会前协调7.会议资料8.会场布置提前多久会议邀约与会人员？1、固定会议时间2、临时会议召开时间会议资料的准备会议名称《主持会议技巧》培训会日期2016年11月23日地点SKF培训教室类别检查项目完成情况检查标准与要点备注人主持人孟蕾破冰、策划案参会者各部门主管（20人）通知（邮件）请假者***原因会议准备王芳物、地、钱会议记录王芳记录即可时日期2016年11月23日周三起止时间15：00-17：00议题时间分配见策划案开场/过程/结束地地点确认预约SKF培训教室布置环状设备调试投影仪、投影布交通安排无无物会前通知王芳会议资料教材/签到单11/20之前指定阅读/思考问题设备投影仪、投影布11/20之前相关物品钱预算无茶水王芳开课前其它课后满意度测评二、主持会议的技巧主持会议注意会议时间公私分明切记会议目的会议黄金规则不运用团体压力使议案通过模式民主不要在非上班时间开会清晰议程提前传阅主持会议的能力，是考验一个人是否适合担任领导的最简单方式。要如何增加开会的效率，让每个人都能各抒己见、各得其所？要注意以下几点：主持人如何掌握会议1.1开始会议1.2遵守时间1.3全神贯注1.4指导讨论1.5对付无秩序行为1.6对付偏离1.7达成一致1.8总结将采取的行动主持人和决策人的区别决策人/项目负责人主持人位置负责该项目的负责人/领导负责项目会议的负责人责任范围负责完成项目任务目标负责完成任务目标的会议过程期望的条件技能（主要项）–完成任务目标/成功–拥有，获取和利用知识，信息和技术，以获得任务的成功。–有实现任务目标的责任感。–关系的技能，主要是指导项目成员的领导能力。–创造一种轻松感和自由坦率的气氛。–确保均衡参与。–在适当的时间安排会议。–带动一个状态，让所有成员都可以看到在计划结束时间到来之前的结论所需的素质有实现任务目标的强烈意愿和动机。追求满意度与对参与者心理视角的理解。一般情况下,大家都认为领导者负责实现项目的目标和推动项目进展。然而，更理想的是:领导者只负责实现项目的目标主持人负责推动项目进展。一、注意会议时间最忌讳，拖延时间不要为了减少参会人员的负担而迅速结束会议，否则只会让你的后续工作更加困难。如果会议一定要形成决议，在会前应先告知参会人员，不达目的不罢休。对每个议题的讨论时间有限制；如果在某个议题讨论太久，却还没结果，就把这个议题记下来，下次开会再讨论。二、不要忘记会议目的沟通管理决策无论是哪一个目的，最重要的是以行动为焦点。例如讨论采取什么行动，上次行动的结果如何，或是在不同的行动方案中选择一个。避免没有讨论行动的会议，因为那只会浪费时间。三、会议的黄金规则公开称赞私下批评会场过程-开场白目的定位时间规则方式4.几个议题，如何发言5.谁主持、谁记录、是否录音1.为什么开会2.情绪、方向和高度3.总共多长，如何分配、休息安排主持人开场白会场过程-议题讨论独占：谢谢，时间关系。议题讨论离题：有关吗？提醒主题。沉闷：体会，做活动。主管在场：留面子，不做结论。冲突：休会，调解。无法达成共识：反对者的思路说明不说话：指定发言,认同、不认同?由直接主管做决议，大家投票表决。会场过程-决议决议会场过程-会议记录指定专人准备笔记、录音、设备规定格式内容与会人员签名会议记录指定专人Yourtext准备笔记、录音、设备会场过程-会议记录Yourtext规定格式，规范内容Yourtext与会人员签到会议记录会场过程-结束语结束语激励性或指示性的。会后跟进整理会议场地会议记录发放定期追踪任务分解参加会议的技巧1.有准备的赴会2.做好会前疏通3.注意会场仪容4.重视活用数据5.树立良好形象6.保持积极态度7.协调控制会场有准备的赴会•谁召集这次会议•这次会议是否为了悬而未决的老问题•是否为了摆脱棘手的问题而召开•是因为某些人想迫使上级下决心做决策•为何召集这次会议做好会前疏通1.应在会前与人进行疏通，以便安排一些足以维护他们颜面的措施，甚至取得他们的谅解和支持。2.必要时，你也可以让他们用自己的名义提出你的观念。但无论怎样疏通，在会议中一旦提出新观念，千万不要在言辞上威胁到利害攸关的人士。如果你在会议上有新提议，而且你的提议可能会威胁到另一个部门或者另一些人的安全感。注意会场仪容仪容要整洁留意坐姿。两眼正视准时或提前抵达。借手势或者物品引起注意并强调自己的观点。避免穿奇装异服。重视活用数据除非必要，否则不要随便提出数字。要设法为枯燥的数字注入生命。让数字成为所代表的事实，能成为一般人生活经验的一部分。树立良好形象1.诚实，以公平待人。2.听众渴望听到事实，对夸夸其谈，自命不凡的人极度反感。3.一般人对情绪容易激动的人的判断力，通常欠缺信心。4.人们对于态度冷静、善于逻辑推理人的判断力，寄予信心。5.人们对富于想象力与创造力的人产生好感。6.人们都不喜欢不愿意倾听他人意见的人。7.在会议中最令人讨厌的两种人：喜欢打断别人以及喋喋不休的人。保持积极态度面对棘手问题时，应讲求事实求是，不悲观。鼓励与会者积极进取。从积极的角度看问题对提供良好意见的与会者，表示赞赏当其他与会人员遇到困难时，设法提供方案设法先解决容易的问题协助控制会场假如与会者之间发生争论，则主动介入。如偏离主题，应设法提醒。千万要自律，切莫为主持人制造难题。如有人垄断会议，应适时提醒。会议练习序号会议主题主持人和记录员讨论成员1会议名称2会议名称3会议名称4会议名称5会议名称运动在相互促进工作的4-5人的小组分配每个人的角色提出了下面的列表(主持人、成员、改革领袖),举行一个讨论和明确的结论。会议主题主持人的姓名作成1.你满意这个会议吗很好不好理由6-5-4-3-2-12.请写下你的想法/通知关于审判会议为了使它更好的3.给一个评论具体的思想来提高审判会议,如果任何。共同促进(批判表)会议练习THEENDTHANKYOU