中小企业环境体系文件控制程序

XX公司编号：程序文件版本/修订次数：A/00文件控制程序第1页共4页1.目的为了对本公司的文件进行控制，确保在用的文件均为有效版本，防止使用失效或作废文件，特制定本程序。2.范围本程序适用于本公司与环境管理体系运行有关的所有文件（包括外来文件）的控制。3.职责3.1办公室负责本公司所有文件的控制。3.2办公室协助办公室搞好技术文件的控制。3.3各有关部门负责各自部门的专用文件的控制。4.工作程序4.1文件的分类及编号4.1.1文件可分为以下几层次a.环境管理手册b.程序文件c.技术文件和其它管理类文件d.质量记录4.1.2文件编号4.1.2.1环境手册S/ZG01–012002年份顺序号文件类别号企业代号标准代号文件类别号：质量手册01程序文件02技术文件和其他管理文件03XX公司编号：程序文件版本/修订次数：A/00文件控制程序第2页共4页外来文件Y4.1.2.2程序文件S/ZG02-□□□–□□□□年份同一要素中程序文件的顺序号按标准要素排列的序号文件类别号企业代号标准代号4.1.2.3技术文件和其他管理文件/-□□-□□□□年份顺序号文件类别号企业代号标准代号顺序号：0-50为技术文件，51-99为其它管理文件4.1.2.4外来文件编号a．已有编号的外来文件沿用原文件编号b．无编号的外来文件编号S/ZG03-Y□□-□□□□年份顺序号外来文件代号文件类别号企业代号标准代号4.1.3各类文件编制者均应按上述方法对文件进行编号并到办公室备案。4.2文件的编写4.2.1环境手册和程序文件均由管理者代表组织编写4.2.2办公室负责编写技术文件，包括工艺、检验规程。4.2.3其它管理制度由办公室负责组织编写。XX公司编号：程序文件版本/修订次数：A/00文件控制程序第3页共4页4.3文件的审批4.3.1环境手册、程序文件由管理者代表审核，公司长批准。4.3.2技术类文件由办公室科长审批。4.3.3其它管理制度由公司长审批。4.4文件的发放4.4.1所有文件的发放均由文件的管理部门确定发放范围。4.4.2文件发放应做好登记签收，每份受控文件都应有受控章和不同的分发号，便于更改控制。4.5文件的更改4.5.1文件更改的审核、批准应由原审批人进行，当原审批人不在时，可由接替岗位的人员审批，但必须得到原审批时的背景资料。4.5.2文件更改应做好记录和更改标识，采用发放更改页或其它方式发放到相关部门和个人，收回作废页（或文件）。4.6文件的换版与作废4.6.1文件经过多次更改或文件需要大幅度修改或五年期满时，应进行换版，旧版文件作废，换发新版本。4.6.2作废文件由文件管理部门收回，经部门负责人批准后统一销毁，需作资料保留的作废文件，由文件留用部门填写《文件留用申请单》，文件管理部门负责人批准后，加盖“留用”印章方可留用。4.7文件的保管4.7.1办公室编制受控文件清单，并通知相关部门防止使用失效或作废文件。4.7.2需要临时借阅文件的人员，经文件管理部门负责人批准后方可借阅文件，借阅者应在指定日期归还。原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。4.7.3当使用人的文件严重破损，影响使用时，应到文件管理部门重新领用。4.8文件的复制所有文件复印要由文件管理部门人员或指定人员进行。XX公司编号：程序文件版本/修订次数：A/00文件控制程序第4页共4页4.9外来文件外来文件须经验证其有效性，凡确认为有效版本的盖上“受控”使用。5.质量记录《文件发放登记表》《受控文件清单》《文件更改记录》《文件存档登记表》.《文件销毁留用记录单》《文件借阅登记表》《外来文件确认登记表》