行政统筹管理课程(刘大海)

刘大海老师课程行政统筹管理高级研修PTT5项全能训练ProfessionalTrainingCMC国际注册管理咨询师中国注册高级管理咨询顾问美国国际训练协会银章培训导师中商国际管理研究院管理研究所所长刘大海主讲刘大海老师课程一、现代企业中行政管理的定位刘大海老师课程1、企业生存的三度空间机会化生存——机会速度化生存——竞争模式化阶段——超越3年21年123企业的三度生存空间深圳中商国际管理研究院对2530家中外企业进行分析,发现了企业生存的三度空间:8%69%7年重新定义自己！刘大海老师课程2、优秀行政管理工作的核心要素发现机会整合资源大胆果断艰苦创业快速学习沟通协调建立规则激励团队高效学习创新模式铸造团队挑战未来行政管理团队是企业的核心竞争力之一行政管理团队的成功要素因时而变不能自我淘汰者，必将为企业淘汰刘大海老师课程绩效=价值资源管理200%规划400%执行100%3、行政管理工作的绩效价值赢利模式流程制度市场定位团队规划运行管理业务计划营销组织团队建设岗位目标质量效率能力素质客户满意3.财务2.运营4.客户1.员工刘大海老师课程办公成本控制会议管理自身建设员工保护辅助高管公文管理通讯管理行政部门工作内容基于以上标准，行政管理工作具有以下六大特点：一、综合性强二、政策性强三、时间性强四、工作内容繁杂五、联系广泛六、被动性和突破性强4、行政部门范围与特点刘大海老师课程领导公关研发作业4、行政管理人员的素质特点情商操作力思辨力感召力专注力智商类型优秀5良好4一般3一般3领导思辨力感召力专注力操作力公关感召力操作力思辨力专注力作业操作力专注力感召力思辨力研发专注力思辨力操作力感召力没有完美个人可塑完美团队刘大海老师课程供应商管理提供优质服务实施科学管理行政管理制度秘书管理办公室办公设备电话采购车辆管理卫生安全保险办公室搬迁员工宿舍固定资产员工管理社区关系场址布局邮局电话局选址搬家维修商装饰店装修扩建建筑商装修队消防局公安局饭店餐饮旅游公司印刷公司5、行政管理制度的框架结构刘大海老师课程二、行政主管的自我管理刘大海老师课程现代行政主管胜任度测评行为表现偶尔经常总是你的团队让你感到满意12345678你的部下钦佩你的学识12345678你喜欢挑战高难度的工作12345678你的意见得到领导的支持12345678你能够很快找到解决问题的办法12345678你选人注重情商与智商的均衡12345678你的部下把工作当成乐趣12345678你对部下教育多于管理12345678你的部下都有学习的榜样12345678你能在一分钟内说清你的职责目标12345678你的影响力大于你的权力12345678你的团队能够改造不良行为12345678盖洛普测试题刘大海老师课程1·完成角色转换经营范围岗位——组织业绩标准个人——团队核心能力专业——用人工作方式努力——借力从业务精英到行政主管荀子：“君子生非异也，善假于物也”郑周永-郑梦九业务领导刘大海老师课程2、如何获取快速成长的能量2：裂变式：学习，实践，反思……能力能量获得模式1：累加式：学习，学习，学习……职位能量能力能量能量来源802050502080一般优秀卓越释放刘大海老师课程3、行政管理工作的均衡法则部门全局失衡=失败任何一个系统，为了自己的存在，都要保持平衡，无论自然现象还是人自身，一旦失衡，后果都将是灾难性的。——方向感——分寸感——角色感刘大海老师课程4、行政工作百日成就计划法最终实现的绩效402010顺序发生的事件30158至关重要的资源30158合计：分•洞悉评估标准•清楚因果关系•保持顶级优势•摆脱人际陷井•断掉自己退路行政管理五项要领刘大海老师课程三、行政部门的内部管理刘大海老师课程行政工作主要管理对象行政主管文员、秘书行政职员工勤人员行政工作团队一、精简原则二、优化组合原则刘大海老师课程1、找准管理模式3.培训4.评校5.习惯6.创新2.预热1.测选老板经理人约束激励替代帮助控制前景领导就是教练,不善于教导，就不能领导.领导公关研发作业操作力思辨力感召力专注力刘大海老师课程2·把握员工的3项需求薪资福利情感愉悦能力增值劳动成本情感成本员工满意度=收益×感知度付出×感知度刘大海老师课程3、激活内在动力•无形激励有形化20304050601.认同法大队长的信3.阶梯法五星级员工外动力成长激励薪酬激励内动力内动力2.反推法阿生的醋刘大海老师课程4、强化执行机制事先：承诺法当责任被承诺时，执行力将会倍增莫拉蒂海滩实验玩具商的策略具体承诺公开承诺双向承诺事中：反馈法事后：5C法当行为得到奖罚时，就会形成或改变习惯5C：分析construe辅导coach培训conditioning激励cheeron处罚comedownupon45%——95%当结果被反馈时，改善就会发生负面反馈-10-20中性反馈40-50正面反馈50-80刘大海老师课程5、创造超常成绩潜能定律:生命体都存在巨大的潜力，通过竞赛，可以激发更快，更强，更高的欲望，持续不断地刷新纪录。——卡内基炉对炉人对人的竞争；可妒的第三者。竞赛模式A.岗位竞赛B.团队竞赛C.单项比赛D.全能竞赛竞赛原则★倡导公平竞争★及时反馈效果★追求多赢效果刘大海老师课程四、经验积累与知识创新管理刘大海老师课程P46-441、“案例法”沉淀成功经验根据管理目的，导向性的提供相关事例，组织员工讨论，得出多种启示，提升解决实际问题能力的经验管理方法。最终沉淀为企业的案例集。多解性具体性范例法案例法参与性示范性问题-成功经验-讨论-启示问题-讨论-员工的心得-启示给不给机会刘大海老师课程2、鼓励创新行为、整合智慧资源储备法量淘法流动法组合法平台法当资源没有被整合时，其价值并不比垃圾更高。——赫尔曼群商——团队的智商。刘大海老师课程3、文档管理与处理文档的归档原则：一、是在本企业活动中直接形成的；二、是在当前或一定时期内具有依据凭证作用的；三、是对企业具有长远的历史查考价值的。文档的归档方法：1、按问题组卷2、按名称组卷3、按时间组卷4、按地区组卷5、按收发文机关组卷6、按作者组卷7、按结构组卷8、按工作阶段组卷9、按专业组卷归档案卷内的基本排列方法：一、上级机关文件在前，本企业和下属单位形成的文件后；二、来文和复文，复文在前，来文在后；三、正文和附件，正文在前，附件在后；四、正本和原稿，正文在前，原稿在后；五、成果性、结论性文件在前，原始性、过程性文件在后。刘大海老师课程五、行政统筹管理关键事物控制刘大海老师课程1、办公室管理舒适美观和谐便利实用、方便环保健康气派个性良好办公环境五大标准安全环境颜色环境绿化环境设备环境光线环境空气环境声音环境办公室布置的环境要求刘大海老师课程2、电话管理电话房的设备设施语音信箱开通UPS支持系统维修合同管理与电话公司的服务外包集团管理系统（内部通话免费）电话铃响三声必接原则电话管理规范所有人员的电话点正确分机随办公桌变化更新接线员接话考核接化语言/语音质量监督节假日语音信箱接线员考勤安排原则管理手机购买费用归属职能导向型职位导向型限制上限节约归属原则被盗用赔偿原则遗失赔偿原则刘大海老师课程3、食堂外包招标流程案例共收到31人的报名资料第一阶段:招标与资质审查第二阶段:拟订合同与双方协商第三阶段:现场答辩与费用投标对31名报名者资料审查第一次筛选对7名入选者进行咨询答辩调查,第三次筛选拟订文件资料向入选者公布资料.对各食堂综合状况进行现场介绍,双方协商修订相关文件现场答辩评分费用投标与议标第四阶段:签订承包合约发布招标广告接受报名对15名入选者进行社会调查和经营场所观察,第二次筛选从中选取15人包括:合同草案.监管条例草案和人员安置政策用一星期让入选者了解各食堂状况和文件内容,然后进行下一阶段投标工作由评审小组分别就入选者的资历管理构想.人员安置.卫生措施.采购渠道.服务设想等多方面进行提问选取了资质最好的7人参加投标入选者分别对各食堂套餐单价进行投标,评审小组综合答辩得分与投标得分议标,确定中标者.潜规则？刘大海老师课程4、办公室搬家管理搬家公司选定各部门时间安排部门负责人与行政部负责人总协调人纸箱，胶带，白板笔封箱记录与物件标明纸箱运抵安排电话跳线搬家车辆清点甲地启运通知，乙地人员就位刘大海老师课程5、与写字楼的物业关系租金的及时给付水，暖，气，电费用的审核投诉服务时的分寸空调的额外使用装修改造时的流程业主方的刁难施工时现状的改变各类线路，管道的改变原楼宇的图纸借用业主推荐的施工队修复原状原则刘大海老师课程6、员工的紧急避难演习与政府的消防局联系公司紧急疏散图员工的日常教育地震演习训练化学品泄漏演习训练火灾演习训练灭火器材置放灭火器材定期检查制度工厂钢梁的放火涂层检查火警预警系统的检查制度各个紧急疏散口管理刘大海老师课程六、行政统筹必备的沟通技巧刘大海老师课程1、管理沟通成功图解现实目标行为认同认知协调行为协调行为校正管理对象管理者差距所在管理沟通沟通九大症结1.情况不明2.目标模糊3.责任错位4.对象错位5.拒绝沟通6.曲解误解7.形式不当8.缺少反馈9.不良干扰刘大海老师课程2、有效沟通4大热键内向外向强势摩羯.金牛.天蝎狮子.射手.水瓶弱势处女.巨蟹.双鱼双子.天秤.白羊刘大海老师课程3、表扬批评5步法1.事先明确你对工作的评价。2.具体指出问题在哪里。3.告诉他错误的危害，你为此而难受。4.沉默片刻，让他们感受你的心情。5.表示你对他充满希望。1.事先明确你对工作的评价。2.告诉他们好在什么地方。3.说明事件的价值，你为此而高兴。4.沉默片刻，让他们感觉你的高兴。5.鼓励他们再接再厉。批评改善行为刘大海老师课程4、管理说服7式1.利害诱导式2.意念渗透式3.情境示范式4.缓冲说服式5.间接通道式6.快速细节式7.反转说服式将关系利害陈述清楚将我的意念变成他的意念以亲身经历或现场操作将问题冷却后处理通过其他媒介达成沟通列出具有说服力的细节部分认可而后说服说服达成共识刘大海老师课程七、会议组织与活动管理刘大海老师课程1、管理公司大型会议流程日程安排内容准备发言人核实费用请示场地落实场地谈判起草文稿核实出席人安排接送宾馆住宿礼品准备资料准备名单清单请柬制作会议记录记录整理刘大海老师课程2、大型会议管理要项会议费用会议场地人员范围会议公告嘉宾邀请会议接待对外协调专题小组住宿事宜餐饮安排会场控制价格谈判文件制作刘大海老师课程3、大型会议管理细则1会议费用人员范围文件制作场地费餐饮费茶点费住宿费租车费司机费红包横幅费临时房警察费记者费礼品费规划内容特约写稿稿件组织文本审查文本汇编文本制作文本发放总结制发市场部公关部销售部行政部人力部售后服务IT人员秘书处外包人员专题小组参加部门经验人员总指挥部礼仪制定刘大海老师课程4、大型会议管理细则2会议场地会议公告嘉宾邀请档次确定场地选择价格谈判停车场地指示牌位桌椅摆放名签准备横幅制作音响系统音响师电脑系统屏幕系统公告起草部门确认时间地点会议要求与会人员会议日程会议事项嘉宾确认发邀请人请柬制作发言确认发言稿件机场接站住宿安排餐饮陪同返程机票讲课费用随从人员礼品颁发刘大海老师课程5、大型会议管理细则3餐饮安排价格谈判对外协调通知记者广告公司摄影摄像数字传送礼品制作礼品发放公安部门相关部门招待晚宴桌签制作桌位安排陪同人员酒水标准饮料标准司机招待媒体招待场地价格餐饮价格茶点价格住宿价格服务费用剪彩价格娱乐价格同声传译刘大海老师课程6、大型会议管理细则4会场控制会议接待住宿事宜确认航班接站牌名司机指定班车协调专人接站预定房间标准确认电话开通酒吧控制娱乐消费娱乐票证会后留住人走消房发日程表定主持人入场准备提醒闹钟场下示意音响监督电脑操纵服务人员紧急服务休息时间平行会场注册参加讲台尺寸刘大海老师课程7、会议主持发言BEST法•B要点（b