四会议与商务活动管理

项目四会议与商务活动管理项目分解：子项目一会前策划与筹备子项目二会中服务与管理子项目三会后工作子项目四常见会议与商务活动项目四会议与商务活动管理能力目标掌握策划方案的编写工作掌握会场选择与布置的方法及技巧掌握会中与会后工作的技巧掌握常见会议和活动的服务与管理技巧项目四会议与商务活动管理知识目标掌握会议策划的内容掌握会前准备工作的内容掌握会中服务的工作内容掌握会后工作的程序掌握常见会议与活动的程序子项目一会前策划与筹备一、会议策划的含义是指为了使会议达到预期的目标，进行构思、设计，拟定出合理可行的方案的过程。会议策划的内容包括：主题择定、模式定位、议程安排、组织协调、公共关系、媒体报道等。二、会议策划的工作流程1．确定目标，进行调研2．分析材料，作出方案3．比较论证，选择方案4．实施反馈三、会议策划方案的内容1．确定会议的主题和议题2．确定会议的名称3．确定会议的时间、会期4．确定会议所需的设备和工具5．确定会议所需的文件范围，并安排印制工作6．确定与会代表的组成7．确定宣传机构和模式8.确定会议经费预算9.确定会议餐饮安排10.确定筹备机构与人员分工（针对大型会议）四、商定会议时间、地点1．商定会议时间需注意事项（1）是否适合会议组织人员完成全部准备工作。（2）是否方便与会人员（尤其是会议的核心人物）参加出席。（3）会议召开期间的自然因素。（4）确定会期的长短（议题的多少、繁简、松紧要适度）。2．考察、选定会议地点（1）考察会场大小是否适中（2）考察会场规格是否合适（3）考察会场环境（4）考察会场交通条件五、制订会议计划会议计划主要包括会议名称、会议议题、会议议程、会议日程和会议程序。××公司关于提高企业核心竞争力的研讨会日程表日期时间内容安排地点参加人负责人备注6月18日上午8:30报到会议大厅全体黄秘书9:30～10:00总经理讲话小会议厅全体刘秘书由副经理主持10:20～11:50公司顾问讲座小会议厅全体刘秘书使用投影仪12:00午餐宾馆餐厅全体钟秘书下午1:30～4:00李副总经理专题报告小会议室全体黄秘书由副经理主持4:20～5:30人力总监发言小会议室全体黄秘书由副经理主持晚上6:00晚餐宾馆餐厅全体钟秘书7:30联欢娱乐中心全体钟秘书6月19日上午7:30早餐宾馆餐厅全体钟秘书9:00～10:30分组讨论小会议厅全体组长10:40～11:40分组讨论小会议厅全体组长12:00午餐宾馆餐厅全体钟秘书下午1:30～3:00分组讨论小会议厅全体组长3:20～5:00各组代表发言小会议厅全体组长5:20～7:20聚餐宾馆餐厅全体钟秘书8:00离会黄秘书××公司20××年度工作总结大会会议程序1．主持人宣布××公司年度总结大会正式开始。2．公司总经理彭程先生作20××年度公司工作总结报告。3．会议分组讨论总结报告。4．各小组代表大会发言。5．公司副总经理刘青女士作大会总结发言。6．宣布散会，会议结束。六、准备会议资料1．准备会议资料的作用通常，会议资料可以提前准备好，然后在会前摆放在每位与会者的座位上，与会者依次就座后即可读取材料；也可以包装成袋，在会场入口处由工作人员统一逐个发放到每位与会者手中。这些做法都可以避免资料漏领或重复领取的现象发生，有利于节约会议经费支出，也便于会议管理。2．会议资料的内容（1）开幕词和闭幕词（2）讲话稿（3）工作报告（4）议程表、日程表和程序表（5）与会人员名单七、拟写和发送会议通知1．拟写会议通知2．会议通知的发送方式会议通知1．会议通知的基本内容，应包括：被通知者、会议名称、会议日期和时间、会议地点、出席对象或议事日程、通知者或授权者、注意事项、企业名称、通知日期。2．会议通知的形式，主要有以下几种。①文件式会议通知。此类会议通知常被作为召集大型、重要会议或活动的通知使用。这种通知的内容详尽、项目清楚、格式规范，有利于与会者做好相关的会前准备工作。②备忘录式会议通知。此类会议通知常被单位或部门作为召开事务性会议、例行性会议的通知来使用。例如：会议通知×××：兹定于×月×日上午8:30～9:00在公司三楼会议室召开各部门经理每周工作例会，请准时出席。×××公司办公室×年×月×日③请柬式会议通知。此类会议通知常被企业或部门用于通知举行诸如开幕典礼、新产品发布会、签字仪式等仪式类的活动。其发送对象一般为上级领导、兄弟单位、社会名流等。④海报式会议通知，即采用公开张贴、广而告之的通知方式。此类会议通知常被一些学会、团体和组织使用，作为自由参加的会议或活动的通知。例如：第八届校园文化艺术节文学鉴赏座谈会海报在学院第八届校园文化艺术节来临之际，文学社特邀嘉宾×××大学的×××教授和×××大学的××教授前来我校，与我校的文学爱好者进行座谈交流。本次座谈会主题：××××××××座谈时间：××年××月××日座谈地点：××××××××座谈会主办：××学院文学社欢迎本社成员及校内广大的文学爱好者踊跃参加座谈交流！⑤公告式会议通知。此类会议通知常在一些股份制公司召开股东大会时使用，通知往往会刊登在相关报刊或网站上。八、预算和申请会议经费1．会议支出预算（1）会议费：包括场地租金、设备租金、茶水饮料费等。（2）资料费：包括购买会议办公文具和印制资料等费用。（3）食宿费：包括会议期间与会人员的餐饮费用和住宿费用（此项费用一般为与会者自费，但需会务组统筹组织）。（4）交通运输费：包括会议期间接、送与会代表所使用的租车费、油费、停车费、过路费、司机劳务费等多项费用。（5）宣传联络费：包括用于会议宣传、新闻发布、联络通信等方面的费用。（6）其他杂费：包括安排会议合照，会间活动，雇用会场翻译、会场保安、礼仪小姐，购买会议礼品等所需的费用。2．会议收入预算（1）会议主办单位或主管领导部门拨发的会议专款。（2）与会者提交的会务费。（3）商业赞助或捐赠。九、会场布置1．会场布置的作用（1）充分利用场地（2）提供完备的会议设施（3）安排好座位、座次，做好导引、保卫工作等（4）可以运用座位格局和会场装饰的特殊效果2．会场设计的不同原则及形式（1）党的代表会议要求朴素大方。（2）人民代表大会要求庄严隆重。（3）庆祝大会、表彰大会要求喜庆热烈。（4）追悼会要求庄重肃穆。（5）座谈会要求和谐融洽。（6）纪念性会议要求隆重典雅。（7）日常工作会议要求简单实用。3．会场布置的方式（1）相对式：弦月式、礼堂式。（2）全围式：圆桌式、椭圆式、方形中空式、多边形式等。（3）半围式：马蹄形、T字形、桥形。（4）分散式：将会场分成若干个中心，每个中心设一个圆桌。4．营造会场气氛的技巧（1）悬挂会标（2）悬挂会徽（3）安插旗帜（4）张贴标语（5）摆放花卉（6）调设灯光（7）调节音响5．主席台的布置（1）主席台上与会者的座位、座次的安排。国内会议主席台座次安排的通常做法是，身份最高的领导人（有时是最有声望的来宾）就座前排正中央位置，其他领导人则按先左后右（以主席台的朝向为基准）、一左一右的顺序逐一安排座位，即名单上第二位领导人坐在第一位领导人（居中）的左侧，第三位领导人则坐在右侧，依此类推。具体安排如图4.1所示：图4.1主席台座次安排主席台与观众席的对应位置如图4.2所示：图4.2主席台与观众席的对应位置（2）代表席的安排方法。可将与会的代表名单按姓氏笔画排列后再排座，也可按不同领域的代表团名称来安排大块座位区域，还可以按与会代表所属的地区来安排就座，或者直接按人名摆放座签，落实各人座位。需要注意的是，凡是已固定的座位和座次，应在出席证和签到证上注明座号，并在会议桌上摆置座签，同时还应印制“座次表”发给与会人员。当与会人员入场时，会议工作人员应做适当的引导。当然，并非所有的会议都要安排座位及座次，多数会议可以自由入座。十、与会人员的名单及分组1．确定与会人员名单2．与会人员的分组方法3．与会人员名单的编印十一、会务工作机构的成立和分工（1）秘书组。秘书组负责拟定会议日程，协调人员安排调度，做好会议记录，印发会议文件、简报，管理会议文件、档案等工作。（2）总务组。总务组负责会场布置、会议接待、食宿安排、交通工具安排、卫生保健、文娱活动等，同时还要负责设备保障、用品发放与管理、经费预算及筹备等工作。（3）宣传组。宣传组负责制订会议公关计划，组织落实会议宣传工作，提供会议新闻稿，承办记者招待会，录制会议音像资料等。（4）保卫组。保卫组负责维护会场秩序，负责会议的秩序和安全保卫工作，保障与会者的人身安全和财产安全。子项目二会中服务与管理一、接站技巧1．接站工作要素2．接站工作要求及服务技巧二、报到与签到1．报到：（1）设置报到处和路标（2）查验有效证件（3）登记与会人员的个人信息（4）接收和发放材料（5）预收费用（6）安排住宿2．常用的签到方法：（1）簿式签到（2）卡片签到（3）会议工作人员代为签到（4）电子签到三、会场服务工作1．引导座位，维持会场秩序2．保持会场内外的联络3．保持会议上下的沟通4．做好会议值班、电话接听工作5．操作与维护会议设备6．会场保卫工作7．会场的清洁卫生工作8．会间茶水点心等的供应工作四、会议记录1．会议记录的定义及作用2．会议记录的分类3．会议记录的要求及注意事项4．会议记录的基本格式5．会议记录的记录方法（1）摘要记录（2）详细记录（3）速记（1）第一部分：基本情况，可在会议召开之前写好，其内容一般包括：①写全会议名称②何种类型或性质的会议③记录该次会议属于某专题下的第几次会议④准确记录开会的时间、地点⑤出席会议的人数（人名）和缺席人数（人名）⑥记录主持人姓名和职务⑦记录人本人签名，必要时注明记录人真实的职务（2）第二部分：会议内容和会场情况，要求记录会议议题、与会者的讨论过程、发言内容、会议决议等，也应及时记录在册，如与会者的掌声、笑声、迟到、中场退场等情况。这些记录能更加真实、全面地反映出会议的实际情况。（3）第三部分：结尾，没有固定格式，标注“散会”、“结束”、“完”等均可，如中途休会，则写明“休会”。最后在会议记录的右下方，由主席（或主持人）和记录人签名，以示对记录内容负责。会议记录的基本格式五、会间活动的安排一般情况下，会期短（一天以内）的会议不需要娱乐节目，若会议内容较多，会期较长，则通常需要安排一些会间文化娱乐活动，与会者必要的会间休息和调节。1．会间活动的作用2．组织会间活动的原则（1）健康、轻松原则（2）安全至上原则（3）组织有序原则（4）自愿参与原则（5）从简节约原则3．会间活动的种类和形式一类是有教育性质的娱乐活动，一类是较为单纯的娱乐性活动。4．组织会间活动的注意事项六、会间食、宿工作1．会议餐饮工作注意事项（1）会议餐饮安排要量入为出，即根据实际的会议收入作相应的安排，不可铺张浪费。（2）会议餐饮食品要安全卫生。（3）在具体菜式的选择上，工作餐要遵循顾全大局的原则。（4）注意餐桌礼仪。2．会议餐饮工作注意事项（1）了解住宿宾馆的档次。（2）了解房间的设备设施。（3）了解宾馆提供的相关服务。（4）了解住宿者有无特殊要求。子项目三会后工作一、会场善后工作与安排与会人员离场1．会场善后工作（1）清理会场（①收走通知牌和方向标志；②清理会场内其他物品；③通知配电人员和服务人员。）（2）归还所借物品（3）结算会议支出费用（4）了解住宿者有无特殊要求。2．安排与会人员离场（1）安排与会人员返程（2）安排与会人员离场需注意的细节（3）送客礼仪二、会后文书工作1．会务文件与会议案卷（1）会务文件的分类：①会前文件，按用途可细分三小类：用于会务管理方面的文件，主要指会议计划、会议安排、会议通知、会议指南、会议须知、会议议程、会议程序、会议日程等；用于会议参考方面的文件，主要有统计数据、典型事例调查报告、情况报道、历史资料、档案材料，有关法律、法规、规章和政策性文件的文件汇编、书籍报刊等；用于宣传礼仪方面的文件，如贺信（电）、祝词、宣传口号等。②会中文件。会中文件包括开幕词、闭幕词、会议讲话稿、会议工作报告、会议记录等。③会后文件。会后文件主要