高效会议管理ppt

高效会议管理课程大纲一、为什么要对会议进行管理二、会议的目的和种类三、会议的三个阶段/七个步骤四、会议失败的原因五、如何开成功的会议六、成功会议的角色扮演七、会议控制与冲突处理一、为什么要对会议进行管理据统计，在英国每天大约有400万个小时被用于召开团队会议，在美国平均每天要举行1100次团队会议《哈佛商业评论》通过调查发现，每个主管每天用于正式会议的时间达到3.5小时，非正式会议时间大约1小时会议需要管理吗？会议还需要技巧吗？会议成本的计算时间成本=参加会议人员单位小时工资×用时×人数×3直接成本=会议设施租用费+会议场地费+差旅费+文件准备费效率损失成本=会议成本=时间成本+直接成本+效率损失成本效率损成本因不及时接听重要客户电话而造成的损失不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户不能及时解决自己管辖范围内的突发事件而导致停工停产等二、会议的目的和种类会议的目的:开展有效的沟通传达资讯监督员工、协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意达成协议与解决问题点明问题或困难所在权衡问题的轻重缓急寻找解决办法评议解决方法确定行动纲领会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类团体会议小组会议一对一会议面对面会议电话会议视频会议固定例会当众表扬或批评会议临时处理突发会议人事会议培训会议创意会议说明会议会议的频率固定的部门会议全体会议处理突发事件会议一对一会议三、会议的三个阶段/七个过程会议计划阶段会议计划的六个要点：会议目标会议参加者会议方式会议时间、地点会议日程安排会议所需的资料和物料会议召开阶段开始——守时、破冰扩展扩展技巧：图文并茂、头脑风暴、图解分支、区域分析、SWOT分析回收回收技巧：投票表决、N/3技巧、压力排序达成共识结束会议会议落实阶段四、会议失败的原因富有成效的会议无效会议的危害目标能实现目标没有办法实现目标在最短的时间实现机会成本、直接成本损失巨大与会者感到满意与会者对会议不满富有成效的会议及无效会议的危害会议的三种“致命伤”主持人的技能会议的准备工作会议的地点会议失败的原因会议之前导致失败的原因会议中导致失败的原因会议后导致失败的原因会议之前导致失败的原因目标欠缺目标不明确议程欠缺与会人选不当，太多或太少会议时间不当开会时间通知不到会议通知内容欠周详会议地点不当会议场地设备不足不能准时开始与会者未做准备未明确议题和时间时间安排不当会议太多，与会者厌倦会议太少，致使会议议题太多会议中导致失败的原因受外界影响与会者发言离题让没有必要留在会场的人流在会场决策犹豫不决资料准备不充分却贸然决策少数人垄断发言与会者之间争论与会者精力不集中视听器材发生故障与会者不表明自己（真正）意见与会者与主持人争论与会者欠缺热情会议超出预定时间主席未能总结会议成果会议后导致失败的原因没有记录会议要点不能对讨论事项进行最终决定不能对会议成败得失进行总结不能及时解散已完成任务的临时性委员会或工作小组与会者对会议感到不满没有跟踪落实会议决定五、如何开成功的会议高效会议的八大特征：只在必要是才召开事先已经筹划好了拟订和分发了议程表遵守时间一切按部就班请了最有经验、才能和必要的人出席做出了评论和总结记录所有决定和负责人及完成时间避免会议的五“不”现象不守时不负责不决策不投入不执行会议效率不高的原因及具体表现项目原因具体表现1时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会2地点会议设在经理办公室，致使会议经常被打断，无法正常进行3开会对象的选择必须出席会议的人未到，已来的是一些可有可无的人4主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被与会者牵着鼻子走，无法实现会议意图5与会者的技能与会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败6会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效7开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中突然发现皆不明确，致使会议毫无意义，宣告失败预防会议效率不高的管理项目原因具体表现1时间会议一般安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，避免安排在周一或周五2地点会议尽量安排在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行3开会对象的选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者4主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职5与会者的技能与会者一定要具有倾听能力6会议的准备工作一定要提前做好具体的准备工作7开会的原因、目的和结果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的与会者如何判断是否有必要开会无需开会的“五个如果”如果已经按照惯例每周聚会了会议成本太大还有比开会更好的方法没有什么特别的事情要讨论你是唯一可以（需要）且知道如何决策的人如何判断是否有必要开会必须开会的“五个如果”如果必须把信息同时传达给很多人有些事情需要当众表扬或批评听取部门汇报给工作小组委派任务（需要动员或详细说明）要让别人参与决策以集思广益会议规范流程开始：欢迎会议流程议程具体时间规章制度议程1：分享话题及目标交换信息产生想法/做决定/确认行动总结结束会议：总结安排下次会议跟踪会议记录跟踪计划会议的一个中心、两个基本点练习：员工食堂着火了，经过调查，原因在与一名员工违反操作条例，在厨房抽烟，导致火灾发生。1、如果你是经理，你会采取下列那种方式处理此事？为什么？A一对一批评B开会当众批评C写检查处罚如何建立信任如何建立信任找共同点在别人困难时给他帮助在别人出错时给予善意的提醒适当表达自己对别人的关心适当展示自己的能力事实求是，不夸大、不说谎暴露并承认自己的弱项保持适合自己的风度忠告：不必说出所有的真相，但要保证你说出的都是实话！高效会议管理成功会议策略为什么会议往往是主持人话最多？一次会议，一般存在以下情况：只有80%的时间在真正开会；15%的时间大家都在沉默；5%的时间有人抢着发言。如何能更有效的分配发言时间如何保证会议的进程？成功会议策略主持人在会议中发言时间较多，主要有以下原因：1、对议题较熟2、地位高，声音大3、承担较多的行政责任建议：主持人的发言时间掌握在20/80内尽量保证每个人发言机会均等尽量形成一种互动的会议氛围会议中的沟通沟通漏斗原理沟通金三角自己对方沟通的冰山模式话题5%---20%工作层面80%----95%个人关系层面工作层面——说出的内容：事实，信息个人关系层面——如何说：过程，感觉六、成功会议的角色扮演成功会议主持人要扮演的三个角色会议主持人秩序维持人时间控制着另：要安排会议记录人员主持人的责任要营造和谐的气氛负责会议照常进行负责总结讨论内容引导发言人去解释帮助参会者理清思路避免意见一边倒减少和会议无关的争论要保持中立的态度主持人会议中的说话技巧展示探询评论建立测试理解情况总结排除引进就程序提出建议会议记录者的功能会议记录者的功能：记录及维持议程所设计的程序协助主持人做好总结与归纳观察预防（社会性懈怠、从众心理、团体极化）参会者的守则与责任参会者的十大守则：会前充分准备会中全情投入，贡献自己的创意和意见以解决问题为己任保持开放的心态，屏除部门之见尽可能多的获得信息耐心聆听，尊重他人的意见勇于发言，言之有物不隐恶扬善，不做人身攻击避免出现不当的肢体语言会后总结七、会议控制与冲突处理少数人垄断会议怎么办？会议中出现争论怎么办？意外和冲突处理会议中可能遭遇到的几种人“蝉”“鲨鱼”“驴”“兔子”“螃蟹”意外和冲突处理遭遇“蝉”“蝉”的症状：讲故事（和讨论的主题无关）讲了很久才进入主题讲的太模糊，没有具体事例拒绝倾听别人的主要观点主持人对策：采用非语言性暗示探询、总结、测试其理解程度善意提醒关于程序及时间的限定带入别人发言意外和冲突处理遭遇“鲨鱼”“鲨鱼”症状：有攻击别人的倾向总是给予消极的、否定的意见主持人对策：理解对方的想法或情绪重申会议中无论什么意见都可以提，但正面的建议会更受欢迎采用非语言方式打断意外和冲突处理遭遇“驴”“驴”的症状：过于敏感防卫性很强，心里有堵“墙‘不能站在别人的立场看问题主持人对策：突出他的贡献重复问题短暂沉默意外和冲突处理遭遇“兔子”兔子的症状：质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议主持人对策：肯定他的贡献重申先用现在的程序，如不奏效，则马上按他的方法“实施”意外和冲突处理遭遇“螃蟹”（“螃蟹”—跑题者）“螃蟹”症状：开会时还在做别的工作或事情私自进入小团体讨论时常接电话打瞌睡其他，如：用笔敲桌子、背对发言者、故意看别处等主持人对策：对开小会者，主持人停止说话或示意发言者暂停，让会议突然静下来，私下谈话的人会警觉主持人问：“能否把你们讨论的事情告诉大家”对打瞌睡者，可以休息5分钟，并把会议议程加快保持短暂的沉默出现分歧时的处理原则不要回避对立，意见分歧是正常现象不要因为工作上的分歧而演化成人际关系或情绪方面的对立利用会议中间的休息来调节一下气氛可以参考第三方的意见可以把焦点问题写在黑板上，客观比较一下到底谁是谁非多提供一些有说服力的数据主持人会议调停失败的原因：听完陈述后就没词了向双方之一表示赞同阻止对方宣泄指出双方都有错误建议举行其他主持人会议成功会议策略四种群体决策权威决策共识决策少数服从多数决策无异议决策四种团队决策头脑风暴法德尔菲法异地思维决策法换位思维决策法决策共识处理冲突的五种类型暴力型迁就型回避型妥协型协作型练习：模拟会议分别扮演会议中的各种角色会议准备工作核对单会议准备工作条目核对标记1了解会议的目的有无是否一定要开会有无确定会议的形式有无安排会议的议程有无决定会议的时间有无确定会议的主持人有无决定会议的地点有无研究会场如何布置有无确定出席人数有无安排出席者座位有无是否准备会议名签有无是否安排交通工具有无是否安排与会者住宿有无是否发出了会议通知有无确定视听材料有无确定辅助材料有无准备会场周边位置图有无是否要求与会者准备资料有无确定相关资料有无是否安排会后娱乐节目，并做好事先通知有无核对人核对时间年月日会议预防性管理对照单优良差优良差会议之前会议中高效会议的八大大特征执行情况执行情况1只在必要时才招集2好好筹划过3拟订和分发议程表4遵守时间5一切按部就班6请了最有经验的和有才能的人出席7做出了评论和归纳8记录所有决定、建议和负责人优良差优良差优良差优良差优良差优良差优良差优良差优良差优良差优良差优良差优良差优良差会议预防性管理对照单