高效会议管理技巧1

1高效會議管理技巧2第一講當今會議面面觀會議的意議1.會議是一個集思廣益的渠道2.會議顯示一個組織或一個部門的存在3.會議是一種群體溝通的方式會議的目的1.開展有效的溝通2.傳達資訊3.監督員工、協調矛盾3第1講當今會議面面觀4.達成協議與解決問題5.資源共享6.開發創意7.激勵士氣8.鞏固主管地位會議的種類1.按人數分類:團體會議一對一會議42.按開會方式分類:面對面會議電話會議視頻會議3.按開會目的分類:宣布人事安排、講解政策的會議當眾個揚或批評別人的會議臨時處理突發事件的會議固定的團隊會議集思廣益的會議第1講當今會議面面觀5會議的頻率1.固定的部門會議:至少每月一次2.全體會議:至少每兩月一次3.處理突發事件的會議:隨時4.一對一會議:按需要會議成本的計算1.會議的時間成本2.直接的會議成本3.效率損失成本第1講當今會議面面觀6第二講會議效率不高的原因及解決方案會議效率不高的原因及預防性管理1.會議的通病---效率不高公司的主管都不知道何時是開會的最好時機許多主管對於何時開會幾乎都不征詢員工的意見有些“必須到會”的員工,因為已經與重要客戶或政府官員有約在先,根本不能出席,這使得會議討論很難進行.72.會議效率不高的原因及具體表現第2講會議效率不高的原因及解決方案項次原因具體表現(1)時間會議按排在即將午餐的時間,每個人都饑腸轆轆,無心開會(2)地點會議地點設在經理辦公室,致使會議被頻繁打斷,無法正常進行.(3)開會對象的選擇必須出席會議的人未到,通知來的是一些可有可無的參加者.(4)主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力,被參會者牽著鼻子跑,無法達到會議意圖.(5)參會者的技能參會者發言混亂,既不知如何表意,又不知如何引退,致使會議失敗.(6)會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關事宜,致使會議拖沓而無成效.(7)開會的原因、目的和結果開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發現皆不明確,致使會議毫無意義、宣告失敗.8第2講會議效率不高的原因及解決方案1.預防性管理會議效率不高的原因預防性管理措施時間會議一般應安排在周二至周四上午或是下午兩點半之後,避免安排在周一或周五.地點地點盡量設置在一個封閉的會議室內,而且最好圍著圓桌進行.開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人,將出席會議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類.主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔任主持人一職.參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力.會議的準備工作一定要提前做好具體的準備工作.開會的原因、目的和結果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結果通知所有的參會者.9第2講會議效率不高的原因及解決方案高效會議的八大特征會議規范1.會議時間安排的規范上午8-9點之間,正是員工從家到公司,準備開始一天工作的時候.上午9-10點之間,員工已經開始進入工作狀態.上午10-12點或下午1-3點之間,最適合調動員工集思廣益.下午3-5點之間,最好不要安排會議.10第2講會議效率不高的原因及解決方案2.會議規范本身所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人,以找出最適宜所有參會人的開會時間.超過1小時的會議應有書面通知、議程表及相關資料.所有與會者都要準備在會上發言.準時開會,準時結束.各業務單位負責人對決議能否達成負責接責任.所有與會者應知道維護別人的尊嚴,不在會中羞辱別人,這條規則最重要,需特別注意.11第2講會議效率不高的原因及解決方案意見不同是好事,議論才能面面俱到,甚至有人扮“黑臉”.會議結束2-3天後,所有與會者應拿到會議記錄.所有與會者應承擔起對會議質量進行反饋的職責.必要時請第三方監控,以保証會議質量.3.固定的會議流程規范一個中心兩個基本點12第三講開會前的準備工作是否要開會1.無需開會的“五個如果”已經按慣例每周聚會會議成本太大還有比開會更好的方法沒什麼特別的事情要討論你是唯一做決策並且知道該怎麼做的人(開會讓他人參與隻能把問題弄糟)如果13第3講開會前的準備工作2.必須開會的“五個如果”準備工作的作用1.1H5WWhy:會議的目的必須把信息同時傳達給很多人有些事情需要當眾表揚或批評要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報工作如果給小組委派任務14What:討論的話題Who:參會者(確認與否、事先準備)When:日期及開始、結束時間Where:地點及設備How:規章制度2.特殊提醒會議準備工作核對單1.了解會議的目的;2.是否一定要開會;第3講開會前的準備工作153.確定會議的形式;4.安排會議的議程;5.決定會議的時間;6.確定會議的主持人;7.決定會議的地點;8.研究會場如何布置;9.確定出席人數;10.安排出席者座位;11.是否準備會議名簽;第3講開會前的準備工作1612.是否安排交通工具;13.是否安排與會者住宿;14.是否發出了會議通知;15.確定視聽教材;16.確定輔助教材;17.準備會場周邊位置圖;18.是否要求與會者準備資料;19.確定自己人的相關資料;20.是否安排會後娛樂項目並做好事先通知.第3講開會前的準備工作17主持人的準備工作1.主持人的4個準備工作設定溝通目標制定行動計劃預備可能的爭執進行SWOT分析2.SWOT分析Strength優勢Weakness劣勢Opportunity機會Threat威脅自身環境第3講開會前的準備工作18第四講成功會議的五種策略如何做開場白1.定義:3~5分鐘的談話,系統、簡潔及有明確宗旨.2.內容:開會目的,時間安排,議事方式,紀律規則等.3.程序:概觀會議進行程序;提供與討論有關的資訊;規范議程;指定會議記錄者;征求對議程設計的意見.19第4講成功會議的五種策略如何分配發言時間1.會議主持人的會議中所佔的發言時間較多,主要有以下原因:原因一,對議題較熟原因二,地位高,聲音大原因三,負擔較多的行政責任2.主持人的發言時間應掌握的20/80;要盡量保証每個人發言機會均等;盡量開成一種互動的會議氛圍.20第4講成功會議的五種策略如何掌握議事進度1.語言方式語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來控制會議的議事進度.2.非語言方式更有效的掌控議事進度的方式是用非語言性的方式,即通過眼神、手勢等面部表情告訴發言人說多了或者別說了,或者是說得不夠接著說等.21第4講成功會議的五種策略如何達成決議---決策方式1.彼德。德魯克決議法用“足夠多”的時間檢視困難所在,並使參會者達成共識.列舉或圖示各提案並開始討論之.客觀比較各提案的優劣,避免意氣之爭.估計各提案之獲益率.評估有無採集更多參考資料的需要.征求反對意見.22以中立角度檢視正反意見.尋求與會者對各提案之認同.對提案做適當的修整與妥協.確認議事結果.組成或指定議案執行的監督單位.2.四種群體決策權威決策少數服從多數決策共識決策無異議決策第4講成功會議的五種策略233.四種團隊決策法頭腦風暴法德爾菲法---專家群體決策法特點易地思考法思路轉換法如何圓滿結束會議1.預留5~7分鐘做總結2.確定工作分配妥當3.準時結束會議第4講成功會議的五種策略24第五講會議中的溝通與反饋技巧會議中的溝通1.3種溝通圖畫溝通漏鬥你心裡想的100%別人行動的20%別人聽懂的40%別人聽到的60%你嘴上說的80%溝通漏鬥25第5講會議中的溝通與反饋技巧溝通金三角溝通的冰山模式自已對方設身處地話題環境5%~20%工作層面80%~95%關系層面工作層面---說出的內容事實,信息個人關系層面---如何說過程,感覺26第5講會議中的溝通與反饋技巧2.有效溝通原則有明確的溝通目標有明確的時間約束重視每一個細節積極傾聽努力達成目標3.造成溝通困難的因素缺乏自信,主要因為知識和信息掌握不夠.重點強調不足或條理不清.27第5講會議中的溝通與反饋技巧不能積極聆聽,有偏見,先入為主,判斷錯誤.按自己的思路思考,忽略他人的需求.失去耐心,造成爭執.準備不充分,沒有慎重思考就發表意見.時間不充分.情緒不好.語言不通.大腦過濾.記憶力差.28第5講會議中的溝通與反饋技巧4.如何建立信任找共同點.在別人困難時給予幫助.別人出錯時給予善意的提醒.適當表達自己對別人的關心.適當展示自己的能力和水平.實事求是,不夸大,不說慌.暴露自己一定的脆弱之處保持適合自己的優雅儀表和風度29第5講會議中的溝通與反饋技巧會議中的反饋技巧1.反饋的兩種方式.團隊反饋,即一個人給大家反饋.一對一反饋,即一個人給另一人反饋,這種反饋方式比較困難.2.反饋的兩種類型正面指導反饋---積極的反饋是一種正面的強化指導,即一般意義上的表揚.建設性反饋是一鐘勸告指導,即一般意義上的批評.303.反饋時的特征.要描述,不要判斷.側重表現,而非性格.要有所特指.4.如何接受反饋.仔細傾聽,試圖以別人的觀點來看問題.弄清所有的問題以確定你的理解.承認你聽到的和懂得的而不去爭論.整理你聽到的,然後決定你同意什麼.第5講會議中的溝通與反饋技巧31要開明,不要防衛性太強.要包容,不要獨斷專橫.要平等,不要有優越感.第5講會議中的溝通與反饋技巧32第六講主持人的會議管理技巧傾聽的技巧1.傾聽的禮節聽聽別人的故事.聽聽別人完整的故事.先聽聽別人完整的故事.2.傾聽的具體方法Nod&smile(點頭且微笑)Eyecontact(眼神接觸)Listeningvoice(傾聽的“聲音”)33第6講主持人的會議管理技巧Leanforward(身體前傾)Repeat/summarize(重復/總結)Makenotes(做記錄)3.傾聽的誤區別人說話時,你在想自己的事.邊聽邊與自己的不同觀點對照.經常打斷別人的談話.為演講者結束他的演講.忽略過程隻要結果.34第6講主持人的會議管理技巧僅聽自己想聽或願聽的東西.精力不集中,易被其它東西幹擾.4.“傾聽”小總結我也有相同的經歷!如果我是你的話!會議中的說話技巧展示(Presenting)探詢(Probing)評論(Commenting)35第6講主持人的會議管理技巧建立(Buiding)測試理解情況(Testing)總結(Summarizing)排除(Shuttingout)引進(Briningin)就程序提出建議(Proposing)36第七講如何對待會議中的意外情況與“Cicada蟬”相遇與“Shark鯊魚”相遇“蟬”癥狀:講故事(和討論的主題無關)講了很長才進入主題講得太模糊,沒有具體事例拒絕傾聽別人的主要觀點主持人對策:面對這樣的發言者,要---非語言性暗示探詢、總結、測試其理解程度善意提醒關於程序及時間限制帶入別人發言“鯊魚”癥狀：有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見主持人對策:面對這樣的發言者,要---理解對方的想法或情緒重申會議中無論什麼意見都可以提,但正面的建議會更受歡迎非語言性打斷37第7講如何對待會議中的意外情況與“Donkey驢”相遇與“RabbitTracking兔子般追蹤”“驢”癥狀：過於敏感防衛性很強,心中有面“牆”不能站在別人的立場看問題主持人對策:面對這樣的發言者,要---突出他的貢獻重復問題短暫沉默“兔子追蹤”癥狀：質疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議“兔子般追蹤”的人,總是挑踐現有程序.因此,主持人對策:面對這樣的發言者,要---肯定他的貢獻重申可以先試用現在的程序,如不秦效,則馬上按他的方法實施.38第7講如何對待會議中的意外情況與“Crab螃蟹(跑題者)”相遇螃蟹癥狀:開會的同時一並做別的工作私自進入小團體討論時常接電話瞌睡其它:以筆敲桌,背對發言者,故意看別處等主持人對策:對開小會者主持人停止說話或者示意發方者暫停,使會場突然靜下來,私下談話的人就會警覺.主持人問他們能不