高效会议管理技巧[经典ppt]

高效会议管理技巧河南众卓企业管理咨询有限公司平均一生中9000小时的会议每年企业中30%在开会会议困惑知道少？中层管理人员开会时间超过35%高层管理人员开会时间超过50%年人事费用的7%-15%无效会议损失人均800美元/年•50%的中高层平均每周要开一次至三次会•79%人在开会时做着与会议无关的事情•62%的人认为一周开一次会最合适•76%的人希望每次会议能够控制在半小时以内。会议困惑知道少？•认真听讲、做笔记的人，仅占受访者的21%•另有79%的人都在“神游”。•其中，13%的人喜欢在开会时看报纸、杂志打发时间；•24%的人则喜欢在开会时听音乐，或者拿手机玩游戏、上网看小说、sms聊天等；•42%的人选择了在开会时睡觉。•课程预定：0371-8888-1673|186-3718-1672会议困惑知道少？•开会期间看裸女图美议员被逮现形•仅有29%的人做了会议记录；•8%的人表示做笔记只是为了做个样子给主管看，写的东西都是即兴发挥，完全是乱写；•11%的人则在会议本上忙自己的事，如写日记，准备工作材料等；•52%的人则表示，不敢站起来反驳主管的观点，就在笔记本上发泄一下不满的情绪，如写上“这简直是无稽之谈，没有一点可行性”之类的话。会议困惑知道少？谈及为什么不做笔记时•13%的人称是因为主管没有强制要求；•70%的人则认为会议内容没有意思，没必要做笔记；•10%的人表示开会时都有会议材料，懒得动笔；•7%的人则称用脑记就行了，不需要做笔记。会议困惑知道少？在调查中，多数受访者表示不喜欢开会，甚至非常反感开会。其中:•35%的人称主管讲话空泛、没有吸引力；•8%的人认为主管是在拿会议给员工施压；•10%的人因为开会时间太长、太多而产生反感；•47%的人表示，大多数会议对改进工作没有实际意义。会议困惑知道少？•大多数的人进去会议室后，都先会挑选离主席位最远的位置，所以每次先坐满的都是后排。从会议室的位置，也可以看出不同人的个性！会议困惑知道少？坐前排的人•往往很积极主动，很会处理各种关系，上学的时候和老师关系也很好，但是和同学关系不好。坐中排的人•稍微被动一点，行事小心谨慎，追求平淡，被分配到工作会努力做好，属于默默耕耘型员工，和同事相处良好。坐后排的人•若不是沉默内向，就是刚愎自用、单打独斗型，不喜欢插手人事纠纷，行事低调但工作负责任。会议困惑知道少？•在闲得无聊或苦闷烦恼时；在开会、听课、打电话时，不少人常常喜欢随手在纸上无意识地乱涂乱画，涂画完后往往随手一扔。•心理学家研究证实，这种无意识地涂画，恰恰能真实地表现出图画者的某些个性和心理。会议困惑知道少？1.圆形•喜欢涂画圆形者，心中有韬略，但不到时机不轻易对外透露。这类人知道如何为自己的将来制定计划。2.小锯齿图形•经常涂画些小锯齿图形的人，思想敏锐，有分析能力和批判精神。3.大锯齿图形•喜欢涂写大锯齿图形的行为，是紧张感突然增加的表现。例如，当你听课时，如果受到老师的点名批评后，你画的图形通常多是大而呈锯齿形。4.连续打圈•喜欢在纸上连续打圈者，多是通情达理、有安全感、与世无争的人5.横直线或交叉并行线•喜欢涂画横直线或交叉并行线的人，一般都精力充沛，平时闲不住，无时无刻不在找事干。6.波浪形•喜欢图画波浪形的人，大多灵活性强，反应快，能适应不同的环境，对自己的所作所为感觉良好。有的人经常喜欢在方格内乱画线，这说明此人目前压力重重，但仍希望能克服困难。7.无规则图形•悠然自得，逍遥自在，能对生活作出合理调整。8.无规则锯齿形•有竞争意识，好胜心强，不甘示弱。会议困惑知道少？最讨厌的五种会议类型：1．议而不决型•这种会议可称为“脱了裤子又不放屁”，在会议中提出一堆问题讨论，与会者七嘴八舌提出各种解决方案及意见，讨论很热烈。•结果主持会议的主管最后一句：“大家的意见都很好，我们会后各自再思考一下，还有没有更好的方式，我们有空再提出来讨论。”•该解决的问题并没有立即处理，浪费大家宝贵的工作时间！2．血腥批斗型•通常出现在某项目出台或某件事情惊动高层时。众人为求自保，纷纷开始踢皮球。•业务部骂财务部：“官僚！不知变通！”•财务部转责采购部：“乱来！采购单据不清楚，我们怎么敢拨款？！”•采购部抱怨商品部：“可恶！都是你们采购资料给得不齐全！”•大家批过来斗过去，整个会议就在互骂中结束，一点建设性都没有，完全没讨论到问题该怎么解决。最讨厌的五种会议类型：3．宣誓效忠型•这种会议不是用来讨论问题与解决问题的。而是主持会议的主管已经决定好要怎么做了，召集开会的用意只是要确认属下或其他部门的支持。•“上次开会的结果，A案应该是大家的共识吧。有意见的人可以提出来讨论，但我想A案总经理也认为不错。”（把上头搬出来，大石压死蟹。）•会议就在主会者的强势主导下，“无异议”通过！最讨厌的五种会议类型：4．成果报告型•通常出现在例行的周会、月会上。与会者拿着手上的数据数据及工作进度，依序面无表情地照本宣科，轮完一轮最后请主位上的“老大”做最后总结。这种会议只是老板想要突显领导地位，或者是他想定期与员工见面联络情感，为开会而开的会议。最讨厌的五种会议类型：5．打发时间型•召集会议的主管不是太闲没事干或是想“宣誓主权”，让你们了解我才是老大。这种类型会议什么样的主题都可能出现：会议室使用规定、XXX结婚谁代表参加、厕所擦手纸使用问题讨论之类的会议。基本上内容非常没有养分，会议上也大都以闲扯瞎聊居多。最讨厌的五种会议类型：“高效会议管理”讲什么？会议的目的高效会议的预防性管理高效会议的八大特征会议规范参与者的十大守则和责任会议记录者的功能及胜任条件会议记录的十大建议课程内容•课程主题：高效会议管理培训•课程时间：2天•培训机构：河南众卓企业管理咨询有限公司•课程对象：企业中高层管理者、部门主管及后备干部等。•课程预定：0371-8888-1673|186-3718-1672培训目的•对于全员：系统地了解会议召开目的、如何使会议高效、如何对会议进行管理•对于会议主持人：1）学会如何有效为会议做准备；2）如何在会议中担当一个重要角色；3）如何指导他人有效参与会议、更快做出决定、制定出有效行动计划；•对于参会者：学会如何有效参加会议•对于会议记录者：如何使会议记录全面、准确一、会议的目的•开展有效的沟通•资讯传达•监督员工的工作进展，协调工作中的矛盾•达成协议、解决问题•决策和资源共享•开发创意•激励员工士气•巩固经理人地位二、高效会议的预防性管理•时间安排要合适•地点安排要合适•开会对象要选择对•主持人要有影响力•参会者要有听的技能•要充分做好准备工作•明确开会原因和目的三、高效会议的八大特征•只有必要时才召集•经过好好筹备过•拟定和分发了议程表•严格遵守了时间（开始时间、结束时间）•一切都是按部就班•请了最有经验（最应出席）的人出席•结束时做了评论和总结•记录了决定、建议和负责人四、会议规范（一）•时间安排方面的规范•固定的会议流程规范•会议本身要遵守的规则四、会议规范（二）•时间安排方面的规范（以上班9点为例）09：00－10：00发言、提建议的欲望未被唤醒10：00－11：00大脑清楚，适合一对一或商务谈判、业务分析11：00－16：00适合集思广益、头脑风暴的会议下班前不适合开会四、会议规范（三）•固定的会议流程规范1）准备阶段2）开始3）议程a.分享议题、目标；b.交流信息c.出主意、做决定、确认行动d.总结4）结束（总结、安排）5）跟踪（指定负责人、跟踪项目及下次汇报时间等）四、会议规范（三）•会议本身要遵守的规则1）参会者要将工作安排交给会议主席2）超过1小时的会议要有书面通知3）所有参会者都要有准备发言的心态4）会议要能准时开始、准时结束5）负责人对决议能否达成负直接责任四、会议规范（三）•会议本身要遵守的规则6）在会上要维护别人的尊严7）要有人提出不同的意见8）会后要能拿到书面的记录9）参会者要履行反馈职责10）要请第三方监控会议质量五、参会者的十大守则（一）•会前充分准备•会中贡献创意、意见•以解决问题为己任•摒除部门之见•尽可能多的获取信息五、参会者的十大守则（二）•耐心倾听，尊重他人意见•勇于发言，言之有物•不隐恶扬善，不人身功击•避免不当的肢体语言•会后总结六、记录功能和胜任条件•仅次于主持人•记录及维持议程所设计的顺序•协助主持人总结与归纳（一）会议记录者的功能六、记录功能和胜任条件•反应敏捷•写字快•知识面广•记忆力强•组织能力强•倾听能力强•总结能力强（二）会议记录者的胜任条件七、会议记录的十大建议•重要的会议应录音•定期会议不用录音•多数会议指定会议记录者•记录者的笔记流畅不失真•会议记录者的责任更全面•会议记录内容全面而准确•会议结束后整理记录内容•会议记录应有组织地整理•与主席共同修正错误部分•将会议记录发送给与会者会议管理之道……会而议，议而决，决而行，行而彻！Thanks!