公文管理培训（PPT42页)

恒大足球学校公文管理办公室宋伟亮2016年5月公文的概念、特点及种类常用公文写作方法公文格式要求发文流程公文印发注意事项目录一、公文的概念、特点及种类一、公文的概念、特点及种类公文的概念公文是公务文书的简称，是指法定机关与单位组织在公务活动中，按照特定的体式，用于传达政令政策、处理公务，以便协调各种关系，决定事务，使工作正确、高效地进行，经过一定的处理程序而形成的一种书面材料。公文的特点1、特定的使用对象；2、规范的体式；3、简明朴实的语体；4、合法的形成过程一、公文的概念、特点及种类公文的种类公文的种类简称“文种”。按国务院办公厅的规定，公文种类主要包括：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。学校常用公文种类有：请示、报告、通知、通报、决定、函、会议纪要。二、常用公文写作方法二、常用公文写作方法1、请示概念请示是下级单位向上级单位请示指示和批准的公文文种，属上行文。适用范围写作方法批准性请示、呈转性请示二、常用公文写作方法二、常用公文写作方法2、报告适用范围汇报工作、反映情况、提出意见或者建议以及答复上级单位的询问写作方法（1）标题一般由报告单位、事由加文种，如《恒大足球学校关于2014年度工作情况的报告》。（2）正文需把握三点开头：概括说明，点名主旨；主体：内容丰富，既详实又概括；结尾：具体切实，提出问题与改进意见。（3）结尾通常以“请审核”、“请审示”等语作结。二、常用公文写作方法五、公文写作注意事项请示和报告的异同相同点都是写给上级的公文，公文里都有陈述意见、反映情况的内容。不同点第一，时间有别。请示与报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。3、通知适用范围发布规章；传达要求学校有关部门办理和有关部门需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。分类及写作方法（1）印发性通知。如：关于下发《恒大足球学校公文管理办法》的通知（2）知照性通知。如：关于2016年端午节放假的通知（3）事务性通知。如：关于开展2016年度年中资产盘点的通知（4）任免、聘用通知。如：关于××同志干部任职公示的通知二、常用公文写作方法4、通报适用范围表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。写作方法（1）表彰性通报和批评性通报陈述主要事实、体现教育意义、提出决定要求（2）情况通报只对客观事实进行叙述的；附加解释说明或指导性意见的。二、常用公文写作方法5、决定适用范围对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。决定是上级单位发出的，带有制约、规范、指导作用。分类及写作方法（1）表彰决定（2）处分决定（3）关于重大工作安排的决定二、常用公文写作方法6、函概念适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。写作要求内容专一、语言朴实、态度谦逊、陈述为主。工作联系函二、常用公文写作方法二、常用公文写作方法7、会议纪要概念根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成，反映会议基本情况、议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种纪实性公文。写作方法集中概述法、分项叙述法、发言提要法写作原则及要求有议必有果，清楚罗列每项议题的最终讨论结果和决定内容、会议确定的完成时间、责任部门或责任人，排列次序按每个议题最后决定的完成时间依次列下。二、常用公文写作方法二、常用公文写作方法三、公文格式要求三、公文格式要求1、密级和保密期限学校公文必须设置保密等级、保密时效和发放范围并在公文正文右上角予以标明。密级分为绝密、机密、秘密、公开4级。三、公文格式要求2、发文字号发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。发文机关标识下空4行，用四号仿宋体字，居左排布；年份、序号用阿拉伯数码标识，序号按三位数编排（即由001编起）；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文字号及编号有关规定教育教学管理中心、小学部、中学部、信息技术处发文字号统一由办公室负责按“恒足校教字〔〕第×××号”编排；竞训一处、竞训二处、国际事务处、国际联赛基地、测评科研处发文字号统一由办公室负责按“恒足校竞字〔〕第×××号”编排；其它部门发文字号统一由办公室负责按“恒足校办字〔〕第×××号”编排；各部门所有人事任免、奖惩、机构调整类公文发文字号统一由办公室负责按“恒足校人字〔〕第×××号”编排；呈批报告、工作联系函、工作督办函、会议纪要由相关部门自行编号（向集团呈报的呈批报告由办公室负责编号）。五、公文写作注意事项三、公文格式要求3、签发人平行排列于发文字号右侧。签发人用四号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用四号仿宋体字标识签发人姓名。三、公文格式要求4、公文标题红色反线下空1行，用20号宋体字加粗，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。三、公文格式要求5、主送单位主送单位指公文的主要受理单位，标题下空1行，左侧顶格用四号仿宋体字标识，主送单位名称后标全角冒号。三、公文格式要求6、公文正文主送单位名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。用数字表示多层次结构序数，其标识方法为：第一层用“一、”“二、”…；第二层用“（一）”“（二）”…；第三层用“1、”“2、”…；第四层用“（1）”“（2）”…三、公文格式要求7、公文附件公文如有附件，在正文下空1行左空2字用四号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿位伯数码（如“附件1：××××”）。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件的左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。三、公文格式要求8、成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写成“○”。成文日期以签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。三、公文格式要求9、主题词主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组，一般为3个，其中最后1个应为该公文的文种。“主题词”用四号仿宋体字加粗，居左，后标全角冒号；词目用四号仿宋体字；词目之间空一字（不得加插标点符号）。三、公文格式要求10、抄报“抄报”是指，除将公文发给主送单位以外，同时发给需执行或知晓的发文单位上级单位或上级领导。“抄报”在主题词的下1行，列清抄报人或抄报范围，用四号仿宋体字加粗标识“抄报”，后标全角冒号；抄报人之间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄报人对齐；在最后一个抄报人后标句号。三、公文格式要求11、抄送“抄送”是指，除将公文发给主送单位以外，同时发给需执行或知晓的发文单位平级或下级单位（或个人）。公文如有抄送单位，在主题词下2行，用四号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。三、公文格式要求12、印发机关和印发日期位于抄送单位之下（无抄送单位在抄报之下）占1行位置；用四号仿宋体字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。三、公文格式要求13、公文印发份数如需标识公文印发份数，在公文印发日期下1行，以阿拉伯数字形式用小括号“（）”注明。三、公文格式要求14、页码用小四号仿宋体阿伯数码标识，页码居中置于页脚第一行。公文纸首页不显示页码。15、排版规格标题用20号宋体字加粗，正文用四号仿宋体，文中如有小标题可用4号仿宋体加粗或黑体字。16、印制及装订要求双面印制，左侧装订，不掉页。订位为两钉钉锯外订眼上下各1/4处。平订钉锯与书脊间的距离为8mm－10mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。四、发文流程发文流程部门拟稿、校对部门负责人审核部门分管校领导审批四、发文流程办公室负责人审核执行校长签批办公室文秘审核EMS发文付印、盖章四、发文流程五、公文印发注意事项1、公文发放原则（1）学校绝密、机密和秘密级别的公文务必严格按照“最小性”原则确定发放范围，不得向无关人员发放，不得随意复制、打印或转发；（2）办公室指定专人审核公文及其保密等级、保密时效和发放范围建议，办公室负责人审核签字后方可发文；（3）因特殊情况，须传阅学习的密级文件，由各部门负责人单独持有并在部门内部开展传阅学习。五、公文印发注意事项2、办文过程有关规定（1）文件拟稿部门负责文件内容的校对，对可能影响学校或集团品牌形象的公文，拟文部门还须报学校品牌处负责人审批；（2）所有涉密文件在起草、修改、报批过程中都须加强保密工作，纸质版涉密文件在报批、传送过程中，经办人须自觉将文件放入文件夹中，以避免无关人员看到文件内容。所有涉密文件的电子版需加密保存。所有作废的涉密文件稿（含纸质版和电子版）都须立即销毁；（3）文件报送至办公室或相关人员手中时，有关人员应做好保密措施，不和无关人员随意讨论文件内容；（4）文件经由EMS发布后，如要撤销或重发，须由拟稿部门将正确文件版本经本部门负责人签字后方可进行撤消或重发。办公室对各部门撤消或重发的文件登记在案，并作为部门考核依据，如发现因出现重大错误导致文件撤消或重发的，将对文件拟稿人、校对人及部门负责人予以问责。五、公文印发注意事项3、其它有关保密规定（1）员工因工作关系接触到学校或集团涉密文件时，不得向无关人员泄露文件内容。任何部门报批的文件禁止在公共场合讨论。（2）员工在办公区域同外来人员商谈工作或会客时，桌面不准摆放涉密文件、档案资料。（3）办公期间离开办公室时，必须将桌面上涉密文件、资料放入抽屉或文件柜内并上锁。办公室无人时须锁门。（4）不得在私人交往、信函、上网、通话等情况下泄露学校或集团秘密，不得在公共场合谈论学校或集团涉密问题，不得擅自复制、摘抄、传递学校或集团涉密信息。（5）涉及学校或集团项目的作废图纸、汇编资料等大宗图文资料、音像资料须交由档案室集中销毁。（6）如发现员工因泄露学校或集团秘密影响学校或集团品牌，造成恶劣影响的，将对相关责任人予以严肃处理直至开除。五、公文印发注意事项