日用公文起草写作规范

用公文起草写作规范一、公文写作的原则1.合乎法规——不与法律法规、学院规章制度相抵触；2.实事求是——不浮夸，不回避，立足实际；（总结、调研报告等3.主题突出——一事一文，突出主题；（请示、策划）4.条理清晰——层次感强，简单明了；（通知等）用语得体——表述准确，不生歧义，避免口语化和错别字。二、公文写作的格式（一）公文用纸：统一采用A4型纸，其幅面为210mm×297mm，A4纸为左边距2.8厘米，右边距2.6厘米。双面印刷，左侧装订，钉距适当（一般为上四分之一处、下四分之一处）、无坏钉、无漏钉、无重钉，整齐牢固。（二）行文格式主要要求：1.标题：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号，一般用2号宋体字（加粗），可分一行或多行居中排布。标题一般占正文宽度3／5为宜.标题字数过少，可把字距适当加大；如字数较多，超过正文宽度4／5以上就应根据标题语句分两行或多行排列。2.分行不破词，即不要把一个词或一个数字割裂分排在两行内现在有几种格式参照：（1）直线式：15字以内例如：XX学院第二届大学生艺术展演方案（2）短长式：15－28字例如：XX学院经济与工商管理系20XX届毕业生安全文明离校工作方案（3）长短式：29－33字例如：共青团XX学院经济与工商管理系委员会关于免去XXX职务的报告（4）纺锤式：34－45字，也称“橄榄型”、“梭子式”。例如：XX学院经济与工商管理系学生会关于召开XX学院经济与工商管理系第一次学生代表大会的请示3.正文：标题下空一行开始，字体一般用仿宋体，字号一般为3号文中如有小标题可用3号宋体字（加粗）或黑体字。4.结构层次：正文中的如有多个层次，则第一层应标为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。但对四个层次的标题字体没有区别，建议一级标题用黑体，二级用楷体，三级用宋体加黑，四级同正文。5.表格：正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。正文中穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公文中也常穿插一些小表格。6.附件：公文如有附件，在正文下空l行左空2字用4号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。7.落款：即发文机关或单位称，字体、字号同正文一致，落款应居左对齐。8.日期：即成文时间，可点击“插入→日期和时间”，然后在“语言（国家／地区）”中选择“中文（中国）”，然后在左侧就可以看到所需日期了。9.印章：加盖印章应上距正文1行之内，也就是不到1行的空白，端正居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字的措施加以解决，务使印章与正文同处一面。（联合行文印章从略）如果发文单位名称过长，利用Word里的“双行合一”命令制作公文落款，点击“格式→中文版式→双行合一”，出现“双行合一”对话框，点击就可。10.层次标号回车后与文字距离过大，可用快捷方式Ctrl＋Z，然后再输入下一数字。11.行距：行距一律为1.25倍行距三、注意的问题1.公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明“以下简称为××××”，再次使用时用简称。2.标点符号使用不正确，特殊符号用法不正确。有将间隔号“•”写为点号“.”的，如“6•23洪水”写为“6.23洪水”。还有的连接号使用不规范，如“2008年3月26－28日”或“2008年3月26～28日”，使用连接号，应占一字的位置，并上下居中，应为“2008年3月26—28日”。（1）日期纵向与正文的距离过大，距离应依印章的大小而定，其标准为印章盖在成文日期上，上距正文不到1行的空白。（2）标题中误用。公文的标题中一般不使用标点符号，但是书名号、引号可以用。（3）逗号“一逗到底”。只要一句话说完了，不管句子长短，就要用句号断开。（4）顿号的误用。一是顿号、逗号、分号、句号混用。在完整的句子里，顿号是句子内部并列词语之间的停顿；逗号是单句内部成分与成分之间或复句内部各分句之间的停顿；分号是复句内部并列分句之间的停顿；句号是陈述句末尾用的点号。这4个点号在句子中是循序渐进的，通俗地说，句号管分号、逗号、顿号；分号管逗号、顿号；逗号管顿号。公文问题通常出在：⑴混用顿号和逗号；⑵混用逗号和分号；⑶分号内部用句号。（5）滥用书名号：书名号只能用于书名、报刊名、文件名、文章名，不能用于证件名、会议名、奖状名、活动名、建筑名、品牌名等。（6）错别字。四、公文种类上行文：下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如：报告、请示。下行文：上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定指示、批复等平行文：同级机关或者互不隶属机关之间的行文。五、常见的公文写作（一）工作计划：工作计划的格式一般包括标题、正文和落款三部分。1.标题，一般用完整式标题。包含单位（部门）名称、时限、内容和文种。如《经济与工商管理系学生会秘书处20XX—20XX学年度工作计划》。2.正文。一般包括前言、主体和结尾3个部分。（1）前言：主要是对基本情况的分析，或对计划的概括说明，依据什么方针、政策及上级的什么指示精神，完成任务的主客观条件怎么样，制订这个计划要达到什么的，完成计划指标有什么意义。（2）主体：工作计划的四大要素：工作内容、工作方法、工作分工、工作进度。（3）结尾：可以展望计划实现的情景给人以鼓舞，也可以提出总的希望或者号召。3.落款：计划的单位或部门，应与标题中一致，时间为成文时间。不论哪种计划，写作中都必须注意掌握以下五条原则：第一、对上负责的原则。要坚决贯彻执行党和国家的有关方针、政策和上级的指示精神，反对本位主义。第二、切实可行的原则。要从实际情况出发定目标、定任务、定标准，既不要因循守旧，也不要盲目冒进。即使是做规划和设想，也应当保证可行，能基本做到，其目标要明确，其措施要可行，其要求也是可以达到的。第三、集思广益的原则。要深入调查研究，广泛听取群众意见、博采众长，反对主观主义。第四、突出重点的原则。要分清轻重缓急，突出重点，以点带面，不能眉毛胡子一把抓。第五、防患未然的原则。要预先想到实行中可能发行的偏差，可能出现的故障，有必要的防范措施或补充办法。六、工作总结一般而言，工作总结分为三部分：标题、正文、日期。标题。通常采用两种写法，一种是发文单位名称＋时间＋文种，如《经济与工商管理系分团委学生会20XX年度工作总结》；另一种是采用新闻标题的形式，如《总结过去、立足当前，努力开创我系团学工作新局面——经济与工商管理系分团委学生会20XX年度工作总结》2.正文。一般可分为四个部分：情况概述；成绩和缺点；经验和教训；今后努力方向。（1）情况概述。工作总结必须有情况的概述，这部分内容是工作总结的开头，应以简明扼要的文字交代总结的缘由，或对总结的内容、范围、目的作限定，对所做的工作或过程作扼要的概述、评估。它的主要作用便于把下面的内容引出来，所以这部分文字篇幅不宜过长，只作概括说明，不展开分析、评议。（2）成绩和缺点。这一部分是总结的主要部分，也就是一篇工作总结的中心，所以一定要写好。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。（3）经验和教训。这部分也是总结的主要部分，也要努力写好。由于思想不对头，方法不得当，或由于一些其他原因犯了错误，造成损失而得出的反面经验有哪些；实践中感受到应当解决而暂时没有解决或没有办法解决的问题又有哪些，以后工作中如何去做。（4）今后努力方向。根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。这部分只需写很短的一段话，写得长了，反而冲淡了主题。3.日期。总结正文写完以后，应该在正文的右下方，写上总结单位的名称和总结的年月日七、请示请示一般由标题、主送单位、正文和落款四部分构成，有的请示还有附件。（1）标题。一般要把请示的问题在标题中写明，有两种构成形式：一种是由发文机关＋事由＋文种（请示），如：“××××关于恢复×××同志党籍的请示”；另一种是事由＋文种构成，如《关于开展春节拥军优属工作的请示》。（2）主送单位。即所请示的办理文件的上级单位，写在标题下方第一行（顶格写）。主送单位的名称要写全称或规范性的简称。（3）正文。一般由开头、主体和结语三部分组成。开头，写请示的原因；主体，写请示的事项，有的还要写明处理的具体措施和意见；结语，一般另起一行写上“以上请示，是否妥当，请批示。”、“以上妥否，请批复。”等语句。（4）落款。在正文右下方，应写明请示单位的全称和日期，并加盖印章。2.附件：如上。3.写请示的要求以及应注意的问题：（1）要一文一事。（2）不能多头请示。（3）一般不能越级请示。（4）请示必须在事情发生前进行，忌先斩后奏。（5）但不加“尊敬的”等字眼。八、报告报告的写作基本同请示，这里主要讲讲报告与请示的区别。（1）目的不同。请示是请求上级机关批准同意开展某项工作，帮助解决工作中实际问题和困难；报告是向上级机关汇报工作，反映情况等。（2）结构形式不同。请示主要是请示的起因、请示的事项、和请求批准；报告着重汇报工作反映情况、提出意见和工作按排，不涉及请示的问题和内容。（3）时间不同。请示必须事前行文，报告一般在事后或事中行文。（4）处理结果不同。对下级的请示事项，上级机关必须答复，作为报告，上级一般可不予答复。（5）结束用语不同。请示的结尾一般用“妥否，请批示”或“特此请示，请予批准”等形式，请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求；报告的结尾多用“特此报告”等形式，一般不写需要上级必须予以答复的词语。九、申请书申请书一般主要是用于没有隶属关系的两个单位或部门之间，一方请求另一方协助某项工作或批准某些东西的。比如：申请篮球场（体育部）、申请桌椅（总务处）等。申请书一般包括4部分：标题、称谓、正文和落款日期。1.标题一般为“申请书”，2号黑体或宋体（加粗）居中。2.称谓一般为主送单位或部门，用全称或规范性简称。如学院团委、新食堂、总务处等，切忌加“尊敬的”等字样。这点不同于一般的申请书（入党申请书等）。3.正文中应表明申请的缘由、物品、时间等，如果是需归还的物品还应写明归还时间，必要时还要写上经手人的姓名和联系电话等。4.落款和日期。请参考前面的内容。十、策划1.策划（方案）名称一般为：单位（部门）＋活动名称＋策划（活动方案）2.活动背景3.活动目的（意义）4.活动主题5.组织机构6.活动时间、地点7.活动对象8.活动内容9.工作安排10.经费预算：活动的各项费用在根据实际情况进行具体、周密的计算后，用清晰明了的形式列出。11.活动要求、注意问题。十一、会议记录会议记录一般由会议名称、会议基本情况、会议内容、会议结尾四部分组成：（1）会议的名称：一般写法是单位名称、会议事由（含届、次）加上记录组成。如“经济与工商管理系第一次学生代表大会筹委会全体会议记录”。（2）会议基本情况，应包括以下内容：时间及地点；主持人——写明主持人的姓名、职务；记录人——写上记录者的姓名，必要时注明真实其职务，以示对所作记录的内容负责；出席人——按规定必须参加会议的人员；缺席人及原因——没有按规定参加会议的人员，及其缺席原因；列席人员——不是会议成员，因工作需要而参加会议的人；上述内容，要在会议召开之前写好，不可遗漏。（3）会议内容：主要写会议议程、讨论过程、发言内容、会议决议等，这是会议记录的主要部分。记录方法有两种：①摘要记录：记会上讲了什么事，讨论了什么问题，通过了什么决议。②详细记录：把会议情况、内容详细记录下来。把每人的发言尽可能原话记录。如果会议讨论的问题比较复杂，在讨论中又有不同意见，发生争论，更应努力做到有言必录。（4）结尾：会议记录没有固定的格式。一般要另起一行，空两格写“散会”字样。在会