文件记录的管理培训

文件和记录的管理文件和记录的管理文件和记录的管理文件和记录的管理IMIGSCJun,2010IMICONFIDENTIAL培训章节培训章节培训章节培训章节•文件的管理文件的管理文件的管理文件的管理–纸质文件的管理纸质文件的管理纸质文件的管理纸质文件的管理–电子文件的管理电子文件的管理电子文件的管理电子文件的管理•记录的管理记录的管理记录的管理记录的管理•ISO9001：：：：2008对文件管理的要求对文件管理的要求对文件管理的要求对文件管理的要求IMICONFIDENTIAL这些情况我们是否遇到过这些情况我们是否遇到过这些情况我们是否遇到过这些情况我们是否遇到过？？？？IMICONFIDENTIAL也许这样会好一些也许这样会好一些也许这样会好一些也许这样会好一些！！！！IMICONFIDENTIAL这里最乱的地方在哪里这里最乱的地方在哪里这里最乱的地方在哪里这里最乱的地方在哪里？？？？我们意识到我们意识到我们意识到我们意识到了吗了吗了吗了吗？！？！？！？！IMICONFIDENTIAL也许这样会好一些也许这样会好一些也许这样会好一些也许这样会好一些！！！！IMICONFIDENTIAL文件的管理文件的管理文件的管理文件的管理很多员工似乎并不在意自己的文件，办公桌上、电脑里的文件堆得乱七八糟，用的时候怎么也找不到，浪费心情又花费时间，工作效率也低了下来。很多人工作失误的原因就是不知道如何整理自己的文件。文件管理对于一个公司来说有着举足轻重的作用。一个运转良好的公司，其文件管理系统一定是规范而清晰的。IMICONFIDENTIAL根据根据根据根据ISO9000的定义的定义的定义的定义，，，，文件是信息及其承载的媒文件是信息及其承载的媒文件是信息及其承载的媒文件是信息及其承载的媒体体体体。。。。什么是信息什么是信息什么是信息什么是信息？？？？信息是有意义的数据信息是有意义的数据信息是有意义的数据信息是有意义的数据。。。。所谓承所谓承所谓承所谓承载的媒体可能是利用纸张载的媒体可能是利用纸张载的媒体可能是利用纸张载的媒体可能是利用纸张、、、、计算机磁盘计算机磁盘计算机磁盘计算机磁盘、、、、光盘光盘光盘光盘、、、、照片照片照片照片、、、、磁带磁带磁带磁带、、、、或者标准样件或者标准样件或者标准样件或者标准样件、、、、样品或者它们的任样品或者它们的任样品或者它们的任样品或者它们的任何组合方式的媒体何组合方式的媒体何组合方式的媒体何组合方式的媒体。。。。那么什么是文件呢那么什么是文件呢那么什么是文件呢那么什么是文件呢？？？？IMICONFIDENTIAL文件管理中的常见问题文件管理中的常见问题文件管理中的常见问题文件管理中的常见问题1、、、、没有文件和资料编号规则没有文件和资料编号规则没有文件和资料编号规则没有文件和资料编号规则；；；；建议：建立“文件与资料编号规范”，这样便于企业的文件的识别、归档、查询等管理，以保证文件的正确使用;特别是技术文件和表单;2、、、、由于每个部门都有发行文件的权利由于每个部门都有发行文件的权利由于每个部门都有发行文件的权利由于每个部门都有发行文件的权利，，，，但是缺少文件状态标示但是缺少文件状态标示但是缺少文件状态标示但是缺少文件状态标示：：：：缺少缺少缺少缺少发行部门和接收部门的标识及发行日期发行部门和接收部门的标识及发行日期发行部门和接收部门的标识及发行日期发行部门和接收部门的标识及发行日期。。。。建议：企业有一个专人来控制体系文件，或者负责ISO的人员来管理体系一二阶文件，技术部门派一位人员来负责技术文件的发放管理和回收等事宜;3、、、、文件控制程序中文件控制程序中文件控制程序中文件控制程序中，，，，没有对外来文件的定义和管理没有对外来文件的定义和管理没有对外来文件的定义和管理没有对外来文件的定义和管理。。。。建议：外来文件管理是文件管理里必需写的一条，应该写到”文件与资料管理程序“里面去;至于管理方法，每个企业外来文件类型都不同，当然文件管理方式也不同，但一定要加以控制和管理！IMICONFIDENTIAL4、、、、对于发行给第三方的文件对于发行给第三方的文件对于发行给第三方的文件对于发行给第三方的文件，，，，文件程序没有明确的管理办法文件程序没有明确的管理办法文件程序没有明确的管理办法文件程序没有明确的管理办法。。。。建议：关于发给第三方的文件，第三方可能更多是你们的供应商或者下属子公司之类的，这也是需要进行管理的，可以不用专门写一个文件，同样可以写到“文件和资料控制程序里”，该如何发放，谁有权发放，该如何回收，都可以明确下来！5、、、、对于文件的审核和批准权限规定不明确对于文件的审核和批准权限规定不明确对于文件的审核和批准权限规定不明确对于文件的审核和批准权限规定不明确。。。。没有图纸和文件发放的没有图纸和文件发放的没有图纸和文件发放的没有图纸和文件发放的审批规定审批规定审批规定审批规定，，，，造成以口头通知为准造成以口头通知为准造成以口头通知为准造成以口头通知为准。。。。建议：任何文件发布前都要得到审核和批准才能允以发行，以确保文件的充分和适宜性，自然这个责任人就要得到明确。6、、、、仅对文件发放确认有规定仅对文件发放确认有规定仅对文件发放确认有规定仅对文件发放确认有规定，，，，对于文件回收对于文件回收对于文件回收对于文件回收，，，，只规定自行销毁只规定自行销毁只规定自行销毁只规定自行销毁。。。。没没没没有记录可以查阅有记录可以查阅有记录可以查阅有记录可以查阅。。。。建议：“文件与资料控制程序”里对这个是一定要有相关规定的，既然有发放规定，这个回收作废也必然是要的，你们可以在发放文件清单里加“回收”这么一栏，这样，管理起来，会比较合适！文件管理中的常见问题文件管理中的常见问题文件管理中的常见问题文件管理中的常见问题IMICONFIDENTIAL文件管理与文控中心文件管理与文控中心文件管理与文控中心文件管理与文控中心－－－－文控中心的责任文控中心的责任文控中心的责任文控中心的责任发布前得到批发布前得到批发布前得到批发布前得到批准准准准，，，，确保文件确保文件确保文件确保文件充分适宜充分适宜充分适宜充分适宜。。。。文件的评审与更文件的评审与更文件的评审与更文件的评审与更新新新新，，，，确保发布前确保发布前确保发布前确保发布前再次得到批准再次得到批准再次得到批准再次得到批准确保文件的更确保文件的更确保文件的更确保文件的更改和现行修订改和现行修订改和现行修订改和现行修订状态得到识别状态得到识别状态得到识别状态得到识别确保在使用处可确保在使用处可确保在使用处可确保在使用处可获得适用技术文获得适用技术文获得适用技术文获得适用技术文件的有关版本件的有关版本件的有关版本件的有关版本。。。。在文件发布前应在文件发布前应在文件发布前应在文件发布前应确保文件保持清确保文件保持清确保文件保持清确保文件保持清晰晰晰晰、、、、易于识别易于识别易于识别易于识别确保外来文件确保外来文件确保外来文件确保外来文件得到识别得到识别得到识别得到识别，，，，并并并并控制其分发控制其分发控制其分发控制其分发防止作废文件的非防止作废文件的非防止作废文件的非防止作废文件的非预期使用预期使用预期使用预期使用，，，，及时回及时回及时回及时回收作废的任何文件收作废的任何文件收作废的任何文件收作废的任何文件确保图样和技术文确保图样和技术文确保图样和技术文确保图样和技术文件发布前进行审签件发布前进行审签件发布前进行审签件发布前进行审签和标准化检查和标准化检查和标准化检查和标准化检查各部门应确保识别产各部门应确保识别产各部门应确保识别产各部门应确保识别产品质量形成过程中需品质量形成过程中需品质量形成过程中需品质量形成过程中需要保存的文件要保存的文件要保存的文件要保存的文件，，，，并及并及并及并及时归档时归档时归档时归档IMICONFIDENTIAL文件控制流程图文件控制流程图文件控制流程图文件控制流程图制订申请制订\修订文件发行正式运行文件会审试运行定期评审审批修订申请作废申请审批销毁开始结束文件会审表文件发放/回收记录表文件控制总览表文件年度评审记录表相关记录文件制订/修订/作废申请表文件控制程序文件控制程序文件控制程序文件控制程序技术资料控制程序文件书写管理规定相关文件IMICONFIDENTIAL外来文件控制外来文件控制外来文件控制外来文件控制收集收集收集收集收集确认收集确认收集确认收集确认发放发放发放发放签收签收签收签收使用使用使用使用获取新版本获取新版本获取新版本获取新版本发放号发放号发放号发放号文件保管文件保管文件保管文件保管确认确认确认确认旧版旧版旧版旧版回收回收回收回收外来外来外来外来文件文件文件文件适用的适用的适用的适用的外来外来外来外来文件文件文件文件外来外来外来外来文件文件文件文件新版本新版本新版本新版本作废作废作废作废版本版本版本版本（（（（无效无效无效无效））））IMICONFIDENTIAL案例分享案例分享案例分享案例分享–A公司：哈！你瞧，为了做ISO9000我们公司的顾问师帮我们写48本的程序文件，200多本的工作指示，听说很多管理程序还是国外大公司的范例呢！这么多的文件记录整整齐齐，看起来多舒服。–B公司：喔！真不好意思，我们中不过依照ISO9001的要求，根据我们自己的实际写下许多流程图，跟你们文件真没比–半年后…….–A公司：文件！记录！文件！记录！为何等不下去了！！–B公司：还好，我们没有抄他们的文件！文件详略取决于组织实际情况文件详略取决于组织实际情况文件详略取决于组织实际情况文件详略取决于组织实际情况，，，，并非越多越好并非越多越好并非越多越好并非越多越好！！！！IMICONFIDENTIAL电子文件的管理电子文件的管理电子文件的管理电子文件的管理我们处于一个信息化的时代我们处于一个信息化的时代我们处于一个信息化的时代我们处于一个信息化的时代，，，，你会发现你会发现你会发现你会发现，，，，计算机里面的重要计算机里面的重要计算机里面的重要计算机里面的重要文件远比办公桌上的文件还要多文件远比办公桌上的文件还要多文件远比办公桌上的文件还要多文件远比办公桌上的文件还要多。。。。在计算机的内部在计算机的内部在计算机的内部在计算机的内部，，，，在计在计在计在计算机的桌面上算机的桌面上算机的桌面上算机的桌面上，，，，在在在在“资源管理器资源管理器资源管理器资源管理器”中中中中，，，，充斥着无序与混乱充斥着无序与混乱充斥着无序与混乱充斥着无序与混乱。。。。这种虚拟的混乱极大地影响了计算机的性能和我们办公的这种虚拟的混乱极大地影响了计算机的性能和我们办公的这种虚拟的混乱极大地影响了计算机的性能和我们办公的这种虚拟的混乱极大地影响了计算机的性能和我们办公的效率效率效率效率，，，，当许多人面临这个问题时当许多人面临这个问题时当许多人面临这个问题时当许多人面临这个问题时，，，，总会认为硬盘空间又不总会认为硬盘空间又不总会认为硬盘空间又不总会认为硬盘空间又不够了够了够了够了，，，，计算机性能又不跟不上了计算机性能又不跟不上了计算机性能又不跟不上了计算机性能又不跟不上了，，，，需要再换一台新的计算需要再换一台新的计算需要再换一台新的计算需要再换一台新的计算机了机了机了机了。。。。事实上事实上事实上事实上，，，，我们真正需要的是坐下来我们真正需要的是坐下来我们真正需要的是坐下来我们真正需要的是坐下来，，，，好好花时间将好好花时间将好好花时间将好好花时间将计算机里的文件真正管理起来计算机里的文件真正管理起来计算机里的文件真正管理起来计算机里的文件真正管理起来，，，，这样才会为自己日后省下这样才会为自己日后省下这样才会为自己日后省下这样才会为自己日后省下更多的时间更多的时间更多的时间更多的时间。。。。IMICONFIDENTIAL电子文件的存储电子文件的存储电子文件的存储电子文件的存储之前之前之前之前::::每台电脑独立存储每台电脑独立存储每台电脑独立存储每台电脑独立存储，，，，没有互联网没有互联网没有互联网没有互联网。。。。x