智能建筑的文档管理培训

智能建筑监理资料的管理二0一0年五月合肥信息工程监理咨询有限公司提纲一、前言二、监理资料管理的概念和要求三、工程资料的内容四、资料管理员的主要工作职责和内容五、如何做好监理的资料管理工作六、历次考核所发现的文档问题汇总七、智能建筑资料管理的几大阶段及实施细则前言建筑工程的质量除了能通过工程本身的进度、投资、质量等情况反应外，资料也是一个重要的环节。我们监理工作能否顺利开展，与监理资料的管理关系很大，严格做好监理资料的管理，在工程建设过程中起着举足轻重的作用。此次培训与交流的主要目的，旨在通过系统的、多方面的了解监理资料管理工作以提高我公司内部资料管理者的业务水平。提纲一、前言二、监理资料管理的概念和要求三、工程资料的内容四、资料管理员的主要工作职责和内容五、如何做好监理的资料管理工作六、历次考核所发现的文档问题汇总七、智能建筑资料管理的几大阶段及实施细则监理资料的管理，就是在监理实施工作中对工程资料的收集、监督、复核和整理工作。监理资料管理概念:监理资料管理的几点要求：熟悉并基本掌握国家《建设工程文档归档整理规范》（GB/T50328-2001）；严格遵循公司内部的文档管理及归档要求；熟知并严格执行项目管理平台文档上传规范；协助和监督项目监理人员严格执行《项目考核指标表》，以达到文档的考核要求；提纲一、前言二、监理资料管理的概念和要求三、工程资料的内容四、资料管理员的主要工作职责和内容五、如何做好监理的资料管理工作六、历次考核所发现的文档问题汇总七、智能建筑资料管理的几大阶段及实施细则序号阶段文档名称编号1准备阶段开工/复工报审CJ－XMMC－（601）-ZZZ2进度计划报审CJ－XMMC－（602）-ZZZ3项目延期报审CJ－XMMC－（603）-ZZZ4施工组织设计报审CJ－XMMC－（401）5专项实施方案报审CJ－XMMC－（409）-ZZZ6实施阶段工作联系单CJ－XMMC－（109）-ZZZ7监理通知回复单CJ－XMMC－（110）-ZZZ8工程材料/购配件/设备报验单CJ－XMMC－（501）-ZZZ9隐蔽工程报验单CJ－XMMC－（502）-ZZZ10经济签证单CJ－XMMC－（702）-ZZZ11工程款支付申请表CJ－XMMC－（701）-ZZZ12验收阶段工程报验单CJ－XMMC－（503）-ZZZ13工程竣工报验单CJ－XMMC－（504）-ZZZ智能工程文档的主要内容:以下为监理下发文件14监理文件监理工作联系单HFXXJL－XMMC－（101）-ZZZ15监理通知单HFXXJL－XMMC－（102）-ZZZ16会议纪要HFXXJL－XMMC－（103）-nnyyrr17开工令HFXXJL－XMMC－（104）-ZZZ18复工令HFXXJL－XMMC－（105）-ZZZ19停工令HFXXJL－XMMC－（106）-ZZZ20工程备忘录HFXXJL－XMMC－（107）-ZZZ21工程款支付证书HFXXJL－XMMC－（108）-ZZZ22监理规划HFXXJL－XMMC－（201）-ZZZ23监理细则HFXXJL－XMMC－（202）-ZZZ24阶段性监理报告HFXXJL－XMMC－（203）-ZZZ25专题技术评估与建议HFXXJL－XMMC－（204）-ZZZ26系统质量评定报告HFXXJL－XMMC－（205）-ZZZ27监理工作总结报告HFXXJL－XMMC－（206）-ZZZ28设备开箱记录表HFXXJL－XMMC－（304）-ZZZ29监理旁站记录表HFXXJL－XMMC－（305）-ZZZ30监理测试记录表HFXXJL－XMMC－（306）-ZZZ提纲一、前言二、监理资料管理的概念和要求三、工程资料的内容四、资料管理员的主要工作职责和内容五、如何做好监理的资料管理工作六、历次考核所发现的文档问题汇总七、智能建筑资料管理的几大阶段及实施细则资料员的工作职责和内容:负责现场工程文档往来收发登记、确保工程文档真实、统一、完整，文档的发出要保证其时效性；负责各类书面、电子档整理、归类保存，按时间、系统分类装订，保证书面电子文档的安全资料员电脑的安全使用，及时将原始文档上传平台；编写或协助编写监理部内部日常文档，包括会议纪要、监理通知单、监理工作计划总结等；督促现场监理人员监理日志、监理周/月报、旁站/检测记录等完成情况；建立项目部内部的图纸、文件等借阅的相关制度；监督并收集施工单位提交的相关施工报告、计划与总结、竣工资料等，及时交由监理人员签字审核；提纲一、前言二、监理资料管理的概念和要求三、工程资料的内容四、资料管理员的主要工作职责和内容五、如何做好监理的资料管理工作六、历次考核所发现的文档问题汇总七、智能建筑资料管理的几大阶段及实施细则如何做好监理资料管理工作及时收集、及时整理做好承上启下工作做好资料管理的总体规划（保存规则、上传平台、借阅制度等）做好阶段性统计和汇总工作做好协助和监督工作对承包单位的工程文件的形成、积累、立卷进行监督检查不断提高自身业务能力和管理水平提纲一、前言二、监理资料管理的概念和要求三、工程资料的内容四、资料管理员的主要工作职责和内容五、如何做好监理的资料管理工作六、历次考核所发现的文档问题汇总七、智能建筑资料管理的几大阶段及实施细则文档管理文档编号不统一已统一收发文登记簿格式有漏洞已统一报审、报验表的内容和附件文档员应对报审表的格式、编号、报验单位的签章、日期、附件进行初审，待专业监理工程师审批完成后、转发之前，文档员还应对我们监理的审批意见的规范用语进行核查会议纪要无各方签字共同达成的一些条款及承诺内容没有签字认可的书面东西，便成了一纸空文，无法成为任何保障和处罚依据。电子文档的保存监理文件的编制和扫描文件的清晰保存项目照片的缺失对于项目的巡查、旁站、设备进场报验、隐蔽工程验收、需求分析确认会等等关键环节需要照相存档，文档员应具备照相取证的意识或督促项目监理人员尽快完成。项目管理平台的使用登录次数少，平台上信息不了解长时间没有登录，无法将项目平台动态信息传达给所在监理部上传文档不符要求存在将没有经过签章的正式文件上传，而要求是确认后的扫描件上传及时性对照文档收发记录、发生时间，文档上传没能按照公司规章制度对上传文件的及时性要求项目与人员的对应出现一个项目多人上传的情况提纲一、前言二、监理资料管理的概念和要求三、工程资料的内容四、资料管理员的主要工作职责和内容五、如何做好监理的资料管理工作六、历次考核所发现的文档问题汇总七、智能建筑资料管理的几大阶段及实施细则项目前期准备阶段工程施工阶段工程验收阶段项目终结智能建筑资料管理的四大阶段项目前期准备阶段投标文件注意资质、报价、相关承诺等内容合同监理合同、施工合同、采购合同（进场三天后对项目监理人员合同分析报告的收集，上传并存档）监理文件如：监理规划、监理交底书监理细则（可随项目进度编写）项目前期准备阶段招投标文件注意存档招标内容、施工单位投标时的报价及相关承诺文件合同文件监理准备文件存档一套完整的施工合同（总包、分包及监理合同）并熟知合同价及支付情况及时将确认后的监理规划、细则上传平台（有手写及盖红章部分必须扫描后上传），做到并监督过程文档编号务必与交底书内文档编号规则说明表内统一做好卷内目录、编号、存档，一目了然方便查阅工程施工过程阶段一、开工报告、各类报审二、往来文件：业主监理施工方业主通知变更通知单监理通知单、监理工作联系单会议纪要、监理月报及阶段性工作报告旁站记录、现场照片工程款支付证书工作（程）联系单、材料到货报验监理通知回复、隐蔽报验经济签证、现场工程量审核、定案表工程款支付申请建议做法注意事项签收文件时注意编号、日期及项目经理签字，没有问题方可签收，并及时在相应收文登记簿上记录，为方便日后查阅，需记录尽量详细；施工方工程款支付流程过程记录表，文档员需索要并尽量存档齐全，清楚各家各阶段付款情况检查要求有注明到货进场日期、用于部位以及附件是否齐全及时督促施工方按要求回复监理通知单为了避免造成现场进度延误及不必要的扯皮，业主一切通知变更等务必及时下发或暂时口头通知各相应施工方会议纪要在会议后一天内完成会议纪要的编写、修改及下发；旁站记录、现场照片要求保存完好，分类清晰工程验收过程阶段1、监理初验收记录及初验收报告2、各系统质量评估报告3、监理工作总结4、系统验收报告项目终结资料1、工程验收报告2、客户满意证明（尽量拿到）3、项目决算、回款资料待工程竣工验收后，完善文档的整理、装盒，可进行各文档盒内资料电子档目录，打印、贴注；所有文档按编号顺序列出目录，若无编号或编号有缺失的可重新编号保存。卷内目录中应体现出文档编号、内容、份数、附件及页数或其他备注说明等（贴于档案盒封面内侧）；移交公司项目管理部存档。提问与交流谢谢！