医院经济合同事前审计方法与改进思路

医院经济合同事前审计方法与改进思路医院经济合同事前审计方法与改进思路医院经济合同事前审计重点难点、发现的问题情况，以及如何加强医院经济合同事前审计及管理的建议。以下是小编分享的内容，欢迎参考借鉴与借鉴。医院经济活动种类繁多、体量较大、合同管理相对滞后，我院经济合同项目类别可以分为医疗设备采购合同、基建维修工程合同、信息系统合同与日用品采购类合同。经济合同审计是医院内部审计部门和人员，对合同的签订、履行、变更、终止等全过程进行的独立客观监督和评价，是医院合同管理内部控制制度中的重要一环，本文主要探讨的是医院经济合同事前审计。一、医院经济合同事前审计的前提1.1经济合同数量显著增长随着医疗卫生事业的发展、各类诊疗新业务、新项目的开展以及我院新院区的建设启用，据统计，我院对外签订的经济合同数量已从xx年的295份递增到xx年的402份；合同金额从8，065.71万元剧增到23，562.18万元。1.2制定经济合同审查与管理流程我院很早就制定了相关的合同审查与管理制度，在xx年版本的《合同管理审查办法》和《合同管理制度》中，明确了合同审查制度与合同管理权责。办法中规定：合同主管部门负责合同的草拟和自查。医院建立院级合同审查员库，负责全院合同质量的审查。审查形式分为合同主管部门自查、合同审查库成员审查、合同审查员库主任或副主任审核三种形式。合同管理实施“依法管理、全程管理、专人管理”的原则，实行二级管理、专业归口制度，法人委托书制度，基础管理制度。1.3明确经济合同审签制度与流程xx年，我院完善了合同审签制度与流程，更新了《医院对外合同（协议）审批表》，进一步明确了业务采购部门、财务、审计等相关部门的责任和权限。合同审查应当在合同正式签订前进行。合同审查包括业务采购部门审查、法律审查、财务审查和审计审查，由不同部门分别进行。业务采购部门对合同审核的内容主要包括：合同的技术性；合同的安全性；等。法律审查应当由办公室将合同文本及其相关材料交由医院顾问律师进行审查。财务审查内容包括：资金、资产的合法性；价款、酬金和支付方式合法；保函内容的合理性及风险性；索赔条款的合理性；等。审计审查根据经济合同审签材料结合医院的自身情况订立相应的审核标准，主要审核的内容可以从以下几方面着手：合同主体及资质；合同与招标文件；合同内容。我院要求所有的经济合同都进行审签流程，明确所有经济合同必须经由法务人员专业审核、合同的审批须经过业务采购部门、法务、财务及审计审批这样的完整流程。二、医院经济合同事前审计重点2.1经济事项的前期筹备资料与招投标文件我院的采购流程大致为：提交采购计划及论证--招标采购--采购合同签订。重大经济事项还需经过院办公会讨论，或者报上级部门审批后执行。医院的经济合同审计人员要通过核实经济事项采购计划、申请批复文件、招投标评标资料等相关资料，重点审查经济事项前期筹备的规范性和招投标文件的管理情况等。2.2合同主体及资质审核招投标文件时，应将所有投标供应商提供的投标文件进行审查，特别是着重审查中标供应商的相关资质。主要包括：是否依法办理营业执照并在核准登记的经营范围、时间范围内参加招投标活动；查看营业执照、组织机构代码证、税务登记证等各类材料复印件是否盖有主体单位的公章，相关的经营期限是否有效；相关授权书等材料是否由授权人和被授权人签署，是否在授权有效期限内，同一个签名是否字迹一致；等。2.3合同与投标文件中标的质量、数量合同中有关标的物的参数、规格、型号等重要信息是否与投标文件、中标通知书一致，是否表达明确。2.4合同总价与付款方式合同价款是否与投标文件、中标通知书、《医院对外合同（协议）审批表》相一致；是否存在超预算的情况；合同金额大小写是否存在错误；定金、质保金、工程暂列金等是否符合国家相关文件规定；付款方式是否在不违反相关法律法规的前提下，最大限度的保障了我院资金的安全性和灵活性。2.5合同核心文件及附件合同甲乙双方名称、购置物品或服务内容与招投标文件、中标通知书是否一致；合同附件是否齐全，相关信息是否与主合同核心内容相一致。2.6合同审批流程是否完成签订合同前，是否完成《医院对外合同（协议）审批表》流程，相关责任部门及分管领导是否核签。三、医院经济合同事前审计发现的问题我院经济合同审批流程采用的是以事前审批为主，事中、事后相结合的审计模式，有利于提高医院合同管理水平、堵塞管理漏洞、防范经营风险，使得医院的经营更为科学、合理。3.1合同金额与大小写有误合同中不可或缺的条款就是合同金额。在我院事前审计的经济合同中出现过以下情况：缺失合同金额这一重要条款；合同金额大小写不一致；按进度付款的合同分项价格合计数与合同总价不一致；进度付款方式的分项价格大小写不一致，等等。3.2合同甲乙双方名称不一致合同中甲乙双方名称应与招投标文件、中标通知书相一致；同时，格式合同和附件中文本前后的名称、印章也要一致。我院事前审计经济合同发现有合同印章与公司名称不一致、合同前后公司名称不一致的问题，严重影响了我院合同效力、加大了履约风险。3.3合同流程时间节点不正确医院采购行为的发生都有一定的采购流程，包括：使用部门提交采购计划--相关职能部门进行采购论证--采购部门报院办公会讨论决定--进行招标采购--发布中标通知书--进行合同审批流程--签订采购合同--履行合同--合同验收及付款。因此，对应以上各个流程的时间节点，发生日期要按照先后顺序进行。院办公会会议纪要日期应在部门申请之后；中标通知书日期应在院办公会会议纪要日期之后、合同审批表之前；合同签订日期应在合同审批表之后；最终按照合同约定进行验收及付款。在实际审核中，经常出现合同流程时间节点不正确的情况，前后时间混乱，采购流程执行不严格。3.4合同审核不到位医院各相关部门会因各种原因没有对合同进行有效的审核和管理。很大程度上是由合同审核的主体履职不尽责、审核不到位或是相关部门管理不够规范所导致。我院的制度中已经明确了业务采购部门、财务、审计等相关部门的责任和权限，但是相关部门缺乏对合同中各项权利和义务的深入理解。在我院合同执行过程中，因为前期合同审核不到位导致合同履行、变更以及终止阶段出现问题不在少数。待出问题后补签合同是非常不专业、不可取的做法，很容易导致经济事故的发生。四、改进医院经济合同事前审计的几点思路4.1继续完善经济合同事前审核制度为进一步加强医院内部管理、规范经济合同事前审核，我院在经济合同管理过程中，要减少不同环节、不同职能部门的操作误差和职责重叠或者未管理到位情况，做到有效衔接各环节、各职能部门。通过完善的制度来打通各环节关卡，保证合同审批流程的畅通和时间节点的正确。结合医院工作实际需要，加强落实经济合同事前审核制度职责权限。一是具体规定主管部门、采购部门、审计部门、财务部门等在经济合同管理中的职责和权限。二是规定合同的基本条款通用格式，包括当事人、标的、数量、价款、权利与义务、违约责任、争议解决方式等，通过医院聘请的专业法务人员来重点把握。4.2加强对经济合同管理的重视程度经济合同出现的各类问题归根结底都是医院相关部门管理不够重视所致，而且仍有部分合同管理制度流于形式。针对医院不够重视、人员业务不熟的情况，应在院内组织开展内部审计、合同管理等相关讲座及培训，对各业务部门关键岗位人员在经济合同事前审批的具体工作流程及审核过程中所需注意的重点内容和关键时间节点进行强化认识，使各关键岗位人员了解经济合同事前审计过程应关注的要素关键点及存在的基本风险点，加强风险防范意识和能力。4.3加强监督考核机制，健全奖惩机制加强监督考核，加大合同管理的奖惩力度。对于未按医院有关规定执行合同签订流程、未经审批私自签订或更改合同、后期出了问题的合同，应追究相关人员的责任，落实责任到人；对于因经济合同造成医院一定损失的，应当追究相关部门和人员的责任，并进行一定的惩罚。合同审批、审核及流转的时间节点需要实施跟踪、全程监督，做到执行有痕、追究有据。4.4强化内部审计结果运用，推动加强合同管理我院内部审计部门重视经济合同的事前审计，以审促建，寓审于教。通过每季度的《审计工作简报》开展审计“回头看”工作，对经济合同事前审计发现的问题及风险点提出相应的整改建议并跟踪落实，做到及时堵塞管理漏洞，举一反三，从源头上汲取经验和教训，坚持边整改边规范，确保相关部门按照审计意见有效地整改合同条款，也确保内部审计工作能够取得实效。结语总而言之，尽管医院制定了经济合同审查办法和管理制度，并且不断完善经济合同审查流程，但仍然有部分经济合同出现不同类型的问题。医院需要充分发挥出内部审计作用，不断提高经济合同管理的内部控制效果，从而减少医院经济隐患的发生，提高经济效益。