跟单员培训

2019/9/171跟单员工作技能与策略培训2019/9/172课程内容提要跟单工作核心订单处理能力跟进工厂技能外贸跟单模式跟单工作策略跟单工作礼仪案例分析自由回答2019/9/173一、跟单员的工作核心吃透订单本质掌握业务流程适时做好评审计划就是命令2019/9/1741、广义与狭义的跟单员广义跟单员：厂长、总经理，以及所有围绕订单去工作、对出货交期负责的人，都是跟单员。企业小一\时，厂长、总经理自己就搞定跟单工作，自己就是跟单员；一些民营老板，都是高级的“广义跟单员”，他要对大订单。对特殊的客户跟单！所谓狭义的跟单员就是指指定的专门跟单人员。具体分类有二：业务跟单：严格来说应该叫“业务跟进”，就是对准客户（即，对本公司服务或产品有购买或享用意向的人群）进行跟进，一缔结业务合同为目标的一系列活动。---对外是业务员或业务员的助理生产跟单：对已接的客户订单进行成品出货送达客户其那的生产进度、货运报关跟进，以确保如期出货搭上运输器为目标。----对内是业务经理、生产主管或总经理的特别助理无论是工厂企业里的跟单员，还是贸易公司的跟单员，其基本职责也都是由着“业务跟单”和“生产跟单”两大部分构成。对于贸易公司的跟单员。无非是对工厂运作的介入少一些而已。2019/9/1752、跟单员的工作性质管理性、保姆心态*、边缘工作者精明性天赋、目的、聪明、现实、精明、进攻性、狡猾、伪装、奸诈、老练、阴险、道义、智者、宽容、高手机密性该听、该说、不该听、不该说；该看、不该看公司有大小，分工有不同。大公司分工细。员工涉及面往往很窄。小公司“麻雀虽小，五脏俱全”，相关人员却能独挡一面！在小公司：独挡一面，宽度大，深度浅在大公司：分工精细，宽度小，够深度跟单员的角色是管理者或订单总经理，其责任就是跟踪并督促别人把他们本来要做的事情及时做或做好。2019/9/1763、跟单员的工作性质保姆的心态：1奉献的精神2要把别人看作是孩子2019/9/177招单接单订单评审工程设计品质采购生产跟进存量控制出货服务交运跟踪生产计划4、跟单流程2019/9/1785、跟单管理模式业务员主导管理模式：业务员决定跟单员，一切跟着业务转职能分工管理模式：业务部门负责接单，然后交给跟单员完成生产跟踪过程，再给结果交给业务员订单经理管理模式：以顾客为导向，按时常定位，订单经理开拓把关，业务员拿下订单，跟单员负责跟踪实施到位。兼职管理模式：既接又跟，自己搞定2019/9/1796、跟单技能要求国际贸易知识业务跟进知识生产运作知识物流报关知识人际公关知识接待客户礼仪认真、细致的工作作风*灵感、敏锐的洞察能力八面玲珑的处事方式执著、顽强的工作精神企业管理知识2019/9/17107、跨部门开展工作当一件工作需要经过多个环节，经理多个人之手时，负责这件工作的人的主导意识就会特别重要。糖葫芦图输入善于主导性的开展工作十分熟悉各种业务流程能评价和总结各部门的工作业绩部门部门部门部门部门输出2019/9/17118、五项工作原则核心性抓住一条主线把握性方向性原则性广泛性做好两件事*：对的事，需要的事三个导向：顾客、过程、结果寻求简单，注重细节，量化目标‘，重强避强落实五大不、内容2019/9/17129、跟单员需要扮演的角色（１）谈判者：业务员、外贸工作者，智能可、和口才（２）与工程人员共事的能力，客户要求的实现、新产品开发细节（３）领导者：绝佳人际关系处理能力，通过他人做事的艺术（４）法律专家：经济法律、海关，招招立于不败之地（５）生意人：与客户打交道，具备适当的精明、干练2019/9/17139、跟单员需要扮演的角色（６）智者：站在老板和公司整体的高度思考问题（７）内行：公司的产品、公司的需要、公司的管理体系和流程（８）业界高手：站在第一线，能用市场的高度定位和把握客户的需要（９）理财专家：整体利润的观念，价格是利润与行情妥协的结果（１０）计划员：计划、运输、物流、配送等全方位服务专家2019/9/1714游戏：哈佛管理法则杰出经理人如何开展工作？检验实力：——自己的意识——团队合作能力——综合评价2019/9/1715二、跟单员处理订单的能力业务员的角色：经营者、老板烂尾单优质单虚单平单抄作单毛单剥皮单坏单活单变单辛苦单风险单伪单2019/9/17161、订单输出与评审PO的格式合同评审：也就是订单评审，评价该订单的完成能力，如品质、成本、交期等。合同评审应有公司内各职能部门共同完成。生产能力（简称产能）是生产设备在一定的时间内所能生产的产品数量，产能通常以标准直接工时为单位。产能分为正常产能和最大产能。正常产能：指历年来生产设备的平均产出量。超出产能的工作负荷，将导致失信于顾客并且造成过高的在制品库存标准；反之，太少的工作负荷会造成高的产能差异，成本上升。2019/9/17172、没差错接受客户的正式订单1．一般客户在下达正式订单之前寻价，业务部门则针对不同的客户或者根据订单的数量的多少再次进行报价，客户满意之后，开始下达正式的订单。（你报价有哪些依据？客户分类报价？）（每年工厂将每个机型的成本单价核算出来，再根据每年每个客户的订货多少来衡量，再报出不同的单价）。（市场价、成本价、战略价）*2．接到客户传真的采购合同之后，第一步需要做的，就是审单，审单需做以下几点：1)品名、规格；2)数量、单位；3)单价、金额；4)交货期；5)付款方式；6)包装方式；7)出货方式。2019/9/17183．上述第1点确认无误，1)工厂内部则需做：针对客户采购合同所要求的结合工厂的实际情况下《工厂订单》．一般情况交期要比客户给的交期提前一天．2)关于客户那边需做《购销合同书》一式两份．盖上公司的合同章．两份同时寄给客户．需请客户回寄一份客户盖好章的合同书．4．合约审查．工厂订单呈部门主管审核．给副总以上核准后．盖上公司合约审核章．给技术部门．生产部门．质保部门审查签名．生效．5．订单下达之后，需登记在《订单接单统计表》便于统计．将新订单列入订单《订单追踪一览表》，进行追踪．一般比客户的交期提前一天的原因是给自己留点余地，增加保险系数．一般工厂交期不是很准的．2、没差错接受客户的正式订单2019/9/17193、合同管理中的六个问题1、处于对客户的信任或者贪图省事，不签合同，仅凭电话、传真、发货通知单就进行交易；2、合同签定行为不规范，约定不明确，主要包括：1）内容条款不完备；2）没有盖公章，不能确定单位行为能力；3）品质检验的期间、标准、检验机构不明确。3、缺乏必要的资信调查，对方没有可执行的财产，就算赢了官司，仍然得不到回款；4、履行合同中没有注意留存证据，比如收货单上只有收货人签字，没有公章，也没有收货授权委托书；5、销售部门与财务部门各行其是，没有人真正对应收帐款负责，造成管理真空；6、交易文件、资料保存不善，丢失证据。混淆复印件与原件的功效。2019/9/17204、订单变更的管理1.变：更改原来的要求。实际表明：大多数差错都是由“变”引起的。2.确认、确定变更内容；3.记录、追溯变更状态；4.检讨、预测变更影响；5.落实、验证变更结果；6.分析、提交变更报告。2019/9/17215、插单与管理PO生产正常进行过程中，假如突然接到顾客的急单，如果不插单，肯定顾客不接受，如果插单，则会打乱生产计划，甚至影响到其他顾客的单，那么，到底要不要插单？——顾客级别？——利益能量？——利润水准？——公司声誉？P/ONO：编号管理LOTNO：分批次号2019/9/17226、跟单工作流程识别订单确认计划全面检讨重点跟进检查结果制定对策总结控制因地制宜具体识别掌握关键环节2019/9/17237、跟单分工模式贯穿式跟单示意图：顾客别产品别人员甲人员乙人员乙人员甲顾客甲，A产品生产流程顾客乙，B产品生产流程顾客丙，C产品生产流程顾客甲，D产品生产流程顾客丙，E产品生产流程2019/9/1724分阶段式跟单示意图：订单A订单B订单C订单D生产进程业务阶段制造阶段出货阶段人员甲人员乙人员丙业务阶段制造阶段出货阶段业务阶段制造阶段出货阶段业务阶段制造阶段出货阶段2019/9/17258、跟单员资格1.资格证：内部授权，外部资源2.培训与考核记录：理论与实际3.技能评级：对于能力的认可4.有效期：一般三年，中途离职、岗管理5.授权与责任2019/9/1726三、跟单员管理工厂的技能2019/9/17271、计划决定执行采购计划物料计划生产计划生产报告订单清单出货报告订单制造计划出货计划运输计划途程计划产能计划日程计划Leadtime对冲数据BOM日报稼动流程工序运能途程2019/9/17282、全能的PMC订单销售部PMC人力需求物料需求制造命令人事部门采购部门制造部门•人工、机器设备计划•材料需求计划•工作进度计划•前期准备计划•产品/工艺图•材料表•生产程序单•机器负荷表•人力记录2019/9/17293、如何督促物料到位进度物料跟催的方法有：1、按订单跟催：按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。联单法：将订购单按日期顺序排列好，提前一定时间进行跟催。统计法：将订购单统计成报表，提前一定时间跟催。2、定期跟催：于每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表定期统一跟催。2019/9/17303、现场蹲点物料进度落后时，会影响生产计划的排期，此时应采取以下措施：1)与供应商协商，并得到确定的进货时间。2)通知物料控制人员，告知准确的进货时间。3)与技术和物料人员进行协商，有无替代品。4)在必要时间变更生产计划。督促技巧：提前承诺、自己要清楚、跟踪表、分清轻重缓急、考虑到异常、留一手、越级与跨环节跟踪3、如何督促物料到位进度2019/9/1731四、外贸型企业跟单模式外贸跟单员是指进出口贸易企业中，在贸易合同签定后，依据合同和相关单证，对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪和监控和督促履行的专职从业人员。外贸跟单员根据业务的进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类。前程是指从接到定单到出口货物交到指定出口仓库为止；中程跟单是指从接手前程跟单的业务开始到装船清关为止；全程跟单是指全部流程直到合同履行完毕，货款到帐为止。2019/9/17321、接受客户正式订单1.口头订单与正式订单：确保万无一失2.交接途径：确认、批准后，统一输出3.交接窗口：业务总经理4.交接方式：电子文档、文稿5.发行范围：按流程控制6.控制方式：按机密文件管制2019/9/17332、跟进生产实施状况客户市场部门制造部门生产制造1、产能设定2、最佳排程3、用料计划4、产销控制（A）(a)（A）：1、订单2、变更单（a）：1、交期答复2、变更答复（B）：1、销售目标2、销售计划3、订单变更通知（b）：1、订单内容不名反应2、交期安排、异常反应©：1、生产计划2、生产日程3、制造通知修改©：1、生产日报2、异常报告2019/9/17343、处理交期延迟问题1）若属工厂原因，比如欠料、技术问题等等，需延迟出货，从生管部得知新的交期再以传真或电话方式知会客户，取得客户同意之后，更改订单交期。若客户实属不同意交期延迟，或者取消订单，或者与客户协商工厂担负部分运费或其他杂费，工厂内部、欠料则追采购部的到料情况，若属技术问题，则追技术部门的技术进展情况。若属工厂生产进度问题，则与生管部门协商，工厂内部生产进度需怎样改进，才能满足供货需求，哪部分订单需赶紧，哪部分订单可以往后挪。2）部分订单客户欠资料。比如：客户未包材资、式样资料等等，均需打电话或传真追客户的资料。一般是客户给齐包材资料之后半个月之后出货。2019/9/17354、发货前的准备工作1、定舱：先确认生产是否完毕。再传定舱委托书给货代。写明船期、始发港、目的港、柜数（区别大小）、毛重、净重、材积等。货代定舱成功后发送进仓单的传真，告诉提货时间、地点及单证送达截止日期。跟单员将详细情况通知工厂（品名、箱数、时间、编号、联系人、电话），然后跟踪实际进展状况，如有任何异常，及时保持联系。2、准备报关资料:(1)如无商检单，需如下单证