ERP对会计作业的影响(1)

當代會計第四卷第一期民國九十二年五月JournalofContemporaryAccountingVolume4Number1,May2003PP.77-102ERP對會計作業之影響王文英*摘要：ERP具有提供即時資訊及有效整合部門間資訊之功能，對支援企業作出適切決策有相當大的助益；但也對會計人員的作業造成影響，進而亦影響以培育會計人才為要務之會計教育。本研究透過實地訪談及大樣本問卷調查方式，解析導入ERP對會計人員各作業之影響，期藉此獲得會計教育課程內容與重點應配合ERP環境如何轉變之啟示。獲得結論如下：(1)ERP環境下，熟悉軟體操作及模組流程運作、瞭解企業內部作業流程、溝通協調、核對檢查及調整補正、提供分析及管理決策用之即時資訊等作業的重要性顯著提高。(2)會計作業之重要性並不會隨著所導入軟體、所應瞭解的模組種類或模組數之不同而有明顯差異。(3)在重要性提高的作業中，又應將焦點置於提供分析與管理決策用資訊、瞭解軟體操作與模組流程運作、及瞭解企業作業流程上。關鍵詞：企業資源規劃、會計人員的作業、會計教育、問卷調查法*政治大學會計系助理教授當代會計78TheImpactsofERPonAccountingActivitiesWen-YingWangAbstract:Withthefunctionofprovidingin-timeinformationandeffectivelyintegratingtheinformationacrossdepartments,ERPisofgreathelpinsupportingbusinessmakingefficientdecisions.However,ERPalsohasgreatinfluencesonboththeactivitiesofaccountantsandaccountingeducationwhichisvitaltocultivatetalentedaccountants.Usingfieldstudyandquestionnairemethods,thisstudyexaminestheimpactofERPonaccountingactivities.ThepurposeofthisstudyistocollectinformationabouthowthecontentsandfocusofaccountingsubjectsmaybechangedundertheERPenvironment.Thefindingsofthispaperareasfollows:(1)AfterintroductionofERP,activitiesrelatedtounderstandingERPmodulesandbusinessinternaloperationalprocesses,communicationandcoordination,checkandadjustment,providinganalysesandtimelyinformationformanagerialdecisions,becomemoresalient.(2)TheimportanceofthoseaccountingactivitiesdonotvarywithdifferentERPsoftware,thecontentsandnumberofmoduleswhichaccountantsshouldlearnabout.(3)Amongthoseimportantactivities,weshouldputmoreemphasisonactivitiesrelatedtoanalyzinginformationformanagerialdecisions,understandingERPmodulesandbusinessinternaloperationalprocesses.KeyWords:Enterpriseresourcesplanning(ERP),Activitiesofaccountants,Accountingeducation,QuestionnairemethodJournalofContemporaryAccountingVolume4Number1,May2003PP.77-102ERP對會計作業之影響79壹、緒論近年來資訊科技之蓬勃發展，帶動了經濟環境的快速變遷。而「新資訊時代是成本與速度的戰爭，……。在速度與成本兩項因素當中，前者又比後者更重要，因為速度本身就是成本，速度快可以降低成本，產品週轉快、庫存少，加速資金週轉的效率；但是降低成本卻不見得可以加快速度。」（施振榮1996，305頁）換言之，一味地追求降低成本，可能無助於速度之增快；然而，提昇產品週轉速度及因應速度，則能同時有利於成本之降低，而達到相乘效果。故企業必須與時間賽跑，在有限之前置時間內開發製造出具競爭優勢的產品，且要迅速因應瞬息萬變的環境變化以作出適切決策；而在這些對速度競爭力要求的背後，則需有一套能即時提供及有效整合全公司相關營運訊息的資訊系統來加以支援。由製造資源規劃(MRPⅡ)演進而來之企業資源規劃（enterpriseresourcesplanning，簡稱ERP）系統即因具有此方面功能而日益受到重視。ERP藉由整合連貫企業內財務、會計、人力資源、製造、銷售、配送等作業流程，統一資料處理程序，使分散在各單位的資料能有效整合及集中存取，並進一步可共享；任何被賦予權限之成員便可從電腦上隨時擷取有關營運之即時、正確資訊，以縮短決策時間而適時作出決策與因應。會計向來被視為是提供有關數字性資訊之重要來源，但當企業導入ERP後，許多資料直接由資料產生處的人員鍵入，會計資訊在交易完成後會自動入帳、進相關分類帳，並可依需要自動產出報表，而且許多資訊可直接從系統中擷取，資訊提供之品質與速度也較為提昇；這些改變使得會計人員原本可發揮的一些功能漸被取代，但相對地亦有可能另創造出可讓會計人員發揮之空間，而使得其作業焦點有所改變。導入ERP對會計人員而言，哪些作業之重要性增加，又有哪些作業的重要性降低？在ERP逐漸盛行之現今環境下，會計人員為具備附加價值而免於遭淘汰的命運，其在所從事之作業項目上應作如何的轉變？導入前後作業焦點有何不同？隨著ERP之導入，會計人員可發揮的工作內容及重點隨之改變，進而會影響企業未來欲招募之會計相關人員所應具備的能力，也連帶地對整個會計教育的課程重點及發展方向帶來影響。身負培養未來企業界會計人員重要使命、為企業會計人才供應商之會計教育者，應對顧客需求有所瞭解，故有必要瞭解ERP導入實際上當代會計80對會計人員作業造成之影響，以適切地調整課程而教育出ERP企業環境下適任之學生。基於以上之研究動機與背景，本研究的目的即在於透過實地訪談及大樣本問卷調查之方法對以下問題進行探討，俾瞭解導入ERP對會計人員各作業重要性之影響以及需特別重視之焦點作業，以有助於初步省思會計教育為因應ERP環境應作如何的調整與配合：一、導入ERP對會計人員各項作業的重要性有何影響，而重要性是否會隨著所導入軟體、會計人員需瞭解之ERP模組種類或模組數多寡不同而不同；藉以掌握配合各作業的重要性如何轉變。二、會計人員的時間與心力有限，不可能同時重視所有的作業項目，有其需特別重視之焦點作業，導入ERP對會計人員所應特別重視的焦點作業有何影響，而此是否又會隨導入軟體之不同而有所差異；藉以瞭解會計教育應特別著力與加強培養之作業能力為何。在章節安排上，先對以往的文獻進行回顧，以對與本研究有關之過去研究作一彙整，再敘述本研究採用之研究方法、選定的研究對象、以及資料之蒐集與分析方式，繼而於第參節對研究結果（包括實地訪談與問卷調查結果）作詳細說明及分析，最後彙整出本研究的結論，並對教育界及未來研究提出建議。貳、文獻探討與研究設計一、文獻探討以往有關ERP的文獻大多在探討如何實行ERP、影響ERP順利運作的重要因素、或是導入ERP對企業運作之影響等；如：林以德，民88；馮震宇，民89；Anonymous,1999;Austin,Nolan,andCotteleer,1999;Bingi,Sharma,andGodla,1999;Cate,1998;Cliffe,1999;Davenport,1998;Glover,Prawitt,andRomney,1999;HollandandLight,1999;JensonandJohnson,1999;KremersandDissel,2000;KrumbholzandMaiden,2001;Laughlin,1999;MichaelandVirginia,2000;Piturro,1999;PrasadandSharma,1999;Shankarnarayanan,ERP對會計作業之影響811999;Wagle,1998。可透過對ERP如何影響會計人員作業相關文獻之回顧，初步彙整ERP環境下會計人員可能從事之各項具體作業。Desormeaux(1998)指出：在企業導入ERP後，受到影響及衝擊最大的為以交易資料之鍵入及財務報表編製為主之財務會計人員，因資料係於交易發生時則由前端之交易執行人員鍵入，而且所需編製之報表在期間結束時經一些細部調整後便可即時產出，此方面的功能很多即被取代，故會計人員所扮演的角色應由消極之資料的記錄及歷史財務報表的編製，而轉為積極提供各種管理分析（如：產品別、客戶別、行銷通路別利潤分析等）資訊以協助企業模擬未來藍圖之企業合夥人。在與財會相關的工作方面，Desormeaux則認為會計人員需檢視系統產出之資訊與報表以確保其正確性。而Michel(1998)透過個案研究發現：ERP下隨時可於短時間內取得管理者想要的相關管理報表及內容較為整合之資訊。王怡心與費鴻泰（民88）亦強調會計部門應負責準備各類報表及運用財務資訊作各種模擬分析，以協助經營者瞭解在不同虛擬情況下的可能營運結果。CooperandKaplan(1998)除指出在ERP環境下，會計人員所扮演的不再只是消極提供歷史報表，而是積極提供即時資訊以供管理者決策參考之用的角色外；並提醒會計人員應避免管理者誤用即時資訊而作出錯誤決策，應擔負起使資訊使用者瞭解資訊的運用方式及限制之看門人的任務。Scapens(1998)亦認為：以往管理者需要管理資訊時，通常需向管理會計人員索取，但在ERP下，許多相關資訊可直接自系統中取得，管理者所欠缺的可能只是如何運用這些資訊，此時管會人員可扮演解讀及分析資訊運用方式之顧問的角色；另外，由於推行ERP時會對企業內之作業程序進行修正，此時管會人員可透過對新舊系統關係及產出資訊之瞭解來整合系統所提供的可用資訊及其與企業決策之關聯性，以避免遺漏所需資訊。換言之，沒有一套系統是不需作任何修改配合而能完全適用於企業，當企業導入ERP系統時，應視企業決策所需要的資訊為何，再使系統加以配合產出符合內部需求之資訊，因此，在此情況下，會計人員應對系統之運作及產出情況有所瞭解，以確保系統能確實提供作決策所需之整合資訊。柯順榮（民88、89）指出ERP作業不可缺少會計及成本人員，因成本的變化及整合功能無法由軟體取代，故會計人員應對企業內部運作十分瞭解，尤其需精於成本作業之運作結轉流程。歐耿作（民89）中透過個案研當代會計82究及問卷調查，除了亦強調屬於資料記錄功能（有關資料輸入、處理及產出等）之機械性作業已大多由前端作業人員及ERP系統功能執行，故會計人員開始朝向分析及管理性作業，以及強調會計人員應協助系統原則建置外，並發現會計人員也須擔負起會計教育的工作，以避免前端作業人員輸入錯誤。陳聖心（民90）透過個案研究與問卷調查的方式探討會計人員於ERP導入各階段中所扮演之角色。其研究結果發現：在ERP導入前評估階段，會計人員大多扮演一般評估者的角色；在導入準備過程階段，會計人員需瞭解各部門之作業流程，扮演與前端部門溝通與協調者以及系統正式上線之測試把關者的角色；在ERP導入上線後，會計人