人事行政管理

工厂管理全套培训教材人事/行政管理本章重点介绍了工厂人事管理的日常工作内容，例如人员招聘、工作礼仪、辞工制度等，还讲解了工厂行政管理的日常工作内容，包括宿舍管理、保安训练、车辆安排、防火规定等，给出了实用范例子供使用参考。第一节工厂人事管理1．工作职能主要有；（1）员工考勤、考核、晋升、工资及奖金的分发等工作。（2）人事规章制度的规则、制定、检讨与修订，使员工有章可循。（3）依公司人力需求，开发短、是长期人力资源，招聘各类管理、技术人员和一般员工，在各地人才市场（包括网上）收集人才信息。（4）各类人事表单及流程制定、修订及审核。（5）培训计划的编排与实施，新进员工及在职人员培训及督导执行。（6）员工各类保险、调动、出国手续的办理及人员离职解聘的处理。2．怎样做工作分析？（1）公司确立组织体制及人事措施实行前，必须将各项工作职责的任务以及工作人员的条件等予以分析确定，做成“职务说明书”作为人事行政和依据。（2）为明确划分各层人员的人事权责，拟定“人事权限划分表”，各层人员均应确实负责表中所列的权责办理，实施时如遇困难或特别事情发生，应向上一级人员请示后再行处理。（3）为推行人事预算控制，对各部门可设职称及可用员额予以规定，订立各单位“员额编制表”，并视情况每年定期检查修订。（4）根据编制，定期召开人力资源检查会，就现有人员称职与否、流动率、缺勤情况及应储备人力及需求人力做正确、客观的检查建议，作为制定人力计划的参考依据。3．招聘人员的一般流程怎样？人事部门收集各部门递交的人员申请单，制定招聘计划，内容及步骤如下：（1）招聘职位名称及名额；（2）资格条件限制；（3）职位预算工资；（4）预定上班日期；（5）制定招聘材料；（6）资料发布方式及办理日期，准备通知单、海报、公司宣传资料等；（7）面试方式及时间安排；（8）场地安排。4．面试时应注意哪些事宜？一般由用人部门主管、人事主管、相关主管分别或共同面试，应注意以下几点：（1）要尊重对方的人格，尽量使应征人员感到自然、轻松；（2）要清楚自己所要获知的问题点及答案；（3）将面试结果随时记录下来；（4）如初次面谈有够周详，无法做有效参考，可再发出“复试通知单”，再次安排约见；（5）避免询问太过于涉及个人隐私的话题；（6）面试过程要体现出公司的风格。5．面试主要评价应试者的哪些素质？（1）相关的专业知识；（2）求职动机；（3）工作经验；（4）人格成熟程度（情绪稳定性、心理健康等）；（5）个人修养；（6）语言表达能力/应变能力/自我认识能力；（7）责任心、时间观念与纪律观念；（8）思维逻辑性/分析判断能力等。6．一般情况下针对什么情况辞退员工？（1）违纪次数超过公司规定者；（2）工作疏忽，或窃取、泄露公司之资源致使公司蒙受损失者；（3）营私舞弊、挪用公款、收受贿赂、佣金者；（4）品行不端、行为不检点、屡教不改者；（5）办事不力、玩忽职守、违抗命令，情节严重者；（6）聚众罢工或怠工，破坏正常的工作秩序者；（7）年度考核不达标，经考察试用仍不合格者；（8）员工在试用期内经发现不符合录用条件者；（9）对所承受工作虽无过失，但不能胜任者；（10）泄露公司商业机密，擅自为其他公司工作者；（11）任何违反国家法令者；7、公司/工厂内的职员一般应具备有哪些礼仪？（1）仪表端庄、整洁。例如：①头发要经常清洗，保持清洁，男必职员头发不宜过长。②指甲不能太长，应经常注意修剪，女性职员涂指甲油要尽量用淡色。③男性职员的胡子不能太长，应经常修剪。④上班前不能喝酒或吃有异味的食品。⑤女性职员化妆不能浓妆，不宜用香味浓烈的香水。（2）工作服装应清洁、方便，例如：①衬衫的领子与袖口不得有污秽。②外出或要在众人面前出现时，应配戴领带，领带不得肮脏、破损或歪斜松弛。③鞋子就保持清洁，不得穿带钉子的鞋。④女性职员要保持服装淡雅得体。⑤职员工作时不宜穿大衣或过分臃肿的服装。（3）在公司内员员应保持优雅的姿势和动作。例如：①站姿自然，腰背挺直，不耸肩，身体重心在两脚中间。②坐姿：坐下后，应尽量坐端正，把双腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯视前方。③公司内与同事相遇应点头行礼表示敬意。④握手时用普通站姿，并目视对方眼睛，要大方热情，不卑不亢。⑤进入办公房间，要先轻轻敲门，听到应答再进。进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话；如有急事要打断说话，要说“对不起，打断您的谈话。”⑥递交物件时要把正面、文字对着对方的方向递上去；如是钢笔、刀子或剪刀等利口器，要把锋尖指向自己，使对方容易接着。⑦路过通道、走廊时要放轻脚步，遇到上司或客户要礼让，不能抢行，不能一边走一边大声说话，更不得唱歌或吹口哨等。8、日常业务应该注意哪些礼仪？（1）正确使用公司的物品和设备。提高工作效率。①公司内以职务称呼上司、同事，客户间以先生、小姐等相称。②未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。③公司的物品不能挪为私用，借用他人或公司的东西，使用后及时送还或归放原处，工作台上不能摆放与工作无关的物品。④及时清理、整理文件，对墨水瓶、印章盒等盖子使用后及时关闭。（2）正确迅速地打/接电话①工作时间内一般不打私人电话。②电话来时，听到铃响迅速取下话筒，先问候对方好，并自报公司、部门；对方讲述时要留心听，并记下要点，未听清时，及时告诉对方，讲完时礼貌道别，等对方切断电话后自己再放话筒。③通话简明扼要，不得在电话中聊天。④对不清楚的电话，自己判断不能处理时可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人；在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。9、某公司的电话管理规定（1）本公司的电话，主要是开展业务之用，不提倡在公司内打私人电话。（2）员工打电话，有语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。（3）总机接外线电话至分机进，一般电话铃声响五次无人接听，即挂线。（4）总台文员接听外线电话的标准有语为“您好，公司”当听到对方告听分机电话时，说“请稍等”！如分机占线，说“电话占线，请稍后再打！”其他内容视情况回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。（5）公司不允许员工在公司挂私人电话。①有外线电话的部门不得到总台挂长途电话，②业务、行政及其他管理部门因工作需要挂长途电话的，需填写长途电话申请单，注明部门、通话人、对方地区及单位、因何业务通话等，并经该部门负责人签字同意后方予挂拨；负责人不在的，应由主管领导签字同意；部门负责人及主管领导均不在时，又确因业务需要挂长途电话的，通过总台同意可先行挂拨，但事后一定要在三日内补办审批手续，逾期不补办者视为挂私人电话，电话费由本人双倍负责。10、接待客户时应注意哪些业务礼仪？（1）接待客户时应主动、热情、大方、微笑服务。（2）有客户来访马上起来接待，让座及送水。（3）对事前预约的客户，要表示欢迎。（4）在规定的接待时间内不缺席，应记住常来的客户。（5）来客多时以顺序接待，不能先接待熟悉客户而冷落了新客户。11、怎样送出/接受名片？（1）把自己的名片递出时，应把文字向着对方，使对方容易阅读；用双手送出，一边递交一边清楚地说出自己的姓名。（2）名片应先递给长辈或上级。（3）接对方的名片时，应双手去接，拿到手后，要马上看，正确记住对方姓名后，将名片收起；如遇对方姓名有难认的文字，马上询问，发便加深印象。（4）对收到的名片妥善保管，千万不可将对方的名片在手中把玩。12、工作态度检查表检查事项①现况评定需要特别指导者②一个月后的评定情况需要再教育者穿着仪容方面是否穿着整洁得体，像上班的模样？是否服装过于华丽或是过于浓妆艳抹（女性员工）？是否皮鞋、衬衫脏污不堪？上下班的表现方面早晨上班时是否中规中矩地和同事打招呼？早上是否有人迟到？每天早晨是否提早上班以便从容不迫地准备工作？快到下班时间是否就开始心浮气躁起来？下班时是否把周围的东西都整理好才离开？下班时是否同事打声招呼？工作态度方面是否大声喧哗或谈笑风生而影响到其他的同事？是否态度非常的蛮横/高傲？是否老爱说废话？工作态度是否积极、良好？是否经常不打招呼离开座位？是否把一切都整理得有条不紊？使用电话方面接听电话时是否表现得神清气爽/欣喜愉快？接听电话时是否随时备妥纸笔，正确地应对？转接电话或传话时是否作正确？是否喜爱与家人谈冗长而无用的电话？使用电话是否动作粗鲁、不加爱惜？言语措词方面是不言谈措辞能够恰如其分？讲话时懂得斟酌，适切地应用敬语、谦逊语、庄重语？是否懂得适时使用尊称？是否懂得正确地遣词用句？待客礼仪方面是否在公司里打私人电话？是否擅自挪用公司的簿本纸张等消耗类物品？是否假公济私地使用公司的办公用品？是否把没有用的私人物品带到公司？公私区分方面在上班时间内是否有私人朋友来访呢？对待顾客是否笑容可掬、和蔼可亲？对待顾客是否态度蛮横无理？交访客转介同事是否动作敏捷，神情愉快？在走廊或办公室以外的场所碰见顾客时，是否主动地上前跟人家打招呼？当访客离去时是否懂得适当地向对方道别？备注：13、怎样写本厂员工引荐担保书？兹介绍某某先生（女士）到某公司某部门工作，本人确认被介绍人所提供的个人简历材料属实，娟弄虚作假，由本人负责。据本人了解，被介绍人身体健康，工作踏实，品行端正，未有犯罪记录，本人愿作其担保人，若被介绍人在本公司工作期间发生经济或法律案件，致使公司利益受损失，本人愿承担连带责任，按公司有关规定进行经济赔偿。特立此保证书为据。保证人日期14、员工上下班有什么规定？备注：每一家工厂均有自身的独特规定，此外列出一个工厂的规定，请大家参考。如果有与劳动法规抵触者，一律以法律为准。（1）本公司员工应按作息时间之规定准时到退。（2）上班时间三分钟后十五分钟内为迟到。十五分钟后列为旷工。（3）迟到次数之计算，以当月为限。（4）当月第一次迟到不计，第二次以事假2小时计，第三次加四小时计，以后每多一次即累加二小时计算。（5）十五分钟内早退者一律作旷工半日论。（6）旷工不发当日薪资。（7）连续旷工三天或一个月内累计六天，均予开除。（8）上下班因公外出经过门卫室，如门卫人员有所询问或检查，应接受并主动配合，不得拒绝。（9）上下班打卡及进出行动，均应严守秩序，原则如下：①无论何种班次，上班者均应于规定之上班时间前先吃饭后打卡，不得于上班打卡后出外吃饭或办理私事。②下班者应先行打卡后外出。③下班铃响后，方得停止工作，不得未打下班铃，即行等候的卡；如有违反，查实后即按擅离职守处分，主管人员应负连带责任。（10）上下班的卡均须本人亲自打卡，不得手托人代打，否则除予旷工半日论外，其代人打卡者，受同等处分。（11）工作时间内，不论日夜班，凡有睡觉或擅离工作岗位及其他聊天耽误工作者均予以处分。（12）日夜轮班工作，应按时交班、接班，倘接班者届时未到，应报请主管处理，不得擅自离去。（13）工作时间内，因事外出。须有请假单或外邮证交门卫室，否则门卫或人事人员有权禁止外出（业务人员因公外出。不必填写外出证，但应向其主管报备），月底由各单位主管在工卡上签卡。15、员工如何进行轮休？备注：每一家工厂均有自身的独特规定，此处列出一个轮休规定的案例，请大家参考，如有与劳动法规抵触者，一律以法律为准。（1）本办法以轮班员工及其他非轮班人员因星期例假日仍需照常工作者为实施对象。（2）轮休由各单位交由班长（未设班长者由单位主管）按实际情形自行排定，并提经各主管核准后于每月20日前将下月份的轮休表送人事科备查，并凭此制作考勤卡。（3）轮休方式：①轮班员工每月可轮休的天数即包括当月的星期例假日及法定假日。②轮班员工每月预定轮休的天数可自由选择，事先申请排定，但每月所排轮休不得少于日。③轮班员工每月应休未修的（预先未选定轮休）的星期例假日及法定假日，应照正常上班日工资计，并加给星期例假的加班费。④轮班员工既经依照本轮休方式第一、二、三条选定轮休，不论排定轮休的天数多少，除已排定的轮休日外，其应休未休（即预先未选定轮休）的星期例假日及法定假日不得再申请不加班，如因帮不能到工时，应按平时请假办法事先办妥请假手续。⑤轮班员工既经选定的轮休天数不得增加或减少，不得与他人调换，亦不得借用或保留下月补休，如有特殊事故需要更改，每月休二日