41會議管理A0

名翔恿線股份有限公司會議管理程序書文件編號MS-M2-0103制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第1頁共5頁一、目的為達成公司政策之一貫性，目標之明朗，掌握工作之進度及預算費用執行狀況及跨部門的工作協調，能配合客戶之要求，提供更好的產品與服務。二、範圍本公司之各項會議均適用之。三、定義無流程圖會議需求計劃/修訂審核公佈實施NY記錄存查YA會議召開確認記錄/修正審核NY分發辦理A通知會前準備名翔恿線股份有限公司會議管理程序書文件編號MS-M2-0103制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第2頁共5頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應用表單No流程總經理室1會議需求6.1會議需求6.1.1定期召開之例行會議6.1.1.1依ISO規定之管理審查會議。6.1.1.2營業目標未達成時。6.1.1.3執行專案時，跨部門之工作協調與溝通；專案完成時。6.1.2不定期召開之工作會議不列入計劃中。總務人事組2計劃/修訂6.2計劃/修訂6.2.1總務人事組主管於每年十二月彙集董事長、總經理、各部門主管與管理代表下一年度預定召開之各項會議內容，如日期、時間、地點、與會人員與會議主題等相關資料，排定〝年度會議計劃表〞(MS-G4-0106)如附件1，呈總經理審核。6.2.2總務人事組主管依總經理裁示，進行計劃之修訂。年度會議計劃表(MS-G4-0106)總經理3審核6.3審核6.3.1總經理依年度政策之需求及掌控工作進度之需求，審核〝年度會議計劃表〞(MS-G4-0106)如附件1，若核可，進入流程4，進行公佈實施作業若未核可，則回到流程2，進行計劃修訂作業。年度會議計劃表(MS-G4-0106)總務人事組4公佈實施6.4公佈實施6.4.1總務人事組主管依【文件與資料管制程序書】(MS-M2-0501)之相關規定將〝年度會議計劃表〞(MS-G4-0106)如附件1辦理公告，並其分發給董事長、總經理、各部門主管、各單位主管與管理代表，由各會議召集人據以召開會議。文件與資料管制程序書(MS-M2-0501)年度會議計劃表(MS-G4-0106)名翔恿線股份有限公司會議管理程序書文件編號MS-M2-0103制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第3頁共5頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應用表單No流程相關單位總務人事組5通知6.5通知6.5.1各會議召集人依各會議所需之前置時間，以電子郵件、傳真或親自送交方式，分發〝會議通知單〞(MS-M4-0108)如附件2給各會議之與會人員，若有變更則另行以電話通知，若為每週召開一次之會議，由各會議召集人直接通知各會議之與會人員，不需分發〝會議通知單〞(MS-M4-0108)如附件2。6.5.2不定期召開之會議，各會議召集人決定會議之日期、時間與地點前，應避開固定會議召開之日期、時間與地點，若需使用總公司二樓會議室，須先聯絡總務人事組事務員，確認可以使用後，依本作業內容6.5.1之相關規定，通知各會議之與會人員。會議通知單(MS-M4-0108)相關單位6會前準備6.6會前準備6.6.1各會議召集人於召開會議前，依〝會前準備清單〞(MS-M4-0111)如附件3，進行各項會前準備事宜，各與會人員依職務所需或主管指派，準備會議所需之資料與文件。會前準備清單(MS-M4-0111)相關單位7會議召開6.7會議召開6.7.1各與會人員於會議召開時間，準時與會，主席依會議程序依序進行。6.7.1.1會議程序：A主席宣佈會議開始B主席致詞C上次會議決議事項檢討報告D討論事項名翔恿線股份有限公司會議管理程序書文件編號MS-M2-0103制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第4頁共5頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應用表單No流程E臨時動議F結論G散會6.7.1.2注意事項A各與會人員應於會議開始前10分鐘完成簽到。B各與會人員若因故可能遲到，應於會議開始前與各會議召集人聯絡報備，未報備者依公司差勤之相關規定論處；若因故無法與會時，應於會議開始向各會議召集人請假，若未經准假而無故不到者，依曠職論處。C若未事先指派記錄人員，主席於會前指派。D主席應注意議程進行之掌控，把握時效並使議事功能確實發揮。E會議決議事項由各會議主席負責追蹤管制。相關單位8記錄/修正6.8記錄6.8.1會議記錄人員應於會後三個工作天內，完成會議記錄(包含繕寫、打字與校稿)，呈該會議主席進行審核，會議記錄表格式樣詳見〝會議記錄首頁〞(MS-M4-0109)如附件4與〝會議記錄內頁〞(MS-M4-0110)如附件5。6.8.2會議記錄人員依各會議主席提示，修正遺漏或誤差內容。會議記錄首頁(MS-M4-0109)會議記錄內頁(MS-M4-0110)相關單位9審核6.9審核6.9.1各會議主席依會議內容審核會議記錄是否有遺漏或誤差，若無，進入流程10，進行分發辦理作業，若有，則回到流程8，進行修正作業。名翔恿線股份有限公司會議管理程序書文件編號MS-M2-0103制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第5頁共5頁四、權責單位五、作業流程六、作業內容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應用表單No流程總務人事組相關單位10分發、辦理6.10分發、辦理6.10.1總務人事組事務員依【文件與資料管制程序書】(MS-M2-0501)之相關規定，進行會議記錄之分發。6.10.2相關單位依會議決議事項執行，由各會議主席負責跟催。文件與資料管制程序書(MS-M2-0501)相關單位11確認6.11確認6.11.1各會議主席確認各會議決議事項之執行結果，並作成報告於下次會議中，提出檢討。相關單位總務人事組12記錄存查6.12記錄存查6.12.1相關單位主管與總務人事組主管依【品質記錄管制程序書】(MS-M2-1601)之相關規定，彙集所有相關之表單記錄並妥善保存。品質記錄管制程序書(MS-M2-1601)