3_人员控制

1南开大学程新生等内部控制要素篇内部控制要素是指构成内部控制的要件，在公司治理层次和管理层次中都包括人员控制、资金控制、信息控制，三大要素在这两个层面的内部控制表现出不同的特点，在公司治理层重点对高管人员的任免、重大财务事项审批、关键信息的传递等进行制度安排；在管理层次，针对关键岗位员工、日常财务活动、流程信息等进行重点控制。本篇从人员、资金、信息三个要素分别阐述企业内部控制，其中人员控制包括了行为控制。2南开大学程新生等第三章人员控制3.1人员控制理论与程序3.2关键岗位的人员控制3.3人员控制案例3南开大学程新生等3．1人员控制理论与程序在企业组织中，对人的控制是整个控制系统的关键。从董事会成员的任免、经理人聘用与考核、员工的招聘和培训等，均与内部控制密切相关。例如通过财会人员统一管理，实行财会人员委派制或者向分支机构委派财务总监，实现控制目标，这是对分支机构实施会计控制较为普遍的控制形式。4南开大学程新生等人员控制理论与程序不管是管理工作还是作业活动都需要靠人来完成，人是管理工作的核心，一些管理学家和企业家认为“办企业就是办人”，包括引进、培养高素质的员工，如何让员工为企业尽职服务。人员控制包括挑选和任命员工、培训、职位设计等控制方法，人员控制方法是其他控制方式有效运行的基础。5南开大学程新生等一、什么是人员控制人员控制是指一系列控制方法，这些控制方法能够使员工专业、敬业并且自觉地做好工作。人员控制有四个基本功能：使员工清楚企业目标和行为标准，知道企业期望员工做什么；确保员工拥有完成其工作岗位需要的所有能力（如经验和才智）和资源（如信息和时间）；避免了员工发生错误、舞弊、贪污、偷懒行为的可能性；改善员工进行自我控制、自我监督。6南开大学程新生等（一）直接成本小之所以将人员控制放在首要地位，是因为与结果控制、过程控制等其他控制方法相比，人员控制具有相对较小的副作用和相对较低的直接成本、易于操作。各种控制方法都会有其副作用或不足之处，以结果控制中的预算控制为例，副作用包括以下两个方面：一是造成内部博弈行为，处理不当很可能造成互相推委、预算松弛和操纵数据，为了确定目标大小而进行讨价还价。二是导致员工做出企业不希望发生的行为。人员控制的特点是7南开大学程新生等（二）小型、创业型企业的人员控制在企业生命周期的四个阶段中（初创期、成长期、成熟期和衰退期），初创期企业可能没有足够的人力、财力去建立正规的内部控制。由于企业规模较小，进行人员控制反而是最有效的。“我们不需要大企业的大多数控制方法，我的公司只有四个专业人士以及22个负责装配、搬运、填写定单的工人。我们尽最大的努力工作。8南开大学程新生等（三）人员控制是其他控制的基础人员素质和胜任能力决定了其他控制方式的有效程度，如果企业员工素质低下，行为控制、结果控制手段可能不会产生预期的效果。一方面，任何规章制度都不可能是绝对完美、面面俱到的，如果企业员工素质低下，员工可能挖空心思考虑如何“钻空子”；另一方面，即使规章制度是健全的，素质低下的企业员工完全可以互相串通、合谋进行舞弊，使得这些控制方式效果大为降低。9南开大学程新生等二、人员控制的理论基础－人性假设（一）“经济人”假说：管理者的作用就是对人施以监督、控制。采用X理论进行管理的企业，可能会产生抵触经营目标的消极态度，导致伪造预算结果、不传递真实信息或不良的信息交流（二）“社会人”假说：生产效率的高低，主要取决于职工的士气，而士气则取决于家庭、社会生活及企业中人与人之间的关系是否协调一致。在正式组织中存在着非正式群体，这种非正式的群体有其特殊的行为规范，对成员有很大的影响。10南开大学程新生等（三）“自我实现人”假说：组织行为研究表明，以Y理论为基础的企业和领导风格可带来较大的效益。企业中各层次的员工都有决定于自身目标的需求：追求自我价值实现；追求同事的承认；劳动补偿。认识到个人需求的特点，对控制是很重要的。Y理论假设人并不是懒惰的，如果管理者能提供合适的环境发挥其潜力，员工会自我调节、自我控制（四）“复杂人”假说：“复杂人”假说认为，人既不是单纯的“经济人”，也不是完全的“社会人”，更不是纯粹的“自我实现人”，而是“复杂人”，出因人、因时、因事而异的管理，是具有辩证思想的管理原则。11南开大学程新生等（一）挑选和任命员工（二）培训（三）职位设计和提供必要的资源一家民营房地产公司，建立了近200个制度，进行各方面约束。每个月制定财务计划，总经理签批后，授权2名副总经理及总经理助理在职权范围审批，审计监察处每月审核每一笔支出。总经理并不是一支笔控制，他认为，内部控制只要管好几个人、能够相互牵制就行了。三、人员控制程序12南开大学程新生等3．2关键岗位的人员控制一、关键岗位人员的胜任能力胜任能力概念引入工作动机、态度和价值观等潜在的、深层次的因素，与专业知识、行为技能等因素一同对组织中的优秀绩效与一般绩效进行区分13南开大学程新生等胜任能力的特点胜任能力因为职位的不同而具有不同程度上的差别。胜任能力是分层次分等级的，同样的一项胜任能力，因任职者本身职位的高低对其的要求程度也不同。胜任能力是由学习等方式逐渐发展起来的，即胜任能力具有可培养的性质。胜任能力并不一定是与生俱来的，它可以经过个体后天的学习和实践被培育和强化。14南开大学程新生等1．财务副总经理2．总会计师3．财务总监：从委派主体分类，财务总监有三种形式：一是企业外部所有者（股东）向企业派出的、负责监督企业财务活动，即外部委派的财务总监，例如，《深圳市属国有企业财务总监制度》规定，由政府向国有企业委派财务总监；二是企业或企业集团董事会委派，与所在单位的经营者联签，达到会计控制目的；三是企业内部经营者委派的财务总监，对经营者负责二、财务副总经理/总会计师/财务总监/财务执行官（CFO）－三者有区别吗？15南开大学程新生等有些企业只有财务总监，没有财务副总经理或总会计师，这些企业的财务总监实则为财务副总经理或总会计师，履行财务副总经理的职责，只不过是在名称上有所不同。一般意义上的财务总监被理解为所有者层次财务组织的代表，对经营者层次财务组织实施监控，但不干涉经营者的经营自主权。财务副总经理或总会计师是服务于企业管理的高级管理者，直接对企业经营者负责，属于经营者财务组织范畴；财务总监直接对委派方负责，属于所有者财务组织范畴16南开大学程新生等核心胜任能力内容决策能力进行财务决策及参与其他战略决策的能力战略规划能力规划财务目标、财务战略及财务功能远景的能力分析能力建立和运用模型，进行财务分析，提供决策支持的能力领导能力领导团队实施财务战略，实现财务功能远景，建立会计系统和财务流程的能力协作能力维护相关关系的能力，以及与其他高层管理人员、业务部门形成业务伙伴关系的能力控制能力以内部控制制度控制交易流程的能力，以及运用预算管理、成本管理、风险管理等手段，控制既定业绩目标的能力资源管理能力管理财务信息资源的能力，保全公司资产、并使之高效运转的能力财务总监/财务执行官核心胜任能力17南开大学程新生等三、关键环节的人员企业关键业务环节的人员包括重要环节的管理人员和业务操作人员，这些重要环节的人员安排是管理控制的重点，需要考察其专业能力、职业道德、工作之外的行为表现等，进行岗位轮换、职位更换等。18南开大学程新生等【信贷员四次伪造贷款】某银行信贷员想购买一座湖边别墅，他需要30万元作为支付楼价25％的首期付款，利用自己工作之便“借”这笔钱。他编造了一家不存在的公司作为借款人，伪造了所有必需的证明文件，如财务报表、董事会决议等和印刷了一批以该公司为开头信笺作书信往来。他用该等文件申请并自行批准50万元贷款作“营运资金”。条件是按季付息，5年到期。之后，将收到的50万元支票存入自己在其他银行的账户上。用其中的30万元作为购买别墅的首期费用，余下的20万元用来装修别墅。19南开大学程新生等在每季要付息时，他借记银行利息支出科目，贷记自己的放款账户，为扰乱这些账目的往来情况，他通过临时存欠和暂收付等账户作为过渡。由于其欺诈行为近一年时间未被发现，该信贷员感到这是改善生活的捷径。于是他又伪造了另外一个不存在的公司。作案手法和上次一样，只不过今次批准的贷款金额为60万元。他用这些钱购买了一艘游船而且偿还了别墅按揭抵押的部分余款。20南开大学程新生等购买游船几个月后，他与妻子离婚，作为离婚协议的一部分，其妻子可以得到那别墅和游船，而且还要他负责偿还别墅按揭的余额。为了减轻上述财务负担，他又设立了第三间不存在的公司申请贷款。这次借款人变成为一个富有的投资者，拥有许多不动产，包括出租物业、医用建筑和两个娱乐购物中心。条件与以往一样，而贷款金额为80万元。他用这边贷款偿还了别墅按揭的贷款外，还支付了离婚的法律费用和离婚协议中答应支付给前妻的其他费用。21南开大学程新生等离婚之后，因他享受奢侈的生活，导致债台高筑，如分期偿还的贷款、贷款、信用卡透支及以其公寓作第二抵押的抵押贷款等，以致他无法偿还债务。为此，他再一次利用伪造假公司去申请贷款100万元，手法和偿付利息方式与以往一样。22南开大学程新生等他的欺诈隐瞒了四年，直到有一次银行聘用的注册会计师抽样检查贷款档案时，他第一次作案的贷款被抽选作为检查样本改进该银行控制系统的措施是，进行必要的场外观察，判断关键岗位员工在工作之余的表现，掌握其本人、配偶、子女等是否有异常消费行为改进该银行控制系统的措施是，进行必要的场外观察，判断关键岗位员工在工作之余的表现，掌握其本人、配偶、子女等是否有异常消费行为。23南开大学程新生等四、内部审计人员由于内部审计的对象是风险管理、内部控制与治理程序，提供的服务与传统审计对象完全不同，对内部审计人员胜任能力的要求有所变化。24南开大学程新生等IIA内部审计人员胜任能力框架相关内容知识技能能力能够熟练地根据确定的路线工作分析设计技能识别问题、确定任务并构建典范的解决方案鉴别技能在复杂环境中能做出准确的、有创意的判断行为技能个人技能能应付挑战、压力、冲突、时间紧迫以及各种变化人际技能通过人际互动能够取得收获组织能力运用组织网络能够取得收获25南开大学程新生等五、对特殊状态下或不良嗜好的关键人员的关注企业要特别关注处在特殊状态下的一些关键人员，这些人员由于存在巨大压力，有可能进行舞弊。这些特殊状态包括：家庭负担过重，员工收入无法弥补；员工有特殊嗜好，例如赌博、挥霍成性、与人攀比、为异性支付消费款等；员工负有较多个人债务，无法偿还；个人经营资金短缺或投资失败；处于特殊情境中的人，如恋爱、亲人亡故等。26南开大学程新生等（一）处于特殊情境之中的人员从心理学角度分析，处于特殊情境之中的人员，为了取悦于他人，在情感的作用下，丧失理智或无法控制自己，从而导致内部控制失效。27南开大学程新生等【贪心恋人双双获罪】一加油站记账员利用工作便利，擅自以虚构加油数量不记账的方式套取现金，交男友炒股并用于消费。日前，这对恋人均因犯有挪用资金罪被天津市东丽区法院判处有期徒刑一年，缓期一年。25岁的殷某自2000年起在某加油站工作。2001年4月起，殷某开始担任记账员，负者该加油站的库存商品账、加油结存记账、贷存卡条、加油票等记账工作。28南开大学程新生等【为供男友网络赌球贪污公款300多万】为供男友在网上赌球，四川省歌舞剧院原出纳刘薇伙同男友贪污单位公款达300多万元。2007年3月9日，成都市中级人民法院对此案进行公开宣判，刘薇及其男友任杰均以贪污罪一审被判处无期徒刑，并被没收其个人全部财产。另一当事人，四川省歌舞剧院原会计陈伟，也因与刘合谋贪污公款26万余元被判处有期徒刑6年。法院查明，刘薇案发前系四川省歌舞剧院的一名出纳，其男友任杰没有工作。任杰因为网络赌球输了钱，便和刘薇谋划侵吞省歌舞剧院公款。2004至2006年期间，刘任二人私自以单位名义出具现金支票、偷盖或伪造财务印章，并利用制作虚假的财务凭证等手段，套取公款达3134478.51元用于赌球和其它消费。29南开大学程新生等（二）具有不良嗜好