解析员工手册

解析员工手册员工手册核查清单个人专题训练课#13：--员工手册核查清单利用员工手册核查清单来确定需要写进政策中的主题或问题以及你认为应该在员工手册中包括的内容。有时，你恐怕早已有了成文的政策；有时，你可能暂时还不需要一个规范的政策，但需要编写一个。在挑战3的后面，你将有机会为你的公司编写一些政策。但在这一专题训练课上，你的目标只是确定在员工手册中应该包含哪些政策。注释：如果你未能及时向员工通告有关政策的各项变动，那么一旦员工针对现实政策或程序提出投诉或起诉时，便会出现严重的问题。员工会声称自己对已修订的政策根本不知情，或没有得到任何变动的通知。未能通知员工会使你的信誉受损，并在法律纠纷中处于不利地位。事实上，公司的员工手册和人事政策可能会在未来的某一天成为你在法庭上的证据。好好保存它，不要把它毁了！该专题训练课的目的是为了确定书面政策及员工手册中包括哪些要点或主题。个人专题训练课#13--员工手册核查清单对于你需要包括在员工手册中的内容，请在每个项目前的方框中找“√”，如有必要请补充其他主题。I．引言欢迎辞“自由雇用”原则说明政策修订权公司历史经营哲学使命及远景规划陈述如何使用员工手册II．一般性的聘用和管理政策员工类别服务时间（工龄）平等就业机会性骚扰聘用条例：对亲属的骋用晋升政策身体检查安置残疾人及遵守美国伤残法案移民问题实习期岗前培训及其他培训非竞争性条例或商业机密保密问题业余职业个人形象或衣着规范礼品与赠品推销和物品发放个人档案（查阅和隐私）吸烟酗酒与吸毒差旅政策个人物品电话使用停车钥匙和身份卡公告栏门户开放政策III．工作日程方面的政策正常工作时间与日程安排工间休息考勤政策天气状况IV．福利和报酬政策奖金、工资、薪水加班费和补休时间“应召”职责的劳务费对债务人工资的扣押法定福利（员工补偿金、失业保险金、联邦社会保险捐款）休假政策节日休假病假和事假听证义务丧假服兵役休长假健康和人寿保险短期或长期伤残保险退休福利和养老金教育资助计划V．安全政策对职业安全和健康法案的遵守一般安全条例事故危险品血源病原体急救和应急措施VI．处分和终止合同政策行为准则投诉程序辞职报告行前会面VII．员工接收确认函员工手册接收表修订版本接收表专题训练课补充如果你的员工手册核查清单中包括的内容非常多，要记住，并非所有的政策都具有同等的重要性。重新检查一下你的核查清单，在你认为关键的那些政策前打个“*”号。在开始编制手册时，首先编写这些重要政策，然后再制定并补充那些不太重要的政策和程序。知道了在员工手册中应包含什么内容后，你就可以着手编制实际的政策了。有时，企业的经营者或管理者将独立决定小企业的政策和程序内容，但更多的时候，让员工参与这一过程（无论是编制还是修订政策）则更为合理。如果你现在没有一本员工手册，很可能会从以前的信函陈述中找到大量的政策，因此要搜索你的文件。有一些政策实际上是存在的，但仅仅存在于你的头脑中。你可能需要与你的员工（包括管理层及非管理层）坐下来一起对你企业的政策和程序的陈述进行讨论和编制。你可能利用刚刚完成的核查清单作为员工手册的提纲。供参考：很多公司通过成立一个政策审查委员会使员工参与到制定政策的过程中。这种委员会通常只具有建议权，即对政策的内容和实施提出建议。如果你的公司打算成立一个政策审查委员会的话，应该首先对其角色和权限范围做出明确界定。（摘自：《小企业译丛--人力资源管理》）员工手册中可能存在的问题自由雇用原则近几年，雇用双方的契约关系引起了广泛的舆论关注，原因之一在于书面政策和员工手册支持了一种雇主与员工之间的“隐含合同”，它侵蚀到雇主的自由雇用地位。自由雇用是指雇主与员工共同拥有的一种“传统”权利，即雇主可以“随意”合法地终止与员工的雇用关系。同样，员工也可以无需事先通知，无需任何理由而随时终止雇用关系。这一原则适合于那些不包括在综合谈判协议或公民服务条例中的员工以及那些不是书面雇用协议下受雇的员工。法律注释：一些书面政策是联邦或州法律所要求的，但很多规范政策并非法律所要求。不过，它们可以使你在法律纠纷中减轻公司的责任。以下便是制定书面政策有利于企业经营者的一些例子。·如果公司有书面政策禁止在工作场所中发生性骚扰，并概括说明了这种投诉的处理程序，那么雇主便可以在性骚扰的法律纠纷中将应负的责任减小到最低限度。·根据公司的规模，州或联邦的法律条文制定了探亲医疗休假政策。这些法律对那些需要生育、哺养子女或需要照顾自己和家人健康的员工具体规定了不带薪休假的时间。与探亲医疗休假有关的书面政策应包括在员工手册中。有些法律要求雇主在一些引人注目的地方张贴这些政策的通告，遵从这些规定会减少员工在家庭医疗休假方面的起诉。·在很多受联邦、州以及地方法规管辖的区域内，要求对平等就业机会有明文的政策。当有人针对这方面的歧视问题向你提出起诉时，张贴有关这一政策的通告以及员工手册中包括这一内容可以减轻公司应负的责任。以上例子仅是书面政策能够起作用的一部分例子。由于法律总是在不断变化，因此，公司应该委托一名法律顾问来了解变动中的联邦、州以及市的法规条文。当法官们在审理案件中调查雇用双方的关系时，他们将核查书面和口头的政策及其一致性，以确定员工是否得到了任何保证以使他们相信自己拥有长期或终身的雇用合同。以下便是一些“隐含”承诺的例子。·使用诸如“终身员工”之类的措辞能够导致员工们相信自己终身拥有这一职业。与之类似的另一个措辞是“固定员工”。使用诸如“年薪”或“年终奖”之类的措辞会使员工们相信他们享有1年期合同的保障。·“实习期员工”这一措辞可以意味着一旦员工实习期结束，他们便获得了受保护的正式地位而不会被辞退。·当政策中阐述了奖惩步骤，并要求主管“必须”遵守这些步骤时，奖惩措施也会成为一个问题，员工会从这些政策中得到推论，只要主管并不严格地遵守这些步骤，他们就不会被解雇。·绩效评估政策如果被陈述为“员工的工作绩效要维持在一个可以接受的水平上”，可被员工认为是契约性的。以上这些例子表明，认真编写并审查你公司的政策是多么重要。当然，以上这些问题不应成为使你不敢制定书面政策或员工手册的因素，但它们的确表明了在员工手册分发之前对其进行审慎制定，并聘用一名律师对其进行核查的必要性。法律注释：自“自由雇用原则”开始实行之日起（田纳西最高法院，1884年），一些州和联邦的法律条文就在雇主解雇员工的权利上做出了限制，现实中有很多这样的例子。·联邦和州法律均禁止受保护群体因歧视而被解雇（如因种族、年龄、宗教、性别、残疾、国籍、家庭地位等而被解雇）。·在“公共政策”允许的范围内员工进行的活动是受法律保护的。例如，禁止解雇拒绝为公司从事违法活动的员工或举报公司不正当行为的员工。·对于“隐含合同”，雇主事实上已在行动或口头上承诺了继续雇用员工。目前有些州禁止无“正当理由”解雇员工。你需要从律师那里了解一下公司是否处于实行“自由雇用”的地区内，并了解一下辞退员工方面的种种限制。另外，让律师审查你制定的员工手册以及人事政策，以确保你使用的措辞不会在双方的雇用关系上出现歧义。使员工手册和政策跟上时代的脚步花费了大量时间和精力为你的企业编写并分发人事政策之后，还需进一步努力使其与时代保持同步。毋庸置疑，公司需要经常对政策进行修改。但是，如果员工手册并未随之更新，或更新之后没有及时通告员工，你怎能期望他们遵守呢？当然，政策每变动一次，就对整个手册修改一次是不合理也是不必要的，但你必须建立一个体系以确保所有员工都知晓这些政策的具体变动情况。政策开发及修订体系无论最近公司是否出台了书面的人事政策，你都需要建立一个体系，以便在规范的基础上制定和审查政策，并将其传达给员工。图3-1提供了这种体系的模型，你可以根据其中描述的步骤来开发自己的体系。第1步：挑选协调人制定书面政策和员工手册看似一件简单易行的工作，实际上却是一个复杂而费时的过程。你需要任命公司中的一个人来协调这项工作。理想的候选人包括人力资源专业人员和经理，他们对政策有建议权。员工手册协调人的工作应该是：·协调这一过程中的每一步骤，并如期完成每一步骤。·召集“恰当”的人拟定政策初稿。例如，如果政策与享受福利待遇的资格条件有关，“恰当”的人应包括企业主、人力资源经理以及从事福利待遇文书工作的员工。·了解员工政策中可以存在的法律约束以及这些政策对雇用双方的意义。协调人应该在某种程度上与律师一起共同考查政策中与法律相关的细节问题。·对内容进行编辑加工，并安排好前后顺序，以保证手册的作用，并易于修订。第2步：确定主题和政策不同的公司制定不同的政策。有的政策可能完全不适于某些公司，但却是另一些公司的法宝。作为一个小企业的经营者或管理者，你应考虑到在公司的经营方面需要员工了解哪些内容，然后列出员工手册中应该包括的主题。（摘自：《小企业译丛--人力资源管理》）员工手册：员工步入公司的向导无论是应届院校毕业生，还是其他被聘用人员，初来窄到一家公司，自然希望了解公司大致情况，尽快搞清“公司能为我提供怎样的工作环境”、“我应当遵守哪些规章制度”、“若是努力工作，将会获得怎样的发展或者提升”等问题。员工手册是一个很好的介绍形式。一、员工手册应当包含的内容员工手册应该含有哪些内容，并无定规，编排亦无固定模式。但一般可由以下几个部分组成1．公司概况。概要介绍本公司历史。现状及隶属关系。让新员工大体了解公司性质、经营范畴、主导产品（含劳务、服务）、市场分布、注册资本、现有资本及实现利税等基本情况，以对公司实力和竞争能力充满信心。简要回顾公司创业历史，对公司战略目标和发展规划略加阐述，亦将公司美好前景展示给员工，以激励斗志，为实施目标管理打好基础。2．公司文化。企业文化是企业具有自身特色的意识形态和行为规范总和，大致包含企业哲学、企业规范、企业形象和企业精神。企业哲学是企业一切活动的行为指南，其核心是价值观念。在员工手册中介绍企业经营理念，即始终遵循的价值观念，以统一员工思想，为企业整体目标共同奋斗。企业精神是企业内部规范和外部形象的融合与升华，集中体现出企业经营哲学和独特风格，是公司迎着市场风浪前进的旗帜和号角。企业精神是一种无声无形的信念，但通常又可用简短、响亮的标语或口号予以表述。可将凝炼出的企业精神，印到员工手册的扉页，，以求醒目，鼓舞斗志。3．组织结构。员工来到公司，自然应对公司结构框架有个粗略的了解。一般可绘制部门结构图。通过该图，员工不仅可一目了然地知晓公司包括哪些部门，且对公司的产权构成，组织管理模式以及各个系统（办公系统、生产系统、营销系统、财务系统等）形成印象。4、部门职责。通过阅读各部门工作职责。员工自会明白某个部门负责何种事务，协同哪些别的部门，参与哪些其他工作。部门自身职、责、权分明，部门之间纵横关系清晰，有利于回答员工“有事找谁”和：“我所在的部门分管什么”两个基本问题，有助于员工搞准自身位置，尽快进入角色。5．政策规定。这部分内容较多，且涉及员工切身利益，可谓手册的“重头戏”；首先是人事政策，即员工选聘依据，考核标准、晋升条件。聘用（解聘）程序；其次是工资待遇，即工资结构及分级、工龄计算。各种奖金和补贴发放办法：，试用期待遇等；还有劳动纪律，即劳动合同的签订，到上下班时间，以及请假制度。其他各项制度，如报销制度（指差旅费，医药费等）、车辆使用制度、安全制度、卫生制度、保密制度等，可视必要作出详略不同的介绍。现代公司为员工提供的各种社会保险（如养老保险、医疗保险、人身保险），以及其他福利，如提供工作服、免费午餐，提供可惜阅的图书，提供单身公寓或发放租房补助金，提供年度休假等，亦应列入此部分，以体现公司的关怀，展示公司为员工创造的良好工作，生活条件以及必要的保障。6．行为规范。一个现代化的公司，其精神风貌必然体现于员工的仪表风度（包括着装、发型，化妆等）。员工的一言一行、一举一动，均代表着企业形象。公司在这些方面的要求，应明确且具体地写人员工手册之中，以利员工经常对照，不断提高自身道德修养和文明素质。待人接物的行为准则，虽为企业文化的有机组成部分，但单独列为一节，以期引起员工特殊重视，自觉强化日常训练，以达“习惯