如何记好笔记-学生、职场人士均适用

笔记，工作者最好的思考锻炼「做笔记有什么可教、可学的？」毕竟，笔记谁不会做？一张纸、一枝笔，或许再配上几个图表，对许多人来说，笔记的好与坏，可能只是字迹潦草与工整的差别而已。但仔细回想，你有没有这样的经验：开会时随手翻开笔记本，看到有空白页就开始记，几天后却翻遍整本都找不到记到哪去了；只顾着埋首记下所听、所闻的事，日后整理时，根本分不清哪些句子是讲者所述、哪些又是自己的意见；会议中拿到的讲义、资料，随手对折就插在笔记本里，某次从包包抽出笔记本时，不慎散落一地，哪份资料属于哪次会议，完全分不清了；会议纪录做得零零落落，事后只靠记忆做事，等到下周例会上，才发现自己遗漏了主管交办的工作；临时接到客户来电，随手抓一张纸记下对方说的话，结果中午吃个饭回来，却怎么也找不到那张纸了；这些或许都只是「小问题」，却也是有些人给人丢三落四的印象、有些人做事快又精准的差异所在。举凡会议纪录、脑力激荡、数据整理、代办事项安排……等等，根据日经《Associé》杂志的调查，上班族的日常工作中，半数以上都与信息的处理与传递有关，而「做笔记」，正是所有信息处理工作的基础。光是把「笔记」做到确实，就能协助工作者厘清各项信息与工作进度，减少错误与不确定性，避免浪费时间在反复确认与修改上，大幅提升工作效率，避免陷入「终日忙乱、成果质量却不佳」的瞎忙窘境。书写，有助于延伸思考或许有人会说，现在计算机如此普遍，何必强调纸笔记录？《笔记成功术》作者米山公启表示，计算机再轻薄，也不如笔记本方便携带；而且比起计算机打字，纸笔书写无论是在抄写、图解或涂改上，挥洒空间也更大。更重要的是，笔记的书写是一套信息分析与判断的流程。一个人唯有在完整理解所接收的信息后，才能去芜存菁、抓出重点，明白自己「要记下些什么」。可以说，笔记不只是记录，更是一种价值判断。此外，做笔记还有助于「唤醒记忆」。米山表示，「想不起来」不等于遗忘，只是被收藏在脑海底层某个角落，而「书写就像钩子一般，可以帮你把记忆拉扯出来」。试想，你是否曾在写笔记的过程中，突然回想起自己曾经看过某篇相关报导、或某本相关书籍。某种程度上可说，信息记录只是笔记的「结果」，过程中所涉及的思考与联想，对于工作者的帮助更大。养成动手做笔记的习惯，不只强化记忆，还能增进对信息的敏感度，让自己的构思与创造能力，更上一层楼。书写，就是在锻炼脑力「书写」并不只是手指的活动，而是运用全脑才能达成的一连串行动集合。换言之，笔记的书写过程，其实是生活中最方便的脑力锻炼。具医学博士学位、专攻神经内科的米山公启解释，人们在写字时，要先从大脑内负责记忆的「边缘系统」中将文字取出，交给负责语言理解的「颞叶」做分析，接着再回到主司思维、决策与学习的「前额叶」，进行信息判断与暂存。储存在「前额叶」中的文字信息，会再经由「大脑顶叶的运动中枢」接收，并随着运动神经下达的「书写」指令，一同传给手指。而手指的动作，则由「小脑」负责控制。最后，写下的文字将会以图像方式，透过眼睛传回大脑中负责视觉处理的「枕叶」，并由「前额叶」在脑中与记忆交叉比对，确认所写的文字是否正确，再由手指进行修正。因此，善用纸笔书写，可以有效刺激脑部的活化。不过米山也提醒，人只有在思考时，才会引起头脑中的变化，所以单纯的抄写经书或听音打字这类行为，由于缺少自身有意识地思考，对脑部活化的功效，远不如必须先理解他人言语，然后进行讯息分析、并依照本身需求进行摘要的笔记过程。「唯有一面思考一面书写的笔记术，才能真正锻炼脑力」，米山强调。笔记八法：让纪录内容井然有序一、采用活页式笔记本：方便调换内页顺序匆忙赶进会场，随手翻开笔记本，找到空白页就开始写......日积月累之后，笔记内容的顺序大乱，整理和翻阅都很麻烦。《笔记女王的手帐活用术》作者林佩玲建议，选用活页式笔记本，就可避免这个问题。活页式笔记本不仅可以任意移动写过的笔记页，方便笔记本内页的整理与分类，让人不必每次做笔记，都得翻找上回记录处，还可以任意抽换不同格式的活页纸，让笔记本运用更灵活。即使是讲义或会议资料，林佩玲也建议以打孔机打孔后，与相关笔记页面夹在一起，让资料收纳更有条理。二、使用最普遍的活页笔记本规格：26孔在选购活页式笔记本时，诚品文具管区副理汤如莹建议，26孔版本是最佳选项，因为这是市面上最常见的规格，日后要换购不同的笔记纸内页或活页夹，不仅容易买到，选择也多，使用上远比6孔或32孔等版本更便利。三、明确的表头标记：Xmark表示法明确的表头标记，是笔记不可或缺的基本功，市售笔记本多半已于页面印妥供表头标记的字段，目的在于方便事后进行笔记内容的追踪与管里。若手边笔记本并无此字段，可参考日本笔记术达人和田茂夫所建议的「Xmark」表示法：在笔记页上方画一个X记号，顺时针依序填上「主题」「相关信息」（如与会人、数据源、关键词等等）「日」「月」，方便日后翻阅时，能快速进行索引。四、有效的版面配置：康乃尔笔记法康乃尔笔记法（CornellMethod）是由美国康乃尔大学发展出来的笔记技巧，最大特色就是：把两条线，以「歪基心的倒T字」组合，将版面切割为「一大两小」3部分：左方小区块用以记录日期、主题、与会者等基本数据，右方大区块用做记录内容的主要范围，下方区块则做为补充信息或个人想法的记录区。透过将版面切割为3个区块，明确区分「基本数据」「笔记内容」「相关补充或个人意见」这3种信息，可便于事后阅读时一目了然。五、预留空白位置：便于补充注记林佩玲强调，一般人记笔记时最常犯的错，就是把整张纸填满，忘了留白。预留空白主要有两个好处：（1）方便补上临时想到的相关信息或心得，不但可以避免页面上到处是拉线，显得凌乱不堪，还可以避免随手、随处记下灵感，事后根本忘了记在哪里；（2）方便日后整理笔记时，可以写下心得或相关延伸思考，让笔记更完整。六、抓出关键词：串字作文在边听边写笔记时，无可避免地必须简化内容，但如何做到「简而不陋」，林佩玲建议采用「串字作文」的方式，先抓出关键词（例如重要人名、专有名词、相关行动等等），并以「主词＋述语」的方式简述彼此关系，待事后整理笔记时，再将所有关键词串在一起，透过「串字→词→句→段→文」的延伸法，还原完整的叙述内容。七、活用线条和图解：呈现事物顺序与关系线条与图解是简化笔记内容非常好用的方法。和田茂夫表示，最常用的线条为「→」和「—」，可明确标示出事情的顺序或对象彼此间的关系；最常用的图解则是「○」和「□」两种图形，主要用以标示「对象」与「行动」。其他诸如直方图、折线图、圆饼图等等，也是笔记时的好帮手，透过简单的几何图形，就能阐释原本需要大量文字叙述的信息。不过和田也强调，不管是线条或是图解，描绘时只要能明确示意即可，没必要过度讲求精确和美观，免得浪费太多时间在绘图上，本末倒置。八、依序记录，宁可留空也别怕浪费纸和田茂夫认为，笔记应从上至下按照主题依序记录，并配合句子间的叙述逻辑适时换行，确保每句话的「记录顺序」都能被辨识，以便日后做整理时，能够厘清哪些事情叙述在前，哪些发生在后。千万不要为了省纸，把整张纸抄成一片字海，事后还得逐句阅读，才能找出信息的顺序性关连，徒然浪费时间与精力。后续整理比当下记录更重要，发挥笔记的真正价值很多人在上课、开会、听讲的当下，都会振笔疾书、拚命做笔记，但之后却一次也不曾看过自己的笔记，失去了笔记的意义。《超有效备忘录》作者大胜文仁强调，要充分发挥笔记的功用，后续的「整理」更重要，可让第一手内容大幅增值。不过，整理并非只是将纸本内容输入计算机归档。大胜指出，有效的笔记整理与保存，有下列4个作业程序：（1）审视：再度确认笔记内容，如果觉得某部分内容是不必要的，就此舍弃也无妨。（2）做记号：在笔记上标注明显记号，帮助自己之后即使不再重新阅读笔记，也能一目了然笔记内容或重点。（3）分类：将做记号的部分摘出重点，并依个人偏好的方式做分类，也就是为信息做索引。记住，分类是以自己日后需要该信息时，能够立即提纲挈领、掌握重点为原则。（4）整理：将分类好的信息，再依类型或相关性归档，供日后需要时可运用自如。利用归档，让旧笔记本成为数据库《弘兼宪史教你活用记事本》一书指出，旧的笔记本或手帐，记载了许多难能可贵的生活经验和心得，不应任意丢弃。藉助于上述4道程序，可将笔记本活页拆下、做好索引，再分门别类集结装订，不但可在日后供做数据检索或工作使用手册，再次阅读也常能带给自我新的启发。制作失败笔记，克服弱点与缺点《笔记成功术》《超有效备忘录》《笔记女王的手帐活用术》等书的作者一致建议，应该为自己建立一本「失败笔记」。人生难免会犯错，能从错误中成长，犯错的经验才会产生价值。「失败笔记」的制作方法是：先挑选一本合适的笔记本，然后在自己遇到失败、挫折，甚至只是疏忽大意犯了错时，简单地写成清单，并且反躬自省，列出具体的改善对策，避免自己重蹈覆辙。以「删除线」修改纪录：保留还原及追踪的可能做会议纪录或行程规画时，碰到需要修改或调整时，你习惯怎么做？用橡皮擦把铅笔写的记事擦掉，还是把原子笔所写的记事涂黑？《超有效备忘录》一书作者大胜文仁强调，千万不要这么做。正确做法应该是把原本的纪录用删除线划掉，保留仍可辨识的字迹，然后在其下方或附近写上更新信息。大胜表示，这么做最主要有两个用意：（1）保留原先的纪录以供辨识（也就是留下证据），防止因为行程变更或计划修改而引发纠纷；（2）避免在修改后又想改回原状时，还要重写一次，或是手边纪录已被擦掉或涂黑，只得重新征询当初的决议内容，不仅麻烦，也容易给人负面观感。记录修改原因：不犯相同的错在更新或修改笔记信息时，也可以在旁边附注修改的原因，或是这件事带给自己什么感觉等相关意见，提醒自己下次别再为了相同理由而必须修改。例如，和客户原本约好的见面时间发生变更，可能是因为客户在那个时段日后都有固定例会要开，把原因记录下来，下次就能避开。又或者学习笔记上的内容修改，可能是因为自己背错了某个公式，或套用了错误数据，写下原因，就能提醒自己下次小心，不再犯相同错误。醒目标示重点或大错：每次检阅笔记都能得到警惕《考上第一志愿的笔记本》一书建议，只要是格外需要注意的部分，例如犯了重大错误，或是务必要记住的重点，最好能以粗体字标示在显眼处，好让自己翻到那一页笔记时，最先映入眼帘的就是那个大错或重点，立即得到提醒。排列「色彩序阶」：标示重点一般人常用蓝笔或黑笔做笔记，但其实人们对于色彩的敏感度，远大于黑白文字，因此《笔记女王的手帐活用术》作者林佩玲建议，不妨挑选不同颜色的笔，以抢眼程度排列「色彩序阶」，分别代表不同程度的重要性，做为标示重点之用，例如：红＞粉红＞橙＞黄＞绿。如此，日后在浏览笔记时，就可依照当时的需求，挑选不同颜色重点阅读，加快数据整理的速度。三色法：赋予颜色意义，协助信息分类透过赋予颜色不同的意义，也有助于为信息分类。林佩玲表示，在各种颜色区分方法中，日本明治大学教授斋藤孝提出的「三色法」，易学又实用。斋藤孝为红、蓝、绿这3个颜色，分别赋予不同的意义：在行程方面，红色代表「最重要待办事项」，蓝色代表「一般待办事项」，绿色代表「个人私事」；在信息管理上，红色表示「从别人口中听来」或「比较主观的信息」，蓝色表示「次要信息」，绿色表示「自己的想法」。林佩玲指出，每个人对于颜色的定义或许不尽相同，但是藉由建立起个人的用色规则，日后每当浏览笔记本或行事历时，就能迅速而直觉地抓出所关心的项目，大大提升工作效率。选用3～5个颜色：避免色彩过多，混淆重点色彩虽然好用，但是如果同一个版面上颜色过多，有时反而会阻碍阅读。在笔记色彩学中，3～5个颜色最适中，一旦超过7种颜色，反而会造成混淆，让人分不清那个颜色才是重点。因此，即使市面上已有7色甚至10色笔，但笔记专家还是建议选用3色笔或5色笔来做笔记。红笔：抄写段落标题，做为笔记大纲红色是最醒目而强烈的颜色，最适合用来标示重点，也可用来书写补充备注。林佩玲举例，遇到有人做投影片简报时，可用红笔记下每张投影片的标题字，细部内容则以黑笔或蓝笔撰写，如此事后阅读笔记时，只需看红字部分，就等于读完整场报告的重点大纲。荧光笔／色铅笔：区分色块，进行可视化管理着有《用荧