8制定资金活动内部控制制度

第9章中小企业采购业务内部控制精细化设计9.3制定采购业务内部控制制度9.3.2采购预算管理制度采购预算是采购业务的起始环节。为使采购预算编制合理、符合实际，且与生产经营计划相协调，中小企业一般由生产、销售等需求部门提出物资需求计划，再由采购部结合库存物资平衡计算、统筹规划。为制定合理、可行的采购预算并严格进行控制，中小企业须制定采购预算的管理制度，具体示例如下。制度名称采购预算管理制度编号受控状态执行部门监督部门编修部门第1章总则第1条目的为了加强对公司采购预算的管理，有效控制采购成本，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司采购预算管理工作。第3条职责划分1．公司总经理负责采购预算的审批。2．采购部负责根据采购计划编制采购预算，并严格执行。3．财务部协助采购部制定采购预算，整合公司整体预算，并监督采购预算的执行情况。第2章采购预算的编制第4条采购预算编制原则1．实事求是原则。2．留有余地原则。3．比质比价原则。第5条采购预算编制目标1．编制合理，可使采购部进行采购时按预算进行，控制采购费用的支出，节省成本。2．方便财务部门据此筹措和安排采购所需的资金，保证资金支付的准确性与及时性。第6条采购预算影响因素在编制采购预算时，采购部应充分考虑以下七种影响采购预算的因素，具体如下图所示。销售计划生产计划物料清单存量管制卡物料标准成本生产效率价格预期采购预算需考虑的七大因素第7条采购预算编制依据1．生产经营所需的物资数量。2．预计的物资期末库存量。3．本期计划末结转库存量。结转库存量由仓储部和采购部根据各种物资的安全库存量和提前采购期进行确认。4．物资计划价格。物资计划价格由采购部根据物资的当前价格，结合可能影响物资价格变化的因素进行确定。第8条采购预算编制方法采购部须根据物资采购的具体内容，选择合适的采购预算方法，如固定预算、弹性预算、滚动预算、增量预算、零基预算和定期预算等，具体如下表所示。采购预算方法选择明细表采购方法优点缺点适用范围固定预算简便易行、较为直观可比性差，不利于正确地控制、考核和评价预算执行情况在一定范围内相对稳定的采购项目，如采购金额变化很小，或者金额固定的采购项目弹性预算有利于对预算执行情况进行控制、考核和评价，避免预算的频繁修订操作复杂，工作量大适用于采购数量随着业务量变化而变化时，市场价格及市场份额不确定时的采购（续表）采购方法优点缺点适用范围滚动预算有助于采购支出的连续性和完整性，可充分发挥预算的指导和控制作用操作复杂，工作量大适用于规模较大、时间较长的工程类或大型设备采购项目的预算增量预算简单易操作不利于克服预算中的某些不合理因素适用于由于某些计划采购项目的实现，而相应增加的支出采购项目零基预算有利于合理配置资源，切实提高企业采购资金的使用效益工作量大，预算成本较高适用于各种采购预算定期预算便于考核、评价预算的执行结果周期长、有一定的盲目性和滞后性适用于服务性质的、经常性采购项目的预算第9条编制采购预算1．采购部应采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并据此编制采购预算草案，报财务部审核。2．采购部应与财务部进行协商，在充分考虑到公司的现实状况、市场状况和公司预算整体的基础上，综合平衡采购预算草案。3．采购部应根据平衡过的采购计划草案编制正式的采购预算，并报总经理审批。4．在编制采购预算的过程中，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急采购情况。第3章采购预算的执行与调整第10条采购预算的执行1．经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得保留；如确有需要，下期补办相关手续。2．未列入预算的紧急采购，由使用部门领用后，补办追加相关手续。3．采购预算由使用部门严格执行，其他部门予以监督。第11条预算外采购预算外采购行为必须经采购部经理、总经理逐级审批后方可执行，否则必须按采购预算相关内容办理采购。第12条采购预算调整前提遇有下列情况之一者，采购预算需要进行调整。1．公司经营方向发生变更。2．受重大自然灾害的影响。3．公司内部重大政策调整。4．外界发生重大事件，如政治经济事件、宏观政策的调整等。5．市场经济形势发生重大变化，导致公司经营目标需要调整。第13条采购预算调整程序采购预算的调整审批程序须与编制审批程序保持一致，不得更改。第4章附则第14条本制度由采购部负责解释和修改。第15条本制度自公布之日起执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期9.3.3供应商管理制度中小企业对供应商的选择直接影响采购的价格与物资的质量。若供应商选择不当可能引起采购物资质量不达标、采购费用偏高等问题，从而导致相关经营风险。为合理选择采购供应商，保证采购价格合理性、物资质量可靠性与供应及时性，保障生产、销售等活动顺利开展、减少相关风险，中小企业应制定采购供应商的管理制度，具体示例如下。制度名称供应商管理制度编号受控状态执行部门监督部门编修部门第1章总则第1条目的选择合格的供应商并对其进行持续监督、管理，确保其能按时保质为公司提供合格的物资与服务等，保障公司生产、销售等业务顺利开展。第2条适用范围本制度适用于为公司提供物资与服务的所有供应商。第3条职责划分1．总经理负责合格供应商的审批工作。2．采购部负责收集供应商信息，并调查供应商资信情况。3．采购部、质量管理部、设计部负责对供应商进行评估选择。4．采购部、质量管理部负责对供应商进行考核。第2章供应商调查第4条供应商调查内容采购部对供应商进行调查应从六个方面展开，具体内容如下图所示。供应商调查内容示意图第5条供应商调查程序1．采购部根据采购物资特点及市场现状，确定供应商调查分析的目的及制定供应商调查方案。2．调查方案经审批通过后，采购部设计相关调查问卷并对调研人员进行培训，为调查工作做准备。3．采购部组织人员根据调查方案和计划开展调查工作，建立供应商档案、收集整理调查结果。第6条供应商调查渠道1．采购物资发布会、展销会、订货会等。2．传播媒体，如网络、报纸、电视等。3．行业协会或相关行业组织发布的名录、公报等。4．第三方调研资料。5．其他企业或个人介绍。第3章供应商评估选择第7条供应商评估维度采购部、质量管理部、设计部对供应商进行评估，应主要从五个方面入手，具体内容如下表所示。供应商评估维度说明表序号评估维度具体内容1价格与费用物资报价、成本下降空间、消化材料涨价能力、价格优惠幅度等2产品质量质量手册完整程度、质量管理制度落实情况、质量认证情况、样品质量检验合格率、质量问题承诺处理等（续表）序号评估维度具体内容3交货情况交货及时性、样品提供及时性、扩大供货弹性、合同履约能力、年均供货额外负担与比例等4服务水平供应商运输、安装、维修、培训、技术支持、零星订货保证、补充延期交货、纠纷处理、信息传递等5综合管理水平供应商组织架构、内部管理制度完善性、合理性及落实情况等第8条供应商初步评估1．质量管理部、采购部、设计部及其他部门视实际情况按评估维度选择合理的评估指标。2．评估部门通过判断法、层次分析法、排序法等方法为评估指标确定权重。3．评估部门对供应商评估指标及其权重进行打分，按分值高低决定选择范围与优选顺序。4．在对供应商进行初步评审时，评估部门须确定采购的物资是否符合国家法律、法规的要求和安全要求，涉及有毒品、危险品应要求供应商提供相关证明文件。第9条供应商的现场评审1．根据所采购材料对产品质量的影响程度，可将采购的物资分为关键、重要、普通三个级别，对不同级别实行不同的控制等级。2．对于普通材料的供应商，无须进行现场评审。3．对于提供关键与重要材料的供应商，采购部组织质量管理部、设计部对供应商进行现场评审，并由采购部填写供应商现场评审表，质量管理部、设计部签署意见。供应商现场评审的合格分数至少须达到70分。第10条样品检验1．如公司有样品需求，由采购人员通知供应商送交样品，质量管理部相关人员需对样品提出详细的技术质量要求，如品名、规格、包装方式等。2．样品应为供应商在正常生产情况下生产出的代表性产品，数量应多于两件。3．样品在送达企业后，由设计部、质量管理部负责完成样品的材质、性能、尺寸、外观质量等方面的检验工作，并填写样品检验确认表。4．经确认合格的样品，需在样件上贴“样件标签”，并注明合格，标识检验状态。5．合格的样件至少为两件，一件返还供应商，作为供应商生产的依据；一件留在质量管理部，作为今后检验的依据。第11条签订《供应商质量保证协议》1．采购部负责与重要材料的供应商和普通材料供应商签订《供应商质量保证协议》。2．《供应商质量保证协议》一式两份，双方各执一份，作为供应商提供合格材料的一种契约。第12条供应商选择确定1．经过的供应商初步评估、现场评审和样品检验后，采购部应完整填写供应商基本资料表、供应商现场评审表、《供应商质量保证协议》和样件检验确认表，并拟定《供应商选择报告》将合格供应商名单交公司总经理审批。2．采购部选择供应商应遵循五个原则，具体内容如下图所示。供应商选择原则示意图3．一种材料需暂定两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。对于唯一供应商或独占市场的供应商，可直接列入“合格供应商名单”。4．接单生产时，如果客户指定供应商名单，采购人员必须按顾客提供的供应商名单进行采购。客户提供的供应商名单直接列入“合格供应商名单”。如需从非客户提供的供应商处采购时，必须事先得到客户的书面许可。5．适时对供应商进行考核，并根据考核结果修订“合格供应商名单”，及时删除不合格供应商。修订后的“合格供应商名单”由公司总经理批准生效。第4章供应商的监督与考核第13条供应商考核方法公司对供应商实行评分分级办法。第14条供应商考核内容采购部对供应商进行考核，内容基本应包括质量、交期、服务、价格水平等方面的内容，如下表所示。供应商考核评分表考核项目考核标准评分标准权重得分供货质量批次合格率目标值为%，每高出个百分点加分，差个百分点扣分10%（续表）考核项目考核标准评分标准权重得分供货质量数量合格率目标值为%，每高出个百分点加分，差个百分点扣分5%退货率目标值为%，每高出个百分点扣分，差个百分点加分5%采购价格价格预算执行偏差率目标值为%，每高出个百分点扣分，差个百分点加分20%降价率目标值为%，每高出个百分点加分，差个百分点扣分10%采购交货交货交期准确率目标值为%，每高出个百分点加分，差个百分点扣分20%交付方式准确性依据采购部等综合评分确定5%服务情况供货达成率目标值为%，每高出个百分点加分，差个百分点扣分20%售后服务满意度依据采购部等综合评分确定5%第15条供应商考核频率1．对关键、重要材料的供应商，应每月考核一次。2．对普通材料的供应商，则每季度考核一次。第16条考核结果的处理1．核结果在90分以上的供应商，优先采购。2．考核结果在80～89分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认。3．考核结果在70～79分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认，并决定是否继续采购，或减少采购量。4．对考核结果在69分以下的供应商，须从“合格供应商名单”中删除，并终止向其采购。5．考核标准和考核结果由采购人员书面通知供应商。第17条供应商交期监督采购人员应要求供应商准时交货，同时记录由供应商原因引起的分批发运造成的超额费用。第18条供应商质量监督1．质量管理部和采购部应保存合格供货方的供货质量记录，产品不合格时应对供应商提出警告，连续两批产品不合格则暂停采购，另选供应商，或待其提高产品质量后再行采购。2．对于不合格的供应商，应取消其供货资格，将其从“合格供应商名单”中删除。第5章供应商政策的执行、反馈与变更第19条供应商政策的执行与反馈1．采购部在接到供应商政策执行通知书后，须按规定执行，并严格遵守保密制度。2．公司各部门在执行供应商相关政策的过程中，若发现任何问题，应立即反馈给采购部。第20条供应商政策的临时性变更1．在出现下列情况时，经过公司采购部经理的书面同意后，可对某些供应商的政策作临时性