商务写作-项目01-认识商务写作(商务文书)

1项目一认识商务写作主讲：钟舸信息工程系2项目一认识商务写作【知识目标】了解商务写作的基础知识与基本要求。.理解商务写作的基本内容。.掌握提高商务写作能力的基本方法。【能力目标】.能说明商务写作的特点。.能确立商务写作的主题。.能运用理论指导取材、立意、结构布局并分析其语言特点。.3任务一了解商务写作基本知识.【任务描述】.小张是某高职院校文秘专业毕业生，毕业前夕被兴和实业有限公司聘为办公室秘书。他想，凭着自己扎实的专业知识，尤其写作是自己的强项，完成办公室工作肯定没问题。但是，他起草的2份文稿并没有得到行政经理的好评，反而批评他的文稿有些学生腔、散文化，不太适合公司管理工作使用，而且派了一位有经验的秘书给他讲商务写作知识。.假如你是这位有经验的秘书，你该怎么给他讲？.4【任务分析】.文学功底好的人不一定能写出好的商务文书，对组织、业务了解甚深的人也不一定能写出好的公文。作为应用文写作中的一个分支，商务文书既有一般应用文的特点，也有它自身的特点。要想写出规范适用的商务文书，必须了解商务写作的含义、特点和功用，掌握商务写作的原则、格式和技巧，熟悉商务活动内容，经过有效的写作训练，才能提高商务写作技能，更好地落实和传达企业要求，提高企业的持续竞争力。.5一、商务写作的含义.商务写作是指在商务活动中，用来处理商务事务、传播商务信息、协调商务活动的通用文书和各种实用文书的写作。.随着市场经济的快速发展，商务活动成为各种社会活动的基础，商务工作成为我国现代化建设中的重要工作，商务文书写作已成为当前应用文写作的一个重要组成部分。.商务文书是在商务活动和商务工作中形成和使用的，用来处理商务活动中的各种业务工作，是对商务活动和商务工作进行记录、总结、交流、发展的重要工具。.6二、商务写作的特点.（一）价值的实用性.“实用性”是所有应用文与其他文学作品的主要区别之一。一般文学作品的创作是“有感而发”，主要是表达人们的喜怒哀乐、抒发理想、反映现实；而商务写作主要是为了解决实际问题，是“缘事而发”，无事不发。如要和其他单位联系，就要写信函；要借款，就得立字据；向上级汇报工作、反映情况，要写报告等，都是为了解决实际问题，是“为实用而作之文”。.7（二）内容的真实性与专业性.商务文书是为了解决商务活动中的实际问题而写的，因此，必须真实、客观、实事求是地反映问题、反映情况，不允许像文学创作那样，可以虚构、进行艺术再加工，也不能发挥主观想像、夸大其词，否则就会歪曲事实真相，给社会带来不良影响。8（三）强烈的时效性与针对性.商务文书写作一般要针对商务工作的具体需求，在一定的时间、范围内解决一定的问题，具有明确的目的性和强烈的时效性。工作中一旦出现问题，就必须及时反映，否则，拖延时间就会给生活、工作、生产带来影响。尤其是当今社会，市场竞争激烈，如果信息传递慢，企业随时有被淘汰的危险。而信息反映及时，就会给企业带来效益。.9(四)表述的平实性.由于商务写作注重实用，所以它的语言也讲究务实，讲求语言的科学性与平实性，具有特定的专业术语，特别注意数字的使用和表达。它的基本特点是语言简洁、朴实、明白、准确、规范。不能像文学创作那样讲究生动、形象、含蓄、朦胧。平实是应用文写作的基本风格。10（五）格式的规定性与约定性.应用文的写作有其特定、惯用的格式。这些格式，有的是长期以来约定俗成、相沿成习的，成为惯用格式；有的是由国家或有关部门统一制定的，成为规范格式。如书信格式、公文格式、经济合同格式等，每一文种包括哪些内容，哪些在前，哪些在后，分几部分，都应严格遵守，不得随意标新立异，也不能像文学创作那样，随意编排，自由联想，打破时空观，讲究情节的曲折变化等。11三、商务写作的分类.应用文的种类繁多，分类复杂。随着市场经济的繁荣与发展，作为应用文一个分支的商务应用文得到了迅速发展，尤其是随着经济领域的不断拓展和各种商务活动的快速增加，商务应用文的种类也越来越多。根据商务写作的内容、性质和作用，将其划分为:商务公务文书、商务管理文书、商务礼仪文书、商务会议文书、商务告启文书、商务传播文书、商务报告文书、商务策划文书、商务协约文书、涉外商务文书等。.12四、商务写作的作用.（一）指挥管理作用.自古以来，应用文就是对社会进行管理的工具。今天，日趋现代化、高效率的商务管理工作，对现代商务应用文提出了更高的要求。上下级机关之间布置、指导工作，传达领导意图、决策，反映基层情况，都要使用商务应用文。商务应用文是做好管理工作的重要工具。离开了商务应用文写作，商务活动中的管理、沟通与传播、协调工作就无法进行，乃至陷于混乱状态。.13（二）联系交流作用.在当前的社会活动中，任何人、任何单位都免不了与外界接触、打交道。应用文是加强上下级联系的纽带，也是与各有关方面联系的有效工具。比如上下级之间的上情下达，下情上报；各单位之间的信息交流、业务联系，都离不开商务文书。.14（三）凭证资料作用.在社会生活中，商务应用文也是开展工作，解决、处理问题的依据和凭证。如上级下达的文件、党和政府颁布的法规、有关方面的规章制度，都可作为开展工作和检查工作的依据；而一些条据、合同文本等，也是业务中的凭证，一旦出现问题、纠纷，依靠这些凭证，可通过法律追究对方责任，维护自身利益。另外，一些重要的应用文也是历史档案资料，要了解某一时期的政治、经济情况，或某一方面的生产经营情况，只要查阅当时存档的应用文，就可以知道。15【相关链接】.商务写作与文学写作的区别.1.社会作用不同商务文书：管理社会，协调商务，规范行为;文学：服务社会，教育人民，感化行为。.2.适用范围不同商务文书：相当广泛，而且有很具体的对象;文学：显得宽泛，但是无确定的具体对象。.3.思维方法不同商务文书：逻辑思维;文学：形象思维。.164.修辞方式不同商务文书：科学修辞;文学：艺术修辞。.5.语体风格不同商务文书：准确、简明、平实、得体;文学：鲜明、生动、精炼、含蓄。17【练习与实训】.1.假如你是一位经理秘书，下周你的上司要去总公司汇报工作，现在上司要你为他准备汇报材料。你该如何准备？.2.某公司属于高新技术企业，发展迅速，目前已在全国主要城市设立了数十家分公司。近来，第五分公司业务非常繁忙，经研究，他们拟向总公司请示引进高级人才。假如你是第五分公司秘书，你如何写这份请示？.3.举例说明文学写作与商务写作的区别。.18任务二了解商务写作的基本构架.【任务描述】.新来的秘书小陈将要陪同经理到工地检查工作，届时经理要有一个讲话，经理让小陈提前为他拟写一份讲话稿。小陈很高兴，终于有用武之地了。他奋笔疾书，很快写出了一份讲话稿。可是，经理看后苦笑着说：“这是为你写的还是为我写的？我能说得出这样的话吗？再说，你这些优美抒情的言辞，适合今天这个场合吗？……”.你能听得出小陈写的讲话稿问题出在什么地方吗？假如让你写，你该怎么写？.19【任务分析】.一篇好文章，需要内容和形式俱佳且相互搭配。同样，一篇好的商务文书，在内容具体、恰当的基础上，还要主题明确、集中，材料真实、准确，结构安排合理，语言平实、明晰。.一、主题.（一）主题的含义.所谓主题（又称主旨），就是作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时所表现出来的主要意图和基本观点。它在记叙文中称为“中心思想”或“中心意思”，在议论文中称为“中心论点”，在说明文中称“说明中心”，在文学作品中称“主题”或“主题思想”，应用文一般称主题或主旨。.20（二）商务应用文主题的特点.商务应用文的主题符合一般应用文主题的特点，往往是“意在笔先”，在撰稿前就已形成。.1.客观性应用文写作要为“事”而写，为“行”而写，其写作意图是因客观的现实需要而形成的，是生活的某种需要促使作者表明某种态度和观点，是对客观材料本质意义的反映。.212.单一性文学作品可以一文多义，不同的欣赏者对主题的理解可以呈多元化。而应用文则要求主旨单一、明确，即一文一义，不能给读者造成多元化的理解。.3.明晰性应用文的主旨不仅在撰稿前就应确定，而且在文本中要用简明的语言把文章的主旨概括出来，并在文章的显要位置直接而明白地表达出来。提倡什么、反对什么，要做什么、不要做什么，要怎么做、不要怎么做，都要非常明确，不能隐晦、含糊，要使读者一看就懂，不会产生歧义。.22（三）商务应用文对主题的要求.1.正确这是对主题的最基本要求。主题正确是指商务文书的主题要符合党和国家的方针政策、法律法规，同时还要符合客观实际，能正确反映客观事物的本质与规律。.2.鲜明指商务文书所表达的观点要清楚明白，赞成什么、反对什么、提倡什么、抵制什么，应让人一目了然、一读即懂。.233.集中主题集中是指一篇文章只能有一个主题，重点突出，单纯专一，不枝不蔓，所谓“一文一事”，“一文一旨”。4.深刻指主题能够揭示事物的本质，反映事物的内在规律，要有思想深度。即使是别人看到过、说起过、写过的事物，在你的笔下却能做出更精当的分析，讲出新的道理，挖掘出更深层的意义。.24二、材料.（一）材料的含义.材料是作者为了某种写作目的所搜集、积累以及写在文章中用以表现主题的一系列事实材料和理论材料。.事实材料指实际发生的事实、情况部分，它是在对现实情况作深入地调查研究后收集并用于应用文之中的材料。理论材料又叫政策材料，指党和国家领导人的讲话与指示，党和国家的方针、政策、法令、法规和有关的文件，本单位制订与颁发的规章制度及文件等。.通常可以通过观察、调查、检索和阅读等途径和方法获取材料。.25（二）材料的选择与使用.一般来说，材料的选择应遵循真实、切题、典型、新颖的原则。.1.真实真实是文章的生命。商务写作要求材料真实可靠、准确无误，是既成的事实和论断。这种真实既要达到整体的真实，又要达到细节的真实；既要是现象的真实，更应该是本质的真实。真实的材料才能得出可靠的结论。.262.切题切题就是围绕主题选择材料，材料要与主题对应。应用文所表达的主旨是单一明确的，这就要求材料与主旨形成一种密切的亲和力，材料为主旨服务，受它调遣。.3.典型典型是指材料必须是能反映事物本质，又具有代表性与说服力的材料。典型材料能起到以一当十、一斑窥豹的作用。.274.新颖新颖是指材料能够反映时代气息和时代精神，能给人以新鲜感。新颖的材料指：新近发生的具有社会意义的事情或新近提出的观点；虽不是新近发生的或新近提出的观点，但不为大多数人所知道，能引起人们的注意，给人以新鲜感；老材料翻新意。.28（三）使用材料应注意的问题.1.处理好观点和材料的关系材料是文章的血肉、观点的依托，没有材料，文章就会流于空泛、虚而不美，没有力量；观点是文章的灵魂、材料的统帅，没有观点，文章就会像一个没有主见的人一样，不知他究竟赞成什么、反对什么。.292.合理安排材料，体现条理化根据主题的需要，合理安排材料的先后顺序。可以按照人们认识事物的规律安排材料，由表及里，由浅及深，由点到面；可以按照事物发生发展的顺序安排材料；也可以按照材料间的逻辑关系安排材料。.3.恰当剪裁材料，使其详略得当使用材料时，要根据表达主题的需要分清主次详略。要做到：重要的材料详写，次要的材料略写；新材料详写，旧材料略写；具体的材料详写，概括的材料略写；读者关切的材料详写，读者已知的材料略写。.30三、结构.（一）结构的含义.结构指文章的组织形式和内部构造，也叫布局、格局或谋篇，是作者根据表达主题的需要，对材料进行的组织安排。.在文章写作中，主旨、材料，解决的是“言之有物”的问题；结构，解决的是“言之有序”的问题。结构是应用文的骨骼，材料是应用文的血肉，主旨是应用文的灵魂。.文章的基本结构，一般包括标题、开头、层次、段落、结尾、过渡、照应等。.31（二）商务应用文结构安排的原则.1.服从表现主题的需要主题是文章的核心，文章的一切要素都要为它服务。离开主题的需要，再好的结构也是毫无意义的。因此，构思、组织、安排任何一份应用文，其着眼点只能是一个：为了表现好主旨。2.符合客观规律的要求所谓符合客观规律，是指文章结构既要符合客观世界本身的规律，又要符合人们的认识规律。应用文的结构形态和它所反映的事物