投资公司物业部档案管理作业指引

大连亿达投资有限公司管理制度物业相关档案资料管理规定第1页共3页物业相关档案资料管理规定第一章总则第一条为进一步规范项目开发各阶段物业相关档案资料的管理，保障项目后续物业管理连续性，特制定本规定。第二条本规定适用于投资公司所属地产公司物业部。第二章机构与职责第三条所属地产公司物业部负责项目物业相关档案资料的收集整理及保管借阅。第四条投资公司物业部负责各项目物业相关档案资料的指导检查及监督落实。第三章管理规定第五条档案分类1、开发相关资料2、规划设计相关资料3、营销推广相关资料4、工程技术相关资料5、客户相关资料6、物业有关其它资料第六条档案要求：1、归档的各类资料必须准确、完整。2、客户档案一户一档，其它资料分类建档。3、归档的资料必须字迹清晰，图面整洁。4、各类资料必须及时归档备案。第七条归档时间1、开发相关资料：项目开盘前地产公司物业部须向本公司相关部门收集项目的《中标通知书》、《土地使用证》、《建筑用地规划许可证》、《建设工程规划许可证》、《建筑工程施工许可证》、《销售许可证》等与物业相关的开发方面资料并及时归档。2、规划设计相关资料：项目开工至竣工期间地产公司物业部须向本公司相关部门收集项目的《规划设计条件》、《修建性详细规划图》、《单体审核意见书》、《项目竣大连亿达投资有限公司管理制度物业相关档案资料管理规定第2页共3页工验收批复》等与物业相关的规划设计方面资料并及时归档。3、营销推广相关资料：项目开盘前地产公司物业部须向本公司收集项目的销售广告、交屋标准、户型图单页、销售面积审核表、沙盘、样板间照片等与物业相关的营销推广方面资料并及时归档。4、工程技术相关资料：项目竣工验收后地产公司物业部须向本公司相关部门收集项目的《室内空气环境检测报告》、《竣工验收备案表》、建筑户型图、电气终端图、竣工图纸等与物业相关的工程技术方面资料并及时归档。5、客户资料：入住通知书下发前地产公司物业部须向本公司相关部门收集项目的客户信息资料《客户投诉书》、《客户投诉处理档案》、《退房审批表》等与物业相关的客户方面资料并及时归档。6、物业有关其它资料：项目移交物业公司时地产公司物业部须向本公司相关部门收集项目的承接验收资料、房屋交付资料、入住房屋查验返修单、工程维修资料等与物业有关其它资料并及时归档。第八条档案保管1、文字材料可直接存放于相应档案中，相关资料可用电子文档备份存档。2、建立照片及录音录像资料及时整理保存电子文档并刻录光盘存档。3、档案在工程保修期内由所属地产公司物业部集中管理，保修期满后由物业部负责移交物业公司，移交明细详见附件《物业相关资料承接验收及移交明细》，不需移交的档案资料经公司批准后可集中销毁。第九条保密要求1、地产公司物业部对收集的档案资料应树立保密观念，严防档案丢失和泄密。2、客户信息资料查询须经物业部负责人同意后方可查阅。3、凡借阅并归还的档案资料，必须保持真实完整，不得转借。第四章附件第十条《物业相关资料承接验收及移交明细》第五章附则第十一条本规定由投资公司物业部负责解释。第十二条本规定自下发之日起执行。大连亿达投资有限公司管理制度物业相关档案资料管理规定第3页共3页附件：物业相关资料承接验收及移交明细1、建设项目：建设用地规划许可证、国有土地使用证、建筑工程规划许可证、拆迁许可证、建设工程施工许可证、中标确认书、工程施工合同、开工报告、地质勘察报告、图纸会审记录、设计变更通知、隐藏工程验收记录、沉降观测记录、避雷接地测试记录、钢材及水泥等主要材料的质量证书、新材料及新配件的鉴定合格证书、砂浆、混凝土试压报告、各种管道的试压报告、工程预决算、竣工报告、竣工验收合格证书、人防工程使用证、生活垃圾排放证等。2、水、电、暖、通、卫生器具等设备的采购合同及检验合格证书、使用说明书、出厂合格证、电控设备的线路图；各种配套设备的出厂合格证、使用说明书、设备调试报告、设备电阻测试记录等。3、建筑工程竣工图，包括：总平面图、建筑图、结构图、给排水图、暖通图、配电图、燃气图、通讯及有线电视图等。4、场区综合管线竣工图，包括供水、雨水、污水、消防、电力、通讯、热力、燃气管线图、场区照明、动力、弱电走线图及道路、景观、绿化布置图等。5、电梯设备的安装工程质量证明书、安装验收报告、特种设备验收检验报告、安全检验合格标牌、电梯注册登记表、电梯使用登记表、产品质量合格证、随机文件及图纸等。6、消防系统除工程验收合格外，还经市公安消防局功能验收并提供：建筑工程消防验收合格意见书；建筑工程自动消防设施验收合格意见书；建筑工程装修验收合格意见书；自动报警系统报警点地址编码图。7、弱电系统：深化施工图，包括：图纸目录、设计说明及图例、设备材料表、系统图、平面敷设图、弱电井及控制室内布置平面与剖面图，室外管线图、设备配件连接图、电气接口图、安装大样图及每个子系统设备的出厂合格证书和使用说明书等。