三会中组织与服务

出版社社文分社会议策划与组织1项目三会中组织与服务【学习目标】会中组织与服务是秘书会务工作的中坚环节，直接决定会议的成功与否，加之会议举行期间的工作头绪繁杂、内容甚多，会中组织与服务就显得尤为重要。做好会中组织与服务，关键是做好会议接待、会议现场管理与服务、会议文件管理、会议后勤服务、会议参观与联谊服务以及会议的突发事件处理工作。出版社社文分社会议策划与组织2【知识目标】了解会议接待的规格与礼仪，理解会议接待的原则掌握接待不同身份的参会人员的特点与注意事项掌握会议现场服务与管理的程序与注意事项【能力目标】具备进行会议接待策划的能力，学会撰写会议接待方案能够策划及组织会中的旅游、参观、宴会等活动掌握预防和应对各种会中突发事件的策略出版社社文分社会议策划与组织3任务一会议接待一、制订会议接待方案会议接待方案是指安排参会人员的迎送、食宿、交通、游览、娱乐等接待活动及具体事务的方案。会议接待方案属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写作为会议总体方案的附件。制定会议接待方案能够有效保障会议接待工作有序开展。接待方案的主要内容包括：出版社社文分社会议策划与组织4一、制订会议接待方案接待方案的主要内容包括：（一）接待对象会议的接待对象众多，包括上级领导、政府官员、协办单位、支持单位、特邀嘉宾、参会人员（正式和列席）以及媒体记者等；有以政府代表团的名义来参会的，也有联合组团参会的，还有以个人身份参会的。因此，每一种接待方案一定要分门别类地写清楚具体的接待对象，同时，需简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。出版社社文分社会议策划与组织5一、制订会议接待方案（二）接待方针接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针不是一成不变的，而是应当根据会议目标和会议主办方对接待工作的要求以及主要参会对象的具体情况而定。一般情况下，会议接待工作应本着“热情诚恳、细致周到、照章办事、讲究礼仪”的十六字方针来展开。出版社社文分社会议策划与组织6一、制订会议接待方案（三）接待规格接待规格是依据主要来宾的职位与主要陪同人员的职位之间的对比关系来确定的，分为高规格接待、对等接待和低规格接待三种。高规格接待是指主要陪同人员比主要来宾的职位要高的接待。高规格接待表明对来访者的重视和友好，但它会占用主陪人很多时间，任务过于频繁会影响主陪人的正常工作，且会造成一定程度的资源费。对等接待是指主要陪同人员与主要来宾的职位相当的接待，是最常用的接待方式。低规格接待是指主要陪同人员比主要来宾的职位要低的接待出版社社文分社会议策划与组织7一、制订会议接待方案此外，与这三种接待规格相匹配的是不同等级的宴请、食宿、礼品赠送标准。一般来说，高规格接待的宴请标准也比较高、陪同人员比较多、食宿条件比较优越、礼品也较为贵重。在具体执行过程中，各单位的接待标准不同，要视具体情况而定。接待规格的最终决定权在领导，秘书仅提供参考意见。接待规格定下之后，秘书应当把会议主办方主要陪同人员的姓名、身份以及日程安排告知参会单位，征求对方的意见，得到对方的认可。出版社社文分社会议策划与组织8一、制订会议接待方案（四）接待内容和程序接待内容包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、探望、翻译服务、参观游览、联欢娱乐、预订票务、返程送别等。具体的接待程序如表所示：出版社社文分社会议策划与组织9出版社社文分社会议策划与组织10出版社社文分社会议策划与组织11出版社社文分社会议策划与组织12一、制订会议接待方案（五）接待日程会议接待日程是指各项接待活动的日程安排。（六）接待部门（人员）职责不同的接待部门（人员）具有不同的职责，一般会务组负责总的统筹、协调和联络工作；后勤组负责按时安排迎客车辆，预先为参会人员准备好客房及膳食，提供票务预订服务；接待组负责布置接待环境，迎来送往；宣传组负责安排迎送条幅、路标、纪念品的派送及宣传材料的准备；报到组负责参会人员的签到、登记；出版社社文分社会议策划与组织13一、制订会议接待方案财务组负责收取或清退参会人员的会费、旅游观光费、住宿餐饮费，开具相关发票，与酒店进行清账结算等；文秘组负责撰写好欢迎词、祝酒词等文稿，并在接待工作结束后，负责相关文件的整理归档。大型会议还可专门设置观光组、票务组等，分别负责参会人员的观光旅游、返离时的票务订退等工作。出版社社文分社会议策划与组织14一、制订会议接待方案（七）接待费用会议接待费用包括：住宿费用；餐饮费用：包括宴会、三餐、酒水及服务费、会场茶歇、招待会／舞会／联谊会场地、饮品、辅助设施等用；交通费用：包括出发地至会务地的交通费用、会议期间交通费用、欢送交通（即住宿地至机场、车站、港口的交通）及返程交通费用；接待室／厅费用：包括接待室／厅场地租金，会议设施租赁费用，接待室／厅布置费用，其他支持性费用；视听设备租赁费；娱乐项目、主持人、演员费用（此项费用如无必要亦可省去）；其他杂费。出版社社文分社会议策划与组织15二、参会人员的迎接二、参会人员的迎接（一）接待前的准备工作１会议的报到日期一经确定，会务主管就要让负责接待的会务工作人员全面了解参会人员的以下情况：（１）参会人员的姓名、性别、民族、单位、职务、联系电话等。（２）了解参会人员是否在指定酒店入住，是否参加全程的会议，有无其他特殊要求等。（３）参会人员到达的日期和具体时间、所乘车次或航班，是否需要接站或接机，需要哪个级别的领导主陪等。出版社社文分社会议策划与组织16二、参会人员的迎接２接待室的环境应该整洁、明亮、安静、幽雅，同时，应配备沙发、茶几、茶水、水果等，室内应适当点缀一些清雅花卉或绿色盆栽，可以放置几份会议主办方和承办方的内刊和宣传材料，供参会人员翻阅。出版社社文分社会议策划与组织17二、参会人员的迎接（二）参会人员的迎接迎接参会人员是跨地区会议、全国性会议和国际性会议接待工作的第一环节。优质的迎接服务会给参会人员带来极大的方便，对初次到访的参会人员来说尤其如此。对一些有偏见或对会议心存疑虑的参会人员，优质的迎接服务能在一定的程度上减少他们的偏见，消除他们的疑虑。迎接工作是否到位直接影响参会人员对会议组织方的第一印象。做好迎接工作要做好以下几点：出版社社文分社会议策划与组织18二、参会人员的迎接１接待人员应依据参会人员的身份和重要性拟定接待规格，上报会务组领导小组，如有重要领导或外宾前来参加会议，会议组织方应当派有一定身份的人士前往机场、码头、车站迎接。２参会人员集中抵达时，应在接站处树立醒目的接待标志，如该会议的会标，或悬挂欢迎标语和横幅，以便参会人员辨识。接站现场较大又比较嘈杂时，还应准备好手提式扩音器。出版社社文分社会议策划与组织19二、参会人员的迎接３接待人员要事先掌握抵达的参会人员名单和人数，特别要留意因飞机、火车晚点而延迟抵达的参会人员，避免漏接。同时，要注意那些事先并未发回执的参会人员的人数，及时与会议总指挥部或相关负责人联系，帮他们补订房间、增印会议材料。４参会人员到达时，接待人员应主动迎上前自我介绍，并与其握手以示欢迎。如果领导亲自前去迎接重要的参会人员，且双方是初次见面，可由接待人员或翻译人员进行介绍。出版社社文分社会议策划与组织20二、参会人员的迎接５与参会人员一同乘车时要注意座位次序。一般而言，小轿车的座位次序通常为“右为上、左为下；后为上、前为下”，即轿车的后排右位为上座，安排坐主宾；后排左位为次座，安排坐主陪领导；接待人员一般坐在司机旁的座位。６如果参会人员抵达时间不集中，且会议组织方不设专车接机／接站，那么在机场行李认领处或火车站出站口一侧设有一个接待处，并有专人解答参会人员提出的各种问题，这也会给参会人员带来极大的帮助，使之对会议产生良好的印象。出版社社文分社会议策划与组织21二、参会人员的迎接７面临参会人员提出的各种问题，接待人员要与会议总指挥部（或相关负责人）保持信息畅通，以防止出现接待人员无法解答来宾问题，或无法将最新信息准确通知来宾等情况的发生。出版社社文分社会议策划与组织22三、会议期间对参会人员的探访参会人员报到后，会议组织机构的有关领导应去住地探访来自各地的参会人员，实地检查会议生活服务方面的情况，征询参会人员对生活服务工作的意见，发现问题，及时纠正，或在力所能及的情况下加以改善，同时也是出于待客的礼节，表示对参会人员的尊重和关心。探访参会人员的方式主要有以下几种：出版社社文分社会议策划与组织23三、会议期间对参会人员的探访（１）会务组主管专门拜访层次较高的上级领导、贵宾等；（２）有选择地探访某些行业、部门的参会人员；（３）探访全体参会人员。出版社社文分社会议策划与组织24四、特殊人员的接待（一）贵宾接待许多会议都会邀请贵宾出席，借助于贵宾的知名度可提高会议受关注的程度，扩大会议的影响力。既然是贵宾，自然要受到特殊的优待。接待贵宾应注意以下几个问题：１一旦贵宾确定要参加会议，会议组织方就要安排专门的工作人员进行一对一的贵宾接待，接待人员负责迎送、安排贵宾的住宿、餐饮等。出版社社文分社会议策划与组织25四、特殊人员的接待２为了表示对贵宾的热烈欢迎，可组织欢迎队伍到机场、车站、码头等地方迎接贵宾的到来。但在组织欢迎之前要向当地公安部门申请，同时附上现场管理控制方案、应急预案等。３接待贵宾，一般都会安排献花，献花必须注意：一是要献鲜花、花束必须整齐；二是给外籍贵宾献花要尊重对方的风俗习惯；三是献花者一般为少年儿童或女青年；四是献花一般安排在主客双方见面、介绍和握手之后。出版社社文分社会议策划与组织26四、特殊人员的接待４一般情况，会议组织机构会安排贵宾室来接待贵宾和发言人。贵宾室一般安排在离主会场较近的房间，且贵宾室和主席台之间有专门的通道。贵宾室内的服务也要周到，如茶点、水果、饮料的供应等一定要服务到位。５作为公众人物的贵宾，其任何行踪都是新闻媒体关心的话题，这就要求会议组织方要事先联系好新闻媒体，将贵宾出席的具体时间、地点告知新闻媒体，做好采访准备，并在媒体采访过程中负责组织协调和沟通引导等工作。出版社社文分社会议策划与组织27四、特殊人员的接待６会议组织方一般会为贵宾准备一些礼品，以示感谢。礼品选择一定要慎重。一般而言，赠送小型纪念品最为实际，因为大型礼品不方便携带，同时，地方特产也是不错的选择，能起到宣传推广会议主办方或承办方组织形象的作用。出版社社文分社会议策划与组织28四、特殊人员的接待（二）媒体记者的接待媒体记者到会一般有两种情况：一种是会议本身影响力较大，媒体记者主动驻会采访；另一种是会议主办方主动邀请媒体记者来参会。无论是哪种情况，对媒体记者的接待工作都不容小视出版社社文分社会议策划与组织29四、特殊人员的接待（三）陪同人员的接待陪同人员是指陪同参会人员到会的非参会人员，一般为参会人员的配偶、子女或其他亲友。据《会议与例会》中的最新会议市场报告，目前每年约有１１００万配偶出席各类大会及公司会议，因此，陪同人员的接待也是会议组织者不能忽略的问题出版社社文分社会议策划与组织30四、特殊人员的接待（三）陪同人员的接待陪同人员是指陪同参会人员到会的非参会人员，一般为参会人员的配偶、子女或其他亲友。据《会议与例会》中的最新会议市场报告，目前每年约有１１００万配偶出席各类大会及公司会议，因此，陪同人员的接待也是会议组织者不能忽略的问题出版社社文分社会议策划与组织31任务二会议现场服务与管理一、组织会议签到为及时、准确地统计到会人数，会议签到环节必不可少。况且，如代表大会等会议只有达到一定人数才能召开，否则会议通过的决议无效。因此，会议签到是一项重要的会务工作。出版社社文分社会议策划与组织32一、组织会议签到（一）会议签到的方式会议签到主要有簿式签到、证卡签到、会务工作人员代为签到、座次表签到、电脑签到等方式。出版社社文分社会议策划与组织33出版社社文分社会议策划与组织34出版社社文分社会议策划与组织35一、组织会议签到（二）签到应注意的事项１会前要将签到的相关工具、设备准备好，如签到簿、签到卡、花名册、座次表和签到机等，且准备的数量要充足。还需准备记事本、签字笔等必备文具。２会务人员要事先安排好