第2讲文书与文书工作

第二讲文书与档案学习目标•能够解释文书、公文、文件、文书工作的那个基本概念•能够说明文书的分类方法和特点•能够说明文书工作的基本内容和一般程序学习内容•2.1文书与档案•2.2文书工作与档案管理文书与文书工作文书公务文书私人文书公文文书工作——是指通过互相联系的一系列环节，完成文书制发、传递、办理、保管的全过程（亦称文书处理或文书管理）本讲主要研究2.1.1文书的含义与功能•（一）文书的含义•文书是国家机构、社会组织或个人在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料。含义解析•文书的适用范围很广•文书是处理事务的工具•文书是以文字的形式处理事务的工具•文书具有某种特定的体式识别：•1.下列属于私人文书的有（）•A．日记B.手稿C.遗嘱D.请示（二）文书的种类•公文书和私文书•处分性文书与报道性文书•普通文书与特定文书•根据不同的制作方法及相互关系，分为原本、副本、缮本、影本、节录本、认证本行文关系•行文关系——根据组织关系和职权范围而确定的公文授受关系。•主要有两种类型的行文关系：A.有隶属关系的上下级机关之间的行文。B.无隶属关系的机关之间的行文。此类中又有两种（通常用“函”行文）：a.平行机关之间的行文；b.不相隶属的机关之间的行文。识别题•2.行文关系的确定是根据•A．机关的组织系统•B.文件的数量•C.机关之间的工作关系•D.机关的大小•E.机关职权范围（三）文书的特点•实用性（目的性）•程式性•原始记录性•凭证性•传递性（四）文书的功能•记载功能•凭证功能•传递功能•存储功能2.1.2公务文书•（一）公文•1.公文，即公文文书，又称文件。是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效力与规范格式的文书，是传达政令、指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，联系公务，即在工作活动的重要工具。2.公文的产生与发展•公文或称文书、文件，是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物，它伴随阶级、国家、文字的产生而产生。如“诰”“书”“谕”•3文书、公文、文件的关系文件纸质文件文书非纸质文件照片文件电子文件声像文件私人文书公务文书其他文字材料公文•共同点：•本质属性相同，都是沟通思想、记载事情和表达意图的一种工具。•区别点：•文书，常指包括文件在内的各种文字材料。•文件，据2000年颁布的《档案工作基本术语》中的定义：“文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。”所以，文件除了指文字、图表等文字材料记录之外，还包括其他各种载体形式的信息记录。•公文是国家机关、企事业单位、社会团体在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文字材料。行政公文一共有13种公文。也包括一些事务性文书。所以：•文件＞文书＞公文（二）公文的特点与作用•1.公文的特点•时效性：明确的生效日期•程式性：严格的格式及要求和程序•真实性：依据客观事实和法律依据•实用性：内容和形式服务于公务需要国家行政公文的本质属性策令性专任性规范性庄重性•权威性•强制性策令性•公文作者的专任性•公文读者的专任性专任性•发文方式的规范性：9个程式（拟稿、核稿、签发、编号、缮印、校对、登记、分发）•收文方式的规范性：7个程式（签收、登记、分送、拟办、承办、催办）•管理方式的规范性：立卷、归档、销毁必须遵循严格的规定•公文格式的规范性：固定格式（文头、主体、文尾）规范性语体风格：叙述、说明、议论语言要求：准确、简约、平实、得体庄重性2.公文的作用•领导指导作用•行文规范作用•传递信息作用•公务联系作用•凭据记载作用•3、文件的非本质属性主要有（）•A．文件的政治性•B.文件的机密性•C.文件的信息内容与载体的不可分割性•D．文件的信息内容的独立性•E.文件的现实执行性（三）公文的分类与名称•P37•例：1987年9月16日林业部向国务院发出《关于加强森林防火工作的报告》•《**工厂1996年度生产计划》《**大学关于加强校园管理、维护教学秩序的几项规定》•4、从文件的来源上可以将一个机关的文件分为（）•A．通用文件B.事务性文件C.专用文书D.收来文件E.本机关制成文件•5.从行文关系和方向上可以将文件分为•A．上行文B.平行文C.下行文D.收来文件E.本机关制成文件•6.从文件涉及的机密程度上可以将文件分为•A．绝密文件B.机密文件C.秘密文件D.内部文件E.公布文件•7.从文件的作用上可以将文件分为A．法规文件B.收来文件C.本机关制成文件D.行政文件E.党的文件•8.从文件的使用范围上可以将文件分为A．收来文件B.本机关制成文件C.通用文件D.事务文件E.专用文件2.公文名称《国家行政机关公文处理办法》（2000年）规定了13个行政公文文种；《中国共产党机关公文条例》（1996年）规定了14个党的机关公文文种。相同的文种（9个）不同的文种《条例》决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要决议、指示、公报、条例、规定《办法》决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要命令、公告、通告、议案3.文种选用的方法在发文机关权限内选用恰当的文种在发文机关和收文机关行文的关系准确定位中选用文种在明确发文具体目的、要求后选用文种。2.1.3档案（一）档案的含义•根据《中华人民共和国档案法》（1996年修订）的定义：档案是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。•档案定义包含以下几方面基本内容：•1、档案来源和内容的广泛性。这从档案主体和涉及内容的多样性反映出来。•2、档案是有价值的历史记录。说明了文件转化为档案的两个条件：•一是历史记录，即处理完毕的文件资料。•二是有保存价值，即具有历史效用。•三是按照一定规律保存起来。•3、档案形式的多种多样。随着社会进步和技术的发展，档案形式日益丰富。•4、档案的本质属性是原始记录性。是对实践活动的直接记录，而不是事后编写和随意收集。案卷档案上架案例：个人档案？•姓名：李宇春性别：女英文名：Chris出生年：1984年生日：3月10日星座：双鱼座职业：歌手身高：174cm体重：50公斤血型：A型嗜好：唱歌跳舞学校：四川音乐学院专业：通俗演唱性格：内外兼修爱好：唱歌，跳舞，睡觉特长：唱歌喜欢的颜色：黑，蓝喜欢的卡通片:蜡笔小新人生信条：年轻没有失败•曾获奖项：第七届全国推新人大赛四川赛区“新人奖”首届CCTV全国校园歌手大赛四川赛区“特别奖”首届校园歌手英文歌大赛“二等奖”连任33频道音乐互动栏目两任擂主•■获奖第七届全国推新人大赛四川赛区“新人奖”首届CCTV全国校园歌手大赛四川赛区“特别奖”首届校园歌手英文歌大赛“二等奖”2005年中国湖南卫视“超级女声”全国总决赛冠军网络上流传着众多明星的“个人档案”，对照《中华人民共和国档案法》有关档案的定义，思考这些“明星档案”是不是法律意义的档案？(二)档案的类别文书档案科技档案专门档案处理公务和私人事务而形成的档案。包括党政档案、人物档案及家庭档案。记述反映基本建设及生产技术和自然科学研究活动的技术文书材料。主要有：工程设计技术档案、生产技术档案、设备档案、自然科研技术档案，以及其他专门性技术档案，如地质、水文、气象档案等。各单位在进行专门业务工作中形成的档案，主要有人事档案、会计档案、诉讼档案、声像档案。（三）文书与档案的区别•文书与档案是密不可分的有机整体，文书是档案的前身，档案是文书的延续，两者具有同一性，又各具特殊性。•1、文书与档案的联系•1）两者记录和反映社会实践的功用相同。•2）两者在内容和格式上完全一致。•3）两者互为因果。•2、文书与档案的区别•1）两者的性质和形式不同。•2）两者的目的和作用不同。•3）两者存在和发挥效用的时间不同。•华盛顿媒体报道，美国著名黑人民权运动领袖马丁·路德·金生前的手稿、书信及私人藏书将进行拍卖。•报道说，7000多件留有马丁·路德·金墨迹的拍品，记录了他1946年至1968年生命中最辉煌的时间，其中包括加了批注的著名演讲《我有一个梦想》的4页马丁·路德·金的底稿底稿，还有他1964年获诺贝尔和平奖时的演说词。此外，拍品还包括马丁·路德·金的1000多册私人藏书，以及约800张学生时代用来记事的卡片。有人估计，这些资料的价值达到3000多万美元。•宣统元年(1909)清朝政府修缮内阁大库，将库内档案移出，准备焚毁。学部参事罗振玉见到，遂请张之洞奏准罢焚，将档案移归学部暂管。北洋政府建立后，教育部接管这批档案并交历史博物馆筹备处管理。1921年教育部与历史博物馆以经费困难为由，将大部分档案装了8000麻袋约15万斤，以银洋4000元售给北京同懋增纸店作重造纸张的原料。1922年2月，罗振玉在市上见到纸店出售的部分档案，以1200元买回，雇人进行检理，发现不少秘稿史册，如满、蒙文的辽、金、元事例，明代有关边务战事的题本稿，清初开国要略、皇帝的硃谕批折及各国的题表等。罗遂择其珍件加以汇刊编印《史料丛刊初编》10册。1924年罗将大部分档案以1.6万元转卖给另一清朝遗老李盛铎。李盛铎挑选了档案中一些珍异史料，将其中的6万余件献给了伪满皇帝溥仪，其余部分以1.8万元转卖给中央研究院历史语言研究所。这时档案只剩12万斤,而且十分杂乱，一部分已破烂不堪无法整理，完整者仅五分之一。历史语言研究所经整理校勘，编辑出版了《史料丛刊》和《明清史料》多种。1936年该所将部分档案携至南京，后迁往台湾。留在北京的部分档案后由中国第一历史档案馆接收。八千麻袋事件2.2文书工作与档案工作•（一）文书工作的含义•文书工作是指围绕文书的撰制、传递、处理和管理而展开的一系列活动的总称。•广义上讲，它包括从文书形成直至办理完毕，单位的领导、文书人员以及其他有关业务人员、秘书人员共同参与的一系列工作。•狭义上讲，文书工作专指文书人员所从事的技术性和事务性的工作。“公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。”——国务院办公厅修订的《国家行政机关公文处理办法》第5章第22条公文处理程序示意图传递签收登记分发拟办批办承办立卷↓归档↓销毁分发登记用印校对缮印签发拟稿审核催办查办3.文书工作的基本任务•根据工作需要和客观实际，高质量的形成机关的公文，科学地组织和准确地处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效推进机关工作，为领导工作服务。文书工作的任务•A.基本任务:准确、及时、安全地处理各类公文，当好领导的参谋和助手，为改革开放和社会主义现代化建设服务。•B.具体任务：a.发文处理；b.收文处理；c.文件管理；d.文件保密；e.文件贯彻落实情况的督促检查工作；f.领导人交办的有关文件处理的其他工作。文书工作的作用•A.可以提高文书的质量；B.可以控制文书的总量；C.可以加快文书的运转；D.可以确保文书的安全；E.可以促进档案的管理和利用。2.文书工作的三大环节•公文的形成——前提环节•公文的处理——中心环节•公文的管理——归结环节公文的形成公文的处理公文的管理（二）文书工作的基本原则和要求•1.基本原则A.准确无误；B.及时迅速；C.安全保密；D.力求精简；E.集中统一；F.党政分开。2.文书工作的要求•准确•及时•安全•实体安全•信息安全•重效（四）文书工作的组织机构和人员•1.文书工作的工作机构•集中：除了文书的承办以外，文书办理的个环节全部集中在办公厅一个部门的办公组织形式。•2.文书工作的工作人员P41•文书工作精简高效的原则是指发文要（）•A．少B.精C.准D.少而精•有效地完成文书工作各项任务，必须要进行工作组织机构和一定的•A．工作方法B.工作方式C.工作手段D.工作技巧•1、.1996年中共中央办公厅发布了《中国共