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第七章秘书职能(上)秘书职能,就是秘书活动的任务、职责、作用和效能的统称。它从总体上规定着秘书人员的工作方向、活动范围和办事标准。简言之,秘书职能回答的是秘书人员大体上应“做些什么”和“做得怎样”的问题。总体来说,秘书的基本职能是为领导工作服务,综合处理机关事务,促进管理机关发挥整体效益。具体来说,体现在参谋咨询、辅佐决策、沟通协调、管理事务、检查督办等方面。第一节:辅助决策职能随着我国改革开放的不断深入和社会主义市场经济体制的不断完善,整个社会的管理体制正在发生着一系列深刻的变化。决策作为组织管理的中心正逐步向科学化、规范化发展。由于现代管理日趋复杂,各级组织的决策者或领导人无论从才干上还是精力上,都无法在决策过程中仅凭个人的努力胜任其责,必须充分发挥各种辅助力量的作用,比如智囊团、顾问团以及各种咨询机构等。其中,秘书作为领导的左右手,由于具有显著的职位优势,独特的视角优势,明显的层次优势和突出的沟通优势等,在辅助领导决策的过程起着重要的作用。辅助决策已成为现代秘书的主要职能之一一、辅助决策的涵义辅助决策,是指秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决策所采取的各项辅助行为。具体来说就是在决策的过程中,在知识(包括理论)、能力(包括技术)\经验和精力等方面给予决策主体的补偿,以提高决策的科学性和时效性。失去了辅助决策的支持,任何决策都将是个人主观、盲目甚至武断的行为。因为任何一个科学的决策都包括提出问题、搜集信息、确定目标、拟定方案、分析评估、方案选择、试验证实、普遍实施、监督检查和反馈修正等环节,如果没有决策前的准备工作,决策所需要的各种信息将无法得到或者缺乏准确性;如果没有决策后的实施反馈信息,将无法判定决策的正确性,决策的目标也将无法达到。作为辅助决策的主体,秘书在领导决策过程中就起着这种“鞍前马后”的作用。二、秘书辅助决策的特点由于秘书特殊的职能地位,秘书辅助决策有着自身的特点,具体表现在以下几个方面:(一).全面系统和随机辅助相结合秘书不是专门研究决策的智囊人物,而是追踪决策目标实现全过程的实际工作者。在这个全过程的具体工作中,无论发现哪一方面、哪个因素出现问题,都能立即协助领导人分析问题和解决问题,这就形成了秘书全面系统地辅助决策与随机性地辅助决策的有机结合。(二)决策辅佐与实施辅助相结合秘书既要为决策形成提供各方面的服务,又要具体参与决策实施工作,在实施中为领导指挥、协调和控制实施过程,确保决策目标的实现。这种对决策的形成辅佐与实施辅助的结合,有利于秘书在形成决策的辅佐中,更具体地从实施决策的各步骤、各环节和各项具体措施,深入细致地考虑决策方案的科学性、可行性和可受性;在决策实施的辅助中,完整全面地考虑实施方向与决策目标的一致性,决策要求与实施效果的统一性。(三)超脱性辅助和参与性辅助相结合秘书的辅助决策,从某种意义上说,是超脱于决策的权力与责任的。但是秘书实际工作中又参与了决策形成实施的全过程,秘书的工作成效、事业与期望、功过与报酬,无不与决策的成败有着密切的关系。这就形成了秘书超脱性辅助与参与性辅助的有机结合。这有利于秘书用不同于领导人的比较超脱的目光更客观地观察问题和分析问题;又不同于“局外人”、“第三者”对决策的议论。秘书自始至终参与决策,与决策成败有着不可分割的相关性,使其必须认真负责、全力以赴地投入决策的全过程。三、辅助决策原则秘书人员要有效地辅助领导者进行科学决策,必须遵循以下基本原则:(一)定位原则在决策过程中,秘书人员要始终将自己置于辅助的位置上,一切从“谋”的地位出发,做到“谋”而不“断”。这是因为决策的主体是领导者,决策是领导者的权力与责任,秘书人员作为决策的辅助力量,只能充当领导者的参谋与助手,绝无决断的权力和义务。因此,强调发挥秘书人员在决策中的参谋作用,并非意味着“谋”、“断”不分。任何喧宾夺主或反客为主的思想和行为,都有碍于秘书参谋作用的发挥。(二)超前原则决策,不论是战术性决策还是战略性决策,也不论是程序性决策还是非程序性决策,都是对未来行动抉择。可以说,它是规划未来、影响未来、推动未来的行动。因此,决策制定特别是决策执行中的随机性、可变性和风险性是客观存在的。为了实现决策的科学化,提高决策的可靠性,秘书人员应坚持辅助决策的超前原则。所谓超前原则,就是要以预见的眼力和预测的本领,多考虑未来的需要,多提供未来的信息,多拟定防范措施。(三)系统原则决策是一项系统工程,它要求决策者和决策支持者必须考虑决策所涉及的整个系统及其与之相关的系统,以及构成各个系统的相关环节,以免做出顾此失彼、因小失大的错误决策。根据这一原则,秘书人员在辅助决策时,要有全局观念和整体思维能力;善于观察和把握决策的内外部环境以及各种关系的发展和变化;要尽职尽责地做好决策过程中的各项事务工作,特别是各项协调工作,以保证领导决策的整体效能。(四)信息原则信息是决策的基础。领导决策的过程,就是信息沟通的过程。决策是否正确,首先取决于决策所需要的信息是否及时、准确和适用。因此在决策的各个阶段及其每个环节上,秘书人员要十分重视信息工作,为领导者收集、加工、处理和提供有价值的信息。(五)谏诤原则决策常常是关系到全局、长远和重大利益的行为。一着不慎,全盘皆输。历史的经验证明,决策失误是最大的失误,其后果是极其严重的。因此,决策要特别慎重,要讲究科学。但是决策是一个动态的过程,受到多种因素的制约,发生某些错误乃至失误也是难免的。一旦察觉或发现决策中的不足和过失,或可能导致的不良后果,秘书人员应本着对事业、对群众极端负责的态度,实事求是地向领导进言,直言不讳地提出自己的意见和建议。那种为个人利益而患得患失,甚至面对错误也不谏诤的态度,就是一种不称职或失职的表现。四、秘书辅助决策的方式秘书辅助决策,可以采用多种方式。这里仅按决策形成、决策实施和决策成效经验的过程,说明各个决策阶段的辅助方式。(一)决策前服务式辅助秘书在领导决策前,要为领导决策做准备,提供各方面的服务。包括:1.收集有关方针、政策、法律条款和有关规章制度,作好法规性准备,使决策符合法规要求。2.收集组织内外各相关方面的信息、资料,作好信息依据准备,使决策适应组织内外环境条件的变化,符合组织运转的实际需要。3.收集组织内外各相关方面的参谋建议和要求,作好多元的群体智能准备,使决策建立在多元群体智能综合的基础上,符合决策民主化的要求,进而实现决策科学化。(二)决策形成中协助式辅助秘书在形成决策的过程中,不是主持者和表决者,而是重要的协助者。这表现在:秘书要草拟和收集供领导选择的多种可行方案;要参与对各种方案的分析、比较和评价;领导人初选了决策方案后,秘书要参与对初定的决策方案的反复论证,并将论证中发现的不足和问题征求补充意见,提出修正的意见和建议,并将合理的意见和建议融入决策方案,使之得到充实和完善。对于进行了补充、修正和完善的决策方案,秘书还要配合有关专家,建立模型,进行实验和验证,使决策方案更为可靠。对于已经确立的决策方案,秘书还要用合理的公文形式、准确流畅的语言,撰写公文,表述决策方案,使群众易于理解,准确地执行。(三)决策执行中协调式辅助在决策执行中,秘书是重要的协调者,辅助决策按计划实施。其职能为:1.在领导和群众、上级和下级之间,秘书如实反映下级的情况和要求,全面传达贯彻领导人的指挥意图,使上下级之间保持协调统一。2.在平行级之间,不同部门之间,若发现事权矛盾和利益冲突的趋向,秘书协助领导,强调目标的一致性,化解矛盾,共同实施方案,使之团结一致,相互合作;在环境条件发生变化,决策计划与环境条件出现某种失调现象时,秘书协助领导对决策方案作适当调整,使之与环境保持协调,顺利实施。动用信息沟通的手段,秘书辅助领导保持各子系统实施决策运转节奏的协同性;动用法规性沟通的手段,秘书辅助领导保持各组织成员实施决策行为规范的协调性。3.秘书协调式辅助在决策执行中对于保持组织的合力,确保决策方案的顺利实施,起着有效的促进作用。(四)决策效果评估中鉴诫式辅助秘书既参与拟定决策计划,又参与决策实施的全过程,还要参与决策效果的评估。在对照决策计划,检验实施决策的效果的比较、分析、总结中,秘书配合领导人以及其他组织成员,可以发现和总结决策方案本身以及实施过程中的经验和教训、成绩和缺点、长处和短处。秘书将这些分析总结的结果,写入总结材料,记录在案,引以为戒,作为制定新的决策的重要依据。对那些遗留的问题和不足之处,秘书可建议领导人采取必要的措施,进行补救,减少损失。案例分析:“军事天才”雷英夫出色的辅助决策1950年7月21日,朝鲜人民军发动了洛东江战役。人民军第一军团在20天时间里突破洛东江部分防线,第二军团已沿东海岸向南推进到浦项一线,从西、北两个方向把李承晚和美军包围在釜山地区。金日成元帅宣布,8月份解放朝鲜全土,取得彻底胜利。美李军队则以洛东江为天然屏障,以釜山为依托,固守待援。一时间,洛东江成了全世界关注的焦点,各方势力都对扑朔迷离的战局做出种种预测,美国报界一会儿说美军将撤往日本,一会儿又放风说将派增援部队到朝鲜半岛登陆。美国军方对此闪烁其词,其下一步的行动方向究竟如何?在此风云变换之际,雷英夫——周恩来的军事秘书兼总参作战部副部长,每天都要向总理汇报情况,有时一天去三四次。8月23日晚,雷英夫召集了一个小型战情研讨会,参谋们讨论热烈各抒己见。雷英夫亮出了自己的见解:美军下一步会搞登陆作战,可能性最大的登陆场地就是仁川。当天晚上,雷英夫就向总理陈述了自己的观点和六条理由:第一,敌军现在洛东江地区集中了十几个师固守,那么狭小的地带挤满了兵力,不进攻又不撤退,目的无非是想吸引住人民军的主力。第二,美军在日本原有两个师,最近又成立新的机动兵团,既不驰援,也不布防,反而搞登陆训练,意欲何为?第三,麦克阿瑟及侵朝美军二战中一直在太平洋进行岛屿作战,登陆是其拿手好戏。第四,美英等国正将好多舰只(包括登陆舰)往朝鲜方向调动,这些舰显然不是为了解决供应问题。第五,人民军压倒洛东江后,使敌人形成密集防守,构筑了大量工事,这样的硬骨头看来一时啃不掉,啃不掉还在那里啃,就有被敌人机动兵团反咬一口的危险,最险的就是被敌人侧后袭击。第六,朝鲜半岛地带狭长,战略补给线就是从北到南那么一条,现在人民军的补给线已经拖得很长了,而汉城是铁路、公路交通的枢纽。仁川距离西海岸只有108公里,距离汉城仅30公里,一旦登陆成功,拿下汉城,整个战局就会发生逆转。所以,朝鲜战局表面上看很好,实际上很危险,这一着棋不可不防。周总理对此极为重视,他带着雷英夫前往毛泽东主席住所,向主席作了报告。毛主席听完后连称“有道理”,还询问了许多问题,包括麦克阿瑟的性格,雷英夫一一作了回答。毛主席和周总理当即决定采取三条紧急措施:其一,命令东北边防军务必于9月底完成作战准备。其二,将我们的判断尽快通知朝鲜和苏联。其三,总参和外交部密切注视战情变化,随时报告。1950年9月15日,7万余美军果然在200多艘舰艇、500余架飞机的掩护下,在仁川强行登陆。雷英夫,这位曾被毛主席称为“洛阳才子”的秘书和参谋人才,为我军赢得战略主动做出了自己的贡献。请思考:1.雷秘书是如何辅助领导进行决策的?2.秘书辅助决策的原则是什么?第二节参谋咨询职能秘书的参谋咨询功能在现代管理中具有不可替代的重要作用。它既符合现代管理组织体系的需要,又是组织领导人的要求。一、秘书参谋咨询的职能基础(一)秘书的职能地位与参谋咨询秘书是组织领导者的助手。他必须协助领导者处理日常办公事务,为领导工作提供各方面的服务。秘书熟悉领导者的权责范围、工作内容以及组织内外的各种关系,了解各种工作渠道和来自各方面的信息。秘书不仅熟悉本级机关的全面情况,对上级领导机关的政策、指令和有关意图以及下级各层次的具体情况都比较了解。而且秘书对领导者的工作习惯、思想脉络和不同时期的工作重点比较熟悉。这些都为秘书发挥参谋咨询作用提供了优越的条件。秘书协助领导处理日常事务,为领导者提供工作服务的职能地位,为秘书发挥参谋咨询作用提供了便利条件,而领导人也存在这种需要。一位有现代管理思想的领导人,不
本文标题:第七章秘书职能
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