档案管理培训-整理篇

|档案知识培训—档案整理|档案整理工作概述一、档案整理工作的内容档案整理工作的具体内容包括：区分全宗、分类、立卷、编目、案卷的排列和案卷目录的编制；档案整理工作，从其各个环节作业的性质上，又可概括为系统化和（基本）编目两大部分。档案系统化包括：区分全宗、分类、立卷、案卷排列。|档案整理工作概述二、档案整理工作的意义档案的整理是进一步发挥档案作用的前提条件；档案的整理为档案工作的其他业务环节的工作奠定了基础。|档案整理工作概述三、档案整理工作的原则按照档案的形成特点整理档案；应该保持文件之间的历史联系整理档案；应该充分利用原有的整理基础整理档案；|全宗一、定义全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。我国档案全宗的类型，主要包括以下几种：按形成全宗的单位和全宗内容的性质，分为机关组织全宗和人物全宗两种；按全宗的范围和构成方式，分为独立全宗、联合全宗、汇集全宗和档案汇集四种，其中，独立全宗是典型的、大量的，联合全宗、汇集全宗（或称全宗汇集）、档案汇集属于全宗的补充形式。|全宗-立档单位的构成及条件1、构成立档单位的条件确定一个机关、组织是不是立档单位，它的档案能不能构成一个全宗，这是有条件的。构成立档单位的具体条件是：（1）可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；----必要条件（2）是一个会计单位或独立的经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；（3）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。|全宗-判定所属全宗判定档案所属全宗，关键在于确定档案的形成者——立档单位。由于任何一个立档单位，其档案大都由发文、收文和内部文件三大部分构成，因而判定档案所属全宗的一般方法也应从发文、收文和内部文件三个方面入手。发文和内部文件，它们的责任者（作者）就是档案的形成者。可以通过存本、原稿了解文件的形成过程，找出草拟、审批、签发的人，从而查明文件的责任者，也就确定了它所属的全宗。收文，它们的实际收受者（收文单位）就是档案的形成者。可以从文书处理标记如收文章、批办等查明文件的实际收受者，就可判定其所属全宗。|全宗-补充形式联合全宗，两个或两个以上立档单位形成的，互有联系而又不易区分全宗的档案整体。它是全宗的一种特殊形式。如“某某省手工业局、手工业联社联合全宗。”在档案馆里，联合全宗编一个全宗号，作为一个全宗单位进行管理。汇集全宗，或称全宗汇集，是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体。它也是全宗的一种特殊形式。如“某某某某时期某某地区工矿企业汇集全宗”。其中的档案，仍按不同的形成单位分别整理、排列和编目。汇集全宗只编一个全宗号，作为一个全宗单位进行管理。区别：汇集全宗与联合全宗的区别在于：（1）构成不同。汇集全宗中的单个全宗档案数量少而且能够分开；而联合全宗的档案之间联系密切，档案混在一起很难分开。（2）性质不同。联合全宗具有长久性，一旦固定下来，基本保持不变；而汇集全宗具有不稳定性，一旦发现新的档案补充时，需要作出相应的处理，重新整理和编目。|全宗-补充形式档案汇集，是用人为的方法，将若干所属全宗不明或其所属全宗已不复存在的文件，按一定的特点集中起来的混合体。如“清代末期某某地区房产地契档案汇集”、“民国时期军事档案汇集”，并编一个全宗号，作为一个全宗单位进行管理。档案汇集只是全宗形式的一种例外措施，它的使用受到比较严格的限制。上述三种全宗的补充形式不能随意乱用，只有在按全宗整理档案时，遇到困难，才不得不采用这种办法。所以，在实际工作中应尽量避免随便地、经常地乱用这种补充形式。如果发现采用全宗的补充形式有明显的不当之处，要立即作出相应的调整。|全宗群全宗群是具有某些历史联系的若干全宗的群体。在一定的时间、地点和条件下进行活动的各个机关，不是彼此孤立而是互有联系的，这种社会联系也必然反映在各自形成的档案上，一定的全宗之间也就有着必然的历史联系。这种在历史上形成的有联系的若干全宗，称之为全宗群。在我国，往往以立档单位的存在时期、地区和职能性质为标准，根据馆藏的特点，按其横向或纵向的联系划分和组建相应的全宗群，如“建国后某某地区政法系统全宗群”、“解放战争时期党政机关全宗群”等等。|文书档案整理工作一、定义文书档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目，达到系统化的过程。是一项重要的基础工作。文书档案整理方法：新的整理方法——以件为管理单位传统整理方法——以卷为管理单位|二、一般程序从文书档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。组织机构分类，作者（制发文件的责任者），通讯者；年度分类法、历史时期分类法；问题分类，实物分类（石油、煤炭、木材等），地理分类法（地理区域，华北、华东…）；文种分类（会计账簿），载体分类，形状规格分类；|3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。4、案卷的排列：将案卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。|档案整理工作的原则已办理完毕的，有保存价值的遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系区分不同价值便于档案的保管和利用|保持文件之间的有机联系是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方面的联系。如：一个单位及其内部机构一定的历史阶段、一个年度一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调查、承办一个案件、召开一次会议不同的文种、载体材料等|区分不同价值要依照《机关文件材料归档与不归档范围》和《关于机关档案保管期限的规定》（或《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同的保管期限。如：保存价值大——重点整理和保管保存价值小——根据条件区别对待无保存价值——不需归档、销毁|便于档案的保管和利用是档案整理工作的基本出发点和根本目的当与保持文件之间的历史联系发生矛盾时，应充分考虑档案保管和利用的方便|新的整理方法——以件为管理单位《归档文件整理规则》《规则》是在充分调研国内外归档文件整理方法和借鉴传统立卷方法合理性的基础上，适应档案管理现代化的需要，对归档文件整理工作的原则和具体方法作出了规定。《规则》的制订，弥补了我国档案工作法规标准体系中归档文件整理工作方面的空白，是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。|一、基本概念归档文件立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。|件——归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件；文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；汉文与外文为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文可各为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件。定稿正本附件正文外文汉文复制件原文被转发文转发文|二、文件修整一般包括：对破损文件进行修校；对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；去除文件上易锈蚀的金属物；对过大的文件进行折叠。|三、文件装订归档文件应按“件”装订“件”内排序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。|对齐方式1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。|装订方式和用品：常用的有三种1、线装：缝纫机轧线2、粘接式：包角3、变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹符合档案保护要求，降低成本、简便易行|四、归档文件的分类（一）分类方法：年度分类法、机构、问题分类法、保管期限分类法（二）分类方案：1、年度—机构（问题）—保管期限（例1、2）2、年度—保管期限（例3）3、保管期限—年度—机构（问题）（例4）4、保管期限—年度|例1：2001年：办公室…永久、长期、短期人事处…永久、长期、短期管理处…永久、长期、短期……2002年：办公室…永久、长期、短期人事处…永久、长期、短期管理处…永久、长期、短期……2003年：……|例2：2001年：党群类…永久、长期、短期业务类…永久、长期、短期行政类…永久、长期、短期……2002年：党群类…永久、长期、短期业务类…永久、长期、短期行政类…永久、长期、短期……2003年：……|例3：2001年：永久、长期、短期2002年：永久、长期、短期2003年：永久、长期、短期……|例4：永久：2001年办公室、人事处、管理处…2002年办公室、人事处、管理处…2003年……长期：2001年办公室、人事处、管理处…2002年办公室、人事处、管理处…2003年……短期：2001年办公室、人事处、管理处…2002年办公室、人事处、管理处…2003年……|五、归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。事由原则结合时间、重要程度会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列|（一）同一事由内的归档文件排列按文件形成时间的先后顺序；按文件的重要程度排列。（二）不同事由间的归档文件排列按不同事由形成时间的先后顺序排列；按事由的重要程度排列；按事由具有的共同属性分别集中排列。|六、归档文件的编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章必备项目为：全宗号、年度、保管期限和件号；选择项目为：机构（问题）。全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号；年度指归档文件的形成年度；保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定的；件号指归档文件的排列顺序号。|填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料加盖归档章的时间归档章格式（如图）全宗号年度室编件号机构或问题保管期限馆编件号|七、归档文件的编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制《归档文件目录》《归档文件目录》由二部分构成：归档文件目录归档文件目录封面|归档文件目录归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条目。如：来文与复文件为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录各项目应体现归档文件的内容和形式特征，方便检索和利用。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。|归档文件目录机构：办公室件号责任者文号题名日期页数备注00001国家档案局档办[2004]8号国家档案局办公室关于加强档案安全保管的通知20040305200002浙江省档案局浙档[2004]56号浙江省档案局关于转发[国家档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见]的通知20040610300003杭州市人民政府杭政[2004]12号关于进一步加强我市精神文明建设的决定（附：市民公约）200402208|归档文件目录用纸采用国际标准A4型纸横排或竖排归档文件目录应打印装订成册并编制封面归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目|归档文件目录封面归档文件目录全宗名称：中国银行年度：2004年保管期限：永久机构：行长办公室（问题）|八、归档文件的装盒装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。装盒的要求：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入