会计电算化工作出现的问题及对策

1会计电算化工作出现的问题及对策三明电业局实业总公司陆立丰[内容提要]随着电子信息产业的不断发展，会计电算化在社会经济中的运用越来越广泛，随着我国加入WTO后，会计电算化工作在社会经济中所起作用就更显的重要。然而我国实施会计电算化工作起步较晚，许多地方还在实行传统的手工会计，会计工作还只处在会计核算上，并没有真正把会计工作提升到一个管理阶段。在当今经济飞速发展的时代，会计如果还只是滞留在单纯的会计核算上，会计工作将失去其真正应发挥的作用。只有加快实施会计电算化工作才能解决会计滞后的问题。因此会计电算化工作中出现的问题也越来越引起人们的关注，本文以适应社会主义市场经济改革与发展的思路及目标为依据，顺应当今网络时代的发展潮流，面向加入世界贸易组织对中国会计的要求，从工作环境、操作流程、管理三方面对会计电算化出现的问题进行探讨。并对这些问题提出自己的一点见解和解决方案。关键词：会计电算化；存在问题；存在原因；解决方案正文我国的会计电算化工作起步较晚,从20世纪70年代末才开始,经历了尝试阶段、自发发展阶段和有组织、有计划地稳步发展阶段,到目前的管理型会计发展阶段。自20世纪90年代初期以来，我国会计改革已迈出了稳健、有序的步伐，并取得了辉煌成就。但是，由于会计属于上层建筑范畴，其在观念、理论、方法等方面均应随着客观经济环境的变化而不断改革、发展和完善。根据财务工作本身的特点，网络迅速发展、电子商务的迅速兴起等等，一些先进的、现代化的事物的不断出现，使传统会计无法适应现代社会的需要。这就对会计电算化工作提出了更高的要求，使建立符合现代企业发展需求的新型财务系统变得刻不容缓。目前，会计电算化工作在实践中也存在着一些问题，严重阻碍了我国会计电算化工作向更深层次的发展。本文就当前会计电算化进程中出现的问题及对策谈一些看法。一、信息时代的到来，会计电算化对传统会计产生的影响。220世纪中叶，随着社会生产集约化程度的不断提高，世界工业革命的飞速发展，引发了全球性的信息革命，信息时代的到来为企业进一步解放生产力，提高劳动生产率带来了极大的便利。会计电算化(ElectronicDataProcessingAccounting简称EDPA)即指计算机数据处理会计。它不再是传统的算账、记账会计，还包括分析、预测、控制、决策等管理职能；它不仅仅只减轻会计核算的劳动强度，而且在会计信息的产生与利用方面远不是传统会计所能做到的。由此，传统的企业信息管理体系发生了本质的变化，尤其在企业会计信息管理领域更是以崭新的计算机账务处理系统取代了旧式的手工“日清月结”，便捷的企业管理电算化逐渐为广大的现代企业普遍采用（一）、改变了会计信息处理和使用的方式和方法。电算化会计数据处理的代码化、程序化和自动化，是对手工会计信息处理方式和方法的本质变革，这一变革改变了手工会计下成本计算、编制报表等只能在月末进行的做法和限制。例如，如果在程序中做出标识，计算机完全可以将特定期间应计制下的会计数据和信息按收付制进行归集，从而改进现行现金流量表的编制方法。（二）、提高了会计信息的质量和会计工作的效率，降低了会计人员的劳动强度。电算化会计以计算机为信息处理工具，提高了会计数据处理的速度和精度；数据处理的自动化、程序化和规范化，提高了会计信息的及时性、可靠性和相关性。同时，计算机的使用，使广大会计人员不用再整日埋头于记账、算账，从繁重的会计核算和数据转抄中解放出来，其劳动强度大大降低。这样就可以把大量时间用于财务管理方面，提高会计的职能作用。（三）、促进会计工作职能的转变，引起会计人员知识结构的变化和会计人员素质的提高。电算化会计下会计工作效率的提高和会计人员劳动强度的降低，使会计人员有更多的时间参与企业经营管理，促进会计工作职能发生转变。从而，对会计人员的知识结构和素质的要求也就更高。电算化会计下的人员除会计专业人员外，还有计算机专业人员。会计专业人员不但要精通本专业，还要熟悉计算机，具有上机处理基本业务核算工作的能力，掌握一般性故障排除方法和纠错方法；计算机专业人员除应有本专业知识外，还应有财会专业知识，了解会计核算工作，通晓会计数据流程。并且还要不断学习和掌握日新月异的计算机知识和应用技术，以满足电算化会计进一步发展的需要，形成复合型人才。3二、实施会计电算化的必要性。随着世界经济的飞速发展，对会计信息质量的要求不断提高。实施会计电算化就越显的必要。（一）、会计电算化可以及时、准确、完整地提供经济信息，是宏观经济管理需要。管理经济的关键，在于及时、准确地进行决策，而决策能否及时、准确，在很大程度上取决于信息的质和量。在我们已跨入信息社会的今天，只有在电算化条件下，才能提供全面、准确、及时的信息。会计亦如此。例如，国有企业年终的会计报表汇审工作，全国成千上万家企业，其会计报表汇总量非常大，在手工条件下往往要拖几个月，根本谈不上及时性，而且准确性不高，而采用电算化后只要几天就可以汇总完。所以采用计算机必需的。（二）、会计电算化是企业微观管理的需要。“经济越发展，会计越重要”。据专家们分析：在企业管理信息中有70%或70%以上的信息来源于会计信息。“企业管理要以财务管理为中心”。这就足见会计管理在企业管理中是何等的重要！然而，会计工作如果不借助于计算机辅助管理，不实现会计电算化，也就无法实现企业管理现代化，也就不能满足企业管理的需要。（三）、会计电算化可以减少资金占用，控制不合理开支，直接提高企业经济效益。会计电算化后，可以通过准确的预测功能，测算出资金需要量，并通过严密地实时监控，控制和杜绝不合理费用发生，及时处理积压存货和呆帐等，以进一步降低存货储备，减少应收货款，把节约下来的资金用于其它盈利项目。这样可以创造出直接经济效益。（四）、同国际会计准则接轨必须加快实现电算化会计。当前国际上计算机运用于会计工作中已相当普遍，会计准则的制定大部分是按计算机应用后的需求来考虑的。在加入世贸组织的今天，我们如不加快实施会计电算化工作，就很难同国际会计准则靠拢。企业的国际竞争力就无法得到提升，就必将被国际市场所淘汰。三、会计电算化工作中出现的问题及其原因。目前许多单位要么微机记账，要么微机出报表，或二者兼而有之，初步实现4了会计工作电算化，取得了较好的效果。但由于这项工作刚刚启步，尚处于探索阶段，加之缺乏统一规划和组织协调，仍存在许多问题。而会计电算化工作环境、操作流程、管理这三环节是会计电算化工作中较为重要的，以下我就针对这三方面进行分析。（一）、会计电算化工作环境中存在的问题及原因。1、重视会计电算化自身因素，忽视会计电算化环境因素。会计电算化自身因素是指直接维持计算机运行的各因素之和。它包括计算机硬件系统及其配套设施、会计电算化软件、会计电算化工作人员以及赖以输入信息的原始凭证。会计电算化环境因素是指对会计电算化产生促进和制约作用的社会环境总和。包括经济环境、政治环境、法律环境、管理环境、以及意识环境等。这些环境因素对电算化会计具有极大的制约作用。会计电算化的正常运转必须具备相应的环境条件，如电算化会计管理制度、内部控制制度以及单位领导对电算化会计优越性的充分认识和重视。只有具备上述条件，电算化会计才能在财务管理中有效地发挥作用。某些单位存在着只重视会计电算化自身因素，而忽视环境因素的现象。如有的已开展会计电算化工作的单位，大多都没有建立和制定相应的电算化会计管理制度及内部控制制度，单位领导也没有足够重视，认为微机记账只是手工记账的重复，从而缺乏有效的管理。2、重视报账功能，忽视管理功能。长期以来，我国会计工作主要从事事后核算，很少进行事前的分析和事中的控制。会计电算化的运用和发展可以极大地发挥电子计算机卓越的计算功能，将财会人员从繁重的算账、报账工作中解脱出来，把精力放在加强财会管理方面。然而，我国实行会计电算化的单位中却存在着重视报账功能，忽视管理功能的现象。采用的财会软件的材料核算、工资核算、固定资产核算等功能较强，而具备管理型功能的成本核算、财务指标分析体系以及资金供求预测等模块，或根本没有设计，或内容过于简单、功能不全。并且查询功能也不很强，限制了其管理功能，失去了会计电算化对加强财务管理的积极意义。3、重视财务软件的技术性，忽略其实用性目前，许多单位在购买财务软件时，往往喜欢买最先进的产品，而忽略了企业自身的情况和需求。现在的会计电算化市场中新概念很多，“网络财务软件”、5“会计信息化软件”、“在线财务软件”等等。有不少实行会计电算化的单位，在选择财务软件时，往往也是只听冠名，而未能结合单位自身的需要。如果光考虑财务软件技术的先进性而忽略了自身的情况，一方面将会导致资源浪费，另一方面会因财务软件的复杂难以操作，结果事与愿违，反而影响了本单位会计电算化的进程。（二）、会计电算化工作操作流程上的问题及原因。1、在业务操作的关键时刻，计算机突然以“待机”、“死机”等手段“磨蹭”和抵抗，致使会计业务难以按部就班进行。如在数据录入操作中，操作员尚未对录入数据确认存盘，计算机却突然“死机”；在对下属单位报来的软盘进行数据采集时，系统却以“待机”为由长时间的“磨蹭”。更严重的是，操作员当前根本没有执行任何违规操作，而计算机却突然提示“执行了非法操作，即将关闭”等信息，使辛辛苦苦的劳动一瞬间化为乌有。作为高科技通病，无疑此现象直接影响到会计电算化核算的质量和效率，已经构成现代会计工作的障碍。2、软驱“做手脚”，拒读或破坏软盘数据信息。所属单位生成上报的软盘介质数据信息，是有些单位财会部门实施会计核算与会计分析的必不可少的“源资料”，是汇总单位会计基础工作的重要组成部分。但是，当汇总单位会计人员如法插入软盘接收数据信息时，计算机却“睁眼说白话”，对任何没有质量问题的软盘提示“软驱里没有磁盘”、“磁盘没有格式化”，有时甚至对装有上报数据信息的软盘“施暴”，致使重要的数据信息丢失。3、会计电算化的数据备份不足。按照财政部颁布的《会计电算化管理办法》的规定，实行会计电算化的单位发生的新的经济业务内容经过电算化账务处理后，应坚持当天备份，且要双重备份，并分处、分人保管。但在实际工作中常有以下几种不应有的情况发生：一是部分电算化操作人员未养成每天备份的习惯，因此，机器一旦出现故障，则部分账务数据将会丢失。二是不少电算化操作者对备份的数据盘不能做到定期检查，因此，一旦发生问题就没有相应补救措施。三是习惯性用软盘备份。目前绝大多数财务软件只支持软盘备份，而软盘存在着容量小、易出故障、成本高等缺陷，随着光盘存储技术的日趋成熟和价格的逐步下调，实行会计电算化的单位应选择那些既具有软盘备份功能，又具有光盘备份功能的财务软件。6（三）、会计电算化工作在管理上存在的问题及原因。1、会计电算化基础管理滞后于会计电算化的发展。单位实现会计电算化后，传统的会计分工模式将被打破，会产生许多新的岗位，也带来了许多新的要求，提出了新的问题。因此会计电算化的基础管理必须跟上会计电算化的发展。而目前，实行会计电算化的单位对会计电算化的内部管理很多仍是模仿手工记账的管理办法，结果导致了会计电算化的基础管理混乱，影响了会计电算化工作的健康发展。对此，财政部门要尽快制定一系列规范管理的制度，并明确提出管理的要求。单位内部也要建立健全会计电算化内部管理机制。通过强化会计电算化的基础管理工作，促进会计电算化的健康发展。2、会计电算化下往往忽视财会专业人员重要性。在传统会计核算形式下，从对原始凭证的分析处理开始，一直到财务报表的生成和财务数据的分析，都由财务会计人员完成。整个财务会计工作始终离不开财会人员，财会人员显得至关重要。在电算化会计方式下，只是原始凭证的分析和输入由会计人员直接处理，会计报表的生成以及一部分财务数据的分析都由计算机自动生成。财会人员的工作显得较机械、简单，而维护计算机运转的计算机人员的工作却显得相对重要。因此，这些单位更多地依赖计算机专业人才，造成重视计算机专业人员，忽视会计人员的现象。各单位不断地提高计算机档次，不断翻新机型，却缺乏对财会人员的业务培训。致使一些会计人员不懂计算机，而计算机专业人员又对会计