中国石油合同管理系统培训-管理员

中国石油天然气集团公司合同管理系统培训–管理员合同管理系统项目组2007年3月提纲系统管理员系统初始化系统管理应用管理1系统管理员岗位和职责管理员构成管理员必须具备的条件管理员的作用1.1岗位和职责组织、协调本单位合同系统运行过程中各项工作与各级领导的沟通负责本单位业务流程的定义组织对本单位系统的测试合同相关人员的使用培训保障系统的正常使用1.2管理员构成合同管理业务人员和IT人员共同组成。负责本单位系统配置、人员、用户权限管理、常见问题解答等负责应答/解决用户使用系统中的IT问题建议各级单位管理员数为2-3人1.3管理员必须具备的条件熟悉并掌握本单位合同业务有较强的组织协调能力具备一定的IT知识能做好“三师”的实力—设计师、工程师、讲师1.4管理员的作用设计、规划本单位合同管理业务的网上实现规划并梳理本单位合同业务岗位分工及相关人员的权限的合理分配依托管理，服务服务根据本单位合同管理特点，制定出灵活、可行、高效的流程通过系统的运行，实时将为领导提供决策依据承上启下本级与下属单位的沟通协调与北京项目组及下属项目组的信息共享各级管理员是集团合同推广及应用的中间力量，是确保系统稳定运行的基础2系统初始化系统构架及实现系统初始化步骤常用术语介绍功能模块角色用户组用户权限2.1系统构架及实现基于微软的操作系统，客户/服务器模式（B/S）VS.NET编程实现，后台基于SQLServer2005硬件部署，采用集中模式2.2系统初始化步骤建立本单位的组织机构添加用户，并对其授权用户范围授权（不是对每个用户都必须要操作，但所有管理员、查询统计人员都必须进行范围授权）单位设置单位级别、单位（部门）负责人、流程默认管理员、法定代表人（负责人）、是否独立签约、产权关系业务个性化设置通过对业务模块、应用字典的配置实现本单位可选择性的使用系统提供的功能流程定义，实现本单位审查审批的个性化2.3功能模块组成页面1页面2页面3页面4::页面N功能1功能2::功能M2.4角色（即工作岗位）功能1功能2功能3功能4::::功能N角色1角色2::角色M2.5用户组用户1用户2用户3用户4:::用户N用户组1用户组2:用户M组中用户可跨部门允许对用户组分配角色角色1角色2角色i:::角色N2.6用户权限用户最终的角色是分配给用户的角色及用户所属组角色的合集用户的功能不是全部都需要范围用户所属角色用户所属组对应的角色用户全部功能用户功能范围用户最终权限3系统管理组织机构管理角色管理（仅地区企业管理员可见）用户组管理用户管理用户范围授权人员借调3.1组织机构管理组织机构管理采用层次型结构，最多10层（含根节点）逐层展现单位信息，导航返回上层新增单位是添加当前导航上显示单位的下属单位单位名称及缩写必填可查看本单位下的用户及用户组单位在系统初始化时，只建到地区企业一级管理员对组织机构的维护有范围控制，即各地区企业管理员只能维护本地区企业组织机构3.1组织机构管理-试验创建本单位组织结构（计划15分钟）3.2角色管理角色是一组功能的集合合同系统共有78个子功能系统初始化了58个用户角色各地区企业分别独立使用自己的一套角色，可根据本地区企业情况来增加、删除或修改角色地区企业下属各级单位管理员无此项功能。角色可定制“有效性”。角色置无效时，分配给用户该角色的功能将不可用，对其他已分配角色没有影响管理员可为角色指定功能3.2角色管理-试验调整或修改本单位角色（计划15分钟）3.3用户组管理用户组是用户的集合用户组操作可选。管理员可通过建立用户组，将一组角色一次授权给组，方便管理授权管理员可进行用户组的增删改操作用户组创建后，还需要为该用户组选择用户及制定角色用户组中的用户可包含非本单位的用户地区企业下属各级单位管理员有此功能，但创建的组相互不可见3.3用户组管理(续)用户组操作可选,不使用此功能不影响系统使用。什么情况下使用用户组功能？当有一组用户具有相同的角色时，可以使用此功能。建立用户组的原则为角色相同可以放到一个用户组，例如法律审查部门和经济审查部门的审查审批员可以建到一个合同业务审查审批组；既有合同审查权限又有市场准入审查权限的人员可以设到两个组，一个是合同业务审查审批组，一个是相对人管理审查审批组。3.3用户组管理-试验创建本单位用户组（计划15分钟）3.4用户管理用户名必须使用中石油统一认证的邮件帐号，即其邮箱名中“@”符号前面的部分用户名、真实姓名、所属单位、超期时间是必填项可在用户管理的查询页面上进行用户过期日期的维护管理员可设置用户所属的组及当前用户所有的角色用户管理也有范围控制3.4用户管理-试验创建本单位用户（计划15分钟）3.5用户范围授权每次只能进行一个用户的授权列出的功能是当前用户所拥有的功能能设定范围的功能前面有选择框允许对多个功能同时设置范围，但授权范围必须相同当只选择了一个功能时，可进行对该功能已设范围的查看撤销权限，将撤销已选所有功能对应的范围设定对地区企业及地区企业下属各级单位系统管理员必须进行范围授权3.5用户范围授权（续）用户的授权包括两种，一种是功能授权，通过为用户进行角色授权实现；另一种是范围授权，用来说明用户在某一个功能下可以操作的范围。并不是所有的功能都需要进行范围授权，一般需要对具有查询角色、流程定义员角色、系统管理员角色的用户进行范围授权。若对用户的功能没有进行范围授权，则系统默认该用户在此功能下的范围是本人所在部门。3.5用户授权管理-试验为本单位用户授权（计划15分钟）3.6人员借调通过借调查询，方便对人员借调的管理人员借出后，借调单位必须首先要为该借调用户分配角色，否则该用户将不能正常登录人员借调登录后，将代表借入单位用户借调的撤销操作可由借入单位或借出单位该功能管理员来进行，效果相同当用户被撤销借调后，其在原单位所具有的功能将自动恢复3.7流程补救强制将他人的待办工作转委托给另外的人。由系统管理员操作，有操作范围控制。实现功能与委托代办类似，但委托代办仅能操作本人的工作而流程补救必需由管理员来操作，可强制委托其权限范围内他人的任何待办工作。3.8系统操作日志记录一些非常规的操作。方便系统管理员跟踪系统的变动情况。4应用管理信息发布应用字典维护单位设置查询设定合同标准文本维护流程定义4.1信息发布各地区企业维护本单位信息发布信息时，注意信息的类型和内外部之分允许信息带附件，数量不限，但每个附件大小不能超过4M允许应用管理员对信息进行完全操作4.1信息发布-试验发布本单位通知、简报、批复等信息（计划10分钟）4.2应用字典维护各地区企业维护自己的应用字典应用字典以导航加列表形式展现系统在初始化时，已为各地区企业提供了必要的数据并不是所有的项目都可以进行维护，只有允许的项目才提供添加、修改、删除、排序、有效性、默认值设置等功能如：专家类别允许作完全的操作，而合同只允许三级类别的添加应用管理员添加的子项，系统允许对该项完全操作（包括下一级项目）地区企业下属各级单位管理员没有此项功能4.2应用字典维护-试验个性化本单位系统（计划20分钟），包括：合同三级类别的设定市场准入类别的范围选择招标版本选择合同相对人选择范围设置资金渠道的二级设定职称、职务等设定4.3单位设置实现地区企业及下属各级单位性质及系统个性化的配置工作，包括：基本设置系统设置重大合同定义4.3.1基本设置每个单位/部门的默认分发员必须设置单位级别除了集团公司、地区企业、地区企业各下级单位需要设置外，其它部门不需要设置一个地区企业，只能设置一个单位级别为地区企业，系统初始化时已设定部门的三项审查审批类型可多选合同水印(JPG文件)是在打印时自动增加到合同文本上的底图4.3.2系统设置分级配置上级单位可配置下属各单位授权后，允许各单位根据自己业务的管理特点自行设置通过设置“有效”在系统中启用该功能4.3.3重大合同定义系统管理员可根据本单位的业务需求自定义各自的重大合同范围，用于统计由上级授权来配置4.3单位设置-试验设置与本单位相关信息（计划15分钟）4.4查询设定各地区企业设定本单位的基础查询条件并可随时修改操作简单，只需在要显示的查询项前的“□”图标打上钩，单击页面下方的“确定”按钮即可地区企业下属各单位默认继承所在地区企业的设定，还可以自行设定4.5合同标准文本维护各地区企业维护本单位的合同标准文本初始时，应首先创建文件夹，然后再上传相应标准文本，与操作资源管理器类似允许将一个合同文本资料上传到任意一个文件夹下支持鼠标右键的裁剪及粘贴等功能，实现标准文本的移动及删除4.5合同标准维护-试验上传本单位合同标准文本（计划10分钟）4.6流程定义需要流程定义的单位或部门涉及的模块及流程流程定义的分级管理送审的范围任务和规则的关系、规律规则表达式自动执行的生效说明上报规则的设定流程定义的其他说明流程重设4.6.1需要流程定义的单位或部门在组织机构中创建的所有单位及部门都可以进行流程定义。处于系统规范化考虑，建议地区企业、二级单位及涉及到初审和审查审批的部门都进行流程定义。流程定义有范围控制，若没有授权范围则只能设定本部门内部的分发流程4.6.2涉及的模块及流程合同立项–选商方式的审查审批（可配置）合同选商–招标/合同谈判的审查审批、确定中标/签约单位合同申报–合同的审查审批签约授权管理–签约授权的审查审批合同履行/付款–支出类合同的履行审查审批合同履行/提供产品(或服务)–收入类合同的履行审查审批合同履行/合同变更–合同变更的审查审批合同履行/合同解除–合同解除的审查审批合同履行/违约情况申报–合同违约情况申报的审查审批市场准入管理–合同相对人市场准入的审查审批客户授信管理–合同相对人客户授信的审查审批4.6.3流程定义的分级管理流程定义实现了分级管理，通过用户范围授权来控制所能定义流程的范围。地区企业流程管理员定义地区企业的各个流程任务。地区企业下属各级单位流程管理员定义本级（下级）单位的审查审批任务。地区企业的流程管理员可查看/修改下属各单位定义的流程。地区企业下属各级单位流程管理员不能看到地区企业定义的流程，也不能看到同级其它单位定义的流程，但可看到下属单位定义的流程。4.6.4送审的范围在设定地区企业或地区企业二级/三级/四级等单位级的审查审批任务时，送审的范围可以为本单位所有的部门或者人员。（即单位级流程的送审可以到审查部门或者人员）在设定部门的审查审批任务时，送审的范围只能从该部门的人员中选择。（即定义部门内的流程时只能选择人员而不能选择部门）4.6.5任务和规则的关系、规律任务是依次执行的。若所报合同不符合第一个任务的规则，系统将自动执行第二个任务。依次类推。规则是有优先级的。若所报合同符合第一个规则，系统将按照第一个规则执行流程，不会考虑第二个规则。因此，应该将：1）最特殊的规则或2）界定出的业务范围最细、最小的规则或3）形成的条件最多的规则排在最前面。4.6.5任务和规则的关系、规律（续）为某地区企业设定任务、规则如下：1）部门初审2）经济商务审查规则一、100万元以上的关联交易合同，由财务处、审计处审查规则二、50万元以上的关联交易合同，由财务处审查3）专业技术审查4）法律审查5）领导审批4.6.6规则表达式当用户添加一个条件C3时，规则表达式自动增加一段“ANDC3”。用户可以根据自己的需要对规则表达式进行修改。下面是一个规则表达式实例：(C1ANDC2)OR(C3ANDC4)ORC5需要注意：1）条件“C1”与连接词“AND”“OR”之间要有空格。2）条件或连接词的大小写没有区别。3）必须使用英文输入法的括号“(”“)”。4.6.7自动执行的生效说明合同申请送审后，自动套用地区企业下定义的所有任务，若地区企业的任务规则设定为自动执行，则不需要承办人员手动设定流程，若为手动则需要流程管理人员的确认。申请套上了审查审批流程后，若需要一个部门审查，则自动套用该部门的流程，若部门流程为自动，则直接需要第一个审查人审查，若部门流程为手动，则需要该部门的默认分发员首先设定流程