2011卷烟宣传促销管理办法

安徽省烟草专卖局文件皖烟办文〔2011〕3号安徽省烟草专卖局（公司）关于印发《卷烟宣传促销管理办法》的通知各市烟草专卖局（公司）：为进一步贯彻落实卷烟营销上水平战略要求，加强对“532”和“461”知名品牌的培育，规范卷烟宣传促销管理，我们制订了《安徽省烟草专卖局（公司）卷烟宣传促销管理办法》，经省局（公司）办公会议审议通过，现印发给你们，请遵照执行。二〇一一年一月五日主题词：卷烟宣传促销办法通知安徽省烟草专卖局办公室2011年01月07日印发安徽省烟草专卖局（公司）卷烟宣传促销管理办法为进一步贯彻行业“卷烟上水平”的战略任务和方针，规范卷烟宣传促销行为，构建公平公正市场环境，促进品牌培育上水平，根据《中国烟草总公司关于加强烟草企业宣传促销管理的意见》（中烟办[2010]212号）有关精神，结合我省实际，特制订本办法。一、宣传促销原则（一）规范管理原则卷烟促销严格遵守根据《中华人民共和国烟草专卖法》及其实施条例、《中华人民共和国广告法》和国家工商行政管理总局《烟草广告管理暂行办法》等法律、法规以及《中国烟草总公司关于加强烟草企业宣传促销管理的意见》等行业规章制度要求。（二）统一管理原则省局统一管理工商企业宣传促销活动。卷烟营销管理处统一受理工商企业年度宣传促销计划与临时宣传促销安排，根据卷烟营销上水平要求结合品牌发展状况审核宣传促销需求，对市公司宣传促销计划侧重审核自行立项部分以及与工业企业宣传计划紧密衔接情况；专卖监督管理处依法对宣传促销活动进行监管审核；省局分管领导根据相关部门审核意见进行审批。（三）计划管理原则在皖工业企业营销机构和市公司分别制订本单位年度宣传促销计划。市公司年度计划包括自行立项宣传促销活动安排和工业企业在本地开展的宣传促销活动计划两个部分；工业企业宣传促销计划以品牌为主要对象。工商企业制订的计划要紧密结合行业和本企业发展规划，并向行业知名品牌聚集；内容包括宣传促销工作目标、项目实施策略、进度安排等。（四）立项管理原则市公司自行开展的宣传促销活动，应根据年度宣传促销计划，按照项目管理要求，提出立项申请，填写立项申报书，内容包括申报事项、申报原由、需采购物品或服务的数量、投放形式、涉及区域和范围、费用估算、预期目标等，申报书中不得指定供应商范围。（五）工商协同原则工商企业在制订年度宣传促销计划过程中应相互进行协商衔接。宣传促销计划审批后，协同制订具体执行方案，按照各自分工，共同实施执行方案，共享宣传促销成果。二、宣传促销工作组织（一）省公司和各市公司分别设立卷烟宣传促销管理委员会（以下简称管理委员会）。管理委员会作为决策机构，其人员由领导班子成员、相关部门负责人和职工代表组成。管理委员会负责制定卷烟宣传促销管理制度，审批自行立项的宣传促销计划。（二）明确各部门和机构的工作职责。营销管理部门为卷烟宣传促销归口管理部门，法规、专卖部门负责项目执行方案内容合法性审查与监管工作。管理委员会负责年度宣传促销计划的审批，预算委员会负责项目预算的审批，经理办公会议负责年度宣传促销项目汇总的审批，审计部门负责年度项目的审计。营销管理部门具体职责是：编制年度宣传促销计划，编制年度宣传促销项目汇总表，编制宣传促销费用预算，牵头实施项目采购、实施和效果评估，负责“一项一卷”资料管理工作等。二、宣传促销内容与方式（一）主要内容。宣传促销售活动主要内容是企业形象宣传、品牌宣传和促销、以公益活动为主的宣传。（二）费用来源。各市公司承担自行立项的宣传促销费用，工业企业发起的宣传促销费用主要由工业企业支付。（三）管理流程。每年12月份，工商企业分别制订各自宣传促销计划，并报送省局审批；工商企业在制订年度宣传促销计划过程中应相互进行充分协商衔接。根据年度宣传促销计划安排，工商企业提前一个月针对宣传促销项目协商制订详细执行方案，共同开展宣传促销活动。（四）宣传促销方式。宣传促销活动方式应符合国家局有关规定，严禁以终端为对象的促销行为。除开展产品或服务宣传（包括宣传材料宣传与口碑传播）、零售客户或消费者座谈会、产品评吸、产品陈列和消费者物品促销等形式外，积极探索新的宣传促销方式（如利用网上订货等平台开展网络宣传等）和接触消费者新模式。三、宣传促销管理（一）制定宣传促销计划1、市公司宣传促销年度计划既要体现自身需要，又要紧密衔接工业年度计划要求。品牌宣传促销需求主要依据是当地品牌销售状况；年度结束前，各市公司组织开展品牌诊断活动，与工业企业一起研讨下个年度宣传促销计划，确定下一年度需要开展的宣传促销活动内容。2、市公司宣传促销主要是本地主导性的行业知名品牌。年度计划促销频率是：知名品牌每个年度可以安排2次宣传促销活动，其他品牌每个年度安排1次宣传促销活动。具体时间长短根据活动性质与活动范围确定。3、市公司根据工业企业年度宣传促销计划要求，按照“价位不冲突，目标客户不冲突”原则，进行月度分解。4、市公司年度促销计划审批后，同时抄送有关工业企业。（二）制定宣传促销执行方案市公司根据宣传促销计划，提前一个月与工业企业协商制订详细的宣传促销方案。方案中明确媒介与宣传促销的范围，明确宣传促销物品的发放标准，每个阶段与子项目的执行人员。（三）审核、审批宣传促销执行方案。1、市公司卷烟营销管理部门对宣传促销执行方案进行初步审核，主要内容是：方案的可执行性，内容的真实完整性、措施的预见有效性；在同一零售终端，是否有多个同时开展的促销活动；零售终端的项目选点布局、实施时间、资源安排是否符合工业企业要求，冲突解决是否公平。2、市公司同级法规部门对宣传促销执行方案的合法性进行审查，主要内容是：是否严格执行国家和地方关于广告、消费者权益、合同、价格、商标、税收等方面的法律、法规；项目内容是否合法、清晰、易懂，是否使用含糊、易引起误解的语言、文字、图片或影像；是否存在法律、法规明确禁止的媒介和场所内实施项目行为等。3、市公司专卖部门依据专卖法律法规进行专卖审核监督。4、市公司分管领导根据以上部门审核意见，进行宣传促销执行方案的审批。（四）规范项目采购管理1、市公司宣传促销项目采购一律实行公开招标和比质比价，公开招标要成为项目采购的主要方式。项目采购分宣传促销品采购和服务采购两种类型。宣传促销品采购和50万元以上的服务采购项目必须公开招标。低于50万元服务采购项目，必须经过经理办公会议研究确定，方可采用邀请招标、竞争性谈判和询价方式。采用竞争性谈判和询价采购方式的项目，纪检监察、审计、法规、整顿办等部门必须参与供应商选择和价格确定过程。2、涉及资金支付的合同条款约定时，必须以实施进度为依据，原则上不得一次性付清。要切实加强对合同签订、履行、变更、解除、监控、保管等内容的规范管理。2、加强供应商管理。按照《采购供应商管理暂行办法》（皖烟计[2008]442号）要求，建立合格供应商目录，做好供应商选择和评价等工作。（五）实施宣传促销活动1、成立宣传促销工作小组，实施宣传促销执行方案。工作小组中，工业企业必须派1名以上代表进行执行性监督，同级专卖部门按照促销项目分别派出2名人员进行专卖监督。2、做好宣传促销前的准备工作。工业企业按计划要求及时将宣传促销物料交付市公司，办理交接手续，市公司建立物料管理台帐，做好相关物料的保管工作。根据宣传促销活动的预期效果，提前做好相关品牌的货源准备工作。方案执行前，要开展广泛动员与培训工作。3、市公司相关岗位营销人员要配合做好促销活动。电话订货员和网上订货管理员要做好新品和替代品牌推介，客户经理应做好促销活动的宣传解释和问题解答，送货员应做好促销品的配送工作。（六）开展宣传促销活动评估宣传促销活动结束后，市公司组织人员及时开展评估工作。根据促销活动的目标，回顾促销活动的开展情况，测量促销活动的结果，对比目标要求，确定促销活动的实际效果，总结促销活动的经验与不足，撰写分析报告，并将分析报告抄送相关工业企业。（七）做好宣传促销善后工作1、各市公司要建立宣传促销物品专门台帐，记录宣传促销物品的移交和使用情况。对工业移交的宣传促销品，工商双方在共同审计物品使用情况后，办理剩余宣传促销物料的交接手续，妥善处理剩余宣传促销物品。2、加强宣传促销工作的痕迹化管理。妥善保存项目文件记录，完善“一项一卷”工作，不得伪造、变造、隐匿或随意销毁。属企业档案管理范畴的，要按档案管理要求进行管理。四、宣传促销工作纪律与监督（一）终端宣传促销方式必须面向消费者，严禁工业企业针对零售客户开展任何形式的促销活动，如积分奖励、邀请零售客户参观等。（二）各市公司不得在项目活动中收受和索要工业企业的赞助、奖金、补贴和物品，不能将自身开展的宣传促销费用转嫁到工业企业。（三）宣传促销的物品一律由市公司送货员配送，不允许通过其他方式配送。（四）严格执行“六个严禁”。一是严禁在有关法律、法规明确禁止的媒介和场所内实施项目；二是严禁在项目实施过程中随意决策和运作；三是严禁规避公开招标和比质比价，不得以化整为零方式拆分须公开招标的项目；四是严禁通过广告、咨询公司转包项目而不直接实施项目；五是严禁商业企业向工业企业指定或推荐项目和供应商；六是严禁任何单位或个人借宣传促销活动名义打工作麻将、高尔夫球和组织公款旅游。（五）加强宣传促销活动的采购管理。物品采购要严格执行《烟草行业工程投资、物资采购和宣传促销项目管理程序的规定》（国烟办〔2010〕42号）、《烟草行业招标采购活动廉政监督工作暂行规定（试行）》（国烟监〔2008〕127号）、《国家烟草专卖局关于进一步推进烟草企业办事公开民主管理的意见》（国烟监[2009]338号）等文件的要求。（六）开展宣传促销活动的审计。各级审计部门要按照《宣传促销审计暂行办法》（皖烟审[2010]335号）的规定，对本单位实施的宣传促销从立项开始，至验收评估、货款结算、宣传促销品采购和验收入库等环节进行全过程审计服务和监督，对宣传促销活动的真实性、合法性、合规性进行评价。（七）建立宣传促销的备案制度。宣传促销的年度计划、立项申请要及时报送同级专卖管理部门。各市公司的管理制度建设情况、年度工作计划和项目费用、合格供应商名录、年度公开招标项目数量和金额、供应商选择和效果评估等资料要定期上报省局（公司），省局（公司）将对各市公司宣传促销和项目实施情况开展专项检查、督查和考评。