旅行社计调工作流程及注意事项

旅行社计调的工作流程一、报价：根据对方询价编排线路，以《报价单》提供相应价格信息（报价）；二、计划登录：接到组团社书面预报计划，将团号、人数、国籍、抵/离机（车）、时间等相关信息登录在当月团队动态表中。如遇对方口头预报，必须请求对方以书面方式补发计划，或在我方确认书上加盖对方业务专用章并由经手人签名，回传作为确认件；三、编制团队动态表：编制接待计划，将人数、陪同数、抵/离航班(车)、时间、住宿酒店、餐厅、参观景点、地接旅行社、接团时间及地点、其他特殊要求等逐一登记在《团队动态表》中；四、计划发送：向各有关单位发送计划书，逐一落实。1、用房：根据团队人数、要求，以传真方式向协议酒店或指定酒店发送《订房计划书》并要求对方书面确认。如遇人数变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议酒店或指定酒店发送，并要求对方书面确认；如遇酒店无法接待，应及时通知组团社，经同意后调整至同级酒店。2、用车：根据人数、要求安排用车，以传真方式向协议车队发送《订车计划书》并要求对方书面确认。如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议车队发送，并要求对方书面确认。3、用餐：根据团队人数、要求，以传真或电话通知向协议餐厅发送《订餐计划书》。如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议餐厅发送，并要求对方书面确认。4、地接社：以传真方式向协议地接社发送《团队接待通知书》并要求对方书面确认。如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议地接社发送，并要求对方书面确认。5、返程交通：仔细落实并核对计划，向票务人员下达《订票通知单》，注明团号、人数、航班(车次)、用票时间、票别、票量，并由经手人签字。如遇变更，及时通知票务人员。五、计划确认：逐一落实完毕后（或同时），编制接待《确认书》，加盖确认章，以传真方式发送至组团社并确认组团社收到。六、编制概算：编制团队《概算单》。注明现付费用、用途。送财务部经理审核，填写《借款单》，与《概算单》一并交部门经理审核签字，报总经理签字后，凭《概算单》、《接待计划》、《借款单》向财务部领取借款。七、下达计划：编制《接待计划》及附件。由计调人员签字并加盖团队计划专用章。通知导游人员领取计划及附件。附件包括：名单表、向协议单位提供的加盖作业章的公司结算单、导游人员填写的《陪同报告书》、游客（全陪）填写的《质量反馈单》、需要现付的现金等，票款当面点清并由导游人员签收。八、编制结算：填制公司《团队结算单》，经审核后加盖公司财务专用章。于团队抵达前将结算单传真至组团社，催收。九、报帐：团队行程结束，通知导游员凭《接待计划》、《陪同报告书》、《质量反馈单》、原始票据等及时向部门计调人员报帐。计调人员详细审核导游填写的《陪同报告书》，以此为据填制该《团费用小结单》及《决算单》，交部门经理审核签字后，交财务部并由财务部经理审核签字，总经理签字，向财务部报帐。十、登帐：部门将涉及到该团的协议单位的相关款项及时登录到《团队费用往来明细表》中，以便核对。十一、归档：整理该团的原始资料，每月底将该月团队资料登记存档，以备查询组团社的日常工作流程组团社的日常工作流程第一步：市场策划人员根据收集到的旅游情报等信息决定推广什么样的旅游线路，让后和计调人员确定线路的可行性，同时计调也核算出线路的成本价格，市场策划作出每一条线路的销售价格，行程，接待容量等计划。上述步骤是指靠策划－广告收客的旅行社，如果是已经接到关系客户，关系客户会直接告诉旅行社需要什么样的线路，计调会根据指定的来计划线路，主要是寻找地接社和预定往返票。第二步：市场销售人员开始接待游客，同时把接待到的游客情况给计调以预定票务，预定地接社，这些接待情况也被反馈到市场策划人员那里，市场策划人员也就知道了自己的线路市场反映情况。第三步：团队或者散客成行，地接社开始接待，游程结束后，游客意见反馈到组团社。第一减少组团社同行销售成本市场策划人员决定销售线路时，收集信息有市场信息，组团社同行信息，地接社信息，其中组团社同行信息完全可以从我们的交易网上获得，比如：现在海南包机基本是做散客同行，组团社接到小团队，散客基本交给海南包机组团社，因为海南包机组团社的单位成本低，因此包机组团社将自己的每日或每周同行包机航班、价格、线路等信息通过传真发给每一个旅行社，但海南线的价格变动及航班变动是比较大的，传真一次发一个旅行社，成本很高，而且地域范围很窄，需要信息的旅行社有时候没收到，不需要的旅行社天天接传真，如果使用旅游交易网的发布信息功能，信息发布到网上，组团社自己上网收取信息，就和收信一样方便，节省很多时间，而且很多平时销售不到的地区也能查询到，这样每个组团社都可以开发出同行线路来销售给每一个组团社，因为销售渠道变通畅了，不用担心同行销售成本问题。还有，如果组团社接到海南散客，可以直接将预定信息通过旅游交易网的会员传真发给包机组团社，不需要普通传真，因为对于这种日常业务，双方旅行社都彼此了解，对线路的情况和包机商的情况不需要通过复杂的手续来辨认和签证。第二减少组团社团队运行成本和收集地接社信息成本接到一个团队或散客，或是提前策划一组线路，组团社都要寻找地接社信息，往常都是看报，看名录，同行介绍，而且这些信息都是单向的，不是交互的。组团社只能单纯的阅读，最后还是要通过发传真来询价。而通过旅游交易网的长期信息功能（使你能阅读所有地接社的地接信息）和发布信息功能（使所有地接社能收到你的询价信息），你可以马上掌握最新的地接行情，如果把自己的需求信息发布到地接区域，收到信息的地接社会马上报价，这样原来因为信息不通畅而造成的高成本就不再存在的，尤其是关系团队或是关系客户，他们往往要求旅行社为他们专门设计线路，这样组团社通过中国旅游交易网把设计的线路、游客的要求发布到地接区域，这样所有的地接旅行社都会返回他们的地接信息，较以前传统打两三家的电话，发两三个传真要有效的多。第三减少计调查询成本计调去安排一个行程，总离不开票务，租车等环节，通过网上查找这些信息，会方便很多，因为通过电话询问，一次只能获得一个信息，而在网上，你可以查询到所有票务、租车信息，而且可以把自己急需的信息放在网上，方便票务公司和租车公司来和你联系。第四减少信息反馈成本过去一个团队结束，组团社不会把游客反馈的小建议和意见反馈到地接社，因为又会增加通讯成本，现在你把游客的建议直接通过网上会员传真发给地接社就行了，费用可以忽略不计。计调工作《旅行社计调的工作》计调全称为计划调度，是旅行社完成接待业务、落实发团、出团计划的总调度、总指挥。计调员对外代表旅行社同旅游供应商建立协作关系，签订有关协议，来保证提供游客所需的各项委托事宜得到落实，并担当处理有关计划变更和突发事件的任务。在旅行社的经营管理中，市场部、计调部、接待部构成了旅行社具体操作的三大主要版块，与财务、人事等后勤部门组成了整个旅行社的运作体系。计调在旅行社的整体运作中发挥着极其重要的作用，所以要做好计调的工作需具备以下条件：一、计调应具备的素质1、责任心。一名好的计调会让导游和旅行社省心；2、工作有计划性。如：出境游需要提前多少天办理签证，要给自己建立一个预警机制；3、掌握与合作地接社、酒店的谈判技巧；4、有风险和法律意识，对旅游相关法规要了如指掌；5、市场意识。二、计调的岗位核心成本领先与质量控制是计调岗位的两大核心1、成本领先---掌握着旅行社的成本；要与接待旅游团队的酒店、餐馆、旅游车队及合作的地接社等洽谈接待费用。所以，一个好的计调人员必须要做到成本控制与团队运作效果相兼顾，也就说，必须在保证团队有良好的运作效果的前提下，在不同行程中编制出一条能把成本控制得最低的线路出来。在旅游旺季，计调要凭自己的能力争取到十分紧张的客房、餐位等，这对旅行社来说，相当重要！2、质量控制即在细心周到地安排团队行程计划书外，还要对所接待旅游团队的整个行程进行监控。因为导游在外带团，与旅行社惟一的联系途径就是计调，而旅行社也恰恰是通过计调对旅游团队的活动情况进行跟踪、了解，对导游的服务进行监管，包括对游客在旅游过程中的突发事件代表旅行社进行灵活地应变。所以说，计调是一次旅行的幕后操纵者。三、计调的知识储备和信息储备知识储备：1、一个合格的计调应该熟悉各项旅游法规，包括《旅行社管理条例》《导游管理条例》以及合同方面的法规以及酒店管理、以及车辆运输、航空法规等相关行业的法律法规。2、应该有较强的文挡处理知识，其中包括电脑办公自动化软件和简单的图形处理软件，以后肯定会加上熟练使用旅行社各种经营管理软件（个别岗位还应该要求具有网页制作和其他网络操作能力）也包括一些档案制作和编制能力。3、交际和沟通知识的储备：旅游是个与人打交道的行业，如果没有良好的沟通能力，不通晓一般的礼仪常识是不行的，如果可以类似于保险行业进行专门针对性学习和培训，那么就会有更好的效果。包括细致从电话接听，到团队完毕后回访，指定一个标准的程式，严格执行。信息储备：1、组团型计调必须了解各条线路的价格，成本，特点以及可以影响这些因素的原因，还有各条线路的变化和趋势。初入门的这种类型的计调，建议最好从全陪做起，而且要时常调阅本社团队的卷宗，了解各条线路和各地接社的信息反馈，编写各条线路地接社的反馈总结，同时了解客户情况，对于自己所在的区域市场建立熟悉的人际关系，多渠道的了解客户信息。2、组团型计调必须要有一种以客户为中心，满足客户需要的理念，成为客户的朋友。3、定期，每天查阅传真和信息，在报价前再次落实核准价格，行程，标准，所含内容在签定合同前提前通知地接社作好准备。4、规范确认文件，在确认件中必须要同时具有到达时间，行程安排，入住酒店的标准，景点情况，餐标，车辆标准，导游要求、可能产生的自费情况。建议必须细致到车型、车龄、酒店名称，还有可变化情况和变化后程序和责任情况。5、熟悉导游情况，了解每个导游的年龄、外型、学历、反馈、性格、特点、责任心、平常心，并了解社内导游的安排情况，以便做出针对客户作出最合适的导游安排。四、计调应具备的能力1、报价要快速准确计调报价要非常快速有效。在珠江三角洲，受地域文化的影响，客人最不喜欢计调乱报价格。警察个一听到客人说：“你到底懂不懂，怎么与你之前跟我说的不一样？”最好的办法是要密切注意价格变化情况，特别是黄金州等时段，各酒店、餐馆、车费、景点门票都有所变动，每天做的团数多达几十个的时候更要求计调报价要很准确。2、与导游沟通对本公司的导游多了解一些，能根据旅游团的特点安排导游，如果是计调无权派遣的导游，可是建议接待部派遣哪个导游，这样有利于保证旅游产品的质量和提高旅游者的满意度。比如，有些导游在带教师团时很在行，但派取代散客团时就难以应付。同时，要注重在团队回来后，跟导游或领队及时了解带团的情况，他们对地接、酒店、景点景色游玩情况的意见很直接，有利工作的更顺昌和及时调整。3、信息及时更新计调员要保持自己了解的信息都是最新的，如火车时刻查询系统、飞机时刻调查系统、天气预报查询系统、道路情况查询表等。比如，有一条道路某天开始封路，但没收到这方面的信息，在派遣用车时的价格也没有变动，可能出团后，才会发现这条线路做下来是亏本的。不久前，笔者有个朋友参团去长隆欢乐世界，但是那天刚好一整天都下雨，朋友大大扫兴，抱怨说，计调没有查天气预报吗？虽然有些客观原因，但是如果把工作做得更用心，一些不必要的事情还是能避免的。同时，对同行的一些信息也要及时了解，最好能每个星期都上竞争者的网站，了解市场情况。4、平时多充电如一些谈判技巧、处理突发事件的书籍，法律知识、旅游相关法规等，多和有经验的、优秀的计调学习，多参与中国计调网的论坛。5、做事细致计划书的细致与周到直接影响着团队服务质量，行程标准写相信明了、办理各种手续要当事人签名、跟合作社、酒店确认并要求对方回传、购买的门票要认真看清票面的内容。在团队结束回来后，要将相关的单据收齐等，无不要求计调细心。五、计调的工作要求1.业务熟练。必须对团队的旅行目的地情况、接待单位的实力、票务运作都胸有成竹。2.具有敬业精神。必须热爱旅游事业，计调工作应该说其实是很枯燥的，是由无数琐碎的工作环节组