【企业管理】文件与资料控制程序

中山桑芭丝服装有限公司程序文件文件与资料控制程序编号：S-QP-01版本/修改状态：A/0生效日期：2002年月日页码：第1页，共6页拟制：朱文君审核：批准：1．目的对公司所有的文件和资料进行控制，确保相关部门和人员能够得到并使用文件的有效版本，防止文件的流失、泄密。2．适用范围本程序适用于与公司有关的所有文件与资料。3．职责3.1总经办是文件与资料控制的管理部门。3.2各部门负责相关文件的编制和对接收之文件与资料的保管与维护及其使用前的培训。4.定义4.1受控文件：维持本公司质量管理体系运作，相关部门必须遵照执行的文件。受控文件在发放之前由总经办盖“受控”章识别，发放和回收时均应办理登记手续。4.1.1用于指导本公司质量体系运行及操作的指导性文件，分四级：a.一级文件：质量手册；b.二级文件：程序文件；c.三级文件：作业文件(作业规程、检验标准、管理办法、责权利书等)；d.四级文件：质量记录格式。4.1.2外来文件：包括行业、地区、国家、国际标准；客户提供的技术文件、图纸；国家颁布的有关政策、法规。4.2非受控文件:质量文件的参考资料或与产品品质无直接关系的文件。分发及回收时办理登记手续，修订时可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。a.部门管理文件；b.公司级管理文件：内容涉及多个部门，需由多个部门协调配合才能完成某项业务并以公司名义发出的文件。编号：S-QP-01版/修：A/0页码：第2页，共6页5.工作程序（附流程图）5.1文件与资料的编制、批准5.1.1质量手册和程序文件由总经理指派专人编制，其它文件与资料由各相关职能部门编制。5.1.2文件与资料审批：文件类型文件名称初审核准受控文件质量手册、程序文件管理者代表总经理作业文件、质量记录部门主管管理者代表非受控文件部门管理文件部门主管总经办公司级管理文件总经办总经理5.2文件与资料的编号、版本号、修改状态号规则5.2.1文件版本号用大写英文字母A、B、C……依次排序。5.2.2文件修改状态号用阿拉伯数字0、1、2、3……表示。5.2.3文件与资料编号规则：质量手册：S—QM—XX流水号质量手册代号公司代号程序文件：S—QP—XX流水号程序文件代号公司代号作业文件：SQWXX流水号作业文件代号公司代号编号：S-QP-01版/修：A/0页码：第3页，共6页质量记录:AA——BB——XX流水号岗位编号部门编号其它文件与资料:S—AA—BB—XX—CC流水号年度末二位数岗位编号部门编号公司代号部门编号：总经办01业务部02设计部03财务部04人事行政部05企管部06公宣部07电脑部08设备部09发展计划部10质管部11工厂部12绸庄部305.3文件与资料的发布5.3.1经批准的质量手册、程序文件、作业文件、质量记录表统一由文控员编目，并负责填制“受控文件清单”，报管理者代表审批发放。5.3.2部门内部管理文件发放前，必须报总经理备案。5.3.3所有经批准的文件与资料均由文控员负责发放，并必须在“文件收发登记表”上签字。5.3.4发放的受控文件在封面盖“受控”章。5.4文件与资料的修改和作废5.4.1每年年底对质量手册、程序文件、作业文件的有效性进行评审，必要时可以作出修改。编号：S-QP-01版/修：A/0页码：第4页，共6页5.4.2文件的修改，由申请修改的部门填写“文件修订申请表”，报总经办核准批，转相关职能部门草拟修订内容，递交原审批部门负责人审批。5.4.3形成文件的基本条件发生重大变化，因而需进行大幅度修改时，由原编制部门进行换版，原文件收回作废。5.4.4经审批后的“文件修订申请表”由总经办保存，并执行5.3。5.5文件与资料的存档、销毁。5.5.1已发行的文件与资料的原稿（正本），均由文控员列册存档，保存的原版文件加盖“原版文件”章。5.5.2各类表单、记录由相关部门或指定人员按规定保存期限存档，保存期终止时交文控员按规定程序销毁。5.5.3现场使用的文件可置于现场，非现场使用的文件由使用部门集中保管。5.5.4已作废的文件和资料由总经办文控员负责收回，收回的失效文件需加盖“作废”章。5.5.5收回的失效文件资料和过期表单、记录积存时间已达到销毁时限的规定时，由文控员填写“文件记录销毁申请单”，经管理者代表批准后按规定程序销毁。5.6文件与资料的使用和更新5.6.1颁发有效版本文件时，必须同时回收失效文件，回收数量是原颁发数量，并登记“文件收发登记表”。5.6.2确有保留需要的文件，由使用人员填写“文件留用申请单”经部门主管同意，总经办批准、备案后，在保留的失效版本上加盖“参考使用”章，作为特殊情况留用。5.6.3文件使用部门因文件丢失、损坏、缺页等，可以用书面方式向总经办申请，由文控员核实并对责任人按制度处罚后，予以补发。5.6.4文件补发程序同5.3.3-5.3.4。5.6.5总经办资料室需准备一套文件与资料的副本，并加盖“副本”章。由文控员负责版本或修改版的及时更新。编号：S-QP-01版/修：A/0页码：第5页，共6页5.6.6总经办每年6月、12月底或文件专管人离职时，依据“文件收发登记表”、“受控文件清单”核查现场使用的文件与资料是否完整、有效。5.7外来文件的控制5.7.1总经办应将外来文件登录于“外来文件管制表”，并视类别填写送阅单，在文件上加盖“受控”章，分送给需要部门传阅，按规定时间及时回收。5.7.2国家法律、法规、行业标准以及可能影响公司整体作业的外来文件，总经办需列册存档。5.7.3外来文件由责任部门（使用部门）受控使用后，交总经办文控员存档。5.7.4总经办文控员每年至少全面核查一次被本公司利用的外来文件的版本变化情况，如有版本升级、变更等情况，需填写“外来文件变更报告表”，报请管理者代表批准后获取，并按照5.7.1-5.7.3管理。5.8文件的对外控制5.8.1一切文件(含受控文件和非受控文件)须严格遵守《桑芭丝公司保密规定》，未经总经理批准不得外发、外传、外借，不得查阅、复制、抄录。5.8.2经批准可外发的文件，按照5.3.3执行。6.相关文件6.1《质量记录控制程序》6.2《桑芭丝公司保密规定》7.记录7.1文件修订申请单7.2文件收发登记表7.3受控文件清单7.4文件记录销毁申请单7.5文件留用申请单7.6外来文件管制表7.7外来文件变更报告表