金蝶协同管理解决方案

金蝶协同管理解决方案关键管理目标随着国内改革开放三十多年来，社会的不断进步和经济的飞速发展，很多企业从最初的单体公司快速扩张成为集团性企业或者多元化业务经营公司。但随着企业的发展，组织变化和人员扩充愈加频繁，进而企业内部组织间、人与人之间的协调与沟通，都会产生这样或者那样的管理疑问或者沟通效率障碍。另一方面，企业从采用信息化系统管理开始，在企业管理和个人办公层面，信息量不断扩张，各类数据信息存储形式也趋于多元化，而企业内部交流的手段和通讯方式也多样化，比如：邮件、即时通讯、手持终端等等。在企业的信息化全员参与大环境背景下，企业管理者和信息化负责人，对于长期的信息规划及全体职员的协同办公都会充满期望和疑惑。在此背景下，企业面对不断扩展的业务和管理的复杂化，对业务流程化的协同管理需求逐步显著。随着企业管理软件的应用领域不断扩充，独立系统和企业集成门户等矛盾逐步明显：集团性企业的系统庞大、功能繁多，对快捷易用的需求突出；移动商务需要切实的参与业务处理，而不是一个信息终端；业务千变万化，软件产品必须适应不断变化的企业需求。在集团范围内，公司和个人在组织协调、协同办公和集团信息化系统管理中存在的普遍需求包括：随着集团规模越来越大，业务管理流程愈趋于复杂，随着业务的不断调整流程也在不断改变，集团内各公司对办公业务流程管理和执行相对困难，无法使管理流程规范化、标准化，员工也对公司管理流程和管理目的无法清晰的理解；集团企业管理层级多，总部、分子公司相互之间的信息传递缓慢，且经常出现不对称传递的情况。分子公司中，由于信息化的程度不一，并且已经实现了协同信息化的公司也存在各自独立的系统，不能实现集团内分子公司间的信息共享和交流，造成了实际上的信息孤岛；集团内分子公司分布在各地，且经常有员工出差，怎么保证我们的员工随时随地的使用系统；协同管理系统是全员应用的系统，如果每个用户的客户端都需要安装维护，会造成IT维护的成本急剧攀升；传统的公文交换方式主要采用邮递和直接送达方式传递红头文件，从而实现上传下达。这种方式虽然在不断改进，但是无法革除其固有的、与生俱来的弊端，如速度慢、易泄密、易丢失、成本高等。随着企业信息化程度的提高，集团期望通过协同管理系统，实现公文的电子化管理和集团内部的电子化自动分发，以提高集团的行政效率，增加行政的透明度；集团内的会议室、车辆等办公资源都是通过专门的人员手工在管理预订和排程，由于预订人无法即时了解资源的忙闲状态，时常出现资源的预订冲突；全集团范围内，需要实现内分子公司相互之间的文件共享；员工的文档要么就是保存在自己的电脑上，要么就通过邮件实现内部的传递，文档基本处于无序状态；各项报销时，报销人需要清楚一笔费用报销了多少，还剩余多少，是否会超出。在审批时，审批者需要清楚能否审批这笔费用，是否在部门的预算范围内？审批的依据又是什么？财务处理时，需要知道凭证和付款单对应的是哪笔费用；企业中不同角色的用户需要不同的信息门户，来满足对于每个岗位不同的工作特色和管理需要。各业务系统间需要进行业务集成。集团内的消息和任务需要统一规范处理。管理思路企业信息化的过程都是从单纯解决一个业务功能（business）问题，到解决企业内部业务流程问题，再扩展到解决不同业务流程的关联互动问题。也就是说，目前，信息系统集成应用的核心是业务的集成和业务的协同。而实现这一协同应用的基础展现工具就是企业信息门户，实现业务与业务之间的协同应用也需要有一个统一的业务协同管理平台。从企业的协同管理范畴来讲，一般分为四个大的领域，包括人员、流程、信息和技术。人员协同领域，包括管理沟通、电子、在线交流、协同空间如现在的博客，另外还有人员集合组成的团队之间的协作，也就是近代企业的组织建立的必然结果。同时，企业管理随着业务的特色不同，企业的核心管理流程也存在不同的差异，那么管理流程也就成为企业协同管理的核心内容，我们谈到的流程管理，就包括流程驱动、流程运行中的监控管理、流程优化、流程的统计、执行效率分析等等。信息化高速发展的今天，企业的运营管理数据、政策法规、公文、文档和公告等都在不断更新和变化，这就造成这些数据的分类管理、信息共享庞杂，不宜搜索，因此信息最重要的内容就是，怎样更好的进行管理和利用。在协同管理信息化技术越来越先进、应用产品越来越成熟的今天，怎样更好的为企业的协同管理服务、更高效的为企业员工或组织提供帮助，成为信息化技术供应商的关键规划目标。金蝶协同管理解决方案结合先进的协同管理思想和六十万家客户的管理实践，以办公管理为基础，以业务集成为手段，以协同管理为目标，为集团性企业提供人员、信息、流程、技术全方位的解决方案。因此，在个人办公、团队协作、行政办公、知识管理等四个方面，把具体的协同管理功能进行划分：个人办公个人在日常工作中的内容，一般会包括移动应用、邮件集成、日程计划、通讯录、即时沟通等方面，通过这些办公方式，快速提高工作效率和协作办公能力。为终端用户提供一种简单、易于使用的管理软件操作场所；团队协作各类业务和管理工作的执行、落实都是依靠团队。团队的协作是经营目标达成质量和效果的保障。企业组织也是为了提高企业的生产率而设置的，也就是围绕企业核心业务高效的进行团队协同办公，组织协同的主要方式是工作和任务协同，包括统一任务目标、团队组织、关键事件、文档共享、进度跟踪等内容。行政办公行政办公是业务目标的衍生，是为达成企业经营目标而服务的。所以说，企业的任何行政办公行为，都是和业务运作紧密相关。在日常的行政办公中，将收发文、企业办公资源管理（车辆管理、会议、物品、低值易耗管理等）、行政审批管理（请销假、费用报销、差旅流程、申请等）通过统一的权限和技术平台，完全整合起来。真正实现行政办公和企业ERP业务的一体化运行。知识管理企业运作中的文档、报告、提案、新闻、论文、音视频等等构成了整个无形资产体系，对这些无形资产的管理就是企业知识管理。为企业管理理念传承、企业文化积累、技术和管理的创新提供内容支持。根据现代知识管理理论和分类标准，把知识管理按照应用方式和目标分为档案馆管理和知识库管理，知识库管理是企业应用的重点。规章制度、新闻公告、办公文档、技术创新、全文检索等内容均属于知识库管理范畴。核心业务解决方案概述蝶EAS协同管理解决方案，为企业的组织与个人提供消息管理、行政管理、公文管理和文档管理等全面协同应用，帮助企业所有员工更直观、便捷、高效的进行日常的行政办公和业务处理工作，并通过管理门户的集成应用，帮助企业管理者实时掌控集团企业全面经营信息和关键指标，为企业运营决策提供准确可靠的依据。作为集团性企业，信息化系统集中应用管理，属于企业管理信息化战略的高效办公和全员协作的基础建设，因此，金蝶从人员、流程、信息、技术等四个层面为集团企业提供了全面的“协同管理，高效运营”解决方案。人员协作与沟通金蝶EAS协同管理解决方案，以人为本，从企业信息系统的使用者，即从不同的企业管理应用角色，来划分相应的操作功能和运转流程，更加高效的为企业协同办公服务。把协同管理应用的主要涉众分为以下三类角色，包括高层领导、中层领导、员工等，根据此四类角色的办公流程管理与执行和信息共享与利用的特色以及关注层面，把费用管理、办公用品、会议管理、日程管理、收发文、档案文档、车辆管理等进行了操作划分。在同一功能模块，不同的参与者，对于业务处理的步骤和关注是不同的。例如，高层领导关注全集团运行数据的准确性和偏差出现的具体公司和相关责任负责人；中层管理关注公司的主管业务数据的处理过程和各下属组织的运转情况；一般员工，关注目前未完成的任务和已经完成的任务的具体数据信息。个人与组织的协同，在协同管理的流程中心能够充分表现，例如：张三作为采购专员，可以时刻跟踪自己的采购订单审批流程所处的环节，也可以及时收到库存不足的预警消息，来及时地进行采购。业务与财务协同的费用报销费用报销系统，是协同管理的一个应用模块，主要解决日常办公中的费用报销问题，如出差，各种用途的借款或费用申请等。费用报销利用工作流和单据转换把日常办公中的业务和财务模块集成在了一起，实现了业务、财务一体化，也体现了EAS系统模块之间的协作。业务协作的重点是“业务”，核心是协作、协同。即起点是业务，通过消息中心的整合，将各种业务集中至协同平台中来办理，以达到协作的意义。业务协作目前主要实现的功能是费用报销相关功能。包含出差申请、借款、费用申请、费用报销等，同时集成了财务的全面预算及全面转化为财务的付款单与凭证等业务。即基本实现了业务与财务的一体化。将来业务协作将有更多的扩展应用。包括出差、培训、办公、电话费等报销，并且可以根据企业个性化管理特色需求自行定制，也可以直接使用标准的单据进行相关配置。矩阵式管理的行政审批行政审批模块为用户提供各类日常行政审批业务的自定义功能。用户可以根据具体业务需要，使用office工具定义参与审批的单据样式。自定义的单据和金蝶BOS的工作流相结合，完成各类日常行政审批业务。集成统一的管理门户协同平台作为EAS系统的数据采集、包装、发布的统一平台，面向前端用户提供最准确、最直接、最有效的系统信息、报表和其他的管理数据作为企业经营决策的关键信息，在各个环节都发挥着重要作用。但是，在一般的ERP系统中报表和其他的一些经营管理数据往往散落在各个专业业务领域，其整理、获取都很不方便，对于企业管理者，更需要在第一时间掌握经营动态和组织变化。金蝶EAS各个业务系统均会产生大量报表，其中包括固定报表、合并报表、自定义报表等等，需要一个方便、统一的平台对报表做集中的展现，企业中的不同领域业务人员和管理人员就决定了报表的发布对象是分角色的。报表发布就是要做到不同的报表以不同的形式发布给合适的人。真正做到信息的推式生成，减少管理者的系统操作复杂度和时间。随着EAS系统大量使用于企业的管理，企业在实施了业务流程“自动化”之后，一个突出的问题被摆在了眼前――如何将企业的业务信息及时、精炼、明确地陈述给管理层？管理驾驶舱是基于业务数据，进行智能化分析的工具，通过它将业务数据变成智能信息，来帮助经营者和决策层做出判断；同时，管理驾驶舱也是管理者制定发展方向，编制未来规划的信息支持，为管理者提供了数据的挖掘、整理、分析的功能。管理驾驶舱的提示和预警功能又保证了在第一时间及时发现问题、分析问题进而快速解决问题。简易的使用方式也是其能真正发挥作用的保证。多种形式结合的业务协作协同管理中的业务协作主要提供了对日常业务的费用控制过程，同时与财务集成，实现了对费用类业务的完全控制和预算控制。从具体来说，业务协同子系统主要包含了费用申请流程、借款流程和报销流程，同时还扩展了出差申请流程。当然，在业务协作模块中，通过自定义的工作流平台，用户可以扩展任意的行政审批单据。下面是一个简单的业务协作示意，通过这个案例简单描述一下业务协作的过程，让大家更加清晰的了解业务协作在金蝶EAS协同管理中的具体应用操作流程。上图描述了整个业务协作的大流程：业务协作通过费用申请流程、借款流程和费用报销流程过来实现对费用类业务的审批和控制，他们包括如下可能的流程：费用申请――费用报销――财务费用申请――借款――费用报销――财务借款――费用报销――财务出差（或者其他业务）――费用申请――费用报销（或者借款――费用报销）――财务出差（或者其他业务）――借款――费用报销――财务出差（或者其他业务）――费用报销――财务这些流程满足了用户对费用支出的不同工作流程。用户通过工作流平台和BOTP等工具，也可以根据实际需要配置相应的自定义工作流程。信息的共享与利用高效应用的会议管理会议管理模块是帮助企业对生产经营中的各种会议进行管理的平台。主要功能包括例会方案设置、会议安排、会议调度、会议纪要、会议决议的跟踪情况反馈等，该系统对会议的全过程进行了完整的管理，实现了会议的内容可追溯。会议管理的业务流程：由会议申请或例会方案新增会议，新增会议信息包括会议内容、主持人、参会人、召集人、记录人、会议开始时间、会议结束时间及会议室预定。新增会议后，系统自动以邮件、短信、消息等方式