XX公司管理制度(行政管理制度)..

目录办公用品管理制度…………………………………………………………………………打字、复印、邮件管理制度……………………………………………………………电脑、打印机的使用管理制度………………………………………………………电话及通讯费用管理制度……………………………………………………………办公环境管理制度……………………………………………………………………公文管理规定…………………………………………………………会议管理制度…………………………………………………………………………印鉴及用印管理制度…………………………………………………………………档案管理制度…………………………………………………………………………保密管理制度…………………………………………………………………………外事接待管理规定及标准…………………………………………………………车辆使用管理制度……………………………………………………………………员工餐厅管理制度……………………………………………………………………宿舍管理制度…………………………………………………………………………资金计划及用款、报销管理制度……………………………………………………办公用品管理制度一、办公用品的分类1.文具类：分为消耗品、管制消耗品及管制品三类。(1)消耗品—包括铅笔、圆珠笔、曲别针、大头针、胶水、笔记本、索引纸、档案袋、橡皮、报事贴、修正液、订书钉、拉杆夹、纸张等；(2)管制消耗品—包括订书机、打孔器、打孔夹、多页文件夹、强力夹、支票夹、书立、笔筒、直尺、剪刀、白板笔、钢笔等；(3)管制品—包括计算器、公文包等。2.其它二、办公用品采购及保管1.办公用品原则上由办公室统一购买。统一采购时应参考现有库存量，从而减少资金的积压和浪费。2.若各部门有特殊需求，也可由办公室委托各部门自行采购，但采购之前须填写[物品请购单]，经部门经理签字，办公室主任签字后，总经理批准后方可购买。所有物品采购之后，采购人均须至办公室填写[入库单]，办理物品入库手续，办理之后方可领用。报销时须将一联入库单取附于报销凭据之后，财务方能予以报销。3.未经同意擅自采购的，公司一律不予报销，所有费用由采购人自行承担。4.办公室设专人对物品进行保管。保管人员需对所有已采购物品进行分类、列册、登记入账，详细列明采购时间、名称、数量、金额、库存、领用量等，并于每月底以表格形式汇总上月保管物品的领用库存情况，上报至办公室主任。5.物品保管必须注意采购、领用及库存的平衡关系。物品领用时须由领用人签字，方可发放。领用手续须与保管制度挂钩，如有遗漏或差误将追究保管人员责任并依《员工违纪处罚管理制度》处罚。6.对于所有办公物品的保管台账及库存情况，办公室将三个月进行一次盘点，涉及到的人员需予以配合。7.办公物品的使用应本着节约、实用、以旧换新的原则。个人领用的管制消耗品及管制品须限制使用，如需二次领用，须以旧换新。办理工作交接时，管制品及管制消耗品须列册移交，如发现有故障、损坏或丢失，须由个人赔偿。三、办公用品的申请及领用程序1.各部门须于每月的25日前申报下月办公用品计划，经部门经理批准后，交至办公室，由办公室统一购买，于下月5日前到办公室按据报计划将办公用品一次性领出。并在[办公用品领用单]上如数登记。2.各部门物品领用须责成专人至办公室保管人员处领取且该员须建立二级保管及领用账，将再次领用情况登记清楚。3.若有新进员工或办公用品临时需求，由本部门经理签字及办公室主任审核后，方可领用，并在[办公用品领用单]上如数登记。但各部门应尽量减少计划外领用情况的发生。打字、复印、邮件管理制度一、公司所购置电脑、传真机等专用办公设备，为公司内部各部门办公所用，由公司办公室指定专人负责操作管理。二、办公室负责总经理及办公室文件的打字及部门复印、接收及送发传真、传送邮件等服务性工作。三、公司各部门需打字，复印或发传真时，应首先领取并填写[打字、复印、传真申请单]并征得本部门负责人同意并签字后，方可申请办理。四、将申请单送交办公室，经办公室主任审核签字后，方可打字、复印、发传真，并加盖具体操作实施人员名章。对接收的传真，由办公室文秘负责填写[传真收文登记簿]，（办公室在接收传真后，应准确记载接收时间，尤其是涉及外地市场的报表资料等）应在收到传真半小时内及时通知、送达收件人并签收，月底汇总后统一存档。对拖迟公文送达者，应根据造成损失大小给予不同程度的处理。五、各部门所需邮寄文件或特快传递资料，需首先征得本部门负责人同意并签字后，将邮寄件送办公室统一办理。六、公司办公室电脑、传真机等设备，除指定专人操作外，其它任何人未征得办公室主任同意，无权擅自动用，一经发现依《员工违纪处罚管理制度》严肃处理。七、办公设备用于内部文件打字、传真等，任何人不得将外单位文件或资料带入公司打印、传真，更不能挪作它用。邮件如出现地址、内容与公司业务无关，除对当事人进行罚款外，还要在公司进行通报批评，给予行政处分。八、办公室文秘月底将所有申请单统一汇总存档。电脑、打印机的使用管理制度一、各部门电脑将责成专人操作及保管，其它任何人无权擅自动用，如有违反，一经发现依《员工违纪处罚管理制度》严肃处理。二、电脑责任人有义务负责监督他人对电脑的使用，且有权拒绝与本企业业务无关资料的打印。三、电脑责任人要爱护电脑设备，定期清理、整理硬盘，及时杀毒，且该员有权拒绝来历不明的磁盘在电脑中使用，若因使用其他磁盘使电脑染上病毒，损坏了电脑或文件，则监督人及使用人都将视情况予以处罚。四、为避免文件染上病毒被损坏，须将电脑中的重要资料及机密文件用磁盘备份二份。将一份交至办公室保存，另一份由部门经理负责保管。若将备份磁盘丢失一经发现将予以严肃处理。五、备份资料每月进行一次，在每月最后一日下班前交至办公室。六、员工辞职或离职，不得将公司电脑中的资料、机密文件或自己起草已存入电脑中的材料、文件带出公司，如发现将予以重罚。七、未经允许不得使用公司电脑上网，若有违反，除相关费用自理以外，公司将依《员工违纪处罚管理制度》给予行政处罚。电话及通讯费用管理规定为使电话发挥最大效力并节省话费，特制定本规定。一、办公电话管理规定1.电话的安装、使用及维护由办公室统一管理，各部门经理负责监督和控制使用；2.为提高工作效率，打业务电话应本着“有话则长，无话则免”的原则，尽量避免长时间占用电话。3.办公电话系专为正常办公业务所使用，任何人未经允许不得打私人电话，若有特殊情况，须征得部门经理的同意后方可使用。4.长途电话限部门经理以上人员使用，每次拨打须填写［长途电话拨打登记］，其他人员因业务工作需要拨打长途电话的，须经部门经理签字同意，并填写［长途电话拨打登记］。［长途电话拨打登记］必须与当月长途话费清单相符。5.严禁违反规定私自拨打长途电话，或用公司电话拨打“168”、“990”等声讯或服务收费电话。6.在通电话时应遵守《员工守则》的规定，使用文明用语，吐字清晰，声音不可过高以免影响他人。7.对于违反以上规定者，除按所发生电话费金额10倍罚款以外，还将依照《员工违纪处罚管理制度》予以处罚。8.公司所有客服咨询电话严禁拨出，一经发现第一次对电话使用者处以500元罚款，第二次作除名处理。二、通讯补贴的规定为方便工作需要经常外出的员工，公司为使用移动电话的员工设立了通讯补贴。通讯补贴的具体规定如下：1.通讯补贴发放的原则为“不分职务高低，按工作需要给予”。2.所有需享受通讯补贴的员工均需事先向部门经理申请，由部门经理汇总上报总经理批准，部门经理及以上人员的发放标准由办公室直接上报总经理批准。所批复的标准须留于办公室及财务部备案。3.通讯补贴与每月工资一并发放。4.若员工工作有异动，则发放标准须重新申报。5.新进入的员工若在当月15日前报到，当月享受相当于月标准50％的通讯补贴；15日以后报到者，则当月不享受此补贴。特殊情况依总经理指示办理。6.已发放通讯补贴的员工，手机或其它通讯工具须随时保持开机，以备上级主管有急速时随时可以找到。若因不开机等个人原因一个月内3次以上使公司无法与之联络上，而耽误了业务，公司除取消其所享受的通讯补贴外，还将依《员工违纪处罚管理制度》予以处罚。办公环境管理制度一、办公环境管理1.办公环境的好坏直接代表着一个企业的形象。当我们身处在一个整洁、清新的环境中，不但心情舒畅，同时也会大大提高工作效率，所以请大家爱护环境，自觉地保持好自身周围的环境卫生。2.各部门每天早晨上班前（9：00）须将办公室及所辖区域的地面、桌面等清理干净，物品摆放整齐。下班后将自己的物品收拾干净，桌上只可摆电话、文件盒（框）、笔筒、花盆，且须摆放整齐，将自己的座位推至桌子下面，并且再次清理办公所辖区域。3.每周最后一个工作日下班后，员工须对部门及所辖区域进行彻底清扫，待办公室检查合格后方可下班。4.各部门应排出值日表，负责本部门内及部门卫生分担区的清洁（附各部门卫生分担区域表）。5.办公区域内除洽谈室、董事长室、总经理室及财务总监室以外，其它区域均不允许吸烟，有吸烟的员工不得占用上述房间，可至公司大门外吸烟，且时间不宜过长。6.员工应爱护办公设施及设备，不允许有故意破坏的行为发生。7.除特殊部门以外公司一律实行开门办公制度，无特殊原因不得将办公室门关闭。8.办公室将定期或不定期地对各部门卫生清扫情况进行检查，对不符合卫生清洁标准的相关部门负责人将依照《员工违纪处罚管理制度》予以处罚。二、卫生清洁标准1.要保持桌面的整洁，办公用品有序放置，各类文件夹、资料袋整齐摆放，不放与办公无关的物品。2.地面保持清洁无杂物，无污垢或碎屑，无卫生死角。3.各工作场所内的走道，至少每日清扫一次，并采用适当方法减少灰尘的飞扬。4.阳台要保持卫生清洁，不堆放杂物，窗台无灰尘，玻璃每周扫除时清洗或擦拭，日常保持明亮。5.饮水机要每天擦拭，机体上无污点，保持清洁。6.经常保养花木，及时浇水、擦叶、修剪黄叶，保持花盆及盆座的清洁。7.洗手间应经常清除污秽，保持清洁畅通。8.产品展示柜要达到清洁明亮，无灰尘。9.沙发、茶几保持整洁、明亮。附：各部门卫生分担区域表部门卫生分担区域办公室董事长室、总经理室、会议室、男女洗手间财务部库房营销管理部客厅广告企划部休息室、公司门口至广告企划部走廊培训客服部培训室、客厅至女洗手间走廊注：1.培训客服部负责培训室的卫生清扫，但不包括每次用餐后的清理；2.各部门卫生分担区的清扫包括对分担区内所有物品的清洁、花木的养护等。公文管理规定为使公司公文管理制度化、规范化，提高公文处理的质量和效率，特制定本规定。一、本规定所称公文管理，指公司各部门或公司与外界来往的文书及公司各部门之间的来往文书，自收（发）至归档全部过程中的办理与控制。公司公文管理的主管部门为办公室。二、公文种类1.函：一般在公司或公司相关业务部门与外界（含附属外埠代理商）业务联系时行文使用；2.便函：一般在公司内部各部门之间业务接洽时使用；3.公告：就主管业务向公众或特定对象宣布时使用；4.签呈：下级对上级有所请示或报告时使用；5.表格式公文：公司人事令或以“红头文件”形式制发的公文，可作为固定格式使用；6.常用公文种类：包括请示、批复、命令、指令、决议、决定、指示、通知、通报、报告、会议纪要等等。三、收文1.本公司与外界往来的文件，由办公室统一登记、收文，并根据业务性质分送有关部门处理；2.内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。四、发文1.以公司名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，统一由公司办公室登记签发。2.以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。五、公文编号1.以公司名义发文，一律用：XX公司发［×××年］第××号；2.以公司董事长名义发文，一律用：XX董字［×××年］第××号；3.以公司总经理名义发文，一律用：XX总字［×××年］第××号；4.以公司各部门名义发文，一律用：XX办字［×××年］第××号；XX财字［×××年］第××号；XX广字［×××年］第××号；XX营字［×××年］第××号；XX培字［×××年］第××号；六、行文