如何做一个合格的开单员

如何成为一个合格的开单员用心服务成就你我目录一、开单不准确带来的影响二、员工与企业的相互关系二、开单时如何获取并录入完整信息开单不准确带来的影响开单不准确会导致客户满意度降低，增加财务部、营业部及各部门的工作量，每天需要花很多时间去查单，改单，审单、赔款等等给公司带来人力和物力的浪费，致使工作效率下降，公司的运营不畅。所以开单准确、完整是作为一个营业员最基础的工作职责，也是自我工作能力的提升和锻炼很多东西一讲都懂一些，但是一做就错，或者做得不好。如何获取完整的开单信息首先要明白开单要包括的项目1.发货人信息我们要知道发货人公司名称、地址、姓名、电话公司名称和地址：有助于我们掌握客户的信息，便于以后公司开发业务（所以尽量问客户要信息）姓名：要求规范录入全称，如很多写张先生，李小姐的，这是不规范的，除非客户实在不说电话：有手机尽量录手机号码，有固话的也一起录入，不要怕麻烦，只录手机，有时候联系客户手机会关机或者不方便接听；只写固话，联系客户时固话在公司客户不在，或者客户下班了，所以优先录入手机及固话一起，有些客户嫌麻烦的也要给他说明其重要性。员工与企业的相互关系首先.你是为自己工作，做好工作是一种责任与态度其次.员工把工作做好了，企业才能高效运转，才能有更强的盈利能力，给员工支付更高的工资及报酬，赋予员工提升自己的平台和机会，比如给做得好的人加工资或者提升职位。最后.在企业所给的平台和机会中更好的展示、锻炼自己的能力，找到归属感、社会认同感与个人成就感所以员工与企业之间是互利共赢关系！我凭什么要好好工作？2.收货人信息公司：写上公司的好处1便于提货时到达部门确认身份2便于到达部门开发到达货的客户。姓名：要求写上全称，因为到达部门提货要凭收货人的身份证放货的，写错了或者写X先生、X小姐的会导致收货人提不到货，严重的还有人去冒领的电话：电话的准确性尤为重要，电话错一位，货物接收人就会发生改变，这样正确的收货人收不到货，别人回去冒领的，这样给发货人及公司都会带来很大的损失地址：（这里指自提地址）涉及到送货时这个尤为重要，涉及到转货时有些公司一个城市有多个提货地址的，写对地址方便客户取货。3.目的站（到达站）每个公司叫法不一，有的说成到站、到达站、终点站。我们万安运输公司是叫到达站，但是这个都一个意思，就是物流公司的运输目的地。这个容易出现错误是的客户到县里结果只写了市名，或者我们开单是不慎写错这个写错导致货物运错了地方带来的问题很严重，转货增加成本，增加人力物力，有些中转公司转货拖拖拉拉等等问题4.提货方式（交接方式）目前我们公司有送货、司机直送、网点送货、自提根据客户要求正确开单，避免造成不必要的麻烦5.送货地址货物到达后客户要求送货的，必须提供正确的收货地址正确填写方式：XX省XX市XX区（县）XX镇XX路XX号，很多客户不会写那么详细，那么就需要我们开单员去帮客户完善，可能你会说我也不知道那地址是在哪，有三个办法：1首选谷歌地图：客户一般只写什么市什么路，客户只写南昌市雅苑路，你无法辨别在哪个区，你可以直接在谷歌地图上输入客户地址，就能自动找出所在区，是青山区再如客户只写了赣州高楼村，你不确定在哪个区，送货费怎么收，也可以谷歌搜索到属于章贡区，知道送货2打电话问收货人询问：这样也能问道详细地址，缺点：长途电话话费贵，有时候收货人不接电话3问发货人公司的负责人：如果发货人当时没能给的，你让他问问公司的负责人或者让他给发货人确认收货地址6.送货费如何按照公司的要求收取客户的送货费？1.收集、保存并熟悉公司的送货费标准。营业员可问部门主管及经理，部门负责人会向到达部门咨询整理2.录入客户的准确发货地址。以上已说明如何获知准确地址，对号入座3.特殊情况。如大票货是否免送货费、协议客户的优惠或者固定收费、大车直送等问题，不能处理得及时问部门经理4.中转货物的送货费。一是想外发的要收费标准，二是发货时电话咨询中转公司7.货名开单时写清货名有助于及时的查找货物，贴标签，货物到达目的地时容易分货找货，不写清楚有些客户会拒收甚至要拆包先看再收，由此可见，货名写正确也很重要此外到达部门知道品名后，在装车和搬运时会提高警惕，能减低公司货物破损8.重量和体积开单重量和体积不准确：一、不利于安排装车走货，送货，造成成本增加；二、有些收货人会钻空子一看重量/体积相差太大，会怀疑公司偷盗要求索赔，特别是贵重物品；三、造成收费不准；四、公司在统计月度年度货量时无法准确统计如何获取正确重量/体积：1，开单时发货人会给重量/体积，但是我们必须要确认，叫搬运工过磅，一看便知，体积要尽量量出每一件的尺寸计算出体积，货多体积大小不一的要采取适当的方法估算2,大票货物、整车的重量，这个一般是经理/老板跟客户约定的，开单时咨询负责人9.包装开单时写清包装有助于及时的查找货物，贴标签，货物打打目的地时容易分货找货，不写清楚有些客户会拒收甚至要拆包先看再收，由此可见，包装写正确也很重要，常见的包装：纸、木、膜、袋、卡板、桶、裸、泡沫10.件数开单件数至关重要，开单件数不准确，容易带来多货、少货，丢货等现象，给公司带来的损失是相当严重的，所以开单时务必确认好件数，发货报了件数要核实怎么少一件货？等我查下11.开单运价记住公司自有线路的价格是每个开单员必备的素质，此外还要熟悉中转的价格，了解公司重要客户的开单价格，掌握货量分段价格，大票货及整车货价格咨询部门负责人12.付款方式现付：这个主要是算好帐收好钱提付：计算准确月结：是月结客户的，记得输入月结客户的标准名称，并熟知公司有哪些是月结客户回单付：按照公司要求制单，确认是否能做回单付货到前付：按照公司规定开单，是否有权限私自给客户开回单付13.回扣严格按照公司的规定操作回扣限制：无限制退款方式：现付的如何注明，提付的如何体现退领取时间：务必告知客户我公司到每个城市的退回扣时间，以及在总部或者分部退回扣时间退回扣的要求：告知客户如何退回扣14接货费接货费的收取需要根据公司要求来收，录单时不知道的可以咨询部门经理，因为业务这块主要是部门经理在谈，但是作为营业员要熟知相关业务知识你们上门提货吗？可以，你有多少货呢？我有800公斤可以去提货，要收提货费哦15.其他费用1保险及保险费：客户买保险的写清楚申明价值，计算并录入准确的保险费，没有的就不填写2代收货款及手续费：客户要代收货款的，写清楚金额，退款是领现金还是打卡，打卡的是否录入账户？手续费录入3卸货费/分货费：有卸货费，分货费的，先咨询清楚具体费用，不要凭感觉自己填写16.总运费公司蓝桥系统能计算出总运费，但还是要核查运费的准确性，是否有遗漏算的，或者多开的另外遵循谁开单谁收钱，用自己的系统开单17.备注涉及到的相关备注要写上。如此货保丢不保损；此货开单时货物破损，是发货人的原因；此货送货时间及要求18.保存打印1.保存后检查一遍，是否正确再打印2.要打印的回单信封不要遗漏3.运单打印后给客户签字，告知客户先确认在签字19.运单修改在出货前发现运单及货物有异常的及时修改，出库后不能修改的，要及时在系统上备注或者QQ、电话通知到达部门，避免异常异常发生20.电话接听规范这个虽然不是开单事项，但是却和开单相联系，接听电话也有讲究正常电话响了两声后接听，然后清楚客户是什么事？是询价？查询货物，是发货？还是别的事？自己能处理得给客户处理，不能处理的给相关人员或者记录下来.如果是发货问清楚：多少货（大概的体积重量件数），什么货、发哪的、自己送过来还是要去接、要送货吗？送到哪？关于电话服务礼仪，公司虽然目前尚未做要求，但是我们作为营业员要树立良好的服务态度和意识感谢收看希望与大家携手共进，共创美好未来！