档案目录数据采集规范(山东省地方标准)

DB37山东省地方标准DB37/T536-2005档案目录数据采集规范2005-02-07发布2005-02-10实施山东省质量技术监督局发布2I前言档案目录数据采集规范是建立健全统一、高效的档案计算机检索体系的重要前提和条件。为加强档案信息资源建设，规范各级综合档案馆（室）档案目录数据库，保证我省档案信息化建设沿着正确的方向顺利推进，特制定本规范。本标准是根据GB/T3792.1-1983《文献著录总则》、DA/T18-1999《档案著录规则》的原则，结合我省档案信息化建设的实际情况，按照GB/T1.1-2000《标准化工作导则第1单元：标准的起草与表述规则第1部分：标准的编写的基本规定》制定的。本规范具有以下特点：实现了计算机行业术语与档案行业术语的有机结合；规定了档案目录数据交换的格式、数据结构及要求；对目录数据字段采集规则做了必要的细化。本标准由山东省档案局提出。本标准由山东省档案局负责起草。本标准主要起草人：王雁平郭志敏刘虎。1档案目录数据采集规范1范围本标准规定了档案目录数据库结构、档案目录数据字段著录细则和档案目录数据交换格式。本标准适用于本省综合档案馆、档案室建立档案目录数据库。对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。本标准亦可作为编制相关档案管理软件、档案全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统的参考。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可适用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T1988-1989信息处理信息交换用7位编码字符集GB2312-1980信息交换用汉字编码字符集基本集GB3469-1983文献类型与文献载体代码GB/T7156-2003文献保密等级代码GB/T7408-1994数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法GB/T15418-94档案分类标引规则DA/T1-2000档案工作基本术语DA/T13-94档号编制规则DA/T18-1999档案著录规则DA/T19-1999档案主题标引规则DA/T22-2000归档文件整理规则国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则23术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1档案目录数据库是将描述档案內容和形式特征的数据按一定格式存入计算机存储器所形成的数据集合。具有数据的检索、存取、修改、增删和整理等功能。3.2数据记录是描述某一案卷或文件所有特征的数据集合。每条数据纪录由若干数据字段组成。3.3数据字段是描述案卷或文件的某一方面特征的数据。3.4字段类型是指数据字段的基本属性。本标准使用两种字段类型：字符型和数字型。3.5字段长度是指字段所包容字符的最大个数。3.6代码是一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。3.7档案著录是对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。3.7.1文件级著录是以单份文件或多份内容密切相关的文件组合为著录对象的档案著录。3.7.2案卷级著录是以一个案卷或多个内容密切相关的案卷组合为著录对象的档案著录。3.8档案目录数据交换是指在计算机网络上传输或以磁性介质、光盘等为载体，通过计算机进行的档案目录数据交换。4档案目录数据库结构4.1文件级.DBF目录数据库结构文件级目录数据库中的数据记录由21个数据字段组成。字段名称、字段名、字段类型及字段长度见表1。3表1文件级.DBF目录数据库结构序号字段名称字段名字段类型字段长度备注1档案馆代码DAGDM字符型62档号DH字符型243缩微号*SWH字符型304电子文档号*DZWDH字符型245题名TM字符型2506文件编号WJBH字符型1007责任者ZRZ字符型1008时间SJ字符型409保管期限BGQX字符型410密级MJ字符型411解密划控JMHK字符型412载体类型*ZTLX字符型1013载体数量*ZTSL数字型314载体单位*ZTDW字符型1015载体规格*ZTGG字符型2016稿本*GB字符型1017分类号FLH字符型2418档案主题词DAZTC字符型10019公文主题词*GWZTC字符型100档案室著录20文件状况*WJZK字符型2021附注*FZ字符型100注：带“*”者为选择著录项目4.2案卷级.DBF目录数据库结构案卷级目录数据库中的数据记录由16个数据字段组成。字段名称、字段名、字段类型及字段长度见表2。4表2案卷级.DBF目录数据库结构序号字段名称字段名字段类型字段长度备注1档案馆代码DAGDM字符型62档号DH字符型243缩微号*SWH字符型304题名TM字符型2505责任者ZRZ字符型1006起始时间QSSJ字符型207终止时间ZZSJ字符型208保管期限BGQX字符型49解密划控JMHK字符型410载体类型*ZTLX字符型1011载体数量*ZTSL数字型312载体单位*ZTDW字符型1013载体规格*ZTGG字符型2014分类号FLH字符型2415档案主题词DAZTC字符型10016附注*FZ字符型100注：带“*”者为选择著录项目5著录项目细则5.1著录项目的选择分为必要项目和选择项目。5.1.1必要项目必须著录的项目。5.1.2选择项目除必要项目外均为选择项目。见本标准第4.1条、4.2条所列项目带“*”者。5.2著录要求5.2.1档案馆代码根据《全国档案馆名称代码》（中国档案出版社出版）赋予的档案馆代码著录（档案室此5项不著录）。5.2.2档号依据DA/T13-94《档号编制规则》编制的档号结构为：全宗号-案卷目录号-案卷号-件号、页(张)号文书立卷改革后，档案室按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理的档案目录，档号结构为：全宗号-年度-保管期限-件号或全宗号-年度-保管期限-机构(问题)-件号5.2.2.1全宗号全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿位伯数字标识某一属类全宗的顺序号。一个档案馆（室）内全宗号不得重复。全宗号的格式是：5.2.2.2案卷目录号案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置。一个全宗内不应有重复的案卷目录号。案卷目录号以三位阿拉伯数字标识。案卷目录号的格式是：5.2.2.3案卷号一个案卷目录内的案卷号按排列次序流水编号，不得重号。案卷号用四位阿拉伯数字标识。案卷号的格式是：×××案卷目录号××××案卷号××××全宗顺序号全宗属性代码65.2.2.4年度按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理的档案，年度指文件形成年度，是一种分类方法。年度以四位阿拉伯数字标识公元纪年。如：“2003”。5.2.2.5件号、页（张）号按照DA/T13-94《档号编制规则》著录。5.2.2.5.1件号件号用三位阿拉伯数字标识。案卷内文件按排列次序流水编号，同一案卷内件号不得重复，不应有空号。件号的格式是：5.2.2.5.2页（张）号页（张）号用三位阿拉伯数字标识。案卷内文件各页（张）按排列次序流水编号，有字迹的页（张）均应编号，同一案卷内页（张）号不得遗漏或重复，不应有空号。页（张）号的格式是：5.2.3缩微号档案缩微制品的编号。5.2.3.1案卷缩微号a)用缩微胶卷拍摄的案卷，其缩微号推荐格式由全宗号、盘号、案卷地址号组成：其中全宗号根据DA/T13-94《档号编制规则》编制；盘号是在一个全宗内，按拍摄先后顺序给每盘缩微品的编号，用三位数表示；案卷地址号即案卷在缩微胶卷中的顺序号。例如，A007全宗第23卷至35卷缩微于第56盘胶卷，则第23卷在胶卷中排序为1，其地址号就是001，×××件号××××-×××-×××案卷地址号盘号全宗号×××页（张）号7第24卷在胶卷中排序为2，其地址号就是002……依次类推，第35卷地址号为013。由此，第23卷缩微号为：A007-056-001。b)用缩微平片拍摄的案卷，其缩微号推荐格式由全宗号、平片号组成：其中，全宗号根据DA/T13-94《档号编制规则》编制；平片号是在一个全宗内，按拍摄先后顺序给每张缩微平片的编号，一般由五位数组成。5.2.3.2文件缩微号a)用缩微胶卷拍摄的文件，其文件的缩微号是在案卷缩微号（见5.2.3.1.a）后用连线“-”加上文件件号或所在页号，件号或页号用三位数表示。b)以缩微平片形式拍摄的文件，其文件缩微号是在案卷缩微号（见5.2.3.1.b）后用连线“-”加上文件件号或所在页号，件号或页号用三位数表示。5.2.4电子文档号档案馆、室管理电子文件的一组符号代码。推荐使用由存储介质代码、全宗号、盘号及电子文件名称四部分组成的格式。其中，存储介质代码用字母表示，“GP”表示光盘，“CD”表示磁带，“CP”表示磁盘；全宗号根据DA/T13-94《档号编制规则》编制；盘号用数字表示，一般为二位数；电子文件名称可根据管理方便的原则自行规定。各个部分之间用“-”号连接。示例：CD-A007-03-LDF9002.TXT5.2.5题名包括文件题名和案卷题名。5.2.5.1文件题名a)一般照原件著录，如原件没有题名，则应自拟题名，并加“[]”号。原题名不能反映文件主要内容时，原题名照录，并据其内容另拟题名，加“[]”号附后。b)文件除正题名外，有并列题名、副题名、说明题名文字时，应按序依次著录。其中，并列题名是以另一种语言文字书写的与正题名相对照的题名。正题名与并列题名之间加“=”号。副题名是解释或从属于正题名的另一题名。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。副题名、说明题名文字前加“：”号。c)文件题名中的责任者与责任者项的内容重复时可省略不著。但如果责任者名称是题名不可缺少的组成部分时，则应将责任者名称作为题名的一部分著录。××××-×××××平片号全宗号85.2.5.2案卷题名一般照录原文，原题名不能揭示案卷內容或语句冗长不通时，应修改后再著录。5.2.6文件编号文件制发过程中，由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。5.2.6.1文件编号除年度用“[]”号、序号用阿拉伯数字外，其余照原文字和符号抄录。5.2.6.2联合发文有多个文件编号的文件，一般只著录一个文件编号，但立档单位的文件编号必须著录。若著录多个文件编号，中间用“；”隔开。5.2.7责任者对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。5.2.7.1个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（）”号。5.2.7.2团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称，同一团体责任者的名称前后著录应一致。示例1：中国共产党山东省委员会或中共山东省委示例2：山东省科学技术委员会或山东省科委示例3：山东省妇女联合会或山东省妇联以上不应简称为“省委”、“省科委”、“本委”、“省妇联”。5.2.7.3责任者有多个时，最多著录三个责任者，其中列居首位的责任者及立档单位本身是责任者的必须著录，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间以“；”号相隔。5.2.7.4文件所署责任者为代称、别名、笔名时，应照原文著录，另将其真实名称加“（）”附后。示例1：沈伟（中共山东省委）示例2：又铭（邓恩铭）5.2.7.5未署责任者或原责任者不完整、不准确时，应著录考证出的正确的责任者，并加“[]”号。5.2.7.6会议文件责任者应写明会议全称、举行的届次数。示例：山东省第九届人民代表大会第二次会议5.2.8时间按著录对象的不同，分为文件形成时间和卷内文件起止时间。5.2.8.1文件形成时间9一般公私文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等规范性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间，技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间，获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间，科研试验报告、学术论文为发表时间，工程施工图、产品加