归档文件整理标准

归档文件整理标准（天津市地方标准B12/T127-20012001年6月5日发布，2001年6月5日起实施）1范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。本标准适用于本市各级机关、团体和其他社会组织。2定义本标准采用下列定义：2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2.2归档文件整理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。2.3件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，或者以与一个事由紧密联系的相关文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，简报、周报等参阅材料一期为一件。3整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4质量要求4.1归档文件应齐全完整。从整体上，归档文件全面系统地反映立档单位的历史面貌；从个体上，一份文件，一个事由其内容完整无缺；已破损的文件予以托裱、修复；应永久、长期保存的文件，用易于褪变材料书写的，要予以复制，复制件附于原件后一并归档。4.2整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装具、装订材料等要符合档案保护要求。5整理方法5.1分类归档文件的分类按照保管期限、年度、机构或问题进行分类，并保持分类体系的稳定。凡单位内设机构比较健全、职责分工比较明确的，按保管期限——年度——机构分类方法；内设机构比较简单或职能交叉不便按机构分类的，采取保管期限——年度——问题分类方法；单位规模小，年度形成归档文件数量少的，经过同级档案行政管理部门或档案主管部门同意，可采取保管期限——年度分类方法；一个全宗内采用统一的分类方案。5.1.1按年度分类将文件按其形成的年度分类。对计划、总结、统计等归入文件内容针对年度：请示与批复等来往文件，归入文件的批复（有结果）年度；跨年度形成的文件材料，如专项工作、专案、多年的统计表，归入事项的办结年度；会议文件归入开幕年度。5.1.2按保管期限分类将文件按规定的不同保管期限分类。依据本单位制定的档案保管期限表，对文件进行分类。5.1.3按机构分类将归档文件按其形成或承办的机构进行分类。涉及多部门形成的归档文件，归入单位承办部门或综合部门。5.1.4按问题分类将归档文件按其内容所反映的问题进行分类。依据《中国档案分类法》的原理和类目用语，并结合立档单位的实际情况设置类目。5.2排列归档文件以件为单位，在分类方案的最低一级类目内，按照事由结合时间、重要程度排列。在一份文件中，正本在前，定稿在后，其中会议文件、统计报表、简报、刊物、处理信访及纪检监察案件形成的材料要分别集中排列。5.3装订归档文件按件装订。永久和长期保管的要去掉金属物，用档案行政管理部门指定使用的装订材料装订，不得压字。5.4编号归档文件要逐件编号，在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容，文件首页无法加盖归档章的要另附空白纸，填写文件题名后加盖归档章。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、盒号、机构（问题）等项。5.4.1全宗号档案馆给立档单位编制的代号。前面标注“x，，，后面以四位阿拉伯数字标注。如X021605.4.2年度文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如197805.4.3保管期限归档文件保管期限的符号。永久用“y”、长期用“c”、短期用“D”。5.4.4件号文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号。室编件号以不超过四位（含四位）阿拉伯数字标注，馆编件号以不超过六位（含六位）阿拉伯数字标注，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在同一保管期限内，按归档文件年度分别编制顺序号，或按分类的最低一级编制顺序号。馆编件号按进馆要求编制。5.4.5机构（问题）作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。5。4.6盒号档案盒的排列顺序号。盒号包括室编盒号和馆编盒号，室编盒号以不超过三位（含三位）阿拉伯数字标注，馆编盒号按进馆要求编制，以不超过五位（含五位）阿拉伯数字标注。5.5编目归档文件依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录及盒内文件目录。5.5.1归档文件应逐件编目。归档文件目录及盒内文件目录设置室编件号、馆编件号、责任者、文号、题名、日期、页数、盒号等项目。多机关联合发文的，只对本机关编目，无本机关的只对第一责任者编目。5.5.1.1件号填写件号按照5.4.4的要求编制。5.5.1.2责任者制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。5.5.1.3文号文件的发文字号。5.5.1.4题名文件标题。没有标题或标题不能客观反映文件内容的，要自拟标题，标题字数不得超过48个字，其中每个标点符号占半个字。自拟标题外加“[]”号。5.5.1.5日期文件的成文日期。以八位阿拉伯数字标注，“月”、“日”是一位数的在一位数前面加“0”。如1999080205.5.1.6页数登记每一件归档文件的实际页数。文件中有图文的页面为一页。以文件原有页码为序，无页码的文件要编制页码。5.5.1.7备注注释文件需要说明的情况。详见5.6.1.15.5.2盒内文件目录置于盒内文件前面，对盒内文件逐件登记。5.5.3归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297~'lfl3×210mm）。5.5.4归档文件目录依据保管期限装订成册，归档文件目录夹封面及脊背，设置全宗名称、年度、保管期限、全宗号、目录号等项目填写全宗名称使用全称，全宗号与5.4.1一致，目录号按保管期限各自编顺序号，如：Y1.c1、C2.D2，归档文件目录要编制目录索引，置于目录前面，其内容包括：年度、机构（问题）、起止件号、所在页数等项。5.6装盒将归档文件按室编件号装入档案盒，并填写档案盒盒脊、封面及备考表。5.6.1备考表备考表置于盒内文件之后。备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期、全宗号、保管期限、年度、室编盒号、件数等项（见图A5）。5.6.1.1盒内文件情况说明说明盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。5.6.1.2整理人：负责整理归档文件的人员姓名。5.6.1.3检查人：归档文件整理部门负责检查质量的人员姓名。5.6.1.4日期：归档文件整理完毕的日期。5.6.2档案盒格式及监制5.6.1.2档案盒外形尺寸为310mm×220rm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为30mm、40mm、50mm。5.6.2.2档案盒封面应标明全宗名称。盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号。填写方法：用号码章在相应栏内从左至右打号。起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“／”号连接。5.6.2.3档案盒采用337克以上无酸牛皮纸制作，封底下部印有“天津市档案局监制’’字样。