工程档案资料管理办法

附件1：项目工程档案管理办法目录第一章总则第二章档案的分类第三章档案的收集和归档第四章档案的组卷和移交第五章附则项目工程档案管理办法第一章总则第一条为充分发挥各项目工程档案在工程建设、管理、维护及综合验收中的作用，确保项目工程档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328－2001）、《杭州市建设工程竣工档案编制验收及报送规定》及公司ISO9000程序等有关法律文件，结合本公司实际，特制订本办法。第二条项目工程档案是指公司开发房地产项目整个过程中形成的项目工程技术类档案资料，主要由竣工档案资料、ISO9000资料及其他工程资料等三个部分组成。第三条项目公司综合管理部负责工程前期文件资料的收集、整理、归档工作；工程管理部负责施工技术资料、竣工资料的收集、整理、审核、归档、组卷等具体实施工作。本办法适用于集团公司及控股公司在建所有项目。各项目公司在具体操作过程中结合当地相关规范、规定执行。第二章档案资料的分类第四条竣工档案资料竣工档案资料内容按照各地城建档案馆竣工档案移交的具体要求，参照集团《归档文件整理规则》进行分类。第五条ISO9000资料ISO9000资料参照集团公司ISO9000质量记录的相关管理要求。第六条其他工程资料（后附各资料保存年限，详见附表）1、粉刷装饰施工质量控制记录；2、铝合金门窗施工质量控制记录；3、面砖施工质量控制记录；4、其他施工质量控制记录5、其他项目检查验收记录表；6、项目公司工程类文件内部审批单；7、工程部内部报告、纪要及上报集团公司的请示、报告、纪要等；8、工程系统下发文件（如工程简报、施工处理要点等）；9、施工单位月付款记录；10、招投标资料；11、未中标施工单位、监理单位资料；12、旧版施工图；13、项目工程部总结、计划；14、精装修施工过程中形成的记录；15、其他平时形成的工程资料。第三章档案的收集和归档第七条在项目建设过程中，综合管理部、前期管理部、工程管理部应在各自的职责范围内负责项目建设资料的形成、积累、整理和保管工作，及时将办理完毕或有关人员保存的文件资料收集齐全，加以整理，以确保资料的完整性。第八条有关人员在收集、整理档案资料时，应按城建档案馆《建设工程文件归档整理方案》严格把好质量关。第九条档案资料上所反映的图形尺寸、材质、规格等内容须图物相符，做到字迹清楚、图表整洁、规格统一、签字手续完备。第十条档案文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。第十一条档案文件应采用耐久性强的书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。第十二条照片(含底片)和声像材料，要求图像清晰，声音清楚，解说与画面同步，照片与声像材料的文字说明准确精炼；电子档案(软盘、光盘等)应符合国家有关标准。第十三条在整理档案资料时，遇下列情况，应要求责任部门重新制作：(一)一张图纸上改动部分超过图面35％或改绘后致使图面混乱、模糊、分辨不清的图(表)；(二)使用破损、受过光照图面不清、纸张有明显油渍、水渍和有霉变的图纸或资料；(三)结构、工艺、平面位置(或局部)改变，无法在原图上通过修改来反映的；(四)管线平面位置变动(长度超过总长的五分之一，线位平移超过2m)，构造形式改变，断面尺寸变化，竖向位置变动等；(五)未按施工图位置施工的管线工程。第十四条所有竣工图应有竣工图章。竣工图章尺寸为80mmX50mm，内容有：竣工图字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、总监和现场监理。签字要求填写清楚、齐全，不得代签。竣工图章应使用不褪色的红印泥，盖在图标栏上方空白处。第十五条有关人员收集的设计、勘察、施工、监理等单位的档案资料须两套以上，原则上以工程合同规定为准。第四章档案的组卷和移交第十六条组卷要遵循项目档案文件资料的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理。第十七条工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；竣工图、竣工验收文件可按单位工程、专业等组卷；ISO9000资料按质量记录目录组卷。第十八条竣工图按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列；既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。文字装订、图纸不装订。第十九条工程文件材料的规格为A4幅面（297㎜×210㎜），小于此规格的用A4白纸进行托裱；不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297㎜×210㎜），图标栏露在外面。第二十条文件装订可以采用粘、缝纫、三孔装订中的任何一种办法。任何装订方法均要达到牢固，便于保管和利用。第二十一条每卷少于5张纸时，在纸张大小基本一致的情况下，可以在文件的左上角用胶水粘；每卷文件材料较多时，宜采用左侧、直线缝纫的办法；每卷文件有硬皮封面时，文件用三孔装订的方法。第二十二条规划许可证等硬质材料，装入特制的袋后再装订。第二十三条工程文件材料的保管期限分为永久、长期、短期三种期限。永久是指工程档案需永久保存；长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命，短期是指工程档案保存20年以下。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。第二十四条案卷必须填写卷内目录、备考表和封面、脊背；备考表分为盒内备考表和卷内备考表。内容包括盒（卷）内文件内容、说明、立卷人、检查人和日期，分别置于每卷盒内文件之后和每卷文件之后。第二十五条项目档案资料统一采用无酸纸制作的卷盒，外表尺寸为310mmX220mm，厚度分别为20mm、30mm、40mm、50mm四种。第二十六条项目档案数量一般为两套。一套由各项目公司自行留存；另一套报送城建档案馆。第二十七条在项目完成综合验收后3个月内，项目公司综合管理部及工程部相关人员应主动与当地政府城建部门联系，办理项目档案移交手续，并配合城建档案馆对移交档案资料的清点、审核、整理、立卷，入库等工作。第二十八条移交项目档案时应如实填写《竣工档案移交书》，《竣工档案移交书》等相关文件资料均应归入公司文书档案。第二十九条项目综合验收后，工程档案文件按档案馆要求移交档案馆备案，ISO9000资料及其他工程资料交至项目公司综管部统一归档、保管；项目公司解散前，由项目公司对档案资料进行鉴定后统一移交到集团公司综管部，具体鉴定办法参照集团公司《综合管理制度》相关内容。第三十条档案的移交要求按照集团公司《归档文件整理规则》进行整理，并按规定移交。第五章附则第三十一条本办法由集团公司总工程师办公室负责解释和修订。第三十二条本办法自签发之日起施行。附表：其他工程资料保存年限一览表序号工程资料名称保存年限1粉刷装饰施工质量控制记录至保修期结束2铝合金门窗施工质量控制记录至保修期结束3面砖施工质量控制记录至保修期结束4其他施工质量控制记录至保修期结束5其他项目检查验收记录表至保修期结束6项目公司工程类文件内部审批单10年7工程部内部报告、纪要及上报集团公司的请示、报告、纪要等项目结束8施工处理要点工程使用寿命9招投标资料工程使用寿命10施工单位月付款记录至项目结束11未中标施工单位、监理单位资料至项目结束12旧版施工图至项目结束13项目工程部总结、计划至项目结束14精装修施工过程中形成的记录精装修工程使用寿命