秘书实务教学课件

第一章机遇无限的秘书职业一、充满机遇的秘书职业（一）很多重要人物都当过秘书1、若干领导人物2、一个不是伟人的成功案例芹，36岁，15年前是南京某国营企业的厂长秘书。几经风雨，如今，他已坐到了法国某公司驻华首席代表的交椅上。此时的她身着黑色套裙，精心打理过的短发令她有些看不出真实年龄。她坐在宽大的老板桌后面，脸上带着自信的微笑，目光中充满机敏和睿智。芹毕业于南京大学中文系。她在大学期间就颇有远见地选修了管理专业课程，毕业时已拿下了一半的学分。然后她迈进了南京某国营企业的大门，被分配进厂长办公室做秘书。准备材料、写总结、翻译资料……麻利干练的芹不时得到领导的夸奖。繁忙之余，她还积极参加厂工会组织的活动，南京一些艺术团的文艺演出舞台上也少不了她的身影。两年后，芹的外向型性格引起了厂销售部门的注意，于是她开始忙于策划和筹备电视广告、国际展览等大型活动，而这项类似于公关性质的工作使她如鱼得水。后来，芹的丈夫调到北京。经过一番努力，南京公司把她调到北京分公司任业务经理。芹除了定期向总公司作出市场分析及预测报告外，还谈成了大量的出口贸易合同。期间，他们有了自己的宝贝儿子。至1993年底，芹的先生所在单位为芹解决了进京户口，但同时她也失去了原来的工作。无奈之下，她准备了多份简历到人才市场求职，经过一次不太成功的求职经历后，芹在简历的求职意向上明确标明执行秘书。一来希望能与西方专业管理人员共事，在工作中充实自我，积蓄力量；二来为了避免出差以照顾年幼的儿子。很快，在答应接纳她的几家公司中，她选择了欧洲一家著名的贸易公司，出任首席执行秘书（首席代表的秘书）。说是秘书，其实更像是助理的角色。她如影子一样，站在老板的身后，不被人注意却又永远不可缺少。她尽心尽力地工作，如饥似渴地学习。在这样的环境中，她得到了真正的锻炼。这份工作使她了解了国际化公司的整个运作方式和管理模式。芹这块璞玉开始在雕琢中闪光。现在每当回忆起这段难忘的充电经历，芹会说那是她的MBA培训生涯。但是，到2006年3月，这个公司的业务量急剧萎缩。此时恰逢美国一家公司盛情邀请其加盟，芹又跳槽进入该公司的销售部做项目经理，从事机械销售工作。这是一个全新的领域，从专业背景到工作经历，都是芹从未涉足过的。但悟性极好又肯钻研的芹凭着自己不懈的努力，在不到一年的时间里就显露锋芒。她不仅洽谈了数百万美元的业务，还促成了与亚洲及美国多家生产厂商的合作项目。2006年5月，一年一度的国际交易会在广州召开。芹被临时派往与公司有合作关系的法国某公司帮忙。而正是这最平常的帮忙，再次改写了芹的职业生涯。展台上，芹很职业化地忙碌着，和技术专家一道与客户进行技术交流，了解潜在的用户市场，每晚还整理好当天的参展情况报告。而一同参加展览会的法国公司总裁几天来一直暗暗地观察着，不时与芹就中国市场状况、行业发展趋势交流看法。展览会的最后一个下午，总裁先生让芹坐下来，开门见山地说道：“你愿不愿意加盟我们公司，出任在华办事处的首席代表？”望着芹疑惑的表情，他接下去说：“我们一直在寻找合适的人选，看到你以后，我们决定停止寻找，因为你是最合适的。你经验丰富，善于与客户沟通，对工作一丝不苟，希望我们能共同工作。”两个月后，这家法国公司北京代表处正式成立，芹走马上任。现在，办事处已挂牌了半年时间，芹从办事处的选址、注册到今天的顺利运作，无不得益于她过去的经验和积累。芹说：“经历本身是一笔财富，只有不断学习和充实，这笔财富才能无限增值。”（二）机遇与风险并存1、秘书职业的工作特色能够培养人的高素质2、秘书职业总是和领导打交道3、秘书工作的风险在于秘书与领导接近，靠近权力。二、类型丰富的秘书职业（一）从类别上划分1、行政事业单位秘书2、企业秘书3、董事会秘书（二）各种级别的秘书1、初级秘书公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等2、中级秘书部门经理秘书、经理助理等3、高级秘书跨国公司首脑秘书、董事会秘书、亚太或中国区总裁秘书等三、秘书的职业成功路线（一）秘书的职业路线从初级秘书到中级秘书再到高级秘书（二）秘书的产业路线（二）秘书的产业路线1、秘书培训之路2、秘书服务之路四、你适合当秘书吗（一）秘书自我分析二十条1、是不是认为，不一定要当元帅的士兵才是好士兵。2、小时候，妈妈如果让你去打酱油、买菜，再到邮局帮她寄信，回来的时候还要帮爸爸取放在朋友处的材料，你是不是习惯很好地计划一下，再有条不紊地完成呢？3、当你工作的时候，你是不是说“上帝保佑，又到了星期一了”。4、当你考虑一个问题没有答案的时候，能不能换个角度，甚至从逆向角度加以考虑。5、小时候，你能不能看一天的蚂蚁搬家。6、你是不是更喜欢别人拿主意，你照着完成即可呢？7、你无意中知道了别人的一个秘密，你总是能很好地保密。8、你从小就很喜欢和人打交道，并且深得叔叔阿姨和朋友的喜欢。9、你是否在做好一件事情之前，就开始很好地考虑后面的事情？10、上学时，是否尝试过骑自行车长途旅行？11、小时候你的朋友如果比你出色很多，但是你并不嫉妒，相反，你会帮助他做得更好。12、当你成功完成一件事情后，功劳却记到了别人头上，你从不会很在意。13、你从小就是个热心肠，喜欢到处张罗。14、说真的，你觉得自己虽然不是个作家，但是文笔还真的不错呢。15、你从小就很细致，做事情一丝不苟。16、你喜欢和比你强的人物在一起，并不觉得有压力。17、你有一项了不起的本事，那就是很善于弥补别人或者事情的不足。18、你从小就很能揣摩爸爸妈妈的心思，因此他们也总是夸你是个很懂事的孩子。19、你的口才不错。20、你是不是总在看有些什么事情需要做，不等人说，就主动完成。（二）第一次当秘书自问六条1、我当秘书到底是什么目的呢？是为终身从业，还是将其作为跳板呢？2、我当秘书的最大动机是什么？是因为别无选择，还是为了更好的发展前景？3、我当秘书最喜欢什么呢？是多做基础工作，还是多和领导打交道？4、我当秘书最怕什么呢？是怕担责任，还是怕被领导呼来换去？5、我当秘书的最大障碍是什么？是缺乏兴趣，还是没有经验呢？6、我当秘书的最大优势是什么？是反应灵敏，还是别的什么呢？五、准备好，开始你的秘书职业生涯（一）第一印象很重要（二）赶快融入组织文化（三）建立良好人际关系（四）勤奋地工作六、实例第二章秘书素质剖析一、秘书的性格特点（一）内外兼具（二）稳重踏实（三）灵活变通（四）善解人意二、秘书的才能特点（一）智能方面1、敏锐的观察能力2、良好的表达能力3、出众的记忆能力4、自如的社交能力5、良好的沟通能力（二）思维能力1、深刻的思考能力2、全局的综合能力3、快速的分析能力4、巧妙的应变能力（三）组织能力1、八面玲珑的协调能力2、点面兼顾的计划能力3、运筹帷幄的调度能力4、高效可靠的管理能力三、秘书的心理特点（一）心理特点1、甘于默默无闻2、乐观谦和3、积极向上（二）做个心理健康的秘书1、善于缓解压力2、克服嫉妒3、不要焦虑四、秘书的形象特点（一）秘书衣着要恰当1、保持大众化2、小心首饰的副作用3、别忽视鞋袜的“配套作用”4、要穿得符合公司实力5、不要比你的老板穿得更好（二）秘书举止要得体1、站着等人的时候2、提手袋的时候3、拾东西的时候4、握手的时候5、坐下的时候6、站起来的瞬间五、秘书的职业道德1、克己奉公2、严守机密（1）不该说的话，绝对不说（2）不该问的机密，绝对不问（3）不该看的机密，绝对不看（4）不该记录的机密，绝对不记录（5）不在非保密本上记录机密（6）不在私人通信中涉及机密（7）不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密（8）不在不利于保密的地方存放机密文件、资料（9）不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项（10）不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所六、秘书素质提高途径（一）勤于学习是重要基础（二）勇于实践是有效方法（三）善于总结是催化剂（四）自我反省是动力（五）接受批评是完善要避免三种情况：1、不接受批评2、满不在乎3、口是心非第三章领会领导意图一、了解你的领导（一）了解你的领导的类型1、不同管理风格的领导（1）专制型领导要求下级绝对服从和忠诚（2）交易型领导信奉公平原则，赏罚分明（3）威慑型领导“善用兵者，杀卒之半。”这种领导是残酷无情的冷面杀手，很有权威。（4）民主型领导领导发动下级讨论，共同商议，集思广益，然后决策。（5）放任型领导领导者撒手不管，下级想怎么干就怎么干，爱干什么就干什么，完全自由。秘书对策：（1）对待专制型领导要懂得尊重他的权威，如果提想法要注意策略。这种领导比较直来直去，心思容易揣摩，下属只要尊重其意见，按他的要求行事即可。（2）对待交易型领导这种领导遵循以实力至上原则，下属不用过多考虑人情世故，关键是干出成果。（3）对待威慑型领导下属必须夹着尾巴过日子，千万别惹他，也别让他看你不顺眼。（4）对待民主型领导你可以适当地提一些意见和建议，表现自己的能力，但必须防止践踏他的权威。（5）对待放任型领导区分类型：在马大哈型的领导手下干活会因为某些员工的偷懒和懈怠而增加秘书的工作负担；另一种是表面不管不问，实际在暗自观察员工动态，秘书还是小心翼翼工作为妙。2、不同性格的领导（1）安全保守型这是最常见的领导类型。他们通常不会冒风险做出决定，愿意看准了一件事情后，做好各种计划再实施。（2）优柔寡断型这种领导常因思虑过度而错过决策良机，想法良好但行动不足，易产生焦虑感。下属容易不满或看穿上司心态而阳奉阴违。有时虽能快速行动，但时常将事情搞砸。（3）强求自信型这种领导充满自信，凡事即使勉强也不打退堂鼓，不足之处可能是太过强求，周围反对声音不会小。（4）性格粗犷型这种领导凡事大大咧咧，可能还会健忘，但一般胸怀宽广，不斤斤计较。（5）作风细腻型观察、考虑问题细心周到，非常体贴下属，但可能缺乏冒险精神。（6）理想领导型这种领导性格完美无缺，有冲劲且细心周到，面对重大问题能应对自如，但非常少见。秘书对策（1）对待安全保守型这种领导非常小心谨慎，不轻易流露想法或意图，秘书要细心观察，听其言，察其行，领会其意图。（2）优柔寡断型这种领导时常朝令夕改，秘书领会其意图要有耐心，同时尽量向其提供更多可供他决策参考的东西，使其能减少优柔寡断。（3）对待强求自信型按照领导计划好的去做就行，但领导想法很多，效率要求高，你的工作压力大，应有心理准备。（4）对待性格粗犷型领会这种领导的意图较容易，但秘书要比较细心，做工作计划要详尽。（5）对待作风细腻型领导要长期观察，慢慢领会领导意图，最重要的方法是观察。（6）对待理想型领导秘书做好本职工作即可。3、不同工作作风的领导（1）天才型领导清晰的表达能力、交流能力和说服能力、超凡的个人魅力，是整个组织的化身。（2）实干型领导会建立最适当的工作进程来保证组织的稳定，并将整个组织的效率提高到最佳状态。秘书对策：（1）对待天才型领导秘书的各方面素质必须很高，要具备良好的心理素质和参谋能力方能领会领导意图，否则可能跟不上领导的思路。（2）对待实干型领导秘书要脚踏实地地工作，领导或许更强调的是秘书的实干能力而非参谋能力。4、不好领导的类型（1）专断型领导这种领导不愿接受下属的民主建议，但又不能拿出合理有效的决策，走向了刚愎自用的极端。而专制型领导虽然也缺乏民主决策的作风，但个人能力很强，喜欢独自拿主意，以保证决策效率。（2）无知型领导这种领导对自己领导的行业缺乏专业性了解，但又非常注重自己的权威，不懂装懂，甚至因为自卑心态而偏要显示自己，从而横插一手，导致瞎指挥。（3）注重形式型领导这种领导表面上非常忠于职守，但实际上墨守成规、呆板顽固，甚至因此而不顾效率和效果。（4）吝啬小气型领导这种领导不仅斤斤计较个人得失，还喜欢占他人便宜，对下属缺乏起码的体恤之心。（5）生活不检点型领导这种领导打扮时髦，但言语玩笑粗俗低级，甚至私下对女秘书动手动脚。（6）牢骚满腹型领导这种领导时常有发不完的牢骚，秘书常成为其倾诉对象，从而可能在情绪上受到影响。（7）反复无常型领导这种领导点子太多，变化太快，秘书时常疲于奔命。甚至还有的领导当面夸你，背后损你，非常势利，琢磨不定。（8）爱管闲事型领导你的大事小事他都要