集团公司固定资产及办公用品管理办法061024

固定资产及办公用品管理办法制度编号JQM0329更改码0制度等级C目录1目的及适用范围2参考文件3术语4职责5工作程序5.1固定资产及办公用品购置5.2固定资产及办公用品验收与登记5.3固定资产及办公用品管理5.4固定资产及办公用品转移5.5固定资产及办公用品维修与改良5.6固定资产及办公用品清理5.7赔付程序6记录与存档7发放范围8附则9附件总经理签发：温旭民发放日期：2006-10-24起草部门吕晶起草部门审核王芳制度管理员田俊起草部门分管副总经理审核戴旭彪企划总部审核马兰会签谭应涛邵祖权涂雄鹰固定资产及办公用品管理办法制度编号JQM0329更改码0制度等级C1目的及适用范围1.1为确保公司固定资产及办公用品的安全、完整，充分发挥固定资产及办公用品的作用，提高使用效益，防止资产流失，特制定本办法。1.2本办法适用于集团公司及所属子公司。2参考文件无3术语3.1固定资产:物品的单位价值（含增值税）在2000元以上，且能发挥相对独立作用的资产，具有独立的功能或形态，能够区分和管理。包括购入、自建、接受损赠、接受投资、抵债、盘盈、并购、租用、借用、罚没，满足上述条件的资产作为固定资产。3.2办公用品:物品价值在50-2000元之间，使用年限在一年以上的为办公用品。3.3低值易耗品:物品价值在50元以下，或使用年限不满一年的为低值易耗品。3.4固定资产及办公用品的保管：指资产自购置起到清理为止，期间发生的使用、保管、转移、维修、改良及借用等行为。3.5保管人：对固定资产及办公用品负有保管责任的人。3.6维修与改良：维修是指固定资产因无法正常使用需要修理或部件损坏需要更新配件的行为，改良是指为了提高资产的性能而增加功能或配件的行为。固定资产及办公用品管理办法制度编号JQM0329更改码0制度等级C4职责4.1行政管理总部(综合办)4.1.1对整个集团(子公司)的固定资产及办公用品进行总量管理；4.1.2指导、检查、监督各下属公司固定资产及办公用品的管理工作；4.1.3对所属资产进行审批、出入库、调拨、清理、转移；4.1.4定期组织集团公司(子公司)进行资产盘点、清查、抽查；4.1.5定期与财务管理部进行资产账实核对。4.2资产管理员4.2.1对所购固定资产及办公用品进行软件出入库登记并粘贴标签；4.2.2每季度对各部门固定资产及办公用品进行清查、盘点和统计工作；4.2.3办理固定资产及办公用品的内部借用手续及交接、调拨、转移等手续；4.2.4对各公司损坏的固定资产及办公用品进行责任追究相关事宜，核实资产的报废、损毁、遗失的原因；4.2.5监督、检查固定资产及办公用品的管理、维护和使用情况；4.2.6审核办理固定资产及办公用品的增加、调剂、处置及对外出租、出借等手续；4.2.7负责向公司领导汇报公司固定资产及办公用品的数量和使用情况；4.2.8各子公司资产管理员应定期向集团行政管理总部报送台帐记录。4.3部门负责人4.3.1集团公司、各子公司部门负责人为固定资产及办公用品的第一责任人，负责维护本部门及所管辖固定资产及办公用品的安全与完整；固定资产及办公用品管理办法制度编号JQM0329更改码0制度等级C4.3.2配合行政管理总部或综合办公室每季度进行该部门的固定资产及办公用品的统计、清查、盘点工作，并提交统计报表；4.3.3对所有固定资产及办公用品的申请采购及异动情况严格把关。4.4保管人4.4.1遵守《固定资产及办公用品管理办法》的各项规定；4.4.2维护所保管资产的安全与完整，不得擅自拆卸、更换配置。保障固定资产及办公用品的正常使用、办理固定资产及办公用品的转移、维修、改良及借用的申请；4.4.3在发生资产报废、损毁或遗失等情况时，及时通知资产管理员，查明资产的报废、损毁、遗失的原因；4.4.4配合固定资产及办公用品的清查、盘点工作，检查、报告固定资产及办公用品的日常使用情况。4.5财务部4.5.1根据会计制度的规定，财务部分别按固定资产和低值易耗品进行相应的账务处理,对手续不齐全或者不符合手续的,坚决不予报销入账；4.5.2对大额固定资产款项的支付,要按合同约定的进度付款,并向对方索取相应的发票后方能付款；4.5.3财务部要定期对公司固定资产的盘点工作进行监督,以保证固定资产的账账相符,账实相符,对账实不符的,要查明原因,并提出相应的处理意见；4.5.4财务部要随时监控各公司资产运营情况,对运营效率不高的要提出意见和建议,对公司固定资产在集团内部的流动要从管理的角度提出建议。固定资产及办公用品管理办法制度编号JQM0329更改码0制度等级C5工作程序5.1固定资产及办公用品购置5.1.1申请条件(1)固定资产及办公用品的申请使用必须满足业务的需要，具有明确的用途。(2)经资产管理部门核准，确实无法通过内部调拨获取，依照审批权限获得外部购置批准。5.1.2购置、调配程序(1)由申请部门或申请人填写《固定资产及办公用品采购申请单》（附件3）；(2)申请单交由行政总部，由行政副总（子公司若无行政副总则交由综合办主任）审核通过，经总经理/董事长审批后，由行政管理总部（子公司由综合办）进行内部调拨或统一购买，由固定资产管理员在管理软件中做入库处理。其操作流程见《固定资产及办公用品购置流程图》（附件2）；(3)购置或调配到位后，行政管理总部(综合办)通知申请部门领取，并在软件中更新记录。5.1.3子公司大额购置审批程序(1)对于各子公司购置土地、厂房、大型投资项目资产、配送及商务用车等大额购置支出项目由集团董事局批准方可实施。5.2固定资产及办公用品的验收与登记5.2.1固定资产及办公用品到货后，由相关人员（申请人、管理人员或专业人员）验收入库；固定资产及办公用品管理办法制度编号JQM0329更改码0制度等级C5.2.2资产管理员开具《经营及办公资产验收入库单》(附件4)，经验货人员签字后，连同《经营及办公资产采购申请单》(附件3)，交给资产管理员归档保管；5.2.3资产管理员在管理软件中入库后，将资产加贴编号标签。5.2.4账务部凭正规发票、单据、总经理签字及《固定资产及办公用品验收入库单》(附件4)方能报销。5.2.5属固定资产的由财务另行计入固定资产财务账。5.3固定资产及办公用品的保管5.3.1管理责任划分(1)房屋建筑物以各公司总经理作为保管人。(2)运输设备及办公室公用的办公设备、家具、公共设备等，以各部门负责人作为保管人。(3)个人使用的计算机及外部设备、办公设备、办公家具等，以使用人作为保管人。(4)其它公共物品，其直接管理部门作为保管人。5.3.2管理层级划分(1)行政管理总部(综合办)负责所有固定资产及办公用品的总量控制与管理，按实物存在形式录入管理软件并及时更新，实时地正确地反映固定资产及办公用品的使用状况及所在位置。(2)专业设备的管理部门基建部：所有基建设备在安装移交前由基建部负责实物管理，移交后由使用固定资产及办公用品管理办法制度编号JQM0329更改码0制度等级C部门或使用人负责使用及保管，基建部负责总量管理及维修事宜。信息部：所有计算机、计算机辅助设备、计算机耗材由信息部负责实物移交前管理，移交后由使用部门或使用人负责使用及保管，信息部负责总量管理及维修等事宜。物流部：所有物流设备移交前由物流指挥部负责实物保管，移交后由各公司仓储部进行实物管理，物流指挥部负责总量管理及维修事宜。(3)使用部门及使用人个人使用的计算机及外部设备、办公设备、办公家具由使用人保管，各部门的公共设备、设施由部门负责人保管。5.3.3管理方法(1)统一编码管理。详见《编码目录表》(附件1)。(2)对固定资产及办公用品的购进、调拨、领用、转移、报废等及时录入固定资产管理软件中。(3)子公司每季度上报固定资产及办公用品清单，行政管理总部负责组织各种形式的检查。(4)行政管理总部(综合办)定期组织资产盘点，将实物与账务进行核对。(5)行政管理总部(综合办)与财务总部(财务部)至少每半年进行一次固定资产核对，做到账账相符，账实相符。(6)对于账账、账实不符的情况行政管理总部(综合办)要查明原因，追究责任人的赔偿责任。5.4固定资产及办公用品转移5.4.1公司内部部门之间或员工之间因业务需要调换固定资产及办公用品的，固定资产及办公用品管理办法制度编号JQM0329更改码0制度等级C应由员工递交《固定资产及办公用品转移申请表》（附件5），经行政管理总部(综合办)审定通过后以内部调拨方式获取，由固定资产管理员在软件中更新记录。5.4.2不同法人公司之间转移固定资产的需财务部记账。5.4.3员工离职的资产转移程序(1)员工将《员工离职移交表》交行政管理总部，行政管理总部(综合办)依据软件中的记录查验资产，查验合格后，行政管理总部(综合办)在《员工离职移交表》上签字，员工凭此单据方可办理离职手续。固定资产管理员在软件中变更记录。(2)对查验不合格的固定资产及办公用品，或发生损毁、遗失等情况，行政管理总部(综合办)应根据“固定资产及办公用品赔付管理规定”责成其赔偿；(3)行政管理总部(综合办)将交还的固定资产及办公用品作为闲置资产，并在软件中入库登记，用于重新分配。5.5固定资产及办公用品维修与改良5.5.1资产的保管人发现固定资产无法正常使用或部件损坏，应通知行政管理总部(综合办)，由行政管理总部(综合办)联合相关部门查明原因并认定需要进行修理的，由保管人办理维修申请手续。5.5.2保管人填写《固定资产及办公用品维修申请单》（附件6）写明故障交行政副总(综合办主任)审核后，连同固定资产交行政管理总部(综合办)，由行政管理总部(综合办)和使用人共同办理维修事宜并申请付款。5.5.3维修所发生的维修费、部件更换费用都作为费用处理，由资产管理员登记管理。固定资产及办公用品管理办法制度编号JQM0329更改码0制度等级C5.5.4固定资产及办公用品的保管人因业务需要希望增加资产的功能或配件的，应事先通知行政管理总部(综合办)，由行政管理总部(综合办)联合相关部门先核查原来的性能和配置，认定确实需要改良的，由保管人办理改良申请手续。5.5.5固定资产及办公用品改良与维修均需通过行政管理总部(综合办)办理，保管人不得私自拆卸、挪用和安装固定资产配件。未通过行政管理总部(综合办)办理相关手续所造成的固定资产损失或费用，由保管人自行承担。5.6固定资产及办公用品清理5.6.1定期清理固定资产及办公用品，对公司内部不需要、不适用、不能用的资产,采用出售、变卖或报废的方式从固定资产账上转出。5.6.2清理条件(1)对不适用或闲置的固定资产及办公用品，由行政管理总部(综合办)回收入库，确认无法调拨使用的办理清理手续，并在软件中作更改记录。(2)对报废或损毁的固定资产及办公用品，先由行政管理总部(综合办)回收入库，确认无法修理或修理不合算以及明确损毁的赔偿责任后，办理清理手续，并在软件中作更改记录。(3)对遗失的固定资产及办公用品，由行政管理总部(综合办)查明原因，明确赔偿责任后办理手续，并在软件中作更改记录。(4)对于不适用、闲置、报废、损毁或遗失的固定资产及办公用品，资产的保管人应及时通知行政管理总部(综合办)。行政管理总部(综合办)办理回收入库并明确赔偿责任后，填写《经营及办公资产清理申请单》（附件7）,详细注明资产原值、累计折旧、净值及其他相关信息并确定赔偿金额或出售价值，固定资产及办公用品管理办法制度编号JQM0329更改码0制度等级C最终明确收益或损失的金额。5.7赔付程序参见“固定资产及办公用品赔付管理规定”。6记录与存档6.1本办法产生以下记录：《固定资产及办公用品采购申请表》、《固定资产及办公用品入库验收单》、《固定资产及办公用品转移申请表》、《固定资产及办公用品维修／加工申请表》、《固定资产及办公用品清理申请表》6.2以上记录由集团公司行政管理总部以及相关部门存档。7发放范围7.1董事局主席、董事局副主席、集团公司总经理、监事会主席、集团公司副总经理、集团公司各部门。7.2集团所属各公司董事长、副董事长、总经理、副总经理、各部门。8附则8