公文写作培训基础知识

1公文写作培训基础资料第一节公文基础知识一、公文的含义所谓公文，就是公务文书，是国家机关、社会团体、企事业单位在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文与图书、情报、资料等事物区别的个性点主要有：①由法定作者制发；②具有法定的现实执行效用；③具有规范的体式；④履行法定的程序。这里要注意文书、文件、公文三个概念，在很多场合下可以通用，但在实际运用中仍有区别：文书，是一个集合名词，是一个整体概念，是概括各类文书材料（包括法定公文和机关事务文书）的泛称，不指单份或几份公文材料；文件或公文既可表示整体概念，又可指一份具体的文件或公文；公文只是文书中的一部分，即法定公文部分。不包括机关事务文书；文件虽多是公文，但其指称范围实际上与法定公文和事务文书有交叉，它是指法定公文和事务文书中政策性较强或问题重大的那一部分。如法定公文中的“函”、“公告”“通知”等，一般都不称其为“文件”；而机关事务文书中的“计划”、“章程”、“办法”、“细则”、“讲话稿”、“可行性研究报告”等，则常被称为“文件”。二、公文的特点公文的特点主要有以下几点：1、合法性：公文必须由法定作者在法定职能范围内，按法定程序制发。2、权威性：公文是行政机关履行职能的一种手段，一经生效即具有领导指挥、组织协调和监督控制的权威。首先，由法定的作者制成和发布；这个特定的法定作者，是指依法成立并能以自己的名义行使权力和承担义务的组织，如国家机关、群众团体、企事业单位，而不是指按照机关内部分工从事公文撰拟的有关人员。其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定。第三，公文是机关、团体、组织的喉舌、意图，是其开展工作的依据。23、时效性：公文在规定的有效时间和范围内具有一定的强制力和行政约束力。4、规范性：公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。每种公文，只适用于一定的范围，表达一定的内容，使用一定的格式，不能任意混用。只有遵循这些特殊的规定，才能保证公文体式的规范化。5、工具性。公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。三、公文的作用公文主要有以下几个方面的作用：1、法规与准则作用：公文一旦公布生效就在其有效范围内成为机关工作活动的规范和人们广告的准绳。2、领导与控制作用：各级行政机关主要通过公文传达机关和机关首长的决策意图和要求，实现对所属单位和人员的体育场指挥、监督控制。3、联系与知照作用：公文是上下级之间的上意下达、下情上传和不相隶属机关之间接洽协作工作、告知关照事宜的连接纽带和信息载体。4、宣传与教育作用：现行公文不仅用于发布政策、政令和规范人们的言行，还要宣传阐明政策政令的意义、必要性，解释说明规范言行的原因、利弊，做到以理服人、以情动人。5、凭证与记载作用：公文既是发文机关意图的文证，又是收文机关处理工作、解决问题的凭据，具有现实性和历史性。四、公文的分类根据不同的标准，公文可从不同角度进行如下分类：1、按效用程度划分，公文可分为草稿、讨论稿、定稿、正本、副本、试行本、修订本。草稿，是正式文件形成过程中初级阶段的文稿。包括讨论稿、修改稿、征求意见稿、送审稿等。草稿不具备正式文件的法定权威和效用。3定稿，又称原稿，是经过反复讨论、修改，并经机关领导人正式审核签发，或正式会议讨论通过，或经上级机关审核批准的正式文件的原稿。定稿是印制公文的依据。正本，是按规定范围发出，供受文单位使用的具有法定效力的正式文本。它代表作者的法定权威，并具备各种生效标志。副本，是正本的复制本或正本的复份。现多为没有用印的文本。如有些正式公文具有多份，其中用印者叫正本，不用印者叫副本。因而，副本是相对于正本而言的，副本不具备法定效力，只用作备存和知照使用。试行本，是发文机关认为法规文件的内容尚不成熟，先发布试行的文本。试行本在试行期间具有法定效力。修订本，是对试行本（或暂行本）在试行一段时间后进行修改订正后再行发布的正式文件。2、按公文运转的范围划分，有通用公文和专用文书。通用公文，是指不论何种性质的机关单位都可形成和通行的公文。它主要是指法定行政公文。专用文书，是指只由具有专门职能的机关制发，在特定的范围之内运转的文书。如司法文书（起诉书、公诉书、判决书、上诉书、答辩词等）、外交文书（国书、照会、备忘录、条约等）。3、按用途划分，公文可分为正件、附件、承办件、参阅件。正件，是正式文件，其主要部分是行文部分。它是处理公务的具体书面工具。没有正件，便不会有附件。附件，是附在正件后边，对正件或正件的部分内容加以补充说明的公文或材料。附件是附加部分，但也是整个公文的有机组成部分。承办件，是指需要办理、执行的文件。这类文件，一般说来，时间性、政策性、强制性较强。拟办人要认真提出处理意见，经领导批准，交有关部门办理。参阅件，是仅供阅读参考的文件。它没有强制执行作用。4、按秘密等级划分，公文可分为绝密公文（绝密件）、机密公文（机密件）、秘密公文（秘密件）、内部公文（内部件）、国内公文（国内件）、公开公文（公开件）。绝密件，指内容涉及最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害的公文。4机密件，指内容涉及重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。秘密件，指内容涉及一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的公文。内部件，指内容不涉及国家秘密，但不宜对社会公开，只限在机关单位内部运转的公文。国内件，指内容不涉及国家秘密，但不对国外公布只在国内公开发布的公文。公开件，指内容不涉及国家秘密，可直接对国内外公开发布的公文。5、按办理的紧急程度划分，公文分为特急公文（特急）、紧急公文（急件）、常规公文（平件）。特急公文，是指事关重大而又十分紧急，要求以最快的速度形成、运转和办理的公文。紧急公文，一般也是涉及重要工作需要急速形成、运转和办理的公文。常规公文，是指可以按正常速度形成、运转和办理的公文。但常规公文也要及时办理。6、按行文方向划分，公文可分为上行文。下行文和平行文。上行文，是下级机关单位向上级领导、指导机关报送的公文，如请示、报告等。下行文，是上级领导机关向所属被领导、指导的下级机关单位发送的公文。如命令（令）、批复、决定、通知、通报等。平行文，是同级机关或不相隶属机关单位之间往来的公文。如函等。7、按法定文件规定，公文可分为法定党政公文和机关常用事务文书。法定党政公文，是指国务院2000年8月24日发布、2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种公文。即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要；中共中央办公厅1996年5月3日发布的《中国共产党机关公文处理条例》中的14种公文：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请求、批复、条例、规定、函、会议纪要。5机关事务文书，是指国家机关为处理日常事务而制发的文书。常用的有：计划、总结、简报、章程、办法、调研报告、工作研究、讲话稿等。8、根据内容的性质，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文。(1)规范性文件(三种)：条例。用于对某一方面的行政工作作全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”；规定。用于对某一方面的行政工作作部分的规定；办法。用于对某一项行政工作作比较具体的规定。(2)领导指导性文件(六种)：命令。用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布实行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定；决定。用于对重要事项或重大行动作出安排；指示。用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则；批复。用于答复下级机关的请示事项；通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部；通报。用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。(3)公布性文件(二种)：公告。用于向国内外宣布重要事项或法定事项。通告。用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。(4)陈述呈请性文件(四种)：议案。用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项。请示。用于向上级机关请求指示、批准。报告。用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。调查报告。用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。(5)商洽性文件：函。用于不相隶属机关之间商洽工答、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。(6)会议文件：会议纪要。用于记载和传达会议情况和议定事项。9、根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。五、公文的格式公文格式，也称文件格式，是指公文通用的纸张要求、印制要求，公文中各要素排列顺序、标识规则等项目编排的外观规格样式。它是公文规范化、制度化、科学化的主要内容，是对公文进行科学管理，有效发挥公文效用的重要保证。1999年修订的《国家行政机关公文格式》（以6下简称《格式》），已成为各级机关拟制公文时必须遵循或参照执行的国家标准。它对公文的规范式样，即公文用纸主要技术指标，公文用纸幅面及版面尺寸，公文字体字号和排版规格，公文的组成部分及其标识规则等作了具体的规定。公文有了规范的格式要求，一是便于起草、阅读、办理、立卷、归档和查找利用；二是体现公文法定权威性，较强时效性的外在标志；三是有利于计算机录入、存储和传输。国家行政机关公文的各要素分为眉首、主体、版记三个部分。其中发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、成文时间、印章、主题词、印发机关和印发时间是一般公文的固定组成部分。其它要素是否标注，要视公文的具体情况而定。印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。1、眉首部分眉首部分又称文头部分，在行政机关公文首页，置于红色反线以上的各要素统称眉首。眉首部分通常由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素构成。(1)公文份数序号。是将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。一般适用于比较重要的公文。(2)秘密等级和保密期限。秘密文件要注明密级，不涉及保密内容的普通文件，没有这个项目。公文需要标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。(3)紧急程度。紧急程度是对公文送达和办理时间的限度。公文如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。(4)发文机关标识。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。如“××省人民政府文件”；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘有25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观7为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。(5)发文字号。发文字号是指机关制发公文的编号，即某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。发文字号由发文机关代字、发文年份和发文顺序号组成。如国务院文件“国发[2004]3号”中，“国发”是发文机关代字，“2004”是发文年份，“3号”为文件序号，表明这份文件是国务院在2004年度制发的第3号文件。发文字号应在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体