时间管理之四象限工作法

时间管理之四象限工作法主讲人：杜庆彬时间是一种资源我们在每项工作中，都投入了共同的资源—时间时间面前人人平等，时间是商务中唯一人人平等的资源。每人都有365天，有176个工作日，有2112个小时来完成目标有效的利用时间，就是有效的利用资源损失了时间就等于抵押了未来让别人损失时间就等于损失了人家的金钱思考：时间可再生资源吗？一个关于时间管理的测试1、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。4、我尽量一次性处理完毕每份文件。5、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。6、我尽量回避干扰电话QQ、不速之客的来访，以及突然的约会。7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。9、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”。下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。计分方式为：选择“从不”为0分，选择“有时”记1分，选择“经常”记2分，选择“总是”记3分。结论：0~12分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。13~17分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。18~22分：你的时间管理状况良好。23~27分：你是值得学习的时间管理典范。时间哪里去了？？？会见会议计划授权轻重缓急目标职责时间浪费在了哪里？1、做事目标不明确。2、作风拖拉。3、缺乏优先顺序，抓不住重点。4、过于注重细节。5、做事有头无尾。6、没有条理，不简洁，简单的事情复杂化。7、事必躬亲，不懂得授权。8、不会拒绝别人的请求。9、消极思考。……所谓时间管理，是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。第二象限工作法重要----不重要紧急----不紧急II、第二象限不紧急重要IV、第四象限不紧急不重要III、第三象限紧急不重要I、第一象限紧急重要第一象限工作内容处理项目紧急事件意外事故的紧急排除需要准时完成的工作上级的检查生病住院……一切重要而又紧急的事情第一象限处理原则马上做，重点做集中所有资源优先解决临“急”不乱，忙而不慌第二象限的工作内容主要是与生活工作品质相关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等事项项目费用预算计划和项目负责人的沟通工作报告总结等重要但不紧急的事务性工作第二象限处理原则只要是没有第一象限事情的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。此象限工作决定你的工作效率，建议把80%的精力投入到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无限变少，不再瞎“忙”。第三象限工作内容80%的电话上司找你了解工作下属请示工作、会议、无关人员来访等“三缺一”、电视剧……所有紧急但不重要的事情第三象限工作原则只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事认清第三象限本质，谨记不要不要把第三象限当第一象限处理对时间进行计划，把事情按优先进行排序第四象限内容阅读令人上瘾的无聊小说毫无内容的电视节目办公室聊天90%的QQ聊天等既不重要也不紧急的第四象限处理原则简而言之此象限就是浪费生命，浪费金钱，所以根本不值得花半点时间在这个象限学会放弃，学会说“不”思考一：为什么有人会感觉工作就像“救火”思考二为什么工作中有人感觉“身不由己”思考三工作后的休闲、放松压力的娱乐属于第几象限？第四象限吗？经常出去呼吸一下新鲜空气思考四QQ图标闪烁了，我看吗？第二象限工作法合理的将自己的工作按重要和紧急程度划分到不同的象限里先做或者将大部分的时间和精力用于属于第二象限的工作许多第一象限的工作，实际上是由于没有按照第二象限工作法去做而产生的，注意纠正不要被第三象限中的一些工作所迷惑，你没有你想象的那么重要根据第二象限制定工作计划80%的时间用于做第二象限的工作，20%的时间用于做其他象限的工作为什么有人会感觉工作就像“救火”思考一：因为第二象限的工作没有做好，拖成第一象限工作因为被第三象限所迷惑，忙于救“虚火”思考二改善“身不由己”的解决方法制订工作计划，安排轻重缓急，严格执行“轻”---第IV象限“重”---第II象限“缓”---第III象限“急”---第I象限学会说不思考三娱乐休闲属于第几象限？偶尔放纵一下每年去度假几次莫学本山大叔仅限偶尔！思考四QQ图标闪烁了，我看吗？每天留出一定时间给“顺便拜访”的人要求自己把握时间、会见谈话进度时间安排要具有灵活性。一般来说，只将时间的50%计划好，其余的50%应当属于灵活时间，用来应对各种打扰和无法预期的事情。时间管理方法回顾组织整理收集行动时间管理—时间安排时间管理的最终目的详细周到地考虑工作计划--确定实现工作目标的具体手段和方法，预定出目标的进程及步骤。合理授权并跟踪--善于将一些工作分派和授权给他人来完成，提高工作效率。将事务整理归类--根据工作计划，并根据轻重缓急来进行安排和处理。为计划提供预留时间--掌握一定的应付意外事件或干扰的方法和技巧；准备应变计划。时间进度把控--确保工作速度能与目标或最后期限步调一致。保持良好情绪--即使面对意料之外的需求时也能如此。快速安排第三象限事情--工作安排之外的能够迅速的决定时间进度，甚至拒绝不陷入第四象限里—时刻提醒自己最后给大家十二条建议1、有计划地使用时间。不会计划时间的人，等于计划失败。2、目标明确。目标要具体、具有可实现性。3、将要做的事情根据优先程度分先后顺序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情，然后根据价值大小，分配时间。4、将一天从早到晚要做的事情进行罗列。5、每件事都有具体的时间结束点。控制好通电话的时间与聊天的时间。6、遵循你的生物钟。你办事效率最佳的时间是什么时候？将优先办的事情放在最佳时间里。最后给大家十二条建议7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果，然后才考虑效率。8、区分紧急事务与重要事务。紧急事往往是短期性的，重要事往往是长期性的。必须学会如何让重要的事情变得很紧急，是高效的开始。9、每分每秒做最高生产力的事。将罗列的事情中没有任何意义的事情删除掉。10、不要想成为完美主义者。不要追求完美，而要追求办事效果。11、巧妙地拖延。如果一件事情，你不想做，可以将这件事情细分为很小的部分，只做其中一个小的部分就可以了，或者对其中最主要的部分最多花费15分钟时间去做。12、学会说不。一旦确定了哪些事情是重要的，对那些不重要的事情就应当说不。TheEnd!