2016档案管理制度

档案管理制度目录1.总则2.职责、权限3.归档范围4.归档要求5.归档时间6.档案保密制度7.附则1总则1.1为提高档案管理的整体水平，使档案管理工作更好地为生产、经营、基本建设等各项工作服务，根据国家有关法律、法规及集团公司的规定，结合某有限公司（以下简称公司）的实际情况，制定本制度。1.2公司档案是指各部门在生产、管理、开发、建设、经营等活动中形成的、有保存和利用价值、并按归档要求整理归档的文件资料、音像制品、奖品实物等全部资料。1.3公司档案是项目公司各项工作活动的真实纪录和历史凭证，必须实行集中统一管理，确保各类档案达到完整、准确、系统、安全和有效利用。1.4档案管理工作是公司管理工作的重要组成部分，是企业管理的主要基础工作之一。应明确分管领导并把档案管理工作纳入本单位重点工作。2职责、权限2.1公司下设档案室，归口综合部，设置档案室主管及专、兼职档案员岗位。负责落实项目公司下达的任务及要求，接受上级单位监督、检查和指导；负责项目公司的归档工作。2.2公司员工均有权查询、借阅与本职工作有关的档案资料，并应按规定办理必要的手续。2.3各部门是档案工作的日常管理单位，承担文件、资料、图纸和实物档案的收集、积累、整理、立卷归档工作，并应定期按有关要求向综合部档案室移交。移交的档案资料应达到“齐全、完整、系统、准确”的要求，并应在移交书面文件材料的同时移交电子版材料。各部门在档案管理方面的职责是：2.3.1综合部负责公司人事、党、政、工、监察资料及招投标档案的管理和定期移交；2.3.2财务部负责公司会计资料档案的管理和定期移交；2.3.3前期部负责公司前期资料档案的管理和定期移交；2.3.4生产部负责公司安全、生产资料档案的管理和定期移交；2.3.5燃料部负责公司燃料资料档案的管理和定期移交。3归档范围3.1文书档案3.1.1上级单位下发的与业务有关的决定、指示、命令、条例、规定、计划、通知、会议纪要等文件材料；上级单位普发的法规性和其它有查考利用价值的文件材料；上级领导检查、视察工作时的指示、讲话、题词等材料；3.1.2公司在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料；公司制定的工作条例、章程、制度、历史沿革及反映本公司重要活动的文件材料；与有关部门或单位签订的合同、契约、协议等文件材料；宣传本单位的新闻、通讯报道等文件资料；3.1.3行政文件资料：关于领导分工、启用印信、机构设置、治安保卫、租赁、购置办公场所、车辆，低值易耗品等管理办法、经理办公会、行政例会会议记录、纪要，外事工作管理规定、中外互访形成的协议、大事记等文件资料；3.1.4安全生产管理文件资料：关于安全监察、生产管理、技术管理、教育培训等文件资料；3.1.5计划经营工作文件资料：关于发展项目的可研、立项报告、申报材料、上级批复、发展规划、资本、资产运营效益分析、报告、办法、制度、合作协议、经济活动分析等文件资料。3.2科技档案3.2.1工程可行性研究、初步设计、施工图、工程的竣工图、工程管理方面的文件材料及图纸；3.2.2科学技术研究成果申报、鉴定、评审、推广等文件材料；3.2.3公司高、大、精、尖或引进设备的原始资料；3.2.4公司所属设备的大修、技改项目文件资料。3.3会计、人事档案3.3.1会计档案包括公司投资运营财务、基建财务、综合财务管理过程中形成的报表、账薄、工资表、凭证等。3.3.2人事档案包括上级机关颁发的法规命令、指示、决定、决议、人事通知、人事任免、人事计划、规章制度等；公司人事通报、机构调整、任免、奖惩、人事计划、人事工作总结及规章制度等。3.4实物档案3.4.1公司各项工作中所获得的荣誉奖状、奖杯、奖牌、及各类奖励证书；3.4.2上级领导或有关人士来公司视察工作或进行公务活动中所赠的题词、字画或礼品等；3.4.3有关生产、经营、管理等方面所取得的资质证书等各类具有法律效力的证件；3.5音像档案3.5.1主要领导人和行业领导人来公司视察工作或参加业务活动形成的音像资料；3.5.2公司领导参加重要活动形成的音像材料；3.5.3公司组织或参加重要外事活动形成的音像材料；3.5.4公司召开的工作会议及其他重要专题工作会议形成的音像材料；3.5.5公司重要表彰、庆祝及其他具有纪念意义的音像材料；3.5.6记录公司重大事件、事故、遭受自然灾害的音像材料；3.5.7国内外著名专家、学者知名人士来公司讲学及从事其他重要科研、学术活动形成的音像材料；3.5.8反映公司重大工程项目、科研技术、生产建设成就的音像材料；3.5.9反映公司自身基建项目工程基地原貌、改造工程、竣工验收的音像材料等；3.5.10不同时期录制的公司情况介绍或汇报，对公司发展具有特殊意义的音像材料以及其他反映公司主要职能活动和工作成果的音像材料。4归档要求4.1各部门生产、开发、基建、科研、技术业务、经营等每项任务完成后，均要有完整、准确、系统的文件材料交公司综合部归档保存。各部门必须将文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入各项工作计划和管理工作程序之中，纳入部门和人员职责范围。4.2归档的文件材料要齐全、完整、准确，符合文件材料形成规律，保持其有机联系，符合档案保管要求，不允许有热敏传真纸及铅笔、圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等字迹。4.3文件材料归档前，均应进行系统整理，组成保管单位，并编写移交清册，交接双方应严格执行交接手续，认真核对移交清册，双方责任人、负责人在移交清册上签字，移交清册各留一份永久备查。对暂时不能归档的重要文件材料，应列出清单交综合部保管。5归档时间5.1文书档案5.1.1党政工团等各类公文及管理性文件材料，按年度归档，一般应在次年6月底前完成。5.1.2在外参加公务活动形成的文件材料应在公务活动结束后及时归档。5.1.3因机构变动和职工调动、离岗等留在部门或个人手中的文件材料，应随时归档。5.2科技档案5.2.1生产、基建、科研、业务项目、设备、产品等文件材料、图纸在项目工程竣工验收后三个月内由生产部负责收集、整理、立卷，由负责人向综合部移交档案。5.2.2科学技术研究档案资料，由具体负责部门于次年三月底前移交综合部。5.2.3大型设备档案材料，由负责部门在设备开箱验收后一个月内向综合部移交。5.3会计档案财务管理中形成的会计档案，在会计年度终了后暂由财务部保管一年，期满后向公司档案室移交。5.4实物档案实物档案应在获得后一周内向综合部移交。5.5音像档案音像资料形成后，由责任部门整理标识，于活动结束后一周内向公司档案室移交归档。6档案保密制度6.1档案人员必须按照档案接收、保管、借阅、利用制度，认真履行核对、签字、登记、注销手续。6.2档案人员要严守保密纪律，不得私自摘抄、复制涉密档案，不得传播档案机密，对泄露档案机密的，应视其情节轻重，按照公司有关规定给以相应的处理或处分。7附则7.1本制度由综合部负责解释。7.2本制度自颁布之日起执行。