文书处理实训情景

实训1：处理收到的邮件一、实训目标通过本实训掌握处理收到邮件的程序和方法。二、实训背景沈小姐是某公司总经理的秘书，一清早进入办公楼，就收到了前台一大摞的邮件。进入自己的办公室，略微整理了一下，沈秘书就坐在自己的办公桌前开始工作了。沈小姐数了下信件的数量，一共21件。有3封信是人事科的；7封信是销售科的；1封信是财务科的；1封写着教育科的，但公司没有这个部门，倒是有一个培训部；另外1封兄弟公司的来文，1封商务局的来文，1封信上写总经理亲启；另2封是总经理办公室的；剩下的4份是报纸杂志，其中有一本经理订阅的《发现》杂志。清点完毕，没有问题。接着进行拆封，在拆信前，她先把信拿到光亮地方照了下，一封信的信纸拆得几乎与信封一样大小，小心翼翼地剪开了信口，其他的依次拆封。其中，一封信写明有三份附件，但沈小姐仔细检查，只找到两份附件。商务局的是一份会议通知（内附活动晚会入场券两张、一张会议回执单）兄弟公司的来文是酒会的请柬及启用新印章的通知（这家公司刚刚开业，第一次发出邀请）还有一封是对本公司提出业务方面意见的客户来信都处理完毕后要做的是收文登记工作。三、实训内容按照实际要求演练处理邮件的过程。四、实训要求任务1分角色演示这个场景，展现出材料里出现的所有环节。包括签收、拆封、登记、处理等环节任务2展示秘书的实际做法任务3专人讲解这个做法的道理任务4大家讨论这个场景出现的问题和不足以及拓展的思路实训2：误拆信笺的处理一、实训目标通过本实训掌握信件被误拆后的处理方法二、实训背景小王是某外资公司秘书。一次，他不小心误拆了法国总经理的私人信件。而且信里写的是总经理极其不愿他人知晓的隐私，这可如何是好呢？小王当时想，事情既然已经发生了，就要勇于面对，不可藏匿不交，更不可私自拆毁。误拆信件只是工作事故，而藏匿或拆毁则是道德甚至是法律问题了。当务之急是先解决问题，然后再分析原因。三、实训要求任务1分角色演示这个场景，展现出材料里出现的所有环节。包括小王误拆信件的过程，领导的反应和态度等。任务2展示秘书小王的实际做法任务3专人讲解这个做法的道理任务4大家讨论这个场景出现的问题和不足以及拓展的思路实训3：给上司送文件的顺序和时机一、实训目标通过本实训掌握每天给给上司送文件资料的顺序和时机。二、实训背景星期一照例是个忙碌的日子。刚上班，前台小李就给总经理秘书张洁送来一大堆邮件报纸和其他资料。张洁接过这些材料，顺便看了一下封皮，其中一封是经理的亲启件，还有两张今天的报纸，是经理每日必读的《牡丹江日报》和《参政消息》。张洁打开电脑，里面有十几封给总经理的电子邮件。她刚把电子邮件打印出来，又有人送来几封传真。当她正在整理这些邮件时，电话铃声响了，电话是市政府办公室打来的，通知总经理下午两点去市政府办公室开一个紧急会议，是关于外商投资的洽谈。总经理现在应该正在办公室，他有早上阅读的习惯，一般30分钟左右，之后就会投入工作，张洁应该怎么做呢？三、实训内容任务1分角色演示早上这个忙碌的场景，展现出材料里出现的所有环节。任务2展示秘书张洁的实际做法任务3专人讲解这个做法的道理任务4大家讨论这个场景出现的问题和不足以及拓展的思路实训4：让上司急件急批一、实训目标通过本实训掌握让上司对一些急件进行快速批阅的技巧。二、实训背景2010年9月9日，张洁正在给领导打文件，技术部主管赵天拿着一份文件来找总经理秘书张洁求助，他说：“张秘书，麻烦你尽快请总经理给这份文件批了，有急用。”张洁心里感到非常为难，因为他知道总经理正为和超凡公司谈判的事着急上火，如果此时进去请总经理批阅无疑是火上浇油，可是如果现在不拿给总经理批阅误了事怎么办呢？张洁应该怎么做呢？三、实训内容根据实际情况演练让总经理批阅急件的过程。任务1分角色演示这个场景，展现出材料里出现的所有环节。任务2展示秘书张洁的实际做法任务3专人讲解这个做法的道理任务4大家讨论这个场景出现的问题和不足以及拓展的思路实训5：具体收文处理一、实训目标通过本实训掌握收文处理的程序。二、实训背景2010年10月10日早上，牡丹江市黄河置业有限公司办公室收到了黑龙江省房地产业协会发来的一份关于召开2010年度全省房地产开发企业工作会议的通知，得知该会将于10月20日在牡市金鼎大酒店举行。办公室潘主任将文件交给了办公室秘书小陈，让他来处理。小陈收到文件后赶紧进行收文登记，文件校核，填写收文登记簿，然后取出《文件处理单》填上基本内容。小陈马上带着处理单去找潘主任，潘主任在拟办烂内写好了拟办意见，告诉小陈交给黄总审批（拟办内容：拟请信息中心参加会议，妥否，请黄总批示）。小陈准备去黄总办公室找黄总审批，可以此时黄总正在会客……下午2点，小陈从黄总办公室取回了文件，（领导批示意见：同意。请信息中心李主任与会。”）黄总让信息中心李主任参会。潘主任就吩咐小陈，通知李主任参会，并嘱咐小陈催办。10月21号，李主任参会回来，在文件处理单上填好结果（办理结果、办理日期、相关内容）然后和通知原件一起交给了陈秘书。三、实训内容按照实际要求演练文件处理的过程。任务1收集、观摩公文处理过程中的各种工具，说明其具体功能任务2分角色演示这个场景，展现出材料里出现的所有环节。任务3展示秘书小陈的实际做法并说明所填写的内容任务4专人讲解这个做法的道理任务5大家讨论这个场景出现的问题和不足以及拓展的思路实训6：文件传阅一、实训目标通过本实训掌握文件传阅的方法。二、实训背景2010年10月12日，牡丹江红星集团的秘书夏紫薇刚刚寄发了几封客户的回信，何经理就把夏秘书叫到了办公室，“小夏，这份文件我看完了，内容很重要，按照我们批示去办吧，另外，交给部门经理都看看。还有，给我沏杯茶，还要上周老张送的铁观音，浓点！”小夏刚要离开，“尽快处理，别拖时间太长，这群人看东西总拖拖拉拉。”“好的。”小夏把那份文件拿在手里，厚厚的一摞，顺序已经被老总弄得乱七八糟，夏秘书从抽屉里取出了一份文件传阅单，并在本子上录下部门经理的名字，要注意他们的阅读顺序，还要控制他们阅读的时间，算一算，有4位之多，最重要的与文件内容有关的研发部门的孙经理刚好昨天去成都开会，得后天能回。还剩下销售部的马经理、人力资源部的郑经理和生产车间的侯主任，看来得拿上开始动手了。依据领导的批示，眼下最重要的还得去找研发部的负责人承办，别耽误了工作。三、实训内容按照实际要求演练文件传阅的过程。任务1分角色演示这个场景，展现出材料里出现的所有环节。任务2展示秘书小夏的实际做法任务3专人讲解这个做法的道理任务4大家讨论这个场景出现的问题和不足以及拓展的思路综合实训7：发文处理根据背景资料，为××保险公司杭州分公司制发一份通知，并完成情景演示【背景资料】中国维行保险公司是一家全国性、综合性保险公司，经营范围包括各类财产保险、人身保险、信托业务等。公司总部设在广州，主要股东包括：广州市投资管理公司，招商局佛山工业区有限公司、中国远洋运输集团公司、摩根亚洲投资有限公司、广盛有限合伙集团公司等。中国维行保险有限公司在自身发展的历程中，坚持管理创新和技术创新的发展策略。十分注重学习、借鉴外国经验，积极引进技术人才和管理经验，先后与国外多家知名保险公司建立了合作关系。为了适应经济全球化和知识经济时代的挑战，增强公司的国际竞争力，公司聘请了国外著名专业顾问公司担任专业管理顾问，借以提高自身经营管理水平，中国维行保险有限公司将继续勇于开拓，提升公司的核心竞争力，力争在两年内业务规模进入世界500强，业务品质进入全球400优．为响应总公司号召，早日实现维行进入“规模500强，品质400优”的目标，该公司准备开展“扎实基础、提升品质”的活动，主要形式是主题演讲会、合理化建议征文。各部门必须在近期内上报活动开展情况。按照活动方案要求：演讲会每月一个主题，全体员工必须参加，合理化建议活动每月评选出三篇优秀征文上报，定期上报活动组织和进行情况。1．实训要求根据上述内容，杭州公司要制发一份通知，完成4个场景演示。场景一2002年5月12日，杭州分公司总经理蒋某把秘书刘某叫到办公室，对她说明了这次活动的目的要求，让她马上写一份通知，发到分公司各部门和杭州各分支机构，告知有关活动事项。刘某用记事本将蒋总经理的话记录下来，走出经理办公室，回到自己办公室，立即开始拟写通知。请演示领导交拟和秘书撰写通知的过程，并制作出通知的初稿。场景二初稿完成后，刘秘书将这份通知写在统一的发文稿纸上，拿给蒋总经理审核，蒋总看过后签字同意发出。请演示领导审核签发过程。场景三刘秘书将这份通知编上发文号，写在发文稿纸的相应栏内，再检查一遍通知的正文内容，确定无误后，把这份发文稿拿到文印室，交给打字员小王打印成正稿，打印份数为30份，小王让刘秘书明天下午2:00来取。请演示秘书编号印制文件的过程。场景四5月13日下午2:30，刘秘书将打印好的通知正稿从文印室取回，逐一盖章，并在发文登记簿上填写好内容，再分别将每份通知用信封套好，封上口。请演示秘书发文登记和封装的过程。2．实训说明学生每4人为一组，即1～4号，实训在模拟公司办公室进行。学生可以先制作文稿，每位学生都必须制作一份通知正稿。要求打印，格式完整，完成时间不超过30分钟。文稿完成后，再按场景顺序进行演示，4个场景演示总过程不超过60分钟。第一个场景，由1号扮演秘书，2号扮演总经理。第二个场景，由2号扮演秘书，3号扮演总经理。第三个场景，由3号扮演秘书，4号扮演打字员。第四个场景，由4号扮演秘书。每组在实训过程中还必须制作两份材料：通知的发文稿和发文登记簿。综合实训8：收文处理背景参见上述案例杭州分公司收到中国维行保险股份有限公司的一份通知，得知杭州保监办将于本周对杭州地区进行保险信用体系全面检查，以下是这份通知。中国维行保险股份有限公司文件中维保〔2002〕30号关于迎接南京保监办保险信用体系检查的紧急通知各分支机构：根据2002年度江苏保险信用体系的工作安排，杭州保监办将于本周开始对杭州地区进行全面检查。希望各分支机构高度重视，对照2002年度保险公司信用考核指标，全面自查整改，并做好接受检查的准备。各分支机构将自查报告于2002年6月24日前上报至中心分公司人事行政部。特此通知中国维行保险股份有限公司(公章)二○○二年六月五日1．实训要求根据上述背景及通知，完成5个场景演示。场景一2002年6月8日，总经理秘书刘某收到通知拆启后，将文件取出，核对好份数、日期，将文件的内容登记在收文登记簿上。请演示秘书收启文件和收文登记的过程。场景二刘秘书取出文件处理单，填上内容，提出初步办理意见，再将文件处理单夹在通知原件上，拿到总经理办公室，给总经理批示。请演示秘书拟办文件的过程。场景三总经理办公室内，蒋总经理看了通知后，同意了刘秘书的处理意见，指明此通知中要求办理的事项由人事行政部门负责办理。他立即打电话让刘秘书过来，让她将这份通知和办理意见传达给人事行政部。请演示领导批办文件的过程。场景四刘秘书将这份通知和办理意见交给人事行政部部长李××，请他负责办理。李××看过后，以电话的形式告知3个分支机构：××区营运部、××区营运部、××区营运部，要求他们对照2002年度保险公司信用考核指标进行自查，并在2002年6月20日前将自查报告交至人事行政部。请演示承办文件的过程。场景五2002年6月20日，3家分支机构的自查报告均按要求上报，李××在文件处理单上填好办理结果、方式和日期，然后和通知原件一起交还给刘秘书。请演示注办文件的过程。2．实训说明学生每5人为一组，即1～5号。实训在模拟公司办公室进行。学生按场景顺序进行演示，5个场景演示总过程不超过60分钟。第一个场景，由1号扮演刘秘书。第二个场景，由2号扮演刘秘书，3号扮演总经理。第三个场景，由3号扮演刘秘书，4号扮演总经理。第四个场景，由4号扮演刘秘书，5号扮演人事行政部部长。第五个场景，由5号扮演刘秘书，1号扮演人事行政部部长。每组在实训过程中必须制作两份材料：通知的收文登记和文件处理单。