招标人如何避免和应对质疑

招标人如何避免和应对质疑【摘要】招投标过程中，当投标人认为招标活动过程与结果触犯自身合法利益时，可根据法律赋予的权利进行质疑。对出现的质疑事件，辨析其有效性及采取合理应对措施，是招标人需要面对的重要课题，也是招标人必须具备的基本素质。【关键词】招投标；有效质疑；应对质疑是招投活动的组成部分，是投标人维护自身权益的重要渠道，是一种正常的市场行为。提高招投标活动的工作效率，招标人应加强自身工作质量，对质疑事件合理应对，保障招标项目顺利进行。一般情况下，投标人提出的质疑可分为两大类：对招标文件质疑，认为招标文件有歧视性、排他性或其他不合理的条款等；对招标结果质疑，认为评标委员会未严格按照招标文件规定的方法进行公正评分等。一、质疑的产生1.对招标文件产生的质疑1.1对具体约定条款理解存疑。招标文件信息量大，不同投标人站在不同角度可能产生不一样的理解。投标人对法律法规、招标文件约定、项目背景、开评标细节等情况的理解、推断与实际发生偏差，对反映整个项目全面信息未完全掌握，需通过质疑的方式消除自身疑虑。1.2对文件补遗提出异议。因为招标实际需要对招标文件进行的补遗答疑，如资格条件变化、评分变化、业绩要求等，投标人可能认为此类行为人为地设定、提高了门槛。2.对招标过程的质疑招标活动本身存在问题。实际工作中，主要表现在招标文件对资格条件设置、发放时间要求、操作流程等方面的约定，与法律法规存在偏差，在某些方面未严格执行。3.对招标结果的质疑3.1中标人自身存在问题。如资质、业绩等招标文件中明确约定必须达到的标准要求，中标人存在不满足的情况，或提供了虚假的材料，质疑人通过相关渠道得知后可提出质疑。3.2无效质疑。质疑人无确无证明材料，评经验对招标过程肆意揣测，以期查证。或因前期已同业主等进行了联系并做了不少努力却未中标，对招标结果不甘心，妄图做最后的争取。二、质疑的避免及应对1.辨析有效质疑招标人对质疑采取有效措施，必须首先辨析有效质疑。1.1对有效质疑人的辨析。质疑的主体应有效。参与投标人是质疑的主体，法律规定质疑的主体投标人，对某一项目的质疑只能是参加该项目的投标人，这是因为投标投标人与招标文件、招标过程和中标结果有着直接的因果关系。1.2对质疑内容的辨析。招标人在处理质疑时，需对其提出质疑事项的时间、方式方法、具体内容、证明材料等方面的初步审查，并对此问题是否能发展成为质疑事件进行分析判断，为进一步处置做好准备。处理质疑应重点对其提出的问题进行分析，其提出质疑问题的质量直接影响处理的结果，是招标人重点要把握的环节。1.3对招标项目的整体辨析。要求招标人对招标项目整个操作程序、流程进行复核审查，对招标文件、投标人标书、开评标资料、专家评委评审意见等材料进行查看、复检，有无缺陷和硬伤，对自身情形的判定，也是对招标人开展质疑投诉问题处理的基础。1.4对质疑时限的辨析。譬如说招投标网已经公示某项目的中标结果，自公示结果之日起至这以后的七个工作日内，投标人可根据自己权益受到损害的情况向招标人提出书面质疑。在公示之前或者公示期过了之后，招标人的质疑时效便成为过去式，不能再提出任何质疑。如果根据以上几个方面可以判断该质疑为无效质疑，则无须对投标人作书面回复。2.质疑的避免除了具备辨析有效质疑的素质外，招标人尚应从事前避免、事后处理两个方面有效应对招标质疑。打铁还需自身硬，在被质疑前，招标人应首先做好招标过程中的各项工作，从源头减少被质疑的机会。招标人应事前避免，采取预防措施，将可能导致投标人质疑的因素提前消除。2.1做好招标准备，在编制招标文件时要进行充分的市场调研，要充分考虑潜在投标人的情况，避免发布招标公告后需要重新拟定招标人资格准入条件情况的发生。2.2招标文件条款应体现公平的原则，不能设置明显倾向性或排他性条款。避免在发布招标文件后再修改涉及实质性内容的条款，以免引起投标人的猜疑。2.3评标方法的拟定，尽可能客观、公正、明确、细致，可操作性强，努力降低人为因素。招标人应在评标时将评标办法向评委解释清楚，并提醒评委严格按照招标文件规定的打分办法客观、公正、独立的打分。2.4注重抓好项目招投标活动中的每个环节，尽量减少人为因素，防止违法违规现象的发生，确保招投标活动的公开、公正、公平和诚实信用。招标人应避免暗箱操作、关系交易、泄漏标底、招标活动走过场等违法行为的发生。3.质疑的处理当质疑发生后，招标人应做好事后处理，对招标工作的有效质疑进行处理。3.1明确处理原则，理清处理程序。招标质疑的处理必须以法律为准绳、事实为依据，公平公正处理和解决问题。对于质疑问题，可大致按照了解、沟通、表明、决定四个步骤来处理。了解，即听取质疑意见，经调查取证，理清头绪，做到心中有数；沟通，听取各方面意见，摆事实，讲道理，以理服人；表明，即在原则问题上不含糊，解决方式能够让人接受；决定，即在充分沟通基础上做出答复决定。分步骤进行可以提高工作效率，使得招标人在法定期限解决质疑事项成为可能，降低由质疑上升为投诉的概率。厘清有效质疑，采取应对措施；剔除无效质疑，可不做处理。3.2按程序进行处理有效质疑事项3.2.1对招标文件质疑的处理在发布招标公告后，投标人会对招标文件的条款提出质疑。通常在这些质疑中，一部分是由于招标文件的表述前后矛盾或不清楚而引起的，一部分则是投标人从争取有利于自身投标的条件的角度提出的。该类质疑处理较简单，招标人在核实后确需修改的应在投标截止前15天之前发出澄清或修改通知告知潜在投标人。但是，招标人对这两类投标人提出的对招标文件条款的质疑都要保持足够的重视，因为后期很多对评标结果或是招标组织问题的质疑，其起因可能就在前期招标方对这些一般性质疑的处理。3.2.2对评审过程或评标结果质疑的处理。诸类质疑多出现在高价中标或是明显低于其他投标的低价中标的情况。投标人意图是凭借其对行业熟悉，出具各种证明材料来影响招标人的判断，质疑的重点在招标组织及评标的公正、公平、中标人的合法性及履约能力。应对措施如下：1）首先，应该审查整个招标过程，特别是评标记录和评标报告，处理时的基本出发点是维护招标程序合法性。2）其次，判断质疑人提出的问题的理据和力度。如果质疑人只是就招标的组织空泛而谈，未提供足够的证明材料，则直接从招标程序合法的角度进行书面回复就行。如果质疑人提出的问题揭示了招标过程中或是招标文件中的某些缺陷，则需要慎重对待。3）提出应对措施。对存在的缺陷，如涉及评标过程，招标人应重新审查评标记录，看是否存在个别评委打分超出评分范围或是明显偏离其他评委的现象。如果确实存在，则要根据当时评标情况给予合理的解释，并评估这些偏差对评标结果的影响程度。如果对偏差的产生不能给出合理的说法，且会对评标结果产生重大影响的，应组织重新评标或按主管部门要求重新组织招标。4）最后，在形成书面回复前同提出质疑的投标人就质疑问题进行沟通，尽量在书面回复前打消其疑虑和误解。在此阶段，若能有效避免投标人将质疑升级为投诉，则可省却招标人许多不必要的麻烦。总而言之，招标投标是极严肃的活动，招标人应同投标方精诚合作，相互理解和支持，就招投标整个过程而言，保证文件文件条款设置客观公正、依照法律程序招标，招标过程中信守公平、公正、诚实、信用的原则，出现质疑与相关方保持正常沟通，是招标人必须遵守与具备的基本素质。对质疑重在预防、控制，招标人处理质疑的质量和效率，处理过程的透明及规范，对保障招标项目顺利的进行，对塑造与维护招标人形象具有重要的意义。