项目文档管理规定

项目文档管理规定 目录1范围 .................................................................................................................................................................. 1 2引用标准及文件 .............................................................................................................................................. 1 3定义及术语 ...................................................................................................................................................... 1 4职责 .................................................................................................................................................................. 1 5管理要求 .......................................................................................................................................................... 1 5.1PAP软件的统一使用 ................................................................................................................................... 1 5.2项目文档的质量要求 .................................................................................................................................. 2 5.3项目文档的管理要求做到“三同步”和“三统一” .............................................................................. 4 5.4对申报的项目文档的有关要求 .................................................................................................................. 5 5.5项目文档的产生、运行及保管规定 .......................................................................................................... 6 5.6项目文档过程中形成方式、要求及上报份数 .......................................................................................... 7 5.7施工图及设计变更的管理 .......................................................................................................................... 7 5.8项目文档管理的考核 .................................................................................................................................. 7 项目文档管理规定 前言为加强习水二郎电厂（4×660MW）新建工程1、2号机组竣工档案的管理，实现竣工文件从产生、运行、到归档全过程的标准化、规范化，特制定颁布此规定，请各参建单位严格按要求认真执行。编制本规定依据性文件主要包括：——DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》——DL/T241－2012《火电建设项目文件收集及档案整理规范》——中电投电力工程有限公司CPIPEC70308030000-2012《项目文档管理程序》——中电投电力工程有限公司CPIPEC70308040000-2012《档案管理程序》项目文档管理规定1  1范围本规定适用于习水二郎电厂（4×660MW）新建工程1、2号机组项目文档的管理及过程控制。2引用标准及文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其昀新版本（包括所有的修订单）适用于本文件。2.1DA/T28-2002《国家重大建设项目文档归档要求与档案整理规范》2.2DL/T241－2012《火电建设项目文件收集及档案整理规范》2.3CPIPEC70308030000-2012《项目文档管理程序》2.4CPIPEC70308040000-2012《档案管理程序》2.52008年第60号中国电力投资集团公司档案管理制度2.62012年第44号火电工程达标投产考核办法3定义及术语3.1建设项目：指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的整体工程。3.2项目文档（建设工程文件）：指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、项目竣工和项目竣工验收文件等。3.3项目档案（建设工程档案）：指经检定、整理并归档的项目文档。3.4归档：办理完毕的文件经系统整理交档案室保存的过程。4职责4.1工程公司项目部负责《项目文档管理规定》的编制。4.2本项目各参建单位的项目文档管理均应遵照本规定执行。5管理要求5.1PAP软件的统一使用5.1.1习水建设项目统一使用PAP管理软件，项目文档要求在PAP软件文档模块上生成；上报表格采用PAP软件表格库的表格；（行业或国家标准要求的表格除外）竣工档案移交项目文档管理规定2  统一在PAP软件上归档。5.1.2PAP软件使用的具体要求5.1.2.1项目文档通过PAP生成后，打出纸质的文件进行审批程序，纸质文档本着谁生成谁挂接的原则，将闭环合格的文档资料在24小时内进行扫描、挂接、归档。5.1.2.2扫描件采用PDF格式，在可以看清的前提下，单页文档扫描件大小不得超过150KB，多页文档不得超过8M。扫描仪分辨率不得超过200dpi，对于超标扫描件，应用AdobeAcrobatProfessional软件进行压缩，所挂载的扫描件或附件应与其他版本能够兼容，并可打开后做另存。5.1.2.3扫描件、附件要求在指定处挂接。方案、措施可直接挂电子文档，签字页挂扫描件；原材料报审部分厂家的合格证，检验报告，厂家资质等也是扫描件但要挂接在附件处。5.1.2.4生成的文件除PAP系统编号外，要求填写原文编号（产生文件单位的编号）。5.1.2.5主题词可以是关键词、专业词、文种类型，一般不超过5个词，词与词之间用一个空格隔开，昀后一个词必须为文档的文种类型。5.2项目文档的质量要求5.2.1项目文档的质量体现在：完整性、准确性、有效性5.2.1.1完整性：从项目整体看，完整就是从项目立项审批、勘察设计、施工调试到竣工投产，每个阶段形成的文件是一个完整的整体；从某个单位工程看，每个单位工程都应包含综合管理文件、施工记录、质量验收文件三部分，文件之间管理和工序连接成一个相互紧密联系的有机体；从单位文件看，完整是要求归档文件不能缺张少页，请示与批复、复试报告，每份文件内容完整。总之，完整是指反映同一专业、问题或阶段的文件材料收集要全面，归档要完整，大到整个项目，小到单位文件，都应是一个完整体。5.2.1.2准确性：项目文档无论是管理文件中的文字内容、施工记录与记载的数据、设备图纸与安装记录、竣工图与现场实物都应准确并相符合，这是项目文档质量对准确性的要求。因此，项目文档的准确性就是要求文件记载的内容与实际无误，总体与局部形成的文件内容应相一致，做到图纸与实物相符，记录与数据一致，真实的反映工程在建设与管理等活动的情况，否则将会影响归档文件的质量，以及文件的保存价值和今后的利用。5.2.1.3有效性：一是指文件内容的有效，即要求归档文件为原件；二是文件形成程序的有效，既严格按施工工序和验收程序填写记录，做到签字印章手续完备；三是字迹和文件制成材料的有效（复印件、铅笔等），其中一项存在问题都会影响归档文件的有效，影响项目文档管理规定3  项目档案的质量。5.2.2具体要求规定5.2.2.1项目文档实行闭环管理a）文件形式上的闭环：是要求表格的空白栏必须用划斜线标识，没有填满内容的地方加盖“以下空白”印章；b）文件内容的闭环：是指整改通知单必须有整改回复单，需回复的工程联系单要有相关单位回复单，设备缺陷通知单要有设备缺陷处理报验单；对设计变更和设计院同意并签署意见的设计变更联络单执行反馈单等。杜绝对施工方提出的联系单形式上的闭环，其内容的含糊推诿。施工单位发现此类文件有权退回责任单位。要求一份通知单对应一张回复单，并标明需回复单的原文编码。（注：PAP编码只要求写出号代码和流水号，如：1517-0021588-024）。5.2.2.2归档文件应为原件，正本a）热敏纸、传真件不能做为原件归档，因故无原件的，可将具有凭证作用的复印件归档，但必须注明原件的出处，并在复印件上加盖原件单位的公章。如材料材质量证明、试验报告是复印件时，要求在清晰的复印件上加盖经销商单位的公章、经办人签字；b）如果复印件不清晰就必须做抄件，将出厂的厂家名称、公章、经办人、产品名称、规格、数量、原件编号、制造出厂的时间、规定指标、性能等主要项目内容毫无遗漏地抄写清楚，加盖经销单位公章，经办人签名。5.2.2.3项目文档要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，审批手续完备。a）签名：要求签全名、真名，字迹工整、清晰，不能用盖章或打字代替签名，并要求是有相关资质的人签名；b）文件不能涂；c）文件不能缺张少页，并要求编写页码，有附件时主文件中要注明附件的份数、页数。5.2.2.4归档挂接在PAP的文件要求是昀终的有效版本。a）重大施工方案，评审后对专业人员提出的整改意见，要求监督施工单位按评审意见修改后，方可归档，执行监督反馈程序；b）对报审的资质一定要在有效期内，工器具校验、检验记录要在有效期限内。5.2.2.5文件纸张以A4为标准，采用70g以上白色纸。文件的字体、字号、表格边线要项目文档管理规定4  求统一a）标题小二宋体加粗；b）报审文件内容使用宋体、小四号字；注：如是PAP自动生成的文件，其字体及字号无需改变c）质量验评文件，内容统一使用宋体、五号字，（个别验评一张表装不下时可使用小五号字）；d）表格边框线1.5磅,表内线为0.5磅。5.2.2.6文件的页边距的规定a）文件打印时要注意摆正版心；b）横排版打印纸的边距为：3cm（上）、1.5～2cm（下）、1.5～2cm（左和右）；竖排版打印纸的边距2.5cm（左）、1.5～2cm（右），不小于2～