大型地产集团行政档案标准化管理实施办法

编号：生效时间：年月版本：第版档案标准化管理实施办法1目录第一章总则·····················································2第二章档案管理体系与管理职责···································2第三章档案管理范围·············································5第四章档案的归档···············································7第五章档案的整理卷···········································11第六章档案的保管···············································16第七章档案的移交···············································19第八章档案的借阅和利用·········································20第九章档案的鉴定与销毁·········································24第十章档案的信息化管理·········································25第十一章档案归档范围及编码调整更新···························28第十二章档案审计·············································28第十三章档案培训·············································28第十四章附则·················································292第一章总则第一条为规范公司档案工作，加强公司档案的管理，有效保护和利用档案，实现公司档案管理的标准化和规范化。根据《中华人民共和国档案法》及有关法律、法规和标准，结合公司实际情况，制定本办法。第二条本办法所针对的档案是公司在日常经营活动中直接形成的各种具有保存、参考、备查、利用价值的文字、照片、录音、录像、光盘等以不同形式、不同内容留存的原始记录性资料。第三条本办法适用于合生集团总部、非项目板块、住宅地产板块、商业地产板块、建筑企业板块，大后台相关部门可参照本办法执行。第二章档案管理体系与管理职责第四条档案管理体系及档案管理机构职责一、档案管理体系档案管理遵循：集团领导，各地区分散管理的原则。二、档案管理机构设置及管理职责（一）档案管理组织机构设置1.集团人力资源与行政管理中心是档案管理的主责部门，负责所属单位的档案管理工作。2.集团总部人力资源与行政管理中心职责：3（1）负责制订档案管理制度和标准；（2）制定和完善各类型档案目录库；（3）具体负责集团总部档案的管理工作；（4）对全集团档案管理工作进行指导、监督和检查；（5）组织跨地区的档案管理员、资料员进行业务知识交流与培训；（6）协调、处理跨集团、跨地区的档案借阅事宜；（7）对集团、地区、住宅地产项目、商业地产项目、物业、酒店、建筑企业的档案管理工作进行档案审计工作。3.集团总部各中心职责：（1）配合集团人力资源与行政管理中心制定和完善目录库；（2）负责监督指导下级单位本管线的业务档案管理工作；（3）负责本中心的档案管理工作。4.地产板块（住宅、商业）各地区公司、物业集团、酒店集团、美新设计公司、合创工程、珠江装饰、玉佛宫、大觉禅寺人事行政部门职责：（1）负责本公司的档案管理工作；（2）对本公司各中心及所属项目/小区/分公司档案管理工作进行指导和检查；（3）组织本公司档案管理员、资料员进行业务培训。5.项目公司行政部/物业小区/职能中心职责：负责本项目/本小区/本中心的档案管理工作。（二）档案管理实施、保管机构设置1.档案保管的三个阶段：4（1）第一阶段是在本中心/部门、项目/小区保管：档案产生时，第一时间交本中心/部门、项目/小区资料员保管，并将档案进行初步整理、立卷、系统录入，确保档案不丢失。（2）第二阶段是在档案室保管：各中心、项目根据档案的重要程度和移交期限，将档案分类、分批送交到公司档案室，由档案室集中管理本地区公司档案。（3）第三阶段是在集团档案馆保管：当档案已不需要随时利用原件时，各档案室/资料室应将此部分档案移交到集团档案馆集中管理，确保历史档案的完整，同时为集团档案的编研提供保障。2.集团总部分别设立档案室和集团档案馆；地产板块地区公司设立档案室。3.住宅地产项目各地区公司、商业地产项目各地区公司、各项目，物业集团、酒店集团、美新设计公司、合创工程、珠江装饰、玉佛宫、大觉禅寺各部门、各小区根据保管档案的需要可设置资料室。（三）档案管理人员配备1.档案室和档案馆配置具备专业知识的专职档案管理人员。2.集团各中心/部门、项目/小区配备兼职档案员即资料员，工程项目资料员应持证上岗。（四）档案管理人员及经办人员职责1.专职档案管理员（1）熟悉公司业务及归档范围，督促所辖各中心、项目、小区及时归档。5（2）负责对各中心、项目移交的档案进行检查，确定档号及页码编写无误，档案组卷正确、档案齐全完整，档案管理系统著录与档案实体一一对应后接收、归档。（3）提供档案利用服务，并对库藏资源进行开发利用，编写大事记与专题。（4）对档案目录库进行补充和完善。（5）对库藏档案进行保管、登记、统计和定期清查工作。（6）对重要档案进行整理立卷。（7）定期到项目、中心检查和指导档案管理工作。（8）组织开展档案管理工作培训与各地区公司间的档案交流。（9）应熟练操作档案管理系统，并组织档案系统培训，积极提供网络化档案利用服务，提高公司整体档案工作水平。（10）根据档案系统利用情况，提出功能需求，配合信息办对系统的功能进行更新和完善。2.兼职档案管理员（1）督促本中心/项目/小区经办人员将办理完毕的档案及时归档。（2）全面熟悉本中心/本项目/本小区的具体业务流程及档案的归档范围、立卷标准。（3）根据本中心/项目/小区工作进展及时督促经办人对档案进行移交，负责本中心/项目/小区档案的整理、立卷、系统录入、临时保管和移交。（4）住宅/产业投资事业部、商业投资事业部的兼职档案管理员还需根据档案归档期限标准，及时将档案移交到地区/集团档案室。6经专职档案管理员检查不符合归档要求的应针对修改意见及时进行修改，直至符合要求。（5）监督、指导下属公司同职能部门的档案管理工作。（6）应熟练操作档案管理系统，及时将整理好的文件著录到档案系统中。3.经办人员职责（1）经办人员应及时将办理完毕的档案进行移交，不得私自留存；（2）在档案归档前做好档案的保管工作，不得故意损毁；（3）对于不及时归档、私自留存档案及故意损毁情况将给予绩效扣分，视情节轻重可追究其法律责任。第三章档案管理范围第五条档案管理范围凡是公司在生产经营过程中取得或形成的、具有查考利用价值的证照、文件、内部资料、电话记录、会议记录、会议文件，编印的出版物原稿（附印本）以及编制的图表、簿册，照片、录像带、电子文档、光盘、奖杯、奖状类实物档案及各业务系统生成的数据等，均需立卷归档保存。需作为档案保存的文件包括但不限于以下各种载体的文件资料：一、企业注册登记文件：工商注册和变更登记文件、营业执照、组织机构代码证、资质证7书、税务登记证、商标注册证、章程、决议、股权合同、核准文件等。二、行政文档：公司在生产经营活动中产生的具有凭证作用的各类文件(包括各类公文、公司大事记、年终工作总结、年度工作计划等)。会议纪要及重要决策文档：1.各级公司召开会议的会议纪要、会议录音；2.各层级领导，包括集团领导、地区总经理、地区中心总监及项目总经理等形成的会议决策文件。三、合同文件：公司在生产经营活动中产生的具有凭证作用的各类经济合同（包括项目各类合同、综合合同等）。四、项目生产经营文件：在项目生产经营过程中形成的业务类文件。1.地产项目经营业务类：前期开发报建资料、项目建设阶段、项目竣工阶段项目销售、招商运行阶段档案等；2.物业经营业务类：规划施、竣工及验收形成文件材料，房屋及其共用设施设备档案，维修、养护类，保安、安全类，消防、保洁绿化类，环境卫生、精神文明、社区文化类，停车场，各种预案类，业主类，效益管理类等3.酒店经营业务类：餐饮类、酒店会所类、康体类等。五、财务类文件：会计凭证、账簿、报表及其他文件。8六、人事类文件：招聘规划、薪酬福利、绩效考核、员工关系等文件资料。七、审计文件：内部审计资料、必须上报监事会、审计部备案的文件资料等。八、电子文件：公司各部门在信息化办公环境中生成的文本、图形、图像等类型电子文件、个人工作电脑中的重要电子文件。九、声像档案：凡是集团本部及各下属公司在实际工作中形成的具有查考利用价值的，反映公司经营管理活动等的照片、底片、录音带、录像带、影片等声像材料。十、实物类：奖牌、奖杯、锦旗、捐赠牌匾、荣誉证书、名人字画及其他贵重物品。第四章档案的归档第六条归档时间规定一、注册公司、证照等文件：经办人员须在取得证照、资料后五个工作日内送本公司档案室归档保存，地区档案员应在一个工作日内整理、立卷并录入档案管理系统。9二、非项目类档案（总办类、监事类、财务类、人力类、行政类）：经办人员应在文件办理完毕后一个工作日内将原件交由本部门资料员，部门资料员应在接收文件后五个工作日将文件整理、系统录入、并于次年三月前立卷并移交地区档案室归档。（财务档案中的会计凭证、报表、账簿等国家规定的会计档案，由于利用频率高且数量庞大，由财务资料员整理立卷后存放在财务部门的资料室；人力部门中员工人事档案由于涉密且本部门利用频繁，由资料员整理立卷后存放在人力中心的资料室。）三、合同类：经办人员应在文件办理完毕后一个工作日内将原件交由本部门资料员，部门资料员应在接收文件后五个工作日将文件整理、系统录入、并移交地区档案室归档。四、各业态项目/小区业务类档案1、地产项目业务类：（1）项目前期开发阶段文件经办人员应在文件办理完毕后一个工作日内将原件交由本部门资料员，部门资料员应在接收文件后五个工作日将文件整理、立卷、系统录入并移交档案室归档。（2）项目建设阶段档文件经办人员应在文件办理完毕后一个工作日内将原件交由本部门资料员，部门资料员应在接收文件后五个工作日将文件整理、系统录入并于项目竣工验收后四个月内立卷、移交档案室归档。（3）项目竣工验收阶段文件经办人员应在文件办理完毕后一个10工作日内将原件交由本部门资料员，部门资料员应在接收文件后五个工作日将文件整理、立卷、系统录入并移交档案室归档（施工、监理、竣工图档案在项目竣工验收后四个月内整理、立卷、系统录入）。（4）项目物业服务、销售、招商类文件经办人员应在文件办理完毕后一个工作日内将原件交由本部门资料员，部门资料员应在项目竣工交楼后一个月内将文件整理、立卷、系统录入并移交档案室归档。2、酒店集团、物业集团、美新设计、合创工程、珠江装饰公司各项目/小区业务类档案：经办人员应在文件办理完毕后一个工作日内将原件交由本部门资料员，部门资料员应在接收文件后五个工作日将文件整理、系统录入、并于次年三月前立卷并移交地区档案室归档。五、实物、声像类档案：经办人员应在文件办理完毕后一个工作日内将原件交由本部门资料员，部门资料员应在接收文件后五个工作日将文件整理、系统录入、并于次年三月前立卷并移交地区档案室归档。六、违反归档时间规定的处罚条款1.不及时、完整地将重要文件归档，逾期1个月以上的，对相关经办人处以100-200元的罚款；2.重要文件因未及时归档，导致文件遗失或损坏，给公司造成11损失的，将给相关经办人处以记大过处分，并处以1000元的罚款。第七条归档文件质量要求一、归档文件必须是办理完毕的正式文件，尚未办理完毕的文件不能归档立卷。二、归档文件应完整、齐全。1.文件需把领导审批页、正文、底稿、附件放在一起装订。（1）正本与定稿装订在一起，正本在前，定稿在后；（2）正文与