83客服人员电话沟通技巧

[2008年6月]《客服人员电话沟通技巧》【培训主题】《客服人员电话沟通技巧》【培训讲师】汪志军老师或王志高老师【培训时间】6小时（1天或分2天进行,每天3小时）【授课方式】互动式讲授、引导式讨论、模拟演练等。【参训人数】约50人，20-25岁，女性居多，大专以上【培训对象】就业网客服人员【课程内容】（一）、客服人员自我认识与定位案例：优秀企业客服人员（二）、拨打电话沟通内容1、电话拨出后，电话话术运用---小组研讨，并展示，讲师引导分析（1）正确使用问候语（2）正确使用称呼（3）正确使用敬语（4）与客户沟通注意事项及禁用语2、电话沟通中声音的把握（1）音量的把握（2）语速的把握（3）语气的把握（4）语调的把握（5）成功案例解析：保险销售人员（三）、如何在电话中有效地沟通1、如何寒暄问候，并有效接近对方2、电话沟通中的询问技巧3、电话沟通中的倾听技巧4、电话沟通中的回答技巧5、电话沟通中的引导技巧6、电话沟通中的产品及服务介绍技巧7、电话沟通中顾客的抱怨处理8、头脑风暴，小组展示（四）、遭到客户拒绝，销售人员心态调整1、遭到客户拒绝，销售人员心态分析2、由生理层面进行自我心态调整3、运用支持系统进行自我心态调整4、自我心理调整法·暗示法·假想法·化小法·转移法·宣泄法·变异法5.举例客户异议，小组讨论前言电话是企业内对外沟通最常使用的工具，从电话的拔打、接听、挂断等小小动作上，能评断出这家公司的员工是否经过良好的训练，也同时可看出这家公司的管理是否有效率。您已是企业内的一份子，您每一次电话的对应，都影响着企业的声音，希望您能注意电话的沟通技巧。服务营销人员每天将要70-80%的时间花费在听、说、问和看等的沟通上。沟通的定义：将信息传送给对方，并期望得到对方作出相应反应效果的过程。我们做的每一件事情都是在沟通。第一部分、客服人员自我认识与定位案例：优秀企业客服人员优秀客服人员共性：1、积极主动的心态。2、要对客户有十足的耐心。3、掌握丰富的业务知识。4、良好的沟通技巧和应变能力。服务——利润的源泉更容易获得提升涨工资获得好心情保住工作……提供了优质服务的员工顾客服务的等级一、有问必答二、保持沟通三、专人负责四、超常服务五、专业顾问六、长期伙伴等级你的位置在哪里？0102030405018以下18-2425-3031-3536-4041-5051-6060以上•超过3/4的网络用户是18–30岁的青年人。•青少年一般会到网络社区中去–基于兴趣和群体分类–能与线上的朋友保持亲密的联系目前在网络上，年轻人是主体72%50%44%39%25%17%16%14%13%13%9%8%8%2%0%电子邮箱搜索引擎软件上传或下载各类信息查询网上聊天新闻组BBS电子公告栏网上游戏娱乐免费个人主页空间网上寻呼机网上炒股网上购物或商务活动网络电话网上支付其它服务上网原因第二部分、拨打电话沟通内容1、电话拨出后，电话话术运用2、电话沟通中声音的把握电话注意事项建立客户对你的信心帮助客户了解他们的需求简化你的对话内容强调客户的利益保持礼貌AIDA沟通技巧Attention引发注意Interest提起兴趣Desire提升欲望Action建议行动AIDA作出充分的准备才开始打电话怎样开始第一句话准备好纸和笔准备好礼貌用语准备好讲述内容(草稿)准备好微笑的声音准备好简单客户资料电话手稿（一）：您好，我是××公司的某某。请问您是张先生吗？……引发兴趣的电话手稿抓紧机会没有需要没有时间没有信心并不急迫不明白产品对公司的帮助怎样将异议变为机会LSCPA异议处理技巧Listen细心聆听Share分享感受Clarify澄清异议Present提出方案AskforAction要求行动LSCPALSCPA运用例子客户：我很忙，没有时间去做推广,而且也没兴趣。L(不要插嘴，要等客户说完，并不要反问客户)S当然了，以张总的位置，每天都要处理那么多事情，忙是很自然的！C除了时间外，还有没有其它原因是张总未能来的？P其实张总,网络现在对我们生活和工作的影响远远已经超出我们的想象,特别是象您这样的鲜花店,现在只是在福田和罗湖两个门面,如果能加上网络推广的力量,相当于您的店面扩大了几倍,而且现在年轻人谈恋爱的时侯或者庆典等，都会赠送鲜花等礼物,现在有50%左右采用网络订购,为双方都节约了时间.A这样吧张总，跟您确认下信息，如果您比较忙没有时间管理,我们公司会有专门负责的同事为您更新,那么您的联系方式是……换位思考站在客户的立场考虑问题，将心比心。简单化处理拉近与客户的关系，不一定每次通话都要谈业务。开放式提问对方不能直接用“是”或“不是”来回答的问题。封闭式问题对方可以用“是”或“不是”来回答的问题，或可以在几个选项中进行选择的问题。电话中说的技巧-如何引导顾客每当在“封闭式问题”后得到一个负面的答案，记得重问一个“开放式问题”。在的时候必须避免的事情垄断交谈过度紧张或胆怯冒犯对方法引导顾客F特FeatureA优特点优点B利利益AdvantageBenefit连接词例子我们的冰箱省电。因为我们采用了世界最先进的电机。如果购买我们的冰箱，您将节省大量的电费，从而节省家庭开支。说的技巧-顾客更在乎你怎么说常用服务用语用顾客喜欢的方式去说礼貌用语主动性：主动而自觉，口到、心到、意到约定性：约定俗成，沿用已久，人人皆知亲密性：亲切、自然。说“我会……”以表达服务意愿1.“我尽可能向XX询问你的事情。”2.“我尽可能把您的情况反映给XX部门，不要再给我打电话了。”3.“没看到我们多忙吗？你先等一下。”说“我理解……”以体谅对方情绪客户的感受、别人的感受、发觉（Fell,Felt,Found）“我理解你怎么会有这样的感受，其他人也曾经有过这样的感受，不过经过说明后，他们发觉，这种规定是为了保护他们的安全。说“您能……吗？”以缓解紧张程度这有助于：消除人们通常听到“你必须……”时的不愉快避免责任对方“你本来应该……”所带来的不利影响保证对方清楚地知道你需要什么当你急于通知对方的时候当你原来的要求没有得到满足的时候说“您可以……”来代替说“不”你可以在下列情况下说“你可以……”：你不能完全满足客户的要求，但你的确还有别的办法尽管你可能立刻帮不上忙，但是却想表达你的真诚，乐于为对方提供服务你的客户可能对自己要什么并不明确，给他提个建议，通常能激发他的思路。“不，那个水平太差”或者“不，那个太贵了”说明原因以节省时间人们天生就爱刨根问底。先讲明原因会更快吸引人们的注意。当你传达技术信息，而其他人可能不懂时。当你认为别人可能不会相助时。当别人可能不了解你或不相信你时。参考资料及作业:36-46页PPT，供参考;47-50页PPT,根据参考电话流程拟定标准话术.打电话的技巧动作与注意事项•若是初次往来，拨电话前查明对方姓名、头衔。•自我介绍依序为公司名称、部门名称及自己的名字。•您是陈总经理吗？您好。•视状况增减寒喧。•清晰、正确地说明。•把握6W3H的原则。•再扼要地汇总说明,确认对方完全了解。•就拜托您了。•谢谢。•确认对方挂断电话后再挂。拨电话自我介绍确定对方及问候说明来电事项再汇总确认礼貌地结束谈话挂断电话接听电话的技巧承下页动作与注意事项•不要让铃声响太久•若周遭吵嚷，请大家安静后再接电话。•铃声响1~2声，左手拿起听筒，右手拿笔准备记memo。•报出名称并问候。如：「XX公司，您好。」•声音要热诚有精神。•确认对方名字，并问好。如：方总经理您好，好久没跟您联络，最近好吗？/很高兴接到您的电话。•声音要热诚有精神。铃声响起拿起听筒报出名字及问候确认对方名字接上页•询问来电事项，并拿笔准备记录。•把握6W3H的原则。•再扼要确认来电事项。•谢谢您来电。•我会依指示尽快处理。•确认对方挂下电话后再挂（特别是主管、长辈打来的电话）。询问来电事项再汇总确认来电事项礼貌地结束电话挂电话代接电话的技巧⑴来电找的人不在铃声响起拿起听筒报出名字及问候请教对方姓名告诉对方要找的人不在•告诉对方不在的理由。如：出差、不在位置上、会议中、其它。•请教来电者大名以便转达。（承下页）主动询问是否要留言再确认留言内容礼貌性地结束电话挂电话•拿起留言条，主动询问对方是否要留言。•记下留言及对方姓名、电话。•再确认留言内容的正确性。•告诉对方将迅速转达留言。•告诉对方将迅速转达留言。•礼貌地寒喧。•确认对方挂断电话后再挂下。（接上页）⑵来电找的人正在接电话（承下页）铃声响起拿起听筒报出名字及问候•请教对方姓名•告诉对方要找的人正在接电话•请问对方大名•告诉对方OO先生正在接电话•请问对方要等一会还是要留言•拿起留言条，主动询问对方是否要留言。•记下留言及对方姓名、电话。对方要求留言（接上页）•将听筒朝桌面放下对方要求等一会•告诉来电者姓名，让接电话的人能迅速地称呼对方并表达歉意。告诉受电者来电者姓名•不要让对方等太久，可向对方抱歉，再次询问是否再等或留言。注意等待的时间电话注意事项当客户打电话到公司，不管是谁接电话，都是代表公司与客户对应，为了让客户感到我们是一个专业、敬业的公司，下列的事项，务必要留意。⑴听到电话铃响，若口中正嚼着东西，不要立刻接听电话，应迅速吐出物品，再接听电话。⑵听到电话铃响，若正在嘻笑或争执，一定要控制情绪平稳再接电话，以免让对方感到突兀。⑶接电话时的开头问候语要有精神，不要让人有过於僵硬、公式化的感觉。⑷经由电话也能传达肢体语言，因此虽然对方看不到，但电话交谈时也可以配合肢体动作如微笑，感谢时点头鞠躬。⑸接听电话时，讲电话的声音不要过大，而影响别人的工作。同时不要离话口太近，让对方听起来觉得刺耳。⑹若是代听电话，一定要主动地要求客户是否需要留言，千万不要有下列方式处理：①XXX不在。②XXX不在，请您明天再打来试试。③XXX不在，大概下午会回来。⑺接听让人久等的电话，要注意先向来电者致歉。⑻电话来时若正在和来客交谈时，应告诉对方有客人在，待会给他回电。⑼工作时朋友打电话来，应扼要迅速地结束谈话。⑽接到客户抱怨电话，若抱怨的项目是由别的部门控制，应向客户致歉给他造成困扰，请客户留下电话及大名，告诉他会请负责的部门回电给他，迅速交由负责部门，千万不要与客户争辩或许下承诺。结论电话应对的得体与亲切，会让来电者感到格外的温馨，对您的公司会产生很好的评价，无形中对贵公司也会产生信任感，这种感觉远远胜过电视、媒体上的形象广告，相信身为公司内的一份子，每个人都有义务做好电话应对的工作。接听电话的步骤接听电话的步骤动作与话术练习步骤1铃声响起步骤2拿起听筒步骤3报出名字及问侯步骤4确认对方大名步骤5询问来电事宜步骤6汇总陈述来电事宜步骤7礼貌性的结束电话步骤8等对方挂上电话再挂断打电话的步骤打电话的步骤动作与话术练习步骤1拔电话步骤2自我介绍步骤3确认对方及问侯步骤4说明来电事项步骤5再汇总确认步骤6礼貌性的结束电话步骤7等对方挂上电话再挂代接电话的步骤①来电找的人不在接听电话的步骤动作与话术练习步骤1铃声响起步骤2拿起听筒步骤3报出名字及问侯步骤4告诉对方要找的人不在步骤5请教对方大名步骤6主动询问是否要留言步骤7询问留言步骤8再确认留言内容步骤9礼貌性地结束电话步骤10等对方挂上电话再挂代接电话的步骤②来电找的人正在接电话接听电话的步骤动作与话术练习步骤1铃声响起步骤2拿起听筒步骤3报出名字及问侯步骤4确认对方大名，告诉对方要找的人正在接电话步骤5询问来电事宜步骤6汇总陈述来电事项步骤7礼貌性的结束电话步骤8等对方挂上电话再挂如何寒暄问候，并有效接近对方电话沟通中的询问技巧电话沟通中的倾听技巧电话沟通中的回答技巧电话沟通中的引导技巧电话沟通中的产品及服务介绍技巧电话沟通中顾客的抱怨处理头脑风暴，小组展示第三部分、如何在电话中有效地沟通面对面沟通与电话沟通的区别面对面电话言语性-声音-声音非言语-面部表情-姿势-眼神接触-声调-速度-语气-速度-语气-声调正确地打电话电话拨通后，先报上自已的公司及姓名确认接听者后，再进行交谈，避免误认人造成的尴尬如果拨